Brf Safiren 11 Styrelsens arbetsordning mandatperioden 2013/2014

Transkript

1 Brf Safiren 11 Styrelsens arbetsordning mandatperioden 2013/2014 Arbetsordning antagen vid konstituerande styrelsemöte den 10 juni 2013 Denna arbetsordning skall uppdateras varje år. Styrelsens ordförande är ansvarig för att så sker och att den uppdaterade arbetsordningen distribueras till övriga styrelsemedlemmar. Arbetsordningen distribueras också till förvaltare och valberedning och läggs ut på hemsidan. Styrelsens ansvar Styrelsen har ett gemensamt ansvar för föreningens verksamhet. Detta gäller också i de fall olika ledamöter har olika arbetsuppgifter i styrelsen. Ordinarie styrelseledamöter bör så snart som möjligt genomgå SBCs kurs "Ny i styrelsen" eller på annat sätt skaffa sig motsvarande kunskaper. Styrelsen skall inspektera fastigheten minst en gång om året och senast under oktober revidera underhållsplanen. Till underhållsplanen kopplas en finansieringsplan och långsiktig budget. Styrelsens möten protokollförs. Protokollen är inte allmänt tillgängliga. En sammanfattning av protokollet ges ut i form av Safiren-bladet som sätts upp i trapphusen senast en vecka efter sammanträdet Styrelsens ansvar regleras i flera lagar. De viktigaste är Bostadsrättslagen och Lagen om ekonomiska föreningar. Styrelsen bör känna till lagstiftningen. Styrelsens formella ansvar regleras också i föreningens stadgar. För styrelsen finns ett skadestånds- och straffansvar gentemot föreningen. Detta gäller ordinarie ledamöter samt suppleant som ersatt ordinarie ledamot vid beslutstillfället. När styrelsen beviljas ansvarsfrihet på årsstämman innebär det att medlemmarna avstår från att ställa skadeståndskrav. Styrelsen är kollektivt ansvarig för ekonomin i föreningen. Att föreningen uppdragit åt SBC att sköta den ekonomiska förvaltningen fritar inte styrelsen från ansvar. Senast den 15 april skall styrelsen överlämna årsredovisningshandlingar bestående av resultaträkning, balansräkning och förvaltningsberättelse till föreningens revisor. Styrelsen skall arbeta för att kostnaderna kan hållas så låga som möjligt i förhållande till rimlig kvalitet. För att möjliggöra detta krävs en noggrann kostnadskontroll. Styrelsens målsättning är att hålla månadsavgifterna så låga som möjligt. Styrelsen skall fastställa budget utifrån denna målsättning.

2 Det är styrelsens ambition att vid renoveringar bevara fastighetens tidstypiska funkisstil. Som hjälp vid färgval kan Björkstads konsulteras, samt vid behov även Stadsmuseet. Styrelsen skall löpande utvärdera sitt eget arbete samt det arbete som utförs av fastighetsförvaltare inklusive ekonomisk förvaltning och fastighetsskötsel. Styrelsen kan genom enkäter inhämta medlemmarnas åsikter om husets förvaltning och skötsel. Styrelsens arbete Styrelsemöten hålls ungefär en gång per månad (normalt måndagar) med uppehåll för sommaren. Kallelse med dagordning och underlag skall sändas ut per e-post senast fem dagar före mötesdagen. Inför beslutspunkter bör underlaget innefatta förslag till beslut. På konstituerande styrelsemöte väljer styrelsen ordförande (eller bekräftar stämmans val) samt fördelar ansvarsområden på övriga ledamöter. De fasta ansvarsområdena beskrivs nedan. Ansvar för ekonomi, drift, och underhåll samt medlemsfrågor fördelas mellan de ordinarie ledamöterna. För projekt kan tillfälliga arbetsgrupper bildas. Suppleanterna deltar i styrelsemötena. Suppleanter kan arbeta i permanenta eller tillfälliga arbetsgrupper. I arbetsgrupper kan också medlemmar som inte tillhör styrelsen ingå. Föreningens firma tecknas av två av ledamöterna tillsammans, vanligtvis ordföranden och den ekonomiskt ansvarige. Ordförande kan besluta om löpande kostnader upp till kr. Åtgärder över detta belopp skall, om de hastar, behandlas av styrelsen via e-post och protokollföras i efterhand. Styrelsens sammanlagda arvode är kronor. Under verksamhetsåret har beslutats att arvodet inte indexregleras (dvs förblir kronor) Fördelningen på de enskilda ledamöterna bestäms normalt vid verksamhetsårets sista sammanträde. Arbetsfördelning inom styrelsen Nina Sjöstrand (ordförande) Ordföranden är arbetsledare inom styrelsen och har det övergripande ansvaret för att styrelsens beslut verkställs samt att stadgar och lagar efterlevs. Är i kontakt med mäklare, myndigheter och på annat sätt föreningens ansikte utåt. Aktualiserar avtalen om fastighetsförvaltning senast i september. Justerar styrelsens protokoll tillsammans med ledamot som utsetts därtill samt lämnar synpunkter på Safirenbladet. Upprättar dagordning till styrelsemöte och distribuerar kallelse med dagordning.

3 Besvarar de brev som kommer till föreningen om inte annat beslutas. Attesterar fakturor tillsammans med ordinarie ledamot, här den ekonomiansvarige. Kontrollerar att fakturor från fastighetsförvaltare, SBC och fastighetsskötare är i överensstämmelse med ingångna avtal. Delegerar dessa uppgifter på lämpligt sätt under semesteruppehåll. Godkänner nya medlemmar tillsammans med den ekonomiansvarige, sänder överlåtelsehandlingarna till SBC samt förvarar själv en kopia. Ser till att fastighetsskötaren hos Kjellgrens maskingravyr beställer dörrskyltar och sätter upp dessa i samband med inflyttning. Förvarar de handlingar som inte sköts av den ekonomiansvarige samt har hand om huvudnycklar till fastigheten (för närvarande delegerat till Göran Palmer). Är behörig att beställa nyckel till centrallås till Kungsholms Kyrkoplan från Corells. Sänder in aktuella uppgifter om föreningen till Bolagsverket efter föreningsstämman. Föreslår att förvaltaren deltar i styrelsemöten när detta är påkallat med hänsyn till aktuella ärenden. Mottar och hanterar mail och skrivelser från medlemmar till föreningen. Ser till att det alltid finns uppgifter om styrelse och förvaltare på anslagstavlorna och att styrelsen har tillgång till aktuell förteckning med telefonnummer och e- postadresser. Administration Jessika Bohr (ledamot) För protokoll vid styrelsens sammanträden och ser till att protokollet skickas ut för justering senast 10 dagar efter mötet. Justerat protokoll från föregående möte skall i elektronisk form bifogas kallelsen till nästa möte, om det inte redan tidigare skickats ut. Sammanfattar i Safirenbladet beslut som tas i styrelsemöten. Safirenbladet skall anslås i båda trappuppgångarna senast en vecka efter styrelsemötet. Ansvarar för kontaktlista i gmail samt gmail-utskick av Safirenbladet. Vidtar förberedande åtgärder inför veckovisa möten med ordföranden. Skickar välkomstbrev till nya medlemmar när kontrakt har inkommit. Bevakar löpande uppsägningstider för föreningens avtal med olika leverantörer. Är kontaktperson för medlemmar på Kaplansbacken och personligen hälsar nya medlemmar välkomna med speciellt välkomstbrev inklusive viktig information. (Ansvarar för uthyrning av extra förråd.)

4 Är kontaktperson för medlemmar på Kaplansbacken och hälsar personligen nya medlemmar välkomna med speciellt välkomstbrev inklusive viktig information. Göran Palmer (ledamot) Tömmer regelbundet föreningens brevlåda. Ansvarar för att ordförande, ekonomiansvarig och administratör får den post som faller under respektives ansvarsområde. Ansvarar för användningen av fastighetens allmänna utrymmen. Med allmänna utrymmen avses källar- och vindsförråd, cykelförråd, tvättstugor, piskbalkonger, takterrass och innergård. Den ansvarige föreslår underhåll av dessa utrymmen samt föreslår åtgärder ifall gällande ordningsregler inte följs. Ombesörjer att cykelkällare regelbundet blir rensade från cyklar som ingen verkar ansvara för. Larmar vid behov klottersanerare och polisanmäler klotter (i samarbete med fastighetsskötaren). Är kontaktperson för medlemmar på Kungsholms Kyrkoplan och hälsar personligen nya medlemmar välkomna med speciellt välkomstbrev inklusive viktig information. Isak Kurt (suppleant) Ansvarar för nyckelhantering (terrassen, entréerna, vindsförråd etc) Ansvarar för myndighetskontakter och samordning vid försäkringsärenden. Eva Carlsson (suppleant) Håller medlemsförteckningen/kontaktlistan aktuell med telefonnummer och uppgifter om kontaktpersoner och eventuella extranycklar. Håller fortlöpande förteckningen Förvaltnings- och samarbetspartners aktuell som avser de avtal föreningen har med förvaltare, underentreprenörer, leverantörer av el, tele mm. och hyresgäster samt över besiktningar som skall göras. Denna förteckning är en bilaga till arbetsordningen. Ansvarar för uppdatering och vidareutveckling av föreningens hemsida, informationen till mäklare och kommunikationen med medlemmarna (med bistånd av Martin Agfors). Ombesörjer att fastighetsskötaren har tillgång till aktuella uppgifter om de boende i samband med flytt Håller listor för tvättstugorna uppdaterade och uppsatta i respektive tvättstuga. Fastighetstekniska frågor Ansvaret delas mellan Åke Fors (ledamot) och Göran Palmér (ledamot). Mats Waltré (suppleant) och Pär Nordström (suppleant) bistår vid behov.

5 De tekniskt ansvariga skall med hjälp av den tekniska förvaltaren löpande ge styrelsen en så god bild som möjligt avseende fastighetens tekniska standard. Ansvarar för att fastigheten inspekteras varje år för att fastighetens skick och status ska kunna bestämmas. Resultatet stäms av mot underhållsplanen. De ansvarar för att underhållsplanen uppdateras varje år. Ansvarar för att arbeten som utförts noteras. Byggdelar som är i bättre eller sämre skick noteras. Detta kan medföra förändringar av årtalen i underhållsplanen. Initierar även justeringar i underhållsplanen, åtminstone vartannat eller vart tredje år. Ser även till att kontinuerlig uppdatering av beloppen i underhållsplanen görs vart fjärde år. Deltar i eventuella besiktningar och är kontaktpersoner för den tekniske förvaltaren och firmor/uppdragstagare i samband med renoveringsarbeten. Ekonomi Per Sjöberg (ledamot) är ekonomiansvarig. Gör förslag till budget och långsiktig finansieringsplan som är kopplad till underhållsplanen i samråd med den ekonomiska förvaltaren. Följer kontinuerligt föreningens ekonomi i förhållande till budget. Gör delårsredovisningar i styrelsen två gånger per år. Är kontaktperson gentemot Handelsbanken, bevakar föreningens lån och föreslår vid behov omsättning eller återbetalning. Ansvarar för aktuell förteckning över föreningens lån. Bevakar att revision sker i vederbörlig tid, dvs senast en månad före föreningsstämman, samt har kontakt med revisorn. Är föreningens kontaktperson med SBC i ekonomiska ärenden. Granskar tillsammans med den tekniske förvaltaren fakturor som avser större reparationer. Kontrollerar att hyror och månadsavgifter betalas i tid. Ansvarar för föreningens handlingar rörande ekonomi. Arbetsgrupper Hemsida, samt frågor som rör IT, telefoni och TV Martin Agfors. Kontaktperson i styrelsen är Eva Carlsson (suppleant) Trädgård (föreslå åtgärder och förbättringar samt förbereda beslut för inför styrelsemöten) Lilian Bäckman och Lisbet Rudemo. Kontaktperson i styrelsen är Mats Waltré (suppleant), som också tar initiativ till städdagar. Banklånefrågor (aktuellt inför 2014 års stora renoveringar) Pär Nordström (suppleant). Informationsinhämtning och beredning av informations- och beslutsunderlag.

6 Förvaltning Mimmi Zetterstrln (Fastighetsägarna) är föreningens fastighetsförvaltare och arbetar på konsultbasis. Nedlagt arbete faktureras per timme. Mimmi Z deltar i styrelsemöten, när ordföranden kallar. Hon bistår styrelse och medlemmar med råd och stöd i allehanda förvaltningsfrågor. Avtalet löper årsvis per den 31 december 2011 och med tre månaders uppsägning. Driftia ansvarar för fastighetsskötsel enligt avtal. Rondering sker varje helgfri måndag, samt kort besök fredagar. I Driftias uppdrag ingår också att effektuera felanmälan från medlemmarna. Medlemmarna kan också privat anlita Driftia för olika sysslor mot timdebitering. Avtalet löper årsvis per den 31 december 2011 och med tre månaders uppsägning. SBC sköter föreningens ekonomiska förvaltning enligt avtal. Avtalet löper årsvis per den 31 december 2010 och med tre månaders uppsägning. Föreningen är medlem i Fastighetsägarna samt SBC, som erbjuder rådgivning per telefon i juridiska och tekniska frågor. Föreningens bank är Handelsbanken, Strandvägen 5B. Övriga avtal och kontakter förtecknas i bilaga till denna Göran Palmer förvarar fastighetens ritningar och är också behörig att beställa nyckel till centrallås. Valberedning Lisbeth Rudemo, sammankallande (Kungsholms Kyrkoplan) Yvonne Wendel (Kaplansbacken) Allan Lundgren(Kungsholms Kyrkoplan) Anders Gibson (Kaplansbacken) Valberedningen lämnar förslag till styrelse. Förslaget bör bifogas kallelsen till årsstämman. Medlemmar som är intresserade av att delta i styrelsearbetet uppmanas att ta kontakt med valberedningen