Kommunstyrelsens plan för pandemisk influensa

Transkript

1 Plan för en pandemisk influensa 1 (6) Dnr: KS 2008/461 Kommunstyrelsens plan för pandemisk influensa Kommunstyrelsens plan för en pandemisk influensa (pandemi) kompletterar den kommunövergripande planen Beredskapsplanering för en pandemisk influensa i Bollebygds kommun, fastställd av kommunfullmäktige A) Samhällsviktiga verksamheter/funktioner Vid en pandemi ska kommunkansliet så långt det är möjligt bedriva arbete och bemannas som vanligt. En pandemi kommer dock att innebära ökade arbetsinsatser för förvaltningen. Det är därför viktigt att vid en sådan extraordinär händelse som en pandemi koncentrera sig på den verksamhet som är samhällsviktig och låta övrig verksamhet få anstå tills krisen är över. Bland kommunstyrelsens verksamheter och funktioner är nedanstående att betrakta som samhällsviktiga vid en pandemisk influensa: 1. Ledning och samordning 2. Information 3. Vatten och avloppsförsörjning 4. Stöd till omsorgsförvaltningen 5. Transporter (ex. matleverans till skolor) 6. Värme 7. Renhållning 8. Övrig administration Nedan beskrivs för respektive samhällsviktig verksamhet/funktion prioritering, bemanning, servicenivå, förmåga att bedriva verksamheten/funktionen, externa beroenden samt åtgärder. Vid behov av förstärkning inom de prioriterade verksamheterna/funktionerna kan personal inom mindre prioriterade områden (ex. fysisk planering, folkhälsa, arkivering, utredning, nämndsadministration och kultur) tillfälligt omplaceras till de prioriterade. 1. Ledning och samordning 1.1 Prioriterade uppgifter - Lägesuppföljning och omvärldsbevakning - Samverkan med berörda myndigheter - Dokumentation i ledningsgrupp vid olyckor och katastrofer - Lägesrapportering till länsstyrelsen och samverkande myndigheter - Administration kring krisledningsnämndens sammanträden Fastställd av kommunstyrelsen

2 2(6) 1.2 Krisledningsnämnden Krisledningsnämnden har ett övergripande ansvar för att samordna resurser och upprätthålla viktiga samhällsfunktioner under en extraordinär händelse. Eftersom en pandemi har ett utdraget förlopp krävs det sannolikt inte att krisledningsnämnden är i gång under hela krisen. Krisledningsnämnden består av fem ledamöter ur kommunstyrelsen. För att fatta beslut krävs att minst tre ledamöter är närvarande. I reglementet anges dock att ordföranden eller vice ordföranden ensam får fatta beslut i brådskande ärenden. 1.3 Ledningsgruppen vid olyckor och katastrofer under en pandemisk influensa Ledningsgruppen vid olyckor och katastrofer är beredande organ åt krisledningsnämnden och har under en olycka eller katastrof det operativa ansvaret. Ledningsgruppens roll vid en pandemisk influensa är densamma. Ledningsgruppen vid olyckor och katastrofer består av: Ordinarie Kommunchef Kanslichef (information) Säkerhetssamordnare Nämndsekreterare/utredare (dokumentation) Samverkansbefäl SÄRF Ersättare Samhällsbyggnadschef Personalchef ersättare saknas Kommunarkivarie Ersättare finns Vid en pandemisk influensa behöver kommunen koncentrera sig på de samhällsviktiga uppgifterna. Det innebär att samtliga förvaltningar kommer att beröras och att det kommer att krävas en noggrann prioritering och en hög grad av samordning mellan förvaltningarna. Ledningsgruppen kommer också att behöva fatta beslut i kommunövergripande policyfrågor ex. i arbetsgivarfrågor. Ledningsgruppen för olyckor och katastrofer behöver därför sannolikt förstärkas med samtliga förvaltningschefer. Vid en allvarlig pandemi bör i så stor utsträckning som möjligt arbetet bedrivas hemifrån för att undvika smittspridning. 1.4 Bemanning För att klara ledning och samordning under en pandemisk influensa krävs att ledningsgruppen vid olyckor och katastrofer är bemannad med minst tre (3) personer. Samtliga i ledningsgruppen för olyckor och katastrofer måste ha minst en ersättare. 1.5 Externa beroenden För att ledningsgruppen ska kunna fatta operativa beslut och ta fram beslutsunderlag till krisledningsnämnden behöver den ha en så korrekt och aktuell bild av situationen som möjligt. Det ställer krav på omvärldsbevakning samt att kommunens förvaltningar, regionen och statliga myndigheter lämnar kontinuerlig information och tydliga rekommendationer. 2. Information 2.1 Prioriterade uppgifter - Information till kommunens medarbetare - Information till allmänhet genom växel- och upplysningscentral samt hemsida - Särskilda informationsinsatser till grupper av brukare.

3 3(6) - Omvärldsbevakning 2.2 Bemanning I kommunens informationsplan anges att kommunen vid en extraordinär händelse ska upprätta en upplysningscentral så att ordinarie växelfunktion inte går förlorad. Eftersom en pandemi har ett utdraget förlopp krävs sannolikt inte upplysningscentralen är igång under hela krisen. Det måste dock finnas en beredskap för att vid behov upprätta en upplysningscentral med minst fem (5) personer i tjänst. Informationscentralen behöver vid en pandemi vara bemannad med minst två (2) personer varav en webbredaktör. 2.3 Externa beroenden Vid en pandemi är det viktigt att kommunen samordnar information till allmänheten med övriga berörda myndigheter. Det är i första hand inte information kring pandemin, utan konsekvenserna av pandemin, som måste samordnas inom kommunens geografiska område. 2.4 Åtgärder Samtliga i informationscentralen behöver ges utbildning i publicering av information på kommunens hemsida. Vidare behöver en användarmanual tas fram. För att publicera information på kommunens hemsida krävs inte uppkoppling mot kommunens nätverk. Den som är webbredaktör kan för att minska smittspridning fullgöra sina uppgifter genom distansarbete. 3. Vatten- och avloppsförsörjning 3.1 Prioriterade uppgifter - Upprätthållande av normal drift av verk och ledningsnät inkl. bortforsling av slam - Åtgärder vid akuta avbrott i ledningsnät. 3.2 Bemanning Upprätthållande av normal drift av verk och ledningsnät samt akuta åtgärder vid avbrott i ledningsnät kräver minst två (2) personer i tjänst. 3.3 Externa beroenden Beredskap för åtgärder utanför ordinarie arbetstid regleras i avtal med grannkommuner och räddningstjänstförbundet. Kommunen har också avtal med entreprenör vad gäller bortforsling av slam från avloppsverken. 3.4 Åtgärder Vid tecknande av avtal för beredskap och bortforsling av slam från avloppsreningsverk bör det i avtalet regleras att entreprenören ska uppfylla hela eller delar av avtalet även vid en pandemi. 4. Stöd till omsorgsförvaltningen Vid en pandemi kan personal från kommunkansliet omplaceras till omsorgsförvaltningen för att stödja verksamheten.

4 4(6) 5. Transporter 5.1 Prioriterade uppgifter - Upprätthålla farbara vägar för viktiga transporter. - Distribution av mat till de förskolor och skolor där verksamhet bedrivs - Distribution av mat till brukare inom äldre- och handikappomsorgen - Övriga prioriterade transporter 5.2 Bemanning Krav på bemanning är beroende av hur många förskolor och skolor som håller öppet. Inom fastighetsenheten finns fem (5) fastighetsskötare/vaktmästare som kan fördelas enligt ett uthålligt schema. 5.3 Externa beroenden Vinterväghållningen är utlagd på entreprenad. 5.4 Åtgärder Vid nytecknande/omförhandling av avtal bör det i avtalet regleras att entreprenören/-r ska uppfylla hela eller delar av avtalet även vid en pandemi. Kommunen behöver inventera vilka gator och vägar som är särskilt prioriterade att hålla farbara. Inventeringen behöver sannolikt uppdateras vid en pandemi. Kommunen behöver överväga behov av eget lager av sand för halkbekämpning. 6. Värme 6.1 Prioriterade uppgifter - Värme i kommunens fastigheter där verksamhet bedrivs. 6.2 Externa beroenden Fjärrvärme till kommunens fastigheter levereras av extern fjärrvärmeleverantör. 6.3 Åtgärder Vid tecknande/omförhandling av avtal bör det i avtalet regleras att leverantören ska uppfylla hela eller delar av avtalet även vid en pandemi. 7. Renhållning 7.1 Prioriterade uppgifter - Hämtning av hushållsavfall och slam. 7.2 Externa beroenden Hämtning och bearbetning av hushållsavfall och slam är utlagd på entreprenad. 7.3 Åtgärder Vid tecknande av avtal bör det i avtalet regleras att entreprenören ska uppfylla hela eller delar av avtalet även vid en pandemi.

5 5(6) Kommunen behöver ta fram en prioritering för hämtning av hushållsavfall samt överväga uppsamlingsplatser och andra åtgärder för att tillfälligt minska behovet av hämtning och väghållning. 8. Övrig administration 8.1 Prioriterade uppgifter - IT - Posthanering och diarieföring - Hantering av leverantörsfakturor - Utbetalningar av försörjningsstöd - Löneutbetalningar (månads- och timlön, ej regleringar m a a tjänstgöring eller ledigheter) 8.2 Bemanning De tre (3st) löneadministratörerna kan hantera lönerapportering och lönebearbetningar. Personalsekreterarna (2st) kan hantera lönerapportering (avvikelser och tjänstgörning). De tre (3st) ekonomiadministratörerna kan hantera leverantörsfakturor och utbetalning av försörjningsstöd via Internetbanken. Övriga på ekonomiavdelningen kan hantera leverantörsfakturor. Vad gäller posthantering och diarieföring kan kommun-/förvaltningsassistenterna (2st), kommunarkivarien, nämndsekreterarna (2st) fullgöra uppgiften. Bemanningen är tillräcklig för att under en pandemi kunna fullgöra de prioriterade uppgifterna 8.3 Externa beroenden Hantering av löneutbetalningar och leverantörsfakturor sker i särskilda verksamhetssystem. Vid driftstörningar krävs att IT Härryda kan åtgärda dessa. 8.4 Åtgärder Rutiner för driftskörningar avseende löneadministrationen (bank, försäkringskassan samt import från omsorgsförvaltningens bemanningssystem Besched) är dokumenterade i handböcker. Dokumentation av säkerhetsrutiner saknas. Det saknas teknisk lösning för att genom distansarbete sköta lönehanteringen. Rutiner för hantering av leverantörsfakturor och utbetalningar av försörjningsstöd via Internetbanken finns dokumenterade. Internetbanken kan hanteras genom distansarbete. En teknisk lösning för att hantera leverantörsfakturor via distansarbete saknas. Enstaka leverantörsfakturor kan dock i akuta situationer hanteras i Internetbanken. B ) Åtgärder för att minska smittspridning För att om möjligt minska smittspridningen bör följande åtgärder vidtas: - Intensifiering av arbetsmiljöarbetet - Upprättande av rutiner för god allmänhygien - Beställning och användande av rekommenderad skyddsutrustning - Uppdelning av personalen vid fika och lunch - Ersätta sammanträden med telefonsammanträden - Följa anvisningar från socialstyrelsen och smittskyddsinstitutet

6 6(6) - Vaccinera personal inom prioriterade samhällsviktiga verksamheter/funktioner enligt upprättad vaccinationsplan - Överväga distansarbete - Omedelbart omhändertagande av personal som insjuknar C) Arbetsgivarfrågor Vid en pandemi måste prioriterade uppgifter kunna genomföras vilket innebär att medarbetare får utföra arbetsuppgifter som ligger utanför anställningen.