Generell informationsplan vid förhöjd epidemiberedskap i Landstinget Västmanland

Transkript

1 1 (7) Generell informationsplan vid förhöjd epidemiberedskap i Landstinget Västmanland

2 2 (7) Innehåll 1 Utgångspunkter och förutsättningar Syfte Mål Samordning och ansvar Åtgärdskalender för informationsarbetet i allmänhet Det operativa informationsarbetet Intern information Extern information Åtgärdskalender för informationsinsatser vid förhöjd epidemiberedskap Åtgärdskalender för pressmeddelande Åtgärdskalender för presskonferenser...7

3 3 (7) 1 Utgångspunkter och förutsättningar En epidemi skiljer sig från övriga medicinska katastrofer i några avseenden. 1. Inledningen är oftast inte lika dramatisk utan utbrottet upptäcks vanligen genom att hälso- och sjukvården får ta hand om ett ökat antal patienter med likartad symtombild. 2. Vid en smittsam sjukdom finns en risk för smittspridning, som ger upphov till nya fall och därigenom en ökad belastning på sjukvården under en längre tid. 3. Dessutom kan även anställda inom vården drabbas, vilket kan leda till en ytterligare belastning i form av brist på sjukvårdspersonal. Smittskyddsläkaren leder smittskyddsarbetet och biträds i epidemibekämpningen av landstingets ordinarie ledningsorganisation med dess koncernledning även vid förhöjd epidemiberedskap. Landstingets epidemiberedskapsplan beskriver arbets- och ansvarsfördelningen vid utbrott eller epidemier av smittsamma sjukdomar, som inte kan hanteras av sjukvårdens ordinarie organisation. Denna generella informationsplan vid förhöjd epidemiberedskap presenterar åtgärdskalendrar för informationsarbetet i allmänhet. Händelseförloppet vid ett utbrott är normalt sett inte snabbare än att det finns tid att analysera och planera lämpliga informationsåtgärder, och därför ska denna generella plan kompletteras med en preciserad plan för den aktuella epidemiska situationen, enligt avsnitt 5 nedan. 2 Syfte Syftet med planen är att fungera som stöd och verktyg för ett effektivt informationsarbete i en situation då förhöjd epidemiberedskap råder. 3 Mål God information och kommunikation med befolkningen i allmänhet och med de anställda i landstinget är viktiga förutsättningar i ett normalläge och det gäller givetvis även i en epidemisituation. En väl hanterad epidemisituation bidrar till att stärka organisationens förtroende och handlingsutrymme. Informationsinsatserna ska bidra till att alla aktörer, media och befolkningen i övrigt får en så korrekt och fullständig bild av epidemin som möjligt.

4 4 (7) Informationen ska bidra till bästa möjliga förståelse av situationen och dess konsekvenser samt ge vägledning för ett adekvat agerande hos berörda. Berörda aktörer får optimala förutsättningar för att fatta beslut inom sina respektive ansvarsområden. Allmänheten och de berörda aktörerna vägleds till rätt instans för att få svar på sina frågor. Allmänheten som inte direkt berörs får saklig och uppdaterad information om epidemin, vilket i många fall kan minska oron i befolkningen. Informationen ska bidra till att människor kan fatta beslut och agera utifrån mesta möjliga kunskap. 4 Samordning och ansvar För ledning och samordning av informationsarbetet ansvarar smittskyddsläkaren biträdd av koncernledningen. Varje chef har ett informationsansvar som följer linjeansvaret. Landstingets informatörer tillhandahåller informations- och kommunikations- kompetens. De utgör stöd till smittskyddsläkare och koncernledning med att analysera, planera, prioritera, genomföra och följa upp informations- och kommunikationsinsatser. 5 Åtgärdskalender för informationsarbetet i allmänhet Informationsinsatserna i samband med en epidemi ska följa intentionerna i landstingets informations- och kommunikationspolicy, dess riktlinje för massmediaarbete och övriga styrande dokument, vilket innebär att informationen ska kännetecknas av att vara öppen, ärlig och respektfull. Dessutom är det viktigt att information lämnas snabbt och är korrekt. För varje specifikt tillfälle då förhöjd epidemiberedskap aktualiseras tas en särskild informationsplan fram för den aktuella situationen. Det fortsatta arbetet ska sedan utgå från denna plan. Informationen ska samordnas med andra berörda interna och externa (nationella, regionala och lokala) aktörer.

5 5 (7) 5.1 Det operativa informationsarbetet Arbetsuppgifterna fördelas mellan verksamma informatörer utifrån kompetens och erfarenhet. I möjligaste mån ska samtliga funktioner nedan täckas: Ledning och samordning av informationsarbetet i kontakt med smittskyddsläkare och koncernledning samt informatörer hos övriga berörda myndigheter. Externinformation inklusive presskontakter och uppdatering av landstingets webbplats. Interninformation. Omvärldsbevakning och dokumentation. Allmän service och hjälp. 5.2 Intern information Informationen ska lämnas så nära den anställde som möjligt, i första hand via cheferna i linjen. Deras arbete stöttas med de informationsinsatser som görs övergripande och förmedlas via gemensamma kanaler. Se åtgärdskalender vid information vid förhöjd epidemiberedskap, avsnitt 6 nedan. Vid en långvarig insats lämna information vid i förväg fastställda tidpunkter. Använd ordinarie informationskanaler och rutiner, såsom interna databaser, e-post och fax. Information till medarbetarna ska (om inte särskilda skäl föreligger) i allmänhet komma före information till media och allmänheten. 5.3 Extern information Lämna upplysningar om det inträffade och lämna anvisningar (oftast medicinska) om vad den enskilde bör företa sig i den uppkomna situationen. Informationen ska samordnas mellan de samverkande myndigheterna. Informera allmänhet och massmedia regelbundet, genom presskonferenser och pressmeddelanden. Se åtgärdskalender, avsnitt 6 nedan. Ge information till grupper med särskilda behov.

6 6 (7) 6 Åtgärdskalender för informationsinsatser vid förhöjd epidemiberedskap Informationsansvarig läkare/presstalesman utses av landstingets koncernledning i samråd med smittskyddsläkaren. Innan dess är smittskyddsläkaren själv informationsansvarig läkare. Informationsansvarig läkare informerar verksamhetschefer, avdelningschefer och apotekschefen om epidemins omfattning och sannolik diagnos. Informationsansvarig läkare ansvarar för information till allmänheten via massmedia (se åtgärdskalender för extern information, avsnitt 5.3 ovan och framförallt den särskilt framtagna informationsplanen). Vid information till allmänheten ska alltid samråd ske med smittskyddsläkaren och informatör. Vidare ska samordning av budskap och informationsinsatser ske med övriga aktörer och berörda myndigheter. Särskilda telefonnummer kan anges för rådgivning till allmänheten och för inrapportering av nya fall. Smittskyddsläkaren och/eller chefen för infektionskliniken utformar råd och anvisningar till patienter. Behandlande läkare informerar vårdsökande. Verksamhetschefen ansvarar för information till läkare vid respektive klinik. Avdelningschef ansvarar för information till övrig personal. Smittskyddsläkaren och/eller koncernledningen informerar (eventuellt med hjälp av informatör) övriga sjukvårdsinrättningar i länet, landstingets beredskapsansvariga, omgivande läns infektionskliniker, Smittskyddsinstitutets epidemiologiska enhet, Socialstyrelsens smittskyddsenhet, Länsstyrelsen och i tillämpliga fall respektive kommuns miljö- och hälsoskyddsnämnd. Chefen för det mikrobiologiska laboratoriet informerar omgivande läns laboratorier. 7 Åtgärdskalender för pressmeddelande Informationsinsatserna till massmedia planeras utifrån aktuell lägesanalys och innehållet i den särskilt framtagna informationsplanen. Skriv ett första utkast till pressmeddelande! Rubrik där nyheten presenteras. Skriv i rubrikraden: Pressmeddelande nr 1 (2, 3 osv) från Landstinget Västmanland angående (epidemi x ), datum och klockslag. Kort ingress som sammanfattar huvudpunkterna i pressmeddelandet. Skriv kortfattat texten bör inte vara längre än 1-2 A4-sidor. Beskriv vem, vad, hur, när och varför.

7 7 (7) Hänvisa till en eller flera personer som kan lämna ytterligare information. Dessa ska vara anträffbara när pressmeddelandet når redaktionerna. Pressmeddelandet bör upplysa om vid vilken tidpunkt man avser att lämna ett nytt meddelande. Kontakta informationsansvariga hos andra berörda myndigheter, t ex Länsstyrelsen, kommuner, polis, för att samråda om eventuell gemensam information, före publicering (se åtgärdskalender för informationsinsatser vid förhöjd epidemiberedskap, avsnitt 6 p 2 ovan). Beroende på situation, skicka mailet till #Media Nyhet (regionala massmedier) eller #Krisutskick (alla länets medier + riksmedia + nyhetsbyråer). Grupperna finns i Lotus Notes databas för landstingsadresser. Den sistnämnda gruppen kräver behörighet som informatör. Lägg ut pressmeddelandet på landstingets webbplats. Skriv in datum och klockslag redan i rubriken för tidpunkten när meddelandet läggs ut. Länka till länsstyrelsens kriswebb. 8 Åtgärdskalender för presskonferenser Kallelse till presskonferens kan enklast ske via e-post med grupputskick/lotus Notes. Meddela ärende, datum, tid och plats för presskonferensen. Utse en panel med berörda befattningshavare som besvarar frågor inom sitt eget ansvarsområde. Sätt upp namnskyltar. Utse en pressvärd som ansvarar för massmedias behov av service. Utse en presstalesman att leda presskonferensen. Dokumentera vilka media och vilka av landstingets befattningshavare som varit närvarande. Presentera panelen. Mycket kort presentation av händelseförloppet, därefter ges tid till frågestund. Efter frågestunden ska tid avsättas för enskilda intervjuer med panelen. Bestäm eventuellt tid för nästa presskonferens.