Särskilda föreskrifter (SF) för skötselavtal hisservice i distrikt Centrala stan, Hammarkullen, Rannebergen samt Öster

Transkript

1 Särskilda föreskrifter (SF) för skötselavtal hisservice i distrikt Centrala stan, Hammarkullen, Rannebergen samt Öster Handling nr 06:3 (se SF1.1) Dnr 11/007 Göteborg Göteborgs stads bostadsaktiebolag Inköp

2 INNEHÅLL 2/17 SF SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER... 4 SF0 ALLMÄNT... 5 SF0.1 Beställare... 5 SF0.3 Beställarens inriktning och mål... 5 SF0.4 Orientering om objektet... 5 SF1 OMFATTNING... 6 SF1.1 Förteckning över handlingar i Särskilda föreskrifter... 6 SF1.2 Material och varor... 6 SF1.3 Tillkommande och avgående förvaltningsobjekt under kontraktstiden... 7 SF1.9 Övriga uppgifter om omfattning... 7 SF2 UTFÖRANDE... 8 SF2.1 Kvalitet... 8 SF2.2 Miljö... 8 SF2.3 Statuskontroll... 8 SF2.4 Tillhandahållanden... 9 SF2.5 Varor, tjänster och entreprenader... 9 SF2.6 Ändringar och tilläggsarbeten SF2.7 Kontakter med kunder och andra intressenter... 9 SF3 ORGANISATION SF3.1 Organisation och personal SF3.3 Personal SF3.4 Kvalitets- och miljöledning SF3.6 Dokumentation SF3.7 Möten SF4 TIDER SF4.2 Kontraktstid, uppsägningstid, förlängning SF4.3 Tider för utförande av arbete SF4.4 Garantitid SF4.9 Övriga uppgifter om tider SF5 ANSVAR SF5.1 Vite... 15

3 3/17 SF5.3 Försäkringar SF5.4 Arbetsmiljö SF5.5 Brandskydd SF5.6 Ansvar för handlingar, data, register, arkiv, nycklar m m SF6 EKONOMI SF6.1 Ersättning SF6.2 Fakturering och betalning SF7 SLUTKONTROLL m m SF7.1 Avslutning av entreprenaden och övergång till ny entreprenör SF8.2 Hävning SF9 Tvist SF10 Övrigt... 17

4 SF SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER 4/17 Dessa Särskilda föreskrifter ansluter till ABFF04 och gäller för detta uppdrag. De är upprättade i enlighet med SF 06 ingående i Aff, Avtal för fastighetsförvaltning. Koder och rubriker följer dessa dokument. Funktionskrav/åtgärdskrav Beträffande förhållandet mellan funktionskrav och åtgärdskrav se ABFF, punkt 5a med tillhörande kommentar. Pyramidregeln Det som skrivs under en rubrik på högre nivå gäller för samtliga underrubriker om inte annat är angivet under dessa. Det som skrivs under rubriken SF1, gäller således för SF1.1, SF1.11 o s v, om inte annat anges under dessa underrubriker. Förkortningar B Beställare E Entreprenör FU Förfrågningsunderlag UK Underkonsult UE Underentreprenör SL Sidoleverantör

5 SF0 SF0.1 ALLMÄNT Entreprenaden är en blandad entreprenad som innehåller både krav som baseras på utförande och funktioner. I de delar kraven ställs som funktionskrav skall E initiera erforderliga åtgärder och välja arbetsmetod för att uppfylla de acceptanskriterier, som är kopplade till funktionskraven. I de delar kraven ställs på utförande skall E följa B:s krav på frekvens av servicebesök. Beställare 5/17 Göteborgs stads bostadsaktiebolag Distrikt: Centrala stan, Nordost med delområden Hammarkullen och Rannebergen samt Öster Box GÖTEBORG SF0.3 SF0.4 Beställarens inriktning och mål Bs inriktning är att anlita extern leverantör för tillsynen och skötseln av beställarens hissanläggningar. Entreprenör bör utöva kvalitets- och miljöledning enligt de internationella ISO-standarderna. Inom ramen för uppdraget ska E genomföra skötseln av B s hissar så att kapitalförlust inte uppstår. Övergripande kvalitetskrav är att entreprenadarbetena ska utföras så att förvaltningsobjekten ger ett välvårdat intryck, att avsedda funktioner upprätthålls, att inga skador på anläggningarna uppkommer, att risk för den personliga säkerheten inte uppkommer och att hyresgäster och verksamheter inte onödigtvis störs. Bs relation till E kommer att bygga på samarbete och förtroende. Under kontraktstiden ska parterna utveckla tjänsten tillsammans. Under kontraktstiden är särskilda mål och särskild inriktning av hisservice att - utföra den så att hyresgästerna är nöjda - myndigheters krav uppfylls med god marginal - den präglas av god kvalitet och miljöhänsyn - dokumentationen för uppdraget ska hållas ordnad och aktuell E ska utföra entreprenaden i enlighet med dessa mål och denna inriktning. Orientering om objektet Objektet utgörs av B s hissar (335 st) inom distrikt Centrala stan, Hammarkullen, Rannebergen samt Öster. Mer information om distrikten/områdena finns på:

6 SF1 OMFATTNING 6/17 Enligt handlingar upptagna under SF1.1 SF1.1 Förteckning över handlingar i Särskilda föreskrifter 02 ALLMÄNNA BESTÄMMELSER FÖR ENTREPRENADER INOM FASTIG- HETSFÖRVALTNING OCH VERKSAMHETSKNUTNA TJÄNSTER, ABFF 04 (Bifogas ej) 03 DEFINITIONER 03:1 Aff-definitioner 04, utgiven av Aff-kommittén (Bifogas ej) 06 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 06:3 Dessa särskilda föreskrifter daterade :4 Prisformulär 06:41 Prisformulär hisservice daterat :5 Beskrivningar av arbetsuppgifter 06:51 Teknisk beskrivning daterad :6 Upphandling 06:61 Upphandlingsföreskrifter daterade :7 Företagsuppgifter 06:71 Formulär för redovisning av företagsuppgifter m m daterade :8 Övriga handlingar 06:81 Bostadsbolagets kemikalielista (bifogas ej, se bostadsbolagets hemsida: se Om bostadsbolaget/för våra leverantörer/bilagor) 06:82 Avvecklingslista (bifogas ej, se bostadsbolagets hemsida: se Om bostadsbolaget/för våra leverantörer/bilagor) 06:83 Bostadsbolaget miljöbilaga (bifogas ej, se bostadsbolagets hemsida: se Om bostadsbolaget/för våra leverantörer/bilagor) 06:84 Bostadsbolaget arbetsmiljöbilaga (bifogas ej, se bostadsbolagets hemsida: se Om bostadsbolaget/för våra leverantörer/bilagor) 06:85 Etiska riktlinjer för Bostadsbolagets leverantörer (bifogas ej, se bostadsbolagets hemsida: se Om bostadsbolaget/för våra leverantörer/bilagor) SF1.2 SF1.21 Material och varor Förbrukningsmaterial Ska ingå enligt handling 06:51 i SF1.1.

7 SF1.3 Tillkommande och avgående förvaltningsobjekt under kontraktstiden 7/17 Förändringar i beståndet kan ske genom köp och försäljning. Förändringar i uppdragets omfattning kan också ske med anledning av ombyggnadsarbete/renovering. Bostadsbolaget reserverar sig därför för att avtalets omfattning kan förändras under avtalets löptid SF1.9 Övriga uppgifter om omfattning SF1.91 Krav från myndigheter m.fl. Entreprenören ska följa gällande lagar och krav från myndigheter som är tillämpliga på detta avtal.

8 SF2 UTFÖRANDE 8/17 SF2.1 Kvalitet SF2.12 SF2.2 SF2.22 Beställarens kvalitetskrav Prestations- och kvalitetskrav anges i SF1.1, handlingarna 06:51. Beträffande kvalitetssäkring se SF3.4. Arbetsmetoder och hjälpmedel ska väljas med hänsyn till förvaltningsobjektets långsiktiga underhållsstatus och kvalitets- och miljöaspekter. I skötseln ska utförande och material vara lika ursprungligt utförande dock lägst enligt Bs standard. Miljö Beställarens miljökrav E ska följa Göteborgs stads trafiknämnds beslut om särskilda miljökrav för diesel- och bensindrivna arbetsmaskiner och dieseldrivna lastbilar. Detta gäller också inhyrda maskiner och lastbilar som används av underentreprenör. Dieselbränsle och bensin till fordon ska t ex vara av miljöklass 1. För mer information se Avvecklingslistan/kemikalielistan Avvecklingslistans kriterier ska följas. I de fall ingående produkter i entreprenaden inte uppfyller kriterierna, ska innan användning, en avvikelserapport skrivas enligt Bostadsbolagets anvisning. Bostadsbolaget tar sedan ställning till om produkten får användas eller inte. Dessutom ska entreprenören använda de kemikalier som finns i Bostadsbolagets kemikalielista i entreprenaden. Önskar entreprenören ändå använda andra kemikalier ska produkter användas som har så liten påverkan på miljön som möjligt. Exempelvis produkter märkta med Svanen, Bra Miljöval, EU-blomman, eller uppfyller kriterierna för dessa. Vid arbeten där produkttyper används som inte finns med på Bostadsbolagets kemikalielista förutsätter Bostadsbolaget att entreprenören utifrån sin branschkunskap väljer produkter med minsta möjliga påverkan på miljön. Exempelvis produkter märkta med Svanen, Bra Miljöval, EU-blomman, eller uppfyller kraven för dessa. När det gäller färg används de färger som uppfyller kriterier för EU-blomman. Entreprenören ska lista de produkter som används för arbetet och skicka detta till projektledaren. Den ska innehålla uppgifter om produktnamn, tillverkare/leverantör, användningsområde, eventuell miljömärkning. Säkerhetsdatablad ska bifogas för produkter som är varuinformationspliktiga. SF2.3 SF2.33 Statuskontroll Avslutande statuskontroll Se SF7.1.

9 SF2.4 Tillhandahållanden 9/17 SF2.41 SF2.42 SF2.43 SF2.5 SF2.6 SF2.7 Handlingar, uppgifter m m från beställaren B ska överlämna de handlingar och uppgifter som han erhåller från myndighet och som E behöver för att fullgöra sina åligganden enligt kontraktet. B ska snarast till E översända handlingar t ex mottagna avier, erhållna meddelanden, förelägganden, skrivelser och dylikt, rörande Es uppgifter enligt detta avtal. E har tillgång till Bs samtliga befintliga handlingar, som berör uppdraget, för kopiering på egen bekostnad. B tillhandahåller nycklar till utrymmen som omfattas av entreprenaden. Handlingar och uppgifter från entreprenören Inom en månad efter begäran ska E till B lämna handlingar, register och andra uppgifter avseende förvaltningsobjekten, som överlämnats till E när entreprenaden startade, som tillkommit som ett resultat av entreprenaden eller som under kontraktstiden särskilt beställts av B. All dokumentation i uppdraget oavsett media är Bs egendom. B har fortlöpande under kontraktstiden rätt att när som helst ta del av Es samtliga handlingar och uppgifter, som berör uppdraget. E ska, senast 6 månader före kontraktstidens utgång till beställaren överlämna sådant underlag som erfordras för objektens fortsatta förvaltning. Utrymmen m m som beställaren tillhandahåller B kan ej tillhandahålla personalutrymmen. I övrigt får E inte använda andra utrymmen eller ytor inom förvaltningsobjektet för sin verksamhet än de som B anvisar. Varor, tjänster och entreprenader Vid val av leverantör, entreprenör eller konsult ska E samråda med B. Upphandlade företag ska vara kontrollerade avseende fullgörande av sina skyldigheter enligt lag och avtal enligt Bs anvisningar, t ex avseende momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter. E ska lagerhålla material, varor och reservdelar i syfte att undvika stillestånd. Ändringar och tilläggsarbeten. Med tillägg till ABFF 04, punkt 15, ska underrättelse om ändrig eller tilläggsarbete vara skriftlig för arbete som bedöms överskrida en total kostnad om kronor. Se handling 06:51 SF1.1. Kontakter med kunder och andra intressenter B fäster stort avseende att kontakter med hyresgäster och andra intressenter sköts på ett positivt och omsorgsfullt sätt. E ska ha ett system för registrering av synpunkter och klagomål samt vidtagna åtgärder. Detta ska rapporteras till B regelbundet och redovisas vid möten med B.

10 SF2.9 Övriga uppgifter om utförande 10/17 SF2.91 Föreskrifter i anslutning till medbestämmandelagen Entreprenören får inte vidta åtgärder som kan åsidosätta lag eller kollektivavtal för ar betet eller annars strida mot vad som är allmänt godtaget inom den bransch som entreprenaden avser. Entreprenören skall kräva samma utfästelser av den som entreprenören kan komma att anlita som underentreprenör. Med tillägg till ABFF 04 punkt 48 gäller att beställaren har rätt att häva avtalet, såvitt avser återstående arbeten, om entreprenören inte fullgör sina skyldigheter enligt ovan. Entreprenören är därvid skyldig att ersätta den skada hävningen orsakar beställaren. SF2.92 Föreskrifter i anslutning till antidiskrimineringslagstiftningen Beställaren har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om företrädare för eller anställd hos entreprenören blir dömd för olaga diskriminering eller om entreprenören tvingas betala skadestånd enligt Jämställdhetslagen eller annan svensk lag om förbud mot diskriminering. Entreprenören skall kräva samma utfästelser av den som entreprenören kan komma att anlita som underentreprenör. Med tillägg till ABFF 04 punkt 48 gäller att beställaren har rätt att häva avtalet, såvitt avser återstående arbeten, om entreprenören inte fullgör sina skyldigheter enligt ovan. Entreprenören är därvid skyldig att ersätta den skada hävningen orsakar beställaren.

11 SF3 ORGANISATION 11/17 SF3.1 SF3.11 SF3.12 SF3.13 SF3.3 SF3.31 SF3.32 SF3.4 SF3.41 SF3.42 SF3.6 SF3.61 Organisation och personal Es organisation för uppdraget avseende funktioner, expertstöd, jour och tillgänglighet för hyresgäster och beställare ska vara anpassad till kraven i FU och uppdragets art. Ombud Parterna ska ha namngivna ombud under kontraktstiden, vilka anges i kontraktet. Vid byte av ombud ska detta omgående skriftligen meddelas motparten. B kommer att arbeta med kontrollanter och kommer att hålla E underrättad om vilka de är. Kontaktpersoner Parterna ska ha namngivna kontaktpersoner under kontraktstiden, vilka anges i kontraktet. Vid byte av kontaktperson ska detta omgående skriftligen meddelas motparten. Juridisk person för uppdraget I det fall flera juridiska personer har lämnat gemensamt anbud ska dessa bilda en för uppdraget särskild juridisk person, som ska godkännas av B. Detta ska vara klart när kontrakt tecknas. Personal B fäster stort avseende vid att Es personal och personal hos anlitade UE är enhetligt och prydligt klädda, uppträder på ett trevligt sätt och bär synligt ID-kort eller annan identitetshandling som B godkänt. Arbetsledning Arbetsledare ska också vara kontaktperson för uppdraget. Arbetsledare ska vara tillsatt när kontrakt tecknas. Övrig personal Samtliga funktioner i organisationen för uppdraget ska vara bemannade när uppdraget startar. Kvalitets- och miljöledning Kvalitets- och miljöansvariga Parterna ska ha namngivna kvalitets- och miljöansvariga, vilka anges i kontraktet. Kvalitets- och miljöplan Dokumentation Entreprenadrapport E ska i dagbok dokumentera observerade brister och skador på förvaltningsobjektet samt övriga väsentliga händelser i tillsynen och skötseln. Noteringar i dagboken ska redovisas vid driftmötena.

12 SF3.7 Möten 12/17 SF3.72 Driftmöten B och E ska träffas en gång per kvartal om löpande skötselfrågor. Parternas kontaktpersoner ska närvara vid mötena. B för protokoll som ska justeras av E.

13 SF4 TIDER 13/17 SF4.2 SF4.3 SF4.31 SF4.33 SF4.4 SF4.41 SF4.9 Kontraktstid, uppsägningstid, förlängning Kontraktstid: Uppsägningstid: Kontraktet upphör vid kontraktstidens slut. Förlängning: Kontraktet kan förlängas med 1 år. Parterna ska senast träffa särskild överenskommelse om eventuell förlängning. Tider för utförande av arbete Normal arbetstid på icke arbetsfria dagar är kl Som arbetsfria dagar räknas lördagar, söndagar, Trettondagen, Långfredagen, Annandag påsk, 1 maj, Kristi himmelfärdsdag, Nationaldagen, Midsommarafton, Julafton, Juldagen, Annandag jul, Nyårsafton och Nyårsdagen. E ska tillhandahålla jour som säkerställer att skötselentreprenaden kan utföras utanför normal arbetstid. Utförandetider Bullrande eller på andra sätt störande arbeten får utföras först efter överenskommelse med berörd kvartersvärd. Tid för information till hyresgäster och beställare Ingrepp som kan planeras och som berör hyresgästerna ska meddelas B tre dygn innan arbetet utförs. Garantitid Särskilda varugarantier E ska överlåta eventuella varugarantier till B. Övriga uppgifter om tider E ska upprätta en årsplan för respektive område med tider som ska innehållas under året i samarbetet med B. Planen ska redovisas för B innan uppdraget startar.

14 Anbudsgivning Anbudsgivaren lämnar uppgifter enligt anvisningar i UF3.2 i Upphandlingsföreskrifter. 14/17 SF3.422 När kontrakt tecknas Preliminära kvalitets- och miljöplaner SF4.9 SF5.4 Innan uppdraget startar Årsplan Arbetsmiljöplan SF3.422 SF7 SF7.2 Sedan uppdraget startat Slutliga kvalitets- och miljöplaner Plan för avslutning av entreprenaden Slutkontroll Klart/ klart inom 2 mån 6 mån före kontraktstidens slut Före kontraktstidens slut

15 SF5 ANSVAR 15/17 SF5.1 SF5.3 SF5.31 SF5.4 SF5.5 Vite B är berättigad att av E erhålla vite med belopp motsvarande kostnader som B drabbas av på grund av Es försummelse eller omständigheter som E råder över. Försäkringar Med ändring av ABFF 04, punkten 32, gäller nedanstående text. Entreprenören/leverantören skall styrka att tecknade allrisk- och ansvarsförsäkringar uppfyller "Försäkringsbranschens beskrivning av basomfattning för allriskförsäkring och ansvarsförsäkring. Entreprenören/leverantören skall under avtals- och garantitid vid de tillfällen då försäkringen förfaller, tillställa beställaren bevis på att försäkringen förnyats. Fastighetsförsäkringar B har fastighetsförsäkring. Arbetsmiljö B är som ägare till fastigheterna ansvarig för att de uppfyller kraven på god arbetsmiljö enligt arbetsmiljölagen. E övertar det samordningsansvar för arbetsmiljön på gemensamma arbetsställen, som enligt 3 kap 7 Arbetsmiljölagen åvilar B, avseende de drift- och underhållsarbeten i fastighet där E eller UE är engagerad. E ska upprätta en generell arbetsmiljöplan enligt AFS 1999:3 och AFS 2008:16 som ska presenteras för B innan ramavtalet startar. Brandskydd E ska följa Bs försäkringsvillkor för heta arbeten. E ska också ålägga sina underentreprenörer och vid behov leverantörer att följa desamma. E ska vid anmaning kunna uppvisa giltigt certifikat för heta arbeten inklusive brandbevakning enligt SBFs regler för sin personal. SF5.6 Ansvar för handlingar, data, register, arkiv, nycklar m m. E har fullt ansvar för nycklar som B tillhandahåller.

16 SF6 EKONOMI 16/17 SF6.1 Ersättning SF6.11 SF6.111 SF6.13 Ersättning för kontraktsarbetena E ska i prisformuläret 06:41 ange pris per hiss och år enligt handlingar SF1.1. Ersättning för kontraktsarbeten som inte ingår i ersättningen enligt SF6.11 E ska i anbudsformuläret 06:41 ange kostnader för övriga arbeten och tjänster som tillhandahålls. (Timtid ordinarie arbetstid samt jourtid ) Ersättning för kostnadsändring (indexreglering) samt rese- och traktamentskostnader Samtliga ersättningar ska vara fasta och indexregleras ej den första 24- månadersperioden. Prisreglering år 3 sker med indexreglering av ersättningar prisformulär enligt Entreprenadindex litt 153 med oktober 2012 som basmånad och oktober 2013 som utförandemånad. Vid en eventuell förlängning sker indexreglering enligt Entreprenadindex litt 153 med oktober 2013 som basmånad och oktober 2014 som utförandemånad. SF6.2 Fakturering och betalning Fakturering ska ske halvårsvis med betalning i mitten på perioden till respektive distrikt. Viss uppdelning av faktureringen kan ske inom respektive distrikt.

17 SF7 SLUTKONTROLL M M 17/17 SF7.1 Avslutning av entreprenaden och övergång till ny entreprenör Alla besiktningsanmärkningar ska vara åtgärdade innan avtalstidens utgång. SF8.2 SF9 SF10 Hävning Med tillägg till ABFF 04 gäller att missförhållanden eller annat, som utlöser vite enligt SF5.1, är att betrakta som skäl för hävning enligt ABFF 04, punkt 48. Vidare gäller att med tillägg till ABFF 04, punkt 48 gäller att beställaren har rätt att häva avtalet, såvitt avser återstående arbeten, om entreprenören inte fullgör sina skyldigheter enligt UF3.5 punkten 1 samt punkterna SF2.91 och SF2.92 upptagna i detta dokument. Entreprenören är därvid skyldig att ersätta den skada hävningen orsakar beställaren. Tvist Med ändring av ABFF 04, punkterna 49-51, gäller att: Tvister med anledning av kontraktet ska alltid avgöras i svensk domstol i Göteborg. Övrigt Kontraktet får inte av part överlåtas på annan utan den andra partens skriftliga medgivande.