Adm och gränsdragningslista 11

Transkript

1 Adm och gränsdragningslista 11 Hjälpmedel för upprättande av beskrivning och gränsdragningslista av administrativa arbetsuppgifter inom fastighetsförvaltning Förlag och distribution AB Svensk Byggtjänst Stockholm tel Synpunkter pä denna publikation, liksom förslag till ändringar och kompletteringar inför nästa utgava tas tacksamt emot av AFF FORUM FÖR FÖRVALTNING OCH SRVIC Mangfaldigande av innehållet i detta häfte, helt eller delvis, är enligt lagen om upphovsrätt förbjuden utan medgivande av AFF FORUM FÖR FÖRVALTNING OCH SRVIC AB Svensk Byggtjänst och AFF Forum för förvaltning och service Omslag: Beate Pytz Omslagsbild: Anders Wester Tryck: landers Sverige AB, Mölnlycke 2011 ISBN Förord Tidigare versioner av Adm har till stora delar sitt ursprung i administrativa bastjänster inom bostadsförvaltning. Det har därför funnits behov av att utveckla adm inom områden som marknadsföring och uthyrning av kommersiella lokaler, projektledning, kvalificerad rapportering och förvaltning butiker. Utvecklingen i branschen och i samhället i stort innebär också utvecklingsbehov inom energioptimering, driftsäkerhet och systematiskt brandskyddsarbete. Adm 11 har uppdaterats inom dessa områden vilket innebär att dokumentet i större utsträckning svarar upp mot hela branschens behov både inom offentlig och privat sektor. Samtliga texter i Adm har gåtts igenom. Större ändringar är att AO Allmänt avvecklats och ersatts av SF2.4 Tillhandahållanden och särskild bilaga i slutet av Adm 11 samt att betydande kompletteringar i A5 Hyresgäster/bostadsrättshavare gjorts. A10 Konsulttjänster har utvecklats och delats upp i A8 Särskilda 9

2 utredningar och rådgivning samt A10 Projekthantering. Dessutom har diverse övriga mindre revideringar och kompletteringar genomförts. Adm 11 har också utökats med den del som berör administrativa arbetsuppgifter från Gränsdragningslista 06. Det betyder att Adm 11 omfattar både beskrivningar och gränsdragningar av ansvar och ersättningsform. Fördelen med det är en bättre överskådlighet vilket minskar risken för motstridigheter samt ett dokument mindre att hålla reda på i förfrågningsunderlaget. Adm 11 har arbetats fram med en projektgrupp bestående av Fredrik Brorsson Diligentia, Thomas Kapos - Regionservice Skåne, Christina Lindström Olsson Fastighetsägarna, Jan Björk Alecta, Peter Backström HSB Stockholm, Hanna Möller Riksbyggen, Ove Nordqvist Newsec och Tom Hansson Tom Hansson AB. Projektledare har varit Per 011as Aff-kommitten. Arbetsgruppen som representerar beställare, leverantörer och konsulter har fortlöpande arbetat fram och - granskat textförslagen. tt förslag till Adm 11 sändes ut på remiss till branschen varvid många värdefulla - synpunkter tillfördes. Styrelsen i AFF och Aff-kommitten har följt projektet på nära håll. Stockholm i februari 2011 Lennart Andersson Gösta Gustavsson Anders Lindberg Carl-Johan Hansson Ulf Wretskog Lars Tauber Göran Werner Johan Lausing mma Henriksson Jan Mohlin Bengt Jildmalm Paul Synnott Christina Löfvenberg Innehållsförteckning Förord 3 Innehållsförteckning 3 Inledning 5 Råd och anvisningar 6 Förutsättningar för dokumentet 9 Administrativa arbetsuppgifter 10 Al Löpande ekonomisk administration 10 A1.1 Kassa 10 A1.2 Hyror, avgifter och kundfakturor 13 A1.3 Leverantörsfaktu ror 14 A1.4 Löner och arvoden 13 A1.5 Bokföring 15 A1.6 Bokföringsrapporter 15 A2 Budgetering, uppföljning och rapportering 16 A2.1 Kostnads- och intäktsbudget 16 A2.2 Delårsrapport och prognos 17 A2.3 Bokslut och årsredovisning 18 A2.4 Likviditet 18 A2.5 Konkursbevakning 19 10

3 A2.6 Revision 19 A2.9 Övrig budgetering, uppföljning och rapportering 19 A3 Skatter, avgifter och uppgifter till myndighet 20 A3.1 Skatter och arbetsgivaravgifter 20 A3.2 Uppgifter om bostadsrättshavare 20 A3.3 Mervärdesskatt 21 A3.4 Deklarationer 21 A3.9 Övriga uppgifter till myndigheter m fl 22 A4 Lån och samhällsstöd 24 A4.1 Befintliga lån 24 A4.2 Nya lån 24 A4.3 Samhällssubventioner 25 A5 Hyresgäster/bostadsrättshavare 26 A5.1 Ut-, om- och inflyttningar 26 A5.2 Kontakter med hyresgäster/bostadsrättshavare/slutanvändare 34 A5.3 Administrativt lägenhetsunderhåll 38 A5.4 Boendeinflytande 39 A5.5 Hyresgästorganisationer 39 A6 Arkiv, nycklar, förvaltningshandlingar och kontorsservice 40 A6.1 Arkiv 40 A6.2 Nycklar och motsvarande 40 A6.3 Förvaltningshandlingar Kontorsservice 43 A7 Teknisk planering, upphandling och genomförande 44 A7.1 Drift 44 A7.2 Underhåll 48 A7.3 Jourtjänst, beredskap m m 51 A7.4 Myndighetsbesiktningar/-anmälningar 52 A7.5 Administrera systematiskt brandskyddsarbete (SBA) 53 A7.6 Administrera beställarens avtal 53 A7.7 Administrera garantier 54 A8 Särskilda utredningar och rådgivning 55 A8.1 Teknisk rådgivning 55 A8.2 Juridisk rådgivning 55 A8.3 Skatter 56 A8.4 konomisk rådgivning 56 A8.5 Marknad 56 A8.6 Förvaltningsplaner 57 A9 Övrigt 59 11

4 A9.1 Sammanträden 59 A9.2 Försäkringar 60 A9.3 Personal anställd hos beställaren 61 A9.4 Katastrofplan 61 A10 Projekthantering 62 A10.1 Tjänster avseende drift 62 A10.2 Tjänster avseende underhåll 62 A10.3 Tjänster avseende om-, till- och nybyggnad 64 Bilaga 1 Rutiner och instruktioner 67 Inledning Adm 11 är ett hjälpmedel för att upprätta beskrivningar för administrativa arbetsuppgifterna och gränsdragningar inom fastighetsförvaltning. fter bearbetning av Adm 11 med strykningar och tillägg av text kan beskrivningen användas för att upphandla och träffa avtal om fastighetsförvaltning. Adm 11 kan även användas för interna avtal d v s upprätta avtal mellan parter inom samma organisation. De inledande texterna i Adm 11 är uppdelade i underrubrikerna "Råd och anvisningar" och "Förutsättningar för dokumentet". Råd och anvisningar är instruktiva texter för tillämpningen av Adm 11 och ska inte finnas med i den Adm som skapas av användaren. Förutsättningar för dokumentet är texter som normalt ska finnas med i den Adm som upprättas som del i ett avtal. Adm 11 är gjord så att denna text ligger som ett inledande avsnitt före tabellen med beskrivande texter och gränsdragningar. Det som står i Förutsättningar för dokumentet gäller för samtliga arbetsuppgifter som beskrivs i efterföljande tabell. Råd och anvisningar Utförande och ersättning De beskrivande texterna i Adm 11 fastställer kravet på utförande. Gränsdragningarna är hjälpmedel dels för att bestämma vem som ansvarar för arbetsuppgifterna dels för att fastställa ersättningsformen. Gränsdragningslistan är särskilt viktig då flera leverantörer samverkar inom samma förvaltningsobjekt. De arbetsuppgifter som ska ingå i entreprenaden markeras med ett L (vilket är en förkortning av leverantören) i kolumnen "Ansvar" på den rad som beskriver kod och rubrik. Innebörden av denna markering är att leverantören ansvar för denna arbetsuppgift och ska utföra den i enlighet med den beskrivande texten. Om så önskas kan andra aktörers ansvarsområden (t ex beställare, slutanvändare, andra leverantörer) också anges i gränsdragningslistan som information till läsaren. De ersättningar som utgår för respektive arbetsuppgift anges i kolumnen "rsättning". De vanligast förekommande ersättningsmodellerna är fast (F) respektive rörlig ersättning (R). Det är dock fritt att tillämpa valfri ersättningsmodell t ex incitament och kombination av ersättningar. rsättningsreglerna framgår också av Särskilda föreskrifter och Kontraktet. Sammantaget är beskrivningen och gränsdragningen en specifikation av entreprenadens omfattning. Dokumentets användning Fulltextdokument Beskrivningar av administrativa arbetsuppgifter för en entreprenad ska författas som fulltextdokument, d v s hänvisningar till koder, rubriker eller texter i Adm 11 ska inte göras. 12

5 Alternativa/kompletterande exempel på texter xemplen på texter i Adm 11 kan antingen utgöra alternativ till varandra eller komplettera varandra. Då texterna utgör alternativ ska endast ett användas. Då de kompletterar varandra kan självfallet fler väljas. Observera att det är upp till författaren att själv ändra och komplettera texterna eller att författa nya. Kodstruktur Adm 11 innehåller en kodad struktur som inte bör ändras. Däremot finns möjlighet att utesluta de koder och rubriker som inte är tillämpliga för den aktuella entreprenaden. Rubriker kan också läggas till på lägre nivå om de saknas i mallen. Koder med siffran 9 (finns på olika nivåer i kodstrukturen) benämns Övrigt/övriga... Här återfinns arbetsuppgifter som tillhör en viss grupp arbetsuppgifter men som inte passar in under någon specificerad kod och rubrik inom denna grupp. Om man inte behöver eller vill utnyttja den detaljerade kodstrukturen i Adm 11 kan man sammanföra texter på högre nivåer. T ex texter som skulle kunna skrivas under koderna A2.111, A2.112 och A2.113 kan sammanföras under koden A2.11. Hjälpmedel och tillhandahållanden I tidigare versioner av Adm har avsnittet AO Allmänt reglerat villkoren för hjälpmedel samt tillhandahållanden av lokaler, rutiner, instruktioner, handlingar, system och datautrustning. Detta regleras också i Särskilda föreskrifter i SF2.4 Tillhandahållanden vilket inneburit en överlappning av dokumenten. För att renodla Adm 11 till att omfatta beskrivning av utförande av kontraktsarbeten har reglering av villkor för hjälpmedel och tillhandahållanden flyttats till SF2.4. xempel på rutiner som ska tillhandahållas framgår av särskild bilaga i slutet av dokumentet. I övrigt gäller för Adm 11 att det ska beskriva och reglera de arbetsuppgifter som ska utföras åt beställaren. Arbetsuppgifter som inte efterfrågats av beställaren men som krävs av leverantören för fullföljande av sitt åtagande och som därmed inte avser kontraktsarbeten ska inte beskrivas. xempel på det är lönehantering och arbetsledning av egen personal, skötsel av egna eller tillhandahållna lokaler, maskiner, utrustning o d. Dessa arbetsuppgifter ska normalt ingå i de ersättningar som överenskommits mellan parterna. Textstorlek Förslag till föreskriftstexter är skrivna med text i 10 punkters storlek (Arial) och med full spaltbredd. Råd och anvisningstexter är skrivna med text i 9 punkters storlek (Arial) och med mindre spaltbredd. Beskrivningsråd Kalkylerbarhet n beskrivning ska upprättas med största möjliga kalkylerbarhet, d v s de krav som ställs på leverantören ska vara formulerade så att arbetsuppgifternas omfattning, utförandekvalitet och frekvens tydligt framgår och går att prissätta. I Adm 11 finns arbetsuppgifter där kalkylerbarheten är svår att uppnå. n rekommendation är att dessa arbeten utförs mot särskild ersättning. Det framgår av rådstexten vilka arbetsuppgifter som avses genom uttrycket "Denna arbetsuppgift bör utföras mot särskild ersättning eftersom den är svår att kalkylera i förväg". Sidoleverantör I de fall leverantören och en sidoleverantör arbetar med samma förvaltningsobjekt bör detta anges övergripande i Särskilda föreskrifter punkt SF1.4. Förbrukningsmaterial Om förbrukningsmaterial ska ingå i entreprenaden måste detta anges i Särskilda föreskrifter punkt SF1.21, - eftersom ABFF punkt 10 utesluter material ur kontraktsarbetena. xempel på gränsdragningslistans användning xempel på gränsdragningslistans användning ges på följande sida. 13

6 n rekommendation är att ange ansvarig och ersättning vid varje kod i gränsdragningslistan. Det blir då lättläst och tydligt. Om ansvaret för hela gränsdragningslistan ligger på samma part och ersättningsmodellen är densamma räcker det med att ange ansvarig och ersättningsform vid huvudkoden A. Innebörden på grund av pyramidregeln blir då att denna gränsdragning blir gällande för alla arbetsuppgifter som börjar med A, d v s hela gränsdragningslistan. Förutsättningar för dokumentet Denna beskrivning är upprättad i enlighet med Adm 11 ingående i Aff, Avtal för fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster. Koder och rubriker följer detta dokument. Termer och förkortningar I Aff-definitioner 04 används enbart termen ntreprenör. I Aff-definitioner 10 förordas termen Leverantör framför ntreprenör. Det är dock valfritt att använda båda termerna. Om termen Leverantör (L) används bör det uppmärksammas att denna ändring även införs i övrig Aff-dokumentation. xempel på text: B Beställaren Ängelholms kommun ntreprenören AB Ängelholmslokaler UL Underleverantören SL Sidoleverantören S F R I Slutanvändare Fast ersättning Rörlig ersättning Incitament I Aff-definitioner 10 fastställdes att termen Slutanvändare ska användas som benämning för person som berörs av eller nyttjar de tjänster som omfattas av Adm 11. Konsekvensen av det är att termen hyresgäst och bostadsrättshavare i vissa fall bör ersättas med slutanvändare. Undantaget från detta är när innebörden av termen hyresgäst och bostadsrättshavare inte är nyttjare av tjänst utan som part i ett hyres- respektive bostadsrättsförhållande. xempel på text: Med termen Slutanvändare avses person som berörs av eller nyttjar de tjänster som beskrivs i detta dokument. Termen Hyresgäst/Bostadsrättshavare används för att beskriva part i hyres-/bostadsrättsförhållande. Termen klagomål har en särskild innebär i Adm 11 och återfinns inte i Aff-definitioner 10 varför begreppet getts en definition i Adm 11. xempel på text: klagomål uttryckt missnöje med en tjänst eller service som inte infriat ställda förväntningar Övriga förutsättningar xempel på text: För Adm 11 tillämpas den s k pyramidregeln vilket innebär att det som skrivs under en rubrik på högre nivå gäller för samtliga underrubriker om inte annat är angivet under dessa. Det som t ex skrivs under rubriken A, gäller således för A1, A1.1, A1.11 osv, om annat inte anges under dessa underrubriker. Då en åtgärdsfrekvens, t ex 6 gånger per år, anges i denna handling ska åtgärden genomföras periodiserad enligt de behov som föreligger. Då åtgärdsfrekvensen anges som "vartannat år" eller ännu mera sällan, ska åtgärden göras första gången under det första året. 14

7 Ansvar rsatt- /Mg ADMINISTRATIVA ARBTSUPPGIFTR, FÖRVALTAD FASTIGHTR Al LÖPAND KONOMISK ADMINISTRATION A1.1 Kassa Upprätthålla kassafunktion (in- och utbetalningar) för förvaltningsobjektets kassaflöde. Utbetalningar ska göras på senaste betalningsdag efter attest enligt attestrutin. F A1.2 Hyror, avgifter och kundfakturor Om arrenden avses bör detta specificeras. A1.21 Hyres- och avgiftsavier Skriva ut och distribuera hyres- och avgiftsavier till HG för fastigheter som ägs och förvaltas. A1.22 Kundfakturor Fakturering av kunder, bevaka inbetalningar och sköta Kravrutiner. A1.23 Saldo- och restlistor Upprätta saldo- och restlistor avseende förskottsinbetalda och ej inbetalade hyror/avgifter och fakturor enligt rutin. F A1.24 Påminnelseavier Ta fram och distribuera påminnelseavier omgående efter upprättandet av restlistor. Paminnelseavgifter enligt författning tillfaller. F A1.25 Dröjsmålskostnader, krav och inkasso mm Betalningsförelägganden o d, redovisas under A A1.251 Dröjsmålskostnader Ta fram och distribuera fakturor rörande dröjsmalskostnader enligt rutin. F 15

8 ----- &sittning Al.252 lnkassoärenden Lämna ärenden om obetalda hyror och andra avgifter till inkasso i enlighet med instruktion/rutin. F A1.26 Tillägg Lämna underlag för debitering av samtliga i hyresavtalen angivna tillägg. Al 261 Indextillägg Räkna om hyror i enlighet med indexklausuler i hyresavtal. A1.262 Tillägg för värme, vatten, el och avfallshantering_ Beräkna och debitera tillägg för värme, vatten, el, kyla, gas och avfallshantering i enlighet med hyresavtal samt i förekommande fall årlig avräkning av tillägg. F F A1.263 Tillägg för fastighetsskatt och fastighetsavgift Göra erforderliga beräkningar av tillägg för fastighetsskatt och fastighetsavgift i enlighet med hyresavtal. A1.264 Tillägg för hyresavräkningar Göra erforderliga beräkningar av tillägg för hyresavräkningar i enlighet med hyresavtal. F A1.27 Hyror baserade på hyresgästens rörelseomsättning Göra beräkning och avräkning av hyror baserade på rörelseomsättning i enlighet med hyresavtal. Avräkningen ska vara genomförd senast kvartal 2 året efter. F A1.3 Leverantörsfakturor hanterar leverantörsfakturor både vad gäller definierade ägda respektive förvaltade fastigheter. A1.31 Uppgifter på leverantörsfakturor ansvara för att fakturor gällande media och långtidsplanerat underhåll för vilka B har betalningsansvar konteras och mottagningsattesteras i Bs fakturaflöde. F 16

9 Fakturor som inte är rätt utställda eller som inte uppfyller bokföringslagens krav får inte bokföras utan ska omedelbart återsändas till leverantören för rättelse. B svarar inte för dröjsmålskostnader som uppkommer på grund av att inte sett till att fakturan är rätt utställd. Ansvar rsättning A1.32 Leverans- och fakturakontroll av leverantörsfakturor Handlägga kontroll och attest av leverantörsfakturor enligt rutin. Kontrollera leverantörsfakturor, sa att de är rätt utställda. rätt räknade och innehaller uppgifter om F-skattebevis. Kontera fakturor med kostnadsställe och översända dem för leveranskontroll och utbetalningsattest. A1.5 Bokföring A1.51 Bokföring Sköta och förvara förvaltningsobjektens löpande bokföring på sätt som gällande lag och god redovisningssed föreskriver samt beakta de instruktioner som utfärdats av B. Ankomstregistrering av leverantörsfakturor. F F A1.52 Reskontra Föra reskontra avseende leverantörs-, hyres- för förvaltningsobjekten. F A1.6 A1.61 Bokföringsrapporter Bokföringsutdrag Lämna bokföringsutdrag till B två gånger per år innehållande aktuella kontoställningar inkluderande kundreskontra gällande låntidssplanerat underhåll. Uppdelning per fastighet. F A1.62 Reskontra Ta ut reskontrautdrag avseende leverantörs-, hyres- och för förvaltningsobjekten och bevaka förfallodagar. F A2 BUDGTRING, UPPFÖLJNING OCH RAPPORTRING A2.1 Kostnads- och intäktsbudget A2.111 Upprättande av årsbudget F 17

10 Upprätta förslag till årsbudget avseende planerat underhåll senast augusti månad året innan budgetåret. Ansvar rsittning A2.113 Revidering av årsbudget Upprätta förslag till reviderad årsbudget alternativt ny prognos om så erfordras. F A2.12 Flerårsbudget A2.121 Upprättande av flerårsbudget Årligen upprätta förslag till flerårsbudget avseende låntidsplanerat underhåll. F A2.2 Delårsrapport och prognos A2.21 Redovisning av delårsrapport F Redovisa periodiserat delårsbokslut i form av resultat- och balansräkning, budgetutfall och prognos som lämnas senast vid följande tidpunkter, 15 august. A2.3 Bokslut och årsredovisnin g A2.31 Årsredovisnin g F För under året genomfört langtidsplanerat underhåll av de förvaltade fastigheterna A2.6 Revision A2.61 Uppgifter till revisor F Tillhandahålla revisor det material denne begär och svara på frågor. A2.9 Övrigt, budgetering, uppföljning och rapportering F A3 SKATTR, AVGIFTR OCH UPPGIFTR TILL MYNDIGHT A3.13 Fastighetsskatt och fastighetsavgift 18

11 Ombesörja beräkning och betalning av preliminär fastighetsskatt och fastighetsavgift för fastigheter ingaende i entreprenaden. Ansvar rsättning A3.14 Preliminär inkomstskatt Ombesörja beräkning och betalning av preliminär inkomstskatt för fastigheter ingående i entreprenaden. A3.3 Mervärdesskatt A3.31 Momsregistrering av lokaler På B:s begäran ansöka om frivillig skattskyldighet för mervärdesskatt för uthyrning av lokaler. Upprätthålla register över momspliktiga hyresgäster och momsbelagda hyresavtal. Förändringar, speciellt rörande hyresgästers momsplikt, som har betydelse för rapporteringen till myndigheter ska meddelas B i rätt tid. Av registret ska bland annat framgå tidpunkter och belopp för aktiverad, samt ingående avdragen moms så att avlyft alternativt återföring av moms kan göras i samband med förändring av momsstatus i hyresavtal alternativt vid fastighetsförsäljning. A3.32 Mervärdesskatt och uttagsbeskattning Beräkna, sammanställa och redovisa mervärdesskatt och uttagsbeskattning. A3.4 Deklarationer A3.41 Beställarens allmänna självdeklaration Lämna underlag för B:s allmänna självdeklaration av förvaltningsobjekten. A3.42 Deklaration vid fastighetstaxering F 1 samråd med B upprätta allmän och särskild fastighetsdeklaration av förvaltningsobjekten. A3.9 Övriga uppgifter till myndigheter m fl A3.92 Uppgifter till SCB Lämna underlag för aktuella uppgifter för förvaltningsobjekten och utföra alla uppgifter som är aktuella i samband med: Folk- och bostadsräkningar Hyresundersökning för KPI Bostads- och hyresundersökningen Intäkts- och kostnadsundersökningen 19

12 Antal bostadslägenheter och outhyrda bostäder nergistatistik för flerbostadshus Uthyrningslokaler A4 A4.3 LÅN OCH SAMHÄLLSSTÖD Samhällssubventioner A4.31 Bevakning av utbud av samhällssubventioner Bevaka utbudet av samhällssubventioner och lämna förslag till åtgärder. A4.32 Administration i samband med samhällssubventioner Ombesörja den administration som erfordras för att erhålla samhällssubventioner till förvaltningsobjekten. Arbetsuppgifterna begränsas till de samhällssubventioner som för närvarande är kända. F F A5 HYRSGÄSTR A5.1 Ut-, om- och inflyttningar A5.12 Nya hyresavtal F A5.122 Förhandlingar om nya hyresavtal för lokaler A5.124 U Genomföra avtalsförhandlingar med presumtiva hyresgäster. Före förhandling ska samråd ske med B beträffande val av hyresgäst, hyresnivå och avtalstidens längd. rättande av hyreskontrakt Upprätta förslag till hyreskontrakt som föreläggs B för godkännande. Löpande hyresavtal A5.131 Bevakning av hyresnivåer samt uppsägning A5.131 Bevakning av hyresnivåer m m 1 F F F F F 20

13 Bevaka utvecklingen av hyresnivåer och andra marknadsvillkor för de lokaltyper och bostadslägenheter som är aktuella och lämna förslag till förändringar inför kontraktstidens utgang. Ansvar nsåttnlnfl. A5.131 Bevakning av uppsägningstider 2 Bevaka uppsägningstider för löpande lokalhyresavtal. A Bevakning av hyresavtal utan besittningsrätt Bevaka hyresavtal utan besittningsrätt och vidta de åtgärder som erfordras för att besittningsrätt inte ska uppstå. A5.131 Uppsägning av hyresavtal 4 Saga upp hyresavtal efter samrad med B. F A5.132 Omförhandling av hyresavtal för lokaler Tillsammans med B medverka vid omförhandlingar av hyresavtal för lokaler. upprättar förslag till kontrakt som föreläggs B för godkännande. A5.14 Andrahandsuthyrning_ Hantera och besluta om ansökningar om andrahandsuthyrning enligt instruktion. Kontrakt och uppgifter om andrahandshyresgäst ska registreras. För lokaler ska andrahandsuthyrningen ske i samråd med B. A5.15 Inflyttning Visa bostäder och lokaler för nyinflyttande och ge erforderliga instruktioner. Upprätta inflyttningsprotokoll A5.161 Utflyttningsbesiktning enomföra utflyttningsbesiktning och upprätta protokoll över esiktningsresultatet. 1 protokollet ska följande uppgifter anges: Vem som utfört besiktningen, vilka som närvarit och när besiktningen utförts, status på ytskikt och maskiner etc, precisering av nödvändigt felavhjälpande och planerat underhåll och om hyresgäst ska betala del av dessa, om flyttstädning utförts samt underskrift på besiktningsprotokollet av hyresgäst i de fall ersättningskrav föreligger. F 21

14 Utflyttande hyresgäst ska beredas möjlighet att närvara vid utflyttningsbesiktningen. Ansvar &siktning A5.162 Fakturering för onormalt slitage Fakturera den utflyttande hyresgästen för onormalt slitage. A5.17 Förteckning över lokaler m m A5.171 Förteckning över hyresobjekt A5.19 Övrigt Uppdatera förteckning över hyreslägenheter, lokaler, garageparkeringsplatser samt förteckning över hyresgäster och och hyror. F A5.2 Kontakter med hyresgäster, slutanvändare Vara tillgänglig inom förvaltningsobjekten för personliga besök av hyresgäster slutanvändare under normal arbetstid. A5.21 ' Felanmälan/serviceanmälan m m A5.211 Felanmälan/serviceanmälan under normal arbetstid Ta emot och registrera felanmälningar/serviceanmälningar under normal arbetstid. Övriga tider mottas felanmälan/serviceanmälan pä telefonsvarare och e-post. Vid felrapportering ska gällande instruktion följas. A5.212 Felanmälan/serviceanmälan utanför normal arbetstid Ta emot och registrera felanmälningar/serviceanmälningar utanför normal arbetstid. Tillhandahålla information om vart hyresgäster/slutanvändare ska vända sig vid akuta fel som inträffar utanför :s normala arbetstid. Kontaktinformation skall anslås i entre alternativt i lokal samt finnas tillgänglig på :s hemsida. F F A5.213 Hantering av klagomål Hantera klagomål från hyresgäst/bostadsrättshavare/slutanvändare i enlighet med :s rutiner. F 22

15 A5.22 Information Besvara frågor från hyresgäster/bostadsrättshavare/slutanvändare och lämna erforderlig information i förvaltningsfragor. I samband med entreprenadens inledning informera hyresgäster/slutanvändare om förvaltningsansvarig genom ett informationsblad med bl a namn och foto. Ansvar, rsättning F A5.223 Meddelanden på anslagstavlor Sätta upp meddelanden på anslagstavlor och ta ned dem då de blivit inaktuella. F A5.226 Information i samband med projekt Muntlig och skriftlig information till hyresgäst/slutanvändare före och under genomförande av projekt som påverkar verksamheter i byggnader m m. F A5.23 A5.231 Störningar och försumlighet av hyresgäst Muntligt påpekande efter störning Ta kontakt med störande hyresgäster för påpekande enligt instruktion. F A5.232 Skriftliga rättelseanmaningar Skriva ut och distribuera rättelseanmaning i rekommenderat brev till försumliga eller störande hyresgäster i enlighet med instruktion. A5.233 Uppsägning av hyresavtal Verkställa uppsägningar av hyresavtal i enlighet med reglerna i Jordabalken efter samrad med B och lämna lagstadgade meddelanden till sociala myndigheter vad avser bostadslägenheter. A5.234 Betalningsföreläggande, avhysning, kvarstad och handräckning Ansöka om betalningsföreläggande, avhysning, kvarstad och handräckning hos kronofogden/tingsrätten i enlighet med instruktion. Meddela socialtjänsten att ansökan om avhysning har inlämnats. F F F A6 ARKIV, NYCKLAR, FÖRVALTNINGSHANDLINGAR OCH KONTORSSRVIC 23

16 _ Ansvar, rsättning A6.1 Arkiv A6.11 Förvaring av handlingar Ta emot och förvara handlingar som rör administrativa, tekniska och ekonomiska förhållanden avseende förvaltningsobjekten. Gallring av arkivet ska genomföras enligt instruktion. Ansvar för förvaring av handlingar, redovisas under SF5.6. F A6.12 Säkerhetskopiering lektroniska data rörande entreprenaden ska säkerhetskopieras Kopiorna ska förvaras avskilda från dataenheten. Radering av inaktuella uppgifter ska göras enligt instruktion. Ansvar för förvaring av handlingar, redovisas under SF5.6. F A6.2 Nycklar och motsvarande Beträffande säkerhetskrav se SF5.6. A6.21 N ckel- och kortre. ister Kontinuerligt uppdatera register över personer som utkvitterat nycklar och passerkort till förvaltningsobjekten och handha eventuella panter. A6.22 N ckel- och asserkortsanskaffning Beställa nya nycklar. Framställa nya passerkort. A6.23 Nyckelutlämning A6.231 Nycklar/passerkort för drift och underhåll Under normal arbetstid lämna ut nycklar och passerkort mot kvitto till personal som behöver tillträde till driftutrymmen o d och bevaka att de återlämnas. A6.232 Nycklar/passerkort till hyresgäster/slutanvändare Hantera och registrera nycklar och passerkort till hyresgäster/slutanvändare och återkräva respektive avprogrammera dem vid utflyttning. F F F F 24

17 Ansvar rsättnin A6.24 Låsschema Uppdatera låsscheman för förvaltningsobjekten. A6.3 i Förvaltningshandlingar A6.31 Relationshandlingar Ansvara för och ombesörja att relationshandlingar upprättas efter genomförda förändringar i förvaltningsobjekten. Detta gäller även ändringar som görs av S. A6.32 Driftinstruktioner Ansvara för och ombesörja att driftinstruktioner upprättas efter genomförda förändringar i förvaltningsobjekten. Detta gäller även ändringar som görs av S. F F F A7 TKNISK PLANRING, UPPHANDLING OCH GNOMFÖRAND Genomföra och bevaka upphandling och kontroll av leveranser och tjänster för förvaltningsobjektets drift och underhåll så att följande krav uppfylls: en ger ett välvårdat intryck, ens avsedda funktioner upprätthålls, ens livslängd blir optimal, Skador på förvaltningsobjekten undviks, Risk för människors hälsa inte uppkommer, Trivsel och trygghet upprätthålls, Hyresgäster/slutanvändare och deras verksamhet inte onödigtvis störs, ens negativa miljöpåverkan minimeras, Föreskrifter under SF2.5 i Särskilda föreskrifter uppfylls. F A7.1 Drift A7.11 Upphandling och kontroll av sidoleverantörer F A7.111 Avrop av driftåtgärder Avropa tjänster för förvaltningsobjektens drift av SL med vilka ramavtal har tecknats. F A7.112 Direktupphandling av driftåtgärder Direktupphandla tjänster för förvaltningsobjektens drift. F 25

18 Ansvar rsättning A7.113 U.handlin. av försör nin smedia Upprätta förfrågningsunderlag och för B:s räkning upphandla leveranser av försörjningsmedia. Utvärderade anbud ska föreläggas B för beslut. A7.114 Upphandling av förbrukningsmaterial För B:s räkning upphandla leveranser av förbrukningsmaterial. F A7.115 Upphandling av sidoleverantörer för drift av förvaltningsobjekten Upprätta förfrågningsunderlag och för B:s räkning upphandla de SL som erfordras för förvaltningsobjektets drift. Upphandlingen ska ske i konkurrens mellan flera leverantörer. Förfrågningsunderlaget skall upprättas i enlighet med AFF. F A7.116 Kontroll av leveranser och sidoleverantörer Kontrollera att leveranser och SL:s tjänster uppfyller ställda krav på kvalitet, kvantitet och leveranstid. F A7.117 Samordning av sidoleverantörer Samordna SL:s arbeten på förvaltningsobjekten. A7.118 Bevakning av uppsägningstider för avtal med sidoleverantörer Bevaka uppsägningstider för avtal med SL. A7.12 Driftstatistik, -rapporter F F A7.121 Felstatistik Föra statistik över felanmälningar/serviceanmälningar, redovisa statistiken årsvis för B samt föreslå förslag till åtgärd. F A7.122 Mätaravläsning Avläsa mätare för försörjningsmedia den vardag som ligger närmast efter sista dag i varje månad. F A7.123 Bearbetning och redovisning av driftstatistik 26

19 Bearbeta mätuppgifterna, avseende törsörjningsmedia, med hänsyn till variationer i avläsningstidpunkt och utomhusklimat. Redovisningen ska göras med siffror och grafer och innefatta prognoser för helår baserade på normalt klimat och i övrigt normal förbrukning. Redovisning av förbrukning före och efter väderjustering. Distribuera den bearbetade statistiken till den personal som kan påverka förbrukningen av försörjningsmedia. Redovisning för B årsvis. Ansvar rsättning F A7.124 Kommentarer och åtgärdsförslag Kommentera felstatistiken och lämna förslag till åtgärder. F A7.13 A7.131 Kontroller Övergripande tillsyn ska genomföra övergripande tillsyn av byggnad, mark och installationer i syfte att uppdaga och rapportera åtgärdsbehov, säkerhetsbrister o d. F A7.19 Övrigt F A7.2 Underhåll F A7.21 Felavhjälpande underhåll F A7.211 Avrop av felavhjälpande underhåll Avropa felavhjälpande underhall av SL. F A7.215 Byggledning och kontroll av felavhjälpande underhåll Leda och kontrollera SLs arbete med felavhjälpande underhall i avseende pa kvalitet, kvantitet och leveranstid. rforderliga rapporter i detta avseende ska göras till B. F A7.216 Besiktning av felavhjälpande underhåll För B:s räkning vid behov anskaffa besiktningsmän för besiktning av sidoentreprenader samt delta i besiktningen. F A7.22 Planerat underhåll 27

20 För genomförande av planerat underhåll, se A10.2. Ansvar rsättfln --- F A7.,221 Underhållsbesiktning För B:s räkning upphandla besiktningar som underlag för underhållsplan och underhållsprogram. A7.222 Underhållsplan För B:s räkning och i samråd med B upprätta av en underhållsplan inklusive kostnadskalkyler. Underhållsplanen ska omfatta 1, 3, 5 och 10 år och avse mark/byggnader/installationer/annat. A7.223 Uppdatering av underhållsplan Uppdatera underhållsplanen inklusive kostnadskalkyler. Uppdateringen ska göras årligen och vara färdigställd senast november månad varje år. A7.224 Årligt underhållsprogram Uppdatera underhållsprogram inklusive kostnadskalkyler. Underhållsprogrammet ska avse de åtgärder som B avser att genomföra under det kommande budgetåret/avse hela underhållsplanen och vara upprättat senast i november månad årligen. A7.23 Ramavtal (avropsavtal, årsavtal) A7.231 Upphandling av ramavtal För B:s räkning infordra offerter. hålla kontakt med anbudsgivare, utvärdera anbud, genomföra förhandlingar och beställa ramavtal med SL för felavhjälpande och planerat underhåll. A7.3 Jourtjänst, beredskap m m A7.31 Beredskap Tillhandahålla beredskap som säkerställer att akut underhåll i förvaltningsobjekten kan utföras utanför normal arbetstid. Definition av normal arbetstid redovisas under SF4.3 och insatstider under i SF4.32. F F F F A7.32 Jourtjänst Tillhandahålla jourtjänst som säkerställer att akut underhåll i förvaltningsobjekten kan utföras utanför normal arbetstid. F 28

21 _ Definition av normal arbetstid redovisas under SF4.3 och insatstider under i SF4.32. Ansvar rsättning A7.4 Myndighetsbesiktningar/-anmälningar Med myndighetsbesiktningar avses besiktningar som krävs enligt lagar. förordningar. myndighetsföreskrifter o d. Sådana besiktningar kan t ex avse: Hissar Kyl- och värmepumpanläggningar Ventilation (OVK) Brandlarm. sprinkler, brandsyn Handbrandsläckare Maskindrivna portar Tryckkärl Fastbränsle- och gasanläggningar lsäkerhet Skyddsrum Kontroll av vattenkvalitet i badbassänger Säkerhetsbesiktning av dragskap, ögon- och nödduschar Gymnastikredskap Ridaväggar Lingångar i scenutrustning A7.41 Avrop av myndighetsbesiktning Upprätta och uppdatera plan för bevakning av myndighetsbesiktningar. Bevaka tidpunkter och upphandla eller avropa de besiktningar som krävs enligt lagar. förordningar och myndighetsföreskrifter och ansvara för att de blir genomförda. F F A7.42 Medverkan vid myndighetsbesiktning Medverka vid besiktningar som krävs enligt lagar, förordningar och myndighetsföreskrifter i den utsträckning som erfordras. F A7.43 Tillhandahållande av underlag för myndighetsbesiktningar Tillhandahålla erforderliga underlag för myndighetsbesiktningar. A7.5 Administrera systematiskt brandskyddsarbetelsba) Dokumentera och sammanställa systematiskt brandskyddsarbete. Föra dialog med och leverera uppgifter till räddningstjänst och myndigheter. Hälla kontakt med och inhämta uppgifter frän hyresgäster/bostadsrättshavare/slutanvändare. F F 29

22 Ansvar i rsättning A8 SÄRSKILDA UTRDNINGAR OCH RÅDGIVNING Teknisk råd ivnin A8.11 System för energiuppföljning skall under entreprenadens två första år utarbeta förslag till uppföljningssystem avseende energioptimering. Den fastlagda modellen ska användas under de resterande åren i entreprenaden. B ska under entreprenadtiden ha full insyn och tillgång till systemet. Uppföljningssystemet ska administreras. rapporterar årsvis till B, insatser, effekter och uppnådda bes aringar Skadeutrednin ar Utreda orsak och detaljerad omfattning av uppkommen skada på fastighet i enlighet med krav från försäkringsbolag och m ndighet. F F A8.52 Utredningar om försäljning eller avveckling av fastigheter Lämna underlag om ekonomiska förutsättningar, hyresavtal, underhållsstatus, tekniskt och miljömässigt skick avseende exploateringsfastigheter i samband med försäljning. F Lämna underlag för utredning och analys av underhållstatus, tekniskt och miljömässigt skick avseende exploateringsfastigheter i samband med rivning. A8.6 Förvaltningsplaner A8.61 Upprättande och sammanställning av förvaltningsplaner Upprätta förvaltningsrapporter innehållande uthyrningsstatus, vakanser, media förbrukning och sammanställning av felanmälningar, en (1) gång/år. A9 A9.1 ÖVRIGT Sammanträden 30

23 Ansvar rsättpung A9.11 Beredning för sammanträden skall delge B det underlag som krävs för att B ska kunna föredra fastighetsärenden i kommunens nämnder, KS eller KF A9.13 Möten med hyresgäster/ slutanvändare skall hålla erforderliga möten med hyresgäster/slutanvändare A9.16 Katastrofkommitt skall om B önskar, medverka i B:s katastrolkommittå. A9.2 Försäkringar A9.21 Bevakning och upphandling A9.211 Bevakning av försäkringsmarknad och rådgivning Följa utbud och behov av försäkringar för förvaltningsobjekten och kontinuerligt ge rad till B avseende behov av försäkringar, försäkringarnas omfattning och premier. A9.212 Upphandling av försäkringstjänster 1 samråd med B upprätta förfrågningsunderlag, infordra offerter, hålla kontakt med anbudsgivare, utvärdera anbud och teckna försäkring för förvaltningsobjekten. A9.213 Bevakning av ROT-försäkring Bevaka att anlitat entreprenadföretag tecknar ROT-försäkringar i erforderlig omfattning, inför genomförandet av arbeten i fastigheterna. A9.22 Skadereglering Göra en första skadebesiktning av uppkomna skador i fastigheten, göra skadeanmälningar om försäkringsskador och medverka vid skaderegleringen i den utsträckning som erfordras i kontakten med försäkringsbolaget och informera B om de uppkomna skadorna. F F F F F F F A9.4 Katastrofplan Framtagande av katastrofplan för av B utsedda förvaltningsobjekt 31

24 _ Ansvar rsättning A10 PROJKTHANTRING Större projekt bör inte omfattas av ABFF utan hanteras inom ramen för ABK. Projektens konkreta genomförande regleras av AB och ABT. A10.1 Tjänster avseende drift A10.11 Drift- och underhållsinstruktioner Framtagande av driftinstruktioner omfattande det förvaltade beståndet A10.2 Tjänster avseende underhåll Här beskrivs medverkan vid genomförande av underhållsprojekt, främst mindre projekt av karaktären planerat underhåll. Avser främst nödvändiga förarbeten och projektledning. Övre gräns för projektets storlek i ekonomiska termer bör anges. A10.21 Besiktning Genomförande av besiktning inför genomförande av underhållsprojekt A10.22 Kostnadsberäkning Upprätta av kostnadsberäkningar avseende underhållsprojekt F Al 0.23 Finansiering, lån och subventioner För B:s räkning undersöka eventuella subventioner för underhållsprojekt F A10.24 Projektering Medverka vid upprättande av projekteringshandlingar och medverka vid val av tekniska lösningar för underhållsprojekt A10.25 Upphandling Upphandla entreprenör för genomförande av underhållsprojekt A10.26 Projektledning Val av upphandlingsform och arbetsfördelning mellan B och påverkar arbetsinsatsen och de arbeten som ska utföras. Vad projektledarrollen innebär ska klargöras avseende: F F 32

25 Fakturahantering Samordning av leverantörer Rapporteringskrav till B Rapportering av projektets fortskridande i förhållande till budget Medverkan och ansvar för besiktningar Ansvar ' rsätt- ; ning Företräda B som beställare och ro.ektledare i underhålls ro ekt A10.27 Relationshandlingar Medverka vid framtagande av relationshandlingar för underhallsprojekt F A10.3 Tjänster avseende om-, till- och nybyggnad Här beskrivs medverkan vid genomförande av större projekt som om-, till - och nybyggnad av investeringskaraktär. Avser främst nödvändiga förarbeten och projektledning för B:s räkning. Övre gräns för projektets storlek i ekonomiska termer bör anges. A10.31 Programarbete Medverka i nödvändigt programarbete för om-/till- /nybyggnadsprojekt F A10.32 Projektering Medverka vid upprättande av projekteringshandlingar och medverka vid val av tekniska lösningar för om-/till- /nybyggnadsprojekt A10.33 Upphandling Upphandla entreprenör för genomförande av om-/till- /nybyggnadsprojekt A10.34 Finansiering, lån och subventioner För B:s räkning undersöka eventuella subventioner för om-/till- /nybyggnadsprojekt F A10.35 Projektledning Val av upphandlingsform och arbetsfördelning mellan B och L påverkar arbetsinsatsen och de arbeten som ska utföras. Vad projektledarrollen innebär ska klargöras avseende: Fakturahantering Samordning av leverantörer Rapporteringskrav till B Rapportering av projektets fortskridande i förhållande till budget Medverkan och ansvar för besiktningar F 33

26 Företräda B som beställare och projektledare i om-/till- /nybyggnadsprojekt A10.36 Idrifttagning Ansvara för att om-/till-/nybyggnadsprojekt slutförs och överlämnas på ett korrekt sätt till förvaltnings- och driftorganisationen. Al 0 37 Relationshandlingar Medverka vid framtagande av relationshandlingar för om-/till- /nybyggnadsprojekt 34

27 35

28 Bilaga 1 Rutiner och instruktioner Regler för rutiner och instruktioner framgår av SF2.4 Tillhandahällanden. Grundregeln är att den som tillhandahåller en tjänst också ansvarar för rutiner och instruktioner för utförande av tjänsten. I Adm 06 reglerades detta i AO Allmänt men har i Adm 11 flyttats till SF2.4 Tillhandahållanden. I avvaktan på att detta förs in i en ny version av SF så redovisas nedan ett antal exempel på rutiner och instruktioner. Attestrutiner/utanordningsregler Rutin för kontering Rutin för hantering av likvida medel Rutin för avstämning av bokföring, reskontror och räkenskapsmaterial Rutin för budgetarbete, prognos och bokslut Rutin för hantering av moms Sekretessinstruktion Rutin för datasäkerhet Rutin för arkivhantering Inköpsrutiner Rutin för jourtjänst Rutin för redovisning i CAD Rutin för agerande i fall av störande hyresgäster Rutin för agerande i fall av utebliven eller försenad hyresbetalning Rutin för agerande i fall av onormalt slitage Rutin för krav på säkerhet o d för hyresgästers hyresbetalning Rutin för andrahandsuthyrning Rutin för agerande vid felanmälan/serviceanmälan Rutin och blanketter m m för felstatistik Rutin för hyresgäststyrt lägenhetsunderhåll Rutin för boendeinflytande Rutin för godkännande som medlem i bostadsrättsförening Rutin för utbetalning från inre fond (bostadsrättsförening) 36

29 Teknik och gränsdragningslista 11 Hjälpmedel för upprättande av beskrivning och gränsdragningslista av tekniska arbetsuppgifter inom fastighetsförvaltning

30 Förlag och distribution AB Svensk Byggtjänst Stockholm tel Synpunkter på denna publikation, liksom förslag till ändringar och kompletteringar inför nästa utgåva tas tacksamt emot av AFF FORUM FÖR FÖRVALTNING OCH SRVIC Mångfaldigande av innehållet i detta häfte, helt eller delvis, är enligt lagen om upphovsrätt förbjuden utan medgivande av AFF FORUM FÖR FÖRVALTNING OCH SRVIC AB Svensk Byggtjänst och AFF Forum för förvaltning och service Omslag: Beate Pytz Omslagsbild: Anders Wester Tryckt utgåva: ISBN

31 Förord Huvudsyftet med uppgraderingen av Teknik 06 till Teknik 11 har varit att det ska bygga på samma struktur som Adm 11. Uppdateringen av Adm 11 innebar bl a att gränsdragningslistan infogades. n följdeffekt av detta blev att Gränsdragningslista 06, som innehöll både Adm och Teknik, delvis blev inaktuell. Det blev också en obalans mellan nya Adm 11, som innehåller gränsdragningslista, och befintliga Teknik 06 som inte innehöll gränsdragningslista och som i stället hänvisade till Gränsdragningslista 06. Fördelarna med en sammanslagning av Teknik 06 och Gränsdragningslista 06 är främst att mängden dokument minskar och större tydlighet uppnås med minskad risk för motstridigheter. I Teknik 06 fanns en del texter om ersättningsregler. Dessa har plockats bort eftersom de inte hör hemma i ett beskrivningsdokument och återfinns i stället i den digitala versionen av Särskilda föreskrifter, SF 06. Den egenskapsbaserade funktionsentreprenadsmodellen, en av de två modeller för funktionsentreprenader som fanns i Teknik 06, har avvecklats. I övrigt har inte några större ändringar i sak genomförts i Teknik 11. Det handlar mest om redaktionella ändringar i de inledande rådgivande texterna. I och med utgivningen av Teknik 11 så upphör behovet av Gränsdragningslista 06. Teknik 11 har arbetats fram av en liten projektgrupp bestående av Per 011as Aff-kommittn och Tomas Malmberg Tom Hansson Bygg- och fastighetsutveckling AB. Aff-kommitffin har varit styrgrupp och remissinstans för projektet samt representerat beställare, leverantörer och konsulter varvid värdefulla synpunkter tillförts. Styrelsen i AFF Forum för förvaltning och service har följt projektet på nära håll. AFF uttrycker förhoppning om att dokumentet ska vara till nytta för branschen och ser fram emot att få ta del av användarnas synpunkter och erfarenheter inför det fortsatta arbetet med Aff. Stockholm i februari 2012 Lennart Andersson Gösta Gustavsson Anders Lindberg Carl-Johan Hansson Ulf Wretskog Lars Tauber Göran Werner Johan Lausing Klas Johansson Jan Mohlin Bengt Jildmalm Carina Qvamgård Christine Löfvenberg

32 Innehållsförteckning Förord 3 Inledning 7 Beskrivning av tekniska arbetsuppgifter baserade på åtgärdskrav kompletterade med funktionskrav 7 Råd och anvisningar 7 Förutsättningar för dokumentet 12 T Tekniska arbetsuppgifter 13 Övergripande krav för entreprenaden 13 T1 Utemiljö 15 T1.1 Vegetationsytor 15 T1.2 Markbeläggningar 33 T1.3 Fast utrustning på tomtmark 37 T1.4 Lös utrustning på tomtmark 48 T1.8 Diverse på tomtmark 49 T1.9 Övrigt på tomt 51 T2 Byggnad utvändigt 51 T2.1 Yttertak, skärmtak o d 51 T2.2 Fasader 56 T2.9 Övrigt byggnad utvändigt 63 T3 Byggnad invändigt 63 T3.1 Driftutrymmen 67 T3.2 Gemensamma utrymmen 69 T3.3 nskilda utrymmen 76 4

33 T3.4 Husgrunder 77 T3.5 Kallvindar 77 T4 VA-, VVS-, Kyl- och processmediesystem 78 T4.1 VA-, fjärrvärme-, fjärrkylnät m m i mark 78 T4.2 Försörjningssystem för flytande och gasformiga medier i byggnad 85 T4.3 Avloppsvattensystem i byggnad 103 T4.4 Brandsläckningssystem 105 T4.5 Kylsystem i byggnad 111 T4.6 Värmesystem i byggnad 114 T4.7 Luftbehandlingssystem 131 T5 lsystem 142 T5.1 lkraftsystem 143 T5.2 System för spänningsutjämning 151 T6 Tele- och datasystem 153 T6.1 Teletekniska säkerhetssystem 154 T6.2 Telesignalssystem 158 T6.3 Tele- och datakommunikationssystem 158 T6.8 Diverse teletekniska system 160 T7 Transportsystem 160 T7.1 Anläggningar för avfallshantering 160 T7.2 Hissar 161 T7.3 Rulltrappor och rullramper 162 T7.4 Lyftanläggningar 163 T7.8 Diverse transportanläggningar 163 T8 Styr- och övervakningssystem 164 5

34 Beskrivning av tekniska arbetsuppgifter baserade på funktionskrav 165 Råd och anvisningar 165 Förutsättningar för dokumentet 170 T Övergripande 173 T1 Utemiljö 177 T2 Byggnad utvändigt 184 T3 Byggnad invändigt 188 T4 VA-, VVS-, kyl- och processmediesystem 192 T5 lsystem 200 T6 Tele- och datasystem 204 T7 Transportsystem 207 T8 Styr- och övervakningssystem 210 Inledning Teknik 11 är ett hjälpmedel för att upprätta beskrivningar för tekniska arbetsuppgifter och gränsdragningar inom fastighetsförvaltning. fter bearbetning av Teknik 11 med strykningar och tillägg av text kan beskrivningen användas för att upphandla och träffa avtal om fastighetsförvaltning. Teknik 11 kan även användas för interna avtal d v s upprätta avtal mellan parter inom samma organisation. De inledande texterna i Teknik 11 är uppdelade i underrubrikerna "Råd och anvisningar" och "Förutsättningar för dokumentet". Råd och anvisningar är instruktiva texter för tillämpningen av Teknik 11 och ska inte finnas med i det teknikdokument som skapas av användaren. 6

35 Underrubriken Förutsättningar för dokumentet omfattar texter som normalt ska finnas med inledningsvis i själva beskrivningsdokumentet vilken ju blir en del av förfrågningsunderlaget. Teknik 11 är utformad så att denna text ligger som ett inledande avsnitt före tabellen med beskrivande texter och gränsdragningslistor. Det som står i Förutsättningar för dokumentet gäller för samtliga arbetsuppgifter som beskrivs i efterföljande tabell. Teknik 11 består av två alternativa tabeller för upprättande av beskrivningar för de tekniska arbetsuppgifterna. Den första tabellen används i huvudsak för utförarentreprenader där de tekniska arbetsuppgifterna baseras på åtgärdskrav kompletterade med funktionskrav. Den andra tabellen används för funktionsentreprenader där de tekniska arbetsuppgifterna baseras på funktionskrav. Beskrivning av tekniska arbetsuppgifter baserade på åtgärdskrav kompletterade med funktionskrav Råd och anvisningar Allmänt Denna del av Teknik 11 tillämpas för utförarentreprenader. Den kan även kompletteras med funktionskrav även om rekommendationen är att de delar av Teknik 11 som omfattar rena funktionsentreprenader i dessa fall bör tillämpas i första hand. Under varje kodad rubrik i denna beskrivningsmall finns möjlighet att formulera krav antingen som funktionskrav under rubriken Funktionskrav och/eller som Åtgärdskrav, dvs vad som ska göras och hur ofta. Åtgärdskraven formuleras under rubrikerna Tillsyn, Skötsel, Felavhjälpande underhåll och Planerat underhåll. Utförande och ersättning I Teknik 11 fastställs kraven på utförandet av kontraktsarbetena. Gränsdragningslistan är hjälpmedel dels för att bestämma vem som ansvarar för arbetsuppgifterna och materialanskaffning och dels för att fastställa ersättningsformen. Gränsdragningslistan är särskilt viktig då flera leverantörer samverkar inom samma förvaltningsobjekt. De arbetsuppgifter som ska ingå i entreprenaden markeras med ett L (vilket betyder leverantören) i kolumnen "Ansvar" på den rad som beskriver kod och rubrik. Innebörden av denna markering är att leverantören ansvarar för denna arbetsuppgift och ska utföra den i enlighet med den beskrivande texten. Om så önskas kan även andra aktörers ansvarsområden (t ex beställare, slutanvändare och sidoleverantörer) också anges i gränsdragningslistan som information till läsaren. De ersättningar som utgår för material och respektive arbetsuppgift anges i kolumnen "rsättning". De vanligast förekommande ersättningsmodellerna är fast (F) respektive rörlig ersättning (R). Det är dock fritt att tillämpa valfri ersättningsmodell t ex incitament och kombination av ersättningar. rsättningsreglernas utformning framgår av Särskilda föreskrifter och Kontraktet. Sammantaget är arbetsuppgifterna och gränsdragningslistan en specifikation av entreprenadens omfattning.

36 Utrymmen och system Teknik 11 omfattar drift och underhåll av installationssystem inklusive tillhörande rumsmonterade apparater och komponenter vilka återfinns i kapitlen T4 T8. Anordningar som inte tillhör något av systemen i kapitlen T4 T8, t ex fontäner, maskindrivna portar, grindar eller dörrar samt utrustningar av typen kylskåp, spisar, tvättmaskiner, torkskåp o d redovisas i kapitlen T1 T3. Kapitlet T2 och T3 omfattar byggdelar vilket i huvudsak omfattar ytskikten d v s tak (ytter- och innertak), vägg (och fasad), och golv. I detta ingår inredningsdetaljer och till ytskiktet normalt tillhörande byggdetaljer. xempel på det är golvlist, dörrfoder, fästen och snörasskydd. Om entreprenaden ska omfatta kompletta system d v s inklusive "ytskiktsdetaljer" som återfinns i de utrymmen systemen betjänar måste således texter användas dels från T3, dels från respektive installationstyp i kapitlen T4 T8. Dokumentets användning Fulltextdokument Beskrivningar av tekniska arbetsuppgifter för en entreprenad ska författas som fulltextdokument, d v s hänvisningar till koder, rubriker eller texter i Teknik 11 ska inte göras. Kalkyldata om förvaltningsobjektet avseende mängder och status ges i Objektbeskrivningen. Alternativa/kompletterande exempel på texter xemplen på texter i Teknik 11 kan antingen utgöra alternativ till varandra eller komplettera varandra. Då texterna utgör alternativ ska endast ett användas. Då de kompletterar varandra kan självfallet fler väljas. Observera att det är upp till författaren att själv ändra och komplettera texterna eller att författa helt nya. Kodstruktur Teknik 11 innehåller en kodad struktur som inte bör ändras. Däremot finns möjlighet att utesluta de koder och rubriker som inte är tillämpliga för den aktuella entreprenaden. Rubriker kan också läggas till på samma eller lägre nivå om de saknas i mallen. Om man inte behöver eller vill utnyttja den detaljerade kodstrukturen för objekt kan man sammanföra texter på högre nivåer. T ex texter som skulle kunna skrivas under T4.641 och T4.642 kan sammanföras under T4.64. Textstorlek Förslag till föreskriftstexter är skrivna med text i 10 punkters storlek (Arial) och med full spaltbredd. Råd och anvisningstexter är skrivna med text i 9 punkters storlek (Arial) och med mindre spaltbredd. 8