Plan för extraordinär händelse

Transkript

1 Plan för extraordinär händelse Upplaga

2 Innehåll 1. INLEDNING SAMORDNING AV KOMMUNENS VERKSAMHET Stab Kansli och servicefunktion Analysfunktion Logistikfunktion Information Växel Förvaltningsorganisation Presscentrum Anhörigcentrum ORGANISATION VID EN EXTRAORDINÄR HÄNDELSE Krisledningsnämnden (KLN) Organisation Stab...9 2

3 1. INLEDNING Kommunen har, enligt gällande lagstiftning, det övergripande ansvaret för kommunens innevånare då händelsens konsekvenser berör många kommuninnevånare och då ett samordningsbehov föreligger mellan verksamma myndigheter. En sådan händelse är en situation där kommunens normala lednings- besluts- och försörjningsprocesser inte klarar den uppkomna situationen. Vid en större händelse som har ett händelseförlopp som är snabbt och svårt att överblicka och därmed kräver snabba beslut, kan KS ordförande bedöma händelsen som extraordinär och en särskild beslutsordning träder därmed i kraft. I detta dokument beskrivs organisation och arbetsordning för en händelse som bedöms som extraordinär. 3

4 2. SAMORDNING AV KOMMUNENS VERKSAMHET Kommunstyrelsens au Kommunala nämnder STAB Kansli Växel Stabschef Information Analys Logistik Samverkande Kommunala förvaltningar Larmning Räddningscentralen kallar personal (tjänstemän) enligt fastställd larmlista. Larmningen startas av kommundirektör eller av räddningstjänstens jourhavande insatsledare. Kommunalråd informeras om händelsen via SMS. Kommundirektören kallar förvaltningscheferna och andra berörda till information. Staben Stabens organisation beror på händelsens art samt tillgång på personal. Stabschefen är föredragande för kommunstyrelsen och leder kommuns arbete enligt ordinarie delegationer. Stabschefen skall skapa struktur och klargöra målet och dess konsekvenser på lång och kort sikt. Kansli och servicefunktion Dessa funktioner svarar för den interna logistiken. Information. Ansvarar för intern och extern information. Analys. Analyserar tänkbara händelseutvecklingar och handlingsalternativ. Logistik Ansvarar för och säkerställer kommunens infrastruktur. 4

5 2.1 Stab Kommundirektören eller dennes ställföreträdare beslutar om vilken organisation som ska kallas in. Staben anpassas efter händelsens karaktär och omfattning. Vid en utökning av staben till mer än fem ansvariga funktioner bör en särskild stabschef utses direkt under kommundirektören. Åtgärdskalender för staben utse stabschef inhämta erforderlig information bedöma den akuta uppkomna situationen bedöma omedelbara och långsiktiga konsekvenser analysera behov av stab och insats informera samtliga förvaltningschefer skapa en lägesbild som kanaliseras till berörda prioritera åtgärder ta fram underlag för beslut i stort, fördela ansvar samt lednings- och arbetsuppgifter kontakta berörda samverkande organisationer och myndigheter. beslut om start av växel, informationscentral, kansli och cafeteria komma överens med samtliga samverkande parter om hur information ska samordnas. utarbeta ett första pressmeddelande besluta om inrättande av presscentra och anhörigcentrum starta upp en intern informationskanal och en extern för rapport till länsstyrelsen starta upp Rakel och genomför sambandsprov med samtliga samverkande Lokal: Fjärdhundrarummet. 2.2 Kansli och servicefunktion. Kansliet och servicefunktionens uppgift är att serva kommunstaben samt se till att den fysiska miljön i kommunhuset fungerar. Efter beslut av kommunstaben bemannas växel och cafeteria. Uppgiften är att åt staben dokumentera beslut och åtgärder avdela personal för inpasseringskontroll och information till besökande avdela personal för att bistå staben med utskrifter, kopiering mm. se till att kost och logi fungerar garanterar stabens behov av materiel och transporter se till att kontorsservice och växelfunktion fungerar planera personalavlösningar iordningställer fullmäktigesalen för presskonferenser se till datasupport fungerar för stabsorganisationen se till att tillgång på radio och TV finns för stabsorganisationen kontrollera att berörda förvaltningar får information. Lokal: Ordinarie arbetsrum 5

6 2.3 Analysfunktion Leds av en av staben utsedd person med uppgift att: analysera tänkbara händelseutvecklingar och handlingsalternativ med utgångspunkt från tillgänglig information analysera händelsen konsekvenser på kort och lång sikt. lämna förslag till beslut Lokal: Trögdsrummet 2.4 Logistikfunktion Leds av en av staben utsedd person med uppgift att: säkerställa tillgången till transporter, utspisning, vatten, el mm. utifrån stabens beslut. Lokal: Åsundarummet 2.5 Information Det övergripande ansvaret för informationen åvilar staben. Kommunens informationsarbete leds av informationschefen. En informationscentral upprättas efter beslut av staben. Stabschefen och informationschefen samråder om vem som skall leda presskonferenserna samt tid och plats för dessa. Planerar och förbereder intern och extern information rörande: presskonferens, pressmeddelanden kontakt med media och allmänhet samordna informationen med andra myndigheter starta upp en interna informationskanaler starta upp en extern informationskanal till länsstyrelsen och samverkande Lokal: Lagundarummet Informationscentral Efter beslut skall centralen kunna arbeta inom maximalt 2 timmar. Uppgiften är att utforma information på uppdrag av informationschefen samt genom telefon och kommunens webbplats informera informationssökande om det de vill veta. Informationsfrågor som återkommer skall vidarebefordras till staben så att information om just dessa frågor kan ske via lokalradio. En informationssamordnare i informationscentralen har till uppgift att hålla ständig kontakt med informationschefen i staben för att erhålla efterfrågad information. Informationscentralen disponerar Enköpingsrummet. Inkoppling av telefoner sker enligt telefonschema. I lokalen skall finnas radio, karta, anslagstavla, tillgång till fax, datorer och GSMtelefoner. Informationscentralen skall bestå av en samordnare och minst 5 informatörer. Vid en kris av större omfattning krävs flera informatörer. 6

7 Åtgärdskalender: inkoppling av telefoner som finns i avsett skåp i Fjärdhundrarummet. personalen i infocentralen tar med sig en på förvaltningen tillgänglig bärbar dator. kontakta staben och meddela när infocentralen och växeln är i drift. kontrollera om krisnumret är utlämnat. Då samtal kommer in på numret går det automatiskt till ledigt nummer i informationscentralen. gör upp lokal telefonlista i samråd med växeln och distribuera listan till samtliga berörda. planera för alternativa informationsvägar om växeln slås ut. anslå information till kommunhusets personal vid kommunhusets entréer. Lokal: Enköpingsrummet 2.6 Växel Inkallas efter beslut av staben. Växeln skall efter beslut kunna arbeta inom maximalt 2 timmar. Åtgärdskalender: Första person på plats kontrollerar med kansliet vilka som är kallade och fortsätter därefter att kalla in erforderlig personal ta kontakt med informationschefen begär telefonlista från informationscentralen gör upp personalschema 2.7 Förvaltningsorganisation Efter beslut av stabschefen tillsätts chefer för analys- och logistikgrupp för att samordna förvaltningarnas verksamhet. Analys- och logistikgrupp består av representanter från de förvaltningar som är berörda av händelsen. De förvaltningar som ej erfordras skall finnas tillgängliga på sina arbetsställen tills annat besked ges av staben. Förvaltningscheferna kallas till information av kommunstaben där direktiv för den fortsatta verksamheten skall ges. Förvaltningarna kallar själv in erforderlig personal och bemannar de anläggningar som erfordras. Åtgärdskalender inhämta information kalla in personal planera på kort och lång sikt rapportera till staben om vem som är ansvarig på förvaltningen rapportera kontinuerligt till staben eller i enlighet med anvisningar 7

8 2.8 Presscentrum Presscentrum kan upprättas på First Hotel Park Astoria efter beslut av kommunstaben. Verksamheten syftar till att samla massmedia på ett ställe där information fortlöpande kan ske genom presskonferenser. Beslut om tidpunkt och vem som leder presskonferenserna tas av stabschefen. Presscentrum inrättas med en ansvarig person som har till uppgift att iordningställa lokalerna i samråd med hotellet. För den fysiska miljön svarar hotellet. Åtgärdskalender: kontakta hotellet för disposition och iordningställning av lokalerna kalla in erforderlig personal upprätta samband med kommunstaben och informationscentralen beställ installationer efter samråd med kommunstaben rapportera till kommunstaben anordna plats för servering av kaffe, the, läsk, bröd och vid långa insatser även matservering Lokal: First Hotell Park Astoria. Reservlokal är Westerlundska gymnasiet, matsalen. 2.9 Anhörigcentrum Anhörigcentrum upprättas efter beslut av staben. Vid mindre insatser kan kyrkans lokal Vårfrugården användas. Anhörigcentrum skall fungera som samordningspunkt för psykosociala och sociala insatser i ett skede där anhöriga till skadade och döda behöver stöd och hjälp. Socialchefen eller ersättare är ansvarig för anhörigcentrum och kommunens POSOM-grupp. I POSOM-gruppen ingår representanter för Socialförvaltningen, Vård- och serviceförvaltningen, Skolförvaltningen, Lasarettet, Primärvården, polisen samt kyrkan. POSOM-gruppen kallas in via räddningstjänstens räddningscentral och ansvarar för iordningställandet av ett anhörigcentrum. POSOM-gruppen kan vid behov även kalla in kommunens frivilliga Stödgrupp. Vid insatser av speciell karaktär som endast berör ett företag eller organisation kan anhörigcentrum anordnas inom den egna anläggningen. Kommunen är i dessa fall beredd på att stödja verksamhetens behov. Anhörigcentrum startar sin verksamhet efter beslut av staben. Åtgärdskalender välj och starta förberedelser i lämplig lokal kalla in erforderlig personal kontakta samverkande myndigheter upprätta samband med kommunstaben rapportera till staben Lokal: Vårfrugården, Idrottshuset eller annan lämplig lokal 8

9 3. ORGANISATION VID EN EXTRAORDINÄR HÄNDELSE 3.1 Krisledningsnämnden (KLN) Efter beslut av KS:s ordförande övergår kommunen till en organisation där KLN ersätter kommunens ordinarie nämnder. Kommunstyrelsens arbetsutskott utgör krisledningsnämnd enligt antaget reglemente. KLN har det övergripande ansvaret för kommunens agerande under en extraordinär händelse. I och med beslutet om extraordinär händelse har KLN och dess ordförande mandat att fatta kommunen politiska beslut under högst 6 dygn. KF och KS skall fortlöpande informeras om krisens utveckling och om beslut i stort. Lokal: Skolkansliets konferensrum. 3.2 Organisation Kommunens krisledning KOMMUNFULLMÄKTIGE KRISLEDNINGSNÄMND KLN ordförande (Beslutsfunktion) Kansli Växel STAB Stabschef Information Analys Logistik Samverkande Kommunala förvaltningar 3.4 Stab Stabschefen är föredragande för KLN och leder kommunens arbete på delegation från KLN. 9