Facilities Management

Transkript

1 Facilities Management

2 Fastighetsförvaltning Med fastigheten som utgångspunkt Mål att utveckla fastighetens lönsamhet Fastighetsförvaltning är en kärnverksamhet

3 FM definition Att få fastigheter, byggnader, lokaler och utrustning at maximalt stödja kärnverksamheten med hjälp av disciplinerna arkitektur, ekonomi, ingenjörs- och beteendevetenskap.

4 Ämnesområden Change management Human resources management Outsourcing eller egen regi Service management Arbetsmiljö Arbetsplatsens produktivitet Upphandling och finansiering Innovation

5 Ansvarsområden inom FM Långsiktig och årlig planering av stödfunktioner Finansiella prognoser Försäljning och köp av fastigheter Utformning av arbetsbeskrivningar, installationer och lokaler Arkitektonisk och ingenjörsmässig planering och design Nybyggnation och ombyggnad Drift och underhåll Telekommunikation, IT, säkerhetssystem och administrationstjänster

6 Varför FM Dålig lönsamhet - kärv ekonomi Ökade kostnadsnivåer Omställning från nyproduktion till förvaltning Medvetna hyresgäster Koncerntänkande

7 Nyckelkompetenser inom FM Förståelse för företagets organisation Kunskap om mänskliga behov och beteenden Ledning och styrning av stödfunktioner Ledning och styrning av fastigheten, byggnaden och lokalerna Skapande av en god arbetsmiljö Styrning av resurser, ekonomiska, mänskliga och materiella

8 Var finns FM kompetensen Inom företaget (i stödfunktioner) I företagets kärnverksamhet Externt, köps in på entreprenad

9 Komplicerade förfrågningsunderlag Tjänsteupphandling (Lagen om offentlig upphandling) AFF Kräver kompetent beställare

10 Strategi Strategisk förvaltning bör vara i egen regi Exempel LKF Ägarerelaterade funktioner Verksamhetsrelaterade funktioner Fastighetsrelaterade funktioner Verksamhetsrelaterade serviceuppgifter

11 Extern eller internt Minimering av resursförbrukning Kompetent och kostnadseffektivt utförande Nyttan av externa köp skall vara högre än status quo Fokusering på vad företaget är bra på Stimulera nya effektivare arbetsorganisationer

12 Egen regi kontra entreprenad Strategiska- och verksamhetsrelaterade uppgifter är mindre lämpliga att lägga ut på entreprenad Entreprenadverksamhet förekommer redan i stor omfattning Operativ förvaltning kan läggas ut på entreprenad Gränssnitt mellan fastighets- och verksamhetsorganisationerna måste klarläggas innan upphandling sker.

13 Olika organisationsmodeller Beställaren ansvarar själv för administration och samordning av delentreprenaderna Beställaren upphandlar en totalentreprenör En generalentreprenör ansvarar för administration och samordning av andra under entreprenörer En entreprenör ansvarar för administration och samordning av delentreprenörerna och samtidigt delentreprenör Ett konsortium ansvarar för administration och samordning av delentreprenörer och är samtidigt delentreprenörer

14 Beställarekompetens Att ha kunskap om det fackområde inom vilket upphandling ska ske Att ha kunskap om aktuella marknad och dess aktörer Att ha kunskap om gällande lagstiftning och entreprenadjuridik Att kunna förhandlingsteknik Att upprätta kvalificerade förfrågningsunderlag samt infordra och utvärdera anbud Att göra en korrekt avvägning mellan å enda sidan vad man kan upphandling å andra sidan de locka marknadens förutsättning Att utforma tjänstens storlek så at tillräckligt många aktörer är intresserade Att utforma villkor och avtalstider utifrån aktörernas förmåga och kapacitet, så att inte deras riskexponering görs onödigt hög Att följa upp och kontrollera att man erhåller överenskommen tjänst

15 FM-organisationens huvuduppgifter för fastigheten Ansvara för företagets fastigheter och lokaler avsedda för kärnverksamheten Tillhandahålla ändamålsenliga lokaler för kärnverksamheten, med god miljö och service Ansvara för funktion och värde Ansvara för rätt sammansättning av egna och inhyrda lokaler Vara en kompetent samarbetspartner till kärnverksamheten

16 Exempel på FM- funktioner Organisationsstyrning Ledning, styrning och kontroll av stödfunktioner Samordning mellan stödfunktioner Samordning med kärnverksamhet och stödfunktioner Lokalresursplanering Lokalrevision Lokalplanering Koncernsamordning Utrustningsspecifikationer Möbelinventering och standards Ansvar för inköp och hantering av inventering Ansvar för att utforma arbetsplatser In- och uthyrning av lokaler Ansvar för förvaltningsplaner Ansvar för ny-, om och tillbyggnad