06.51 Administrativa arbetsuppgifter

Transkript

1 06.51 Administrativa arbetsuppgifter Fastighetsteknisk drift och yttre skötsel Doknr. 06:51

2 Innehållsförteckning A Administrativa arbetsuppgifter... 3 A0 Allmänt... 4 A0.1 Hjälpmedel m m... 4 A0.2 Tillhandahållanden och andra övergripande frågor... 4 A5 Hyresgäster... 5 A5.2 Kontakter med hyresgäster... 5 A6 Arkiv, nycklar och förvaltningshandlingar... 6 A6.1 Arkiv... 6 A6.2 Nycklar... 6 A7 Teknisk planering, upphandling och genomförande... 8 A7.1 Drift... 8 A7.2 Underhåll... 9 A7.4 Myndighets- och övriga besiktningar/ -anmälningar...10 A9 Övrigt...11 A9.2 Försäkringar...11

3 A ADMINISTRATIVA ARBETSUPPGIFTER Denna beskrivning är upprättad i enlighet med ADM 06 ingående i Aff, Avtal för fastighetsförvaltning. Koder och rubriker följer detta dokument. Förkortningar Exempel på text: B E Beställaren Entreprenören UE Underentreprenör SE Sidoentreprenör HG Hyresgäst Förutsättningar Det som skrivs under en rubrik på högre nivå gäller för samtliga underrubriker om inte annat är angivet under dessa. Det som t ex skrivs under rubriken A, gäller således för A1, A1.1, A1.11 osv, om annat inte anges under dessa underrubriker. Utförande E upprättar, tillhandahåller samt bekostar rapporter och statistik för sina åtaganden inom entreprenaden.

4 A0 ALLMÄNT A0.1 Hjälpmedel m m Se SF2.44 Hjälpmedel. A0.2 Tillhandahållanden och andra övergripande frågor A0.21 Lokaler o d Tillhandahållande av lokaler m m, se SF2.43. A0.22 Rutiner, instruktioner B tillhandahåller E Landstinget Västernorrlands befintliga rutiner och instruktioner nödvändiga för kontraktsarbetenas genomförande. A0.23 Handlingar I övrigt se SF2.41 och SF2.42 Se SF2.41 och SF2.42 A0.24 System, datautrustning E skall använda den Fastighetstekniska översiktsplanen med dess tillämpningsområden för planering, registrering och dokumentation av samtliga arbeten, och andra åtaganden enligt handlingar under SF1.1, som rör entreprenaden. För E:s egna behov av datakommunikation och telefoni, se bilaga 06:93 Kommunikationsnät för externa verksamheter i Landstingets lokaler med hänvisningar.

5 A5 HYRESGÄSTER A5.2 Kontakter med hyresgäster A5.21 Felanmälan m m A5.211 Felanmälan under normal arbetstid E skall tillhandahålla HG möjlighet till felanmälan via Internet/intranät, e- post och bemannad telefonmottagning under normal arbetstid. A5.212 Felanmälan utanför normal arbetstid E skall informera HG om vart denne skall vända sig vid akuta fel som inträffar utanför E:s normala arbetstid. A5.22 Information E skall i erforderlig omfattning med hänsyn till entreprenadens art vid behov informera B och HG. Se även SF4.33

6 A6 ARKIV, NYCKLAR OCH FÖRVALTNINGSHANDLINGAR A6.1 Arkiv A6.11 Förvaring av handlingar Av E mottagna handlingar som rör administrativa, tekniska och ekonomiska förhållanden avseende förvaltningsobjekten, såsom underlag för ritningsrevidering, driftinstruktioner m.m. skall förvaras på ett betryggande sätt fram tills att dessa överlämnats till B:s dokument och ritningsansvarige. Se även A6.3 A6.12 Säkerhetskopiering A6.2 Nycklar Elektroniska data rörande entreprenaden skall säkerhetskopieras med de intervall som krävs för att säkerställa att ingen data går förlorad. Kostnader som uppkommer till följd av att säkerhetskopior saknas eller att informationen på säkerhetskopior är inaktuell bekostas av E. Säkerhetskopiorna skall förvaras avskilda från dataenheten. E ansvarar för att förvaringen av säkerhetskopior sker på ett betryggande sätt. Beträffande säkerhetskrav se SF5.6.

7 A6.3 Förvaltningshandlingar Endast förvaltningshandlingar tillhandahållna via B:s dokument och ritningsansvarige, eller efter annan överenskommelse med denne, skall anses som giltiga handlingar. Kostnader som uppkommer till följd av att detta ej följs betalas av E. E skall ansvara för och ombesörja att underlag till revideringar upprättas. Om E underlåter att lämna uppgifter och uppdatera information enligt A6.31 och A6.32 kommer B att låta utföra detta på E:s bekostnad. A6.31 Relationshandlingar E skall lämna uppgifter till B:s dokument och ritningansvarige som underlag för upprättande av relationshandlingar efter genomförda förändringar i förvaltningsobjekten. A6.32 Driftinstruktioner E skall lämna uppgifter till B:s dokument och ritningsansvarige som underlag för revidering av driftinstruktioner efter varje genomförd förändring i förvaltningsobjekten. E skall också lämna uppgifter för uppdatering av information i den fastighetstekniska översiktsplanen så snart en förändring gentemot denna har skett. Detta gäller även ändringar som görs av UE och SE.

8 A7 TEKNISK PLANERING, UPPHANDLING OCH GENOMFÖRANDE E skall genomföra och bevaka upphandling och kontroll av leveranser och tjänster för förvaltningsobjektens drift så att följande krav uppfylls att förvaltningsobjekten ger ett välvårdat intryck, att förvaltningsobjektens avsedda funktioner upprätthålls, att förvaltningsobjektens livslängd blir optimal, att skador på förvaltningsobjekten undviks, att risk för människors hälsa inte uppkommer, att trivsel och trygghet upprätthålls, att hyresgäster och deras verksamhet inte onödigtvis störs, att förvaltningsobjektens negativa miljöpåverkan minimeras, att B:s miljömålsättningar inte äventyras. att föreskrifter under SF2.5 i Särskilda föreskrifter uppfylls. A7.1 Drift A7.11 och kontroll av leverantörer och sidoentreprenörer A7.114 av förbrukningsmaterial Se SF1.21. A7.117 Samordning av sidoentreprenörer E skall samordna SE:s arbeten på förvaltningsobjekten och utföra kontroll av att ställda krav på kvalitet, kvantitet och leveranstid är uppfyllda. Avvikelser mot detta skall rapporteras till B vid driftmöten. A7.12 Driftstatistik, -rapporter A7.121 Felstatistik E skall föra statistik över felanmälningar enligt vad som anges under punkten 3, fastighetsrelaterade fel, i bilaga 06:82 Mall för entreprenadrapport och redovisa detta för B vid driftmöte.

9 A7.125 Driftjournaler E skall föra de driftjournaler, t ex snöröjnings- och halkbekämpningsjournaler, som är nödvändiga för att kunna sammanställa entreprenadrapporter. A7.126 Driftrapporter E skall vid driftmöten lämna sammanställda rapporter om driften av förvaltningsobjekten. Se bilaga Mall För entreprenadrapport. A7.129 Övriga driftrapporter A7.13 Kontroller Driftrapporter som överlämnas till E av SE och UE skall sammanställas av E och redovisas vid driftmöte. A7.131 Övergripande tillsyn E skall genomföra övergripande tillsyn av mark och markinstallationer i syfte att uppdaga och rapportera åtgärdsbehov, säkerhetsbrister o d. A7.2 Underhåll A7.21 Felavhjälpande underhåll E skall, om E inte avser att utföra felavhjälpande underhåll med egen personal, i första hand avropa felavhjälpande underhåll av SE med vilka B tecknat ramavtal har tecknats. Se SF1.4. A7.213 Utredning, projektering och förfrågningsunderlag för felavhjälpande underhåll E skall i samråd med B utföra erforderlig utredning, projektering och upprättande av förfrågningsunderlag för felavhjälpande underhåll. A7.214 av felavhjälpande underhåll E skall för B:s räkning infordra offerter och utvärdera anbud. Anbudsförfrågan skall om möjligt lämnas till flera entreprenörer och upphandlingen göras till fast ersättning A7.215 Byggledning och kontroll av felavhjälpande underhåll E skall leda och kontrollera SE och UE:s arbeten med felavhjälpande underhåll i avseende på kvalitet, kvantitet och leveranstid. Erforderliga rapporter i detta avseende skall göras till B.

10 A7.216 Besiktning av felavhjälpande underhåll E skall besiktiga SE och UE:s arbeten eller för B:s räkning vid behov anskaffa besiktningsmän för besiktning av sidoentreprenader samt delta i besiktningen. A7.22 Planerat underhåll A7.221 Underhållsbesiktning E skall kontinuerligt under entreprenaden identifiera behov av planerat underhåll och rapportera detta till driftmöten. A Byggledning och kontroll av Planerat underhåll Vid avrop från B skall E leda och kontrollera SE och UE:s arbete med planerat underhåll i avseende på kvalitet, kvantitet och leveranstid. Nödvändiga rapporter i detta avseende skall göras till B. A Besiktning av Planerat underhåll E skall besiktiga SE och UE:s arbeten eller för B:s räkning vid behov anskaffa besiktningsmän för besiktning av sidoentreprenader samt delta i besiktningen. A7.4 Myndighets- och övriga besiktningar/ - anmälningar Med myndighetsbesiktnignar avses besiktnignar som krävs enligt lagar, förordningar, myndighetsföreskrifter eller liknande. A7.41 Avrop av myndighets- eller annan besiktning E skall i den fastighetstekniska underhållsplanen upprätta och upprätthålla plan för bevakning av myndighetsbesiktningar. E skall bevaka tidpunkter och avropa de besiktnignar som krävs enligt lagar, förordningar och myndighetsföreskrifter och ansvara för att de blir genomförda. A7.42 Medverkan vid myndighets- eller annan besiktning E skall medverka vid besiktningar som krävs enligt lagar, förordningar. Myndighetsföreskrifter eller liknande i den utsträcknig som erfordras. A7.431 Besiktningsprotokoll E skall ombesörja så att besiktnignsprotokoll i original överlämnas til B:s dokument och ritningsansvarige

11 A9 ÖVRIGT A9.2 Försäkringar A9.21 Bevakning och upphandling A9.213 Bevakning av ROT-försäkring E skall bevaka att av E anlitade entreprenadföretag tecknar ROT-försäkringar i nödvändig omfattning, inför genomförandet av arbeten i fastigheterna. Se även SF 5.3 A9.22 Skadereglering E skall göra en första skadebesiktning av uppkomna skador i fastigheten, samt meddela B om detta, och medverka vid skaderegleringen i den utsträckning som erfordras i kontakten med försäkringsbolaget och informera B om de uppkomna skadorna.