Software Asset Management (SAM) Licenshantering i Göteborgs Stad

Transkript

1 Software Asset Management (SAM) Licenshantering i Göteborgs Stad

2 Vad är SAM? Software Asset Management beskriver alla de krav på infrastruktur och processer som krävs för en effektiv förvaltning, kontroll och skydd av programvarutillgångar inom en organisation i alla stadier av dess livscykel

3 SAM processer och aktiviteter

4 Varför skall vi arbeta med SAM? undviker användning av otillåten programvara och dess följder säkerställer att rätt versioner och rätt antal används optimerar användning av befintliga licenser optimerar upphandling av avtalshantering effektiviserar inköp av programvara har en process som stödjer planering, budgetering och investeringsbeslut snabbare hanterar licensaspekterna vid sammanslagningar och delningar av verksamheter

5 Status Göteborgs Stad Många olika avtal Otydlig överenskommelser Flera versioner av en och samma produkt Avsaknad av samordning kommungemensamma licenser Staden är både över- och underlicensierad Ingen tydlig program/licensstrategi Otydliga roller vem gör vad?

6 Hur skall vi uppnå en effektiv licenshantering i Göteborgs Stad? etablera föreslagna processer och aktiviteter centralt ägarskap av de kommungemensamma licenserna Arbeta kontinuerligt med de strategiska licensfrågorna med en horisont om 3-6 år Tillsätt en funktion, Licensansvarig/SAM, för staden med ansvar och därtill hörande befogenheter och operativt ansvar för de kommungemensamma klientlicenserna. Rapporterar till Beslutsforum. Fastställ och kommunicera styrdokument och regelverk för nyttjande av de kommungemensamma tjänsterna och därtill hörande licenser

7 Förtydliga i överenskommelsen med utföraren uppdrag och ansvarsområden för licensadministration och support. Upprätta en licenspool. Överlåt ansvaret och ägarskapet för serverlicenser till utföraren och vidimera detta i de generella överenskommelserna (SLA). Begränsa antalet distribuerade versioner som publiceras i Mina verktyg. Begränsa antalet paketeringar fastställ en kostnad för varje enskild paketering och en miniminivå för att en programvara skall distribueras via Mina Verktyg.

8 Ta fram en licenshandbok för staden (olika vyer/versioner beroende på läsare). Etablera en konfigurationsprocess och integrera SAM med konfigurationshanteringen. Arbeta proaktivt med leverantörer och tillverkare i arbetet med en väl fungerande licenshantering för staden. Fokusera i nästa steg på applikationer och programvaror inom den pedagogiska verksamheten här finns möjlighet till stora besparingar! Påbörja alla nya och/eller förnyelse av gällande avtal i god tid (ca 6-9 månader före avtalen går ut). Revidera och förtydliga uppdraget för nuvarande applikationsforum, (utgör systemansvarsforum) Konsolidera försök begränsa antalet besläktade produkter

9

10 Lifecycle Management Arkivering Pension Krav (definition) Andra påverkande faktorer Optimering Design Utvärdering Drift Förvaltning Bygga Upphandling Distribution

11 Verifiering och kontroll SAM kontroll och efterlevnad SAM-databas Kontroll och efterlevnad The real world - verkligheten Register över installerad programvara Licensiering: efterlevnad Kontroll & granskning Installerad programvara Register över ägda licenser Kontroll & granskning Fysiska licensbevis Säkerhetspolicys regelverk och anvisningar Uppfyller säkerhetskraven Verkliga säkerhet: praxis SAM Policys och rutiner Andra krav: efterlevnad Verklig SAM praxis

12

13 Licensadministration Göteborgs Stad Daniel Hermansson Intraservice

14 Uppdraget (SAM:s kärnprocesser) Inventering Inventera vilka program som finns installerade Tillhandahålla verktyg för licensinnehav Rådgivning Frågor som har med licenser eller avtal att göra Inköp Hantera inköp relaterade till centrala avtal Register över centrala programvaruavtal Samla alla centrala avtal Tillgängligt för alla

15 Hur vi jobbar (Verifiering och efterlevnadsprocesser) Discovery och License Manager Erbjuder utbildning i systemet, support samt tillgång till agenten för inventering. Administration av avtal Bevakar, hanterar behörigheter, media, licensnycklar, vem ska ha tillgång till vad. Support och kvalificerad rådgivning All slags support rörande licenser, avtalsfrågor, rättigheter. Inköp Hanterar inköp, inköp mot rätt avtal, rätt produkt. Förberedande Rapporter, underlag.

16 Inför nytt EA Avslut på aktivt avtal Inventera installationer True Up Förbereda för nytt avtal Vilka behov finns Sammanställning Kommunikation Krav Discoveryagenten på varje kvalificerad dator

17 kontakter Jan Andersson, Upphandlingsbolaget mail: Lars Arvidsson mail: Daniel Hermansson mail: