Förvaltningsplan för Ladok

Transkript

1 1 Förvaltningsplan för Ladok

2 2 1 INLEDNING Revisionshistorik Sammanfattning 3 2 FÖRVALTNINGSOBJEKTET Förvaltningsperiod Övergripande beskrivning Förvaltningens omfattning Avgränsningar Informationsflöde och systemsamband Övriga gränssnitt Miljö och teknisk plattform 5 3 FÖRVALTNINGSAKTIVITETER 5 4 MÅL OCH UFÖLJNING Mål för förvaltningen 6 5 FÖRVALTNINGSORGANISATION Ansvarsområden och roller Systemägare Systemansvarig Systemförvaltare Driftsansvarig Systemutvecklare Bemanning Användar-/Referensgrupper 8 6 RUTINER Ändringshantering 8

3 3 6.2 Felhantering Behörighetsrutiner 9 7 SÄKERHET 9 8 UTBILDNING 9 9 AVTAL 9 10 MALLAR/BLANKETTER REVISION 10 1 Inledning 1.1 Revisionshistorik Rev Datum Namn Kommentar Sammanfattning Syftet med förvaltningsplanen för Ladok är att klargöra hur förvaltningen ska utföras och styras under avsedd period (2009). Målgrupp för dokumentet är de som ansvarar för Ladok. Dokumentet ägs och förvaltas av systemägaren. 2 Förvaltningsobjektet 2.1 Förvaltningsperiod Förvaltningsplanen gäller för Övergripande beskrivning Ladok är det system som används för att dokumentera de studerandes närvaro och resultat inom högre utbildning. Systemet ägs av högskolorna tillsammans genom ett konsortium. Syftet är att underlätta det dagliga arbetet på institutioner och förvaltning, vid lokal och central planering samt vid uppföljning av studieresultat samt att trygga studentens rättssäkerhet. LW inkluderas i denna beskrivning.

4 4 2.3 Förvaltningens omfattning Ladok med tillhörande webbsidor, övriga programvaror Databas Externa kopplingar mot Slunik, assagen, HAT, MittSLU, NyA, CSN, SCB, studentportalen, Fronter, SLU-kurs, Neverlost, och studera.nu Teknisk drift Användarstöd & support Dokumentation, rutinbeskrivningar Avtal och överenskommelser Utveckling/Underhåll och förändringshantering Avgränsningar Slunik, passerkort, HAT, Ansti, MittSLU, NyA, CSN, SCB, studentportalen, Fronter, SLU-kurs, Neverlost, och studera.nu 2.4 Informationsflöde och systemsamband Studera. nu Slunik Fronter NyA SAR SLUkurs Ladok VHS CSN SCB Studentportalen HAT SLUdb W MittSLU W Ladok Webb assagen

5 5 2.5 Övriga gränssnitt Styrelse och förvaltning Använder systemet vid antagning, för att utfärda examina samt planera och följa upp verksamheten. Fakultetsnämnder (eller motsvarande) Arbetar med olika studieadministrativa beslut, till exempel beslut om tillgodoräknande av kurser, beviljande av studieuppehåll samt uppföljning och planering. Institutioner (eller motsvarande) Bokför alla registreringar och resultat på kurser, planerar kursutbud, gör uppföljningar, ger studievägledning. Studenter Använder systemet för begäran om intyg. Tar emot antagningsbesked och studiemeritförteckningar. Kan i allt fler studentportaler se sina studieresultat. Dessutom finns ett antal informationsmottagare utanför högskolan: Utbildningsdepartementet får från varje högskola årsredovisning, delårsrapport och underlag för Ladokbaserad "slutfaktura" för budgetåret. Högskoleverket samlar in uppgifter om verksamheten vid universitet och högskolor samt utvecklar en nationell databas. Riksrevisionen granskar registret i dess egenskap av källa för högskolans verksamhetsredovisning och "fakturaunderlag" för resurstilldelningen. Statistiska centralbyrån hämtar uppgifter till det centrala högskoleregistret för sin statistikproduktion. Centrala studiestödsnämnden får nästan dagligen uppgifter från högskolornas Ladoksystem för att kunna bevilja och betala ut studiemedel. CSN har också rätt att själva gå in och ta del av aktuella Ladokuppgifter. Cirka sådana frågor ställs varje år. 2.6 Miljö och teknisk plattform Uniface miljö. rogramspråk proc-code och Linux-server. 3 Förvaltningsaktiviteter Användarstöd d.v.s. utbildning, användardokumentation, information, stöd till användare (support)

6 6 Registervård d.v.s. uppdatera rutiner, användarhandböcker, användarregister och dokument härrörande till objektet. Behörighetsadministration lägga upp användarkonton m.m. i de fall det behövs. Förvaltningsstyrning administration, styrning d.v.s. fånga upp önskemål bland intressenter. Kvalitetssäkring kvalitetssäkringsarbete med bl.a. servicenivåer mm. 4 Mål och uppföljning Se avtal med ladokkonsortiet. 4.1 Mål för förvaltningen Att skapa utvecklings- och avvecklingsplaner. Att skapa bättre möjligheter att styra genom bättre uppföljningsmöjligheter Att skapa effektivare genomförande av förändringar genom bättre rutiner och miljöer för testning och utbildning Att nya alternativt reviderade användarutbildningar skall finnas tillgängliga vid införande av nya funktioner eller vid nya releaser Att dokumentationen kring objektet alltid skall vara uppdaterade Att en helpdesk/användarstöd skall finnas tillgänglig Att Ladok skall vara anpassad efter verksamhetens mål och dess utveckling 5 Förvaltningsorganisation 5.1 Ansvarsområden och roller Förvaltningen av Ladoksystemet är uppdelat i två organisationer: Verksamhetsförvaltningen och den tekniska förvaltningen. Verksamhetsförvaltningen arbetar på uppdrag av styrelsen och leds av förvaltningsledaren Jonas Brorsson. Verksamhetsföraltningen utgör högskolornas beställarorganisation. Ansvaret för den Tekniska förvaltningen ligger på VHS och den tekniske förvaltningsledaren Reijo Soréus. Han leder utförarorganisationen och förmedlar beställningar från Verksamhetsförvaltningen till Ladokenheten. Ladokenheten vid Umeå Universitet utgör den operativa delen av utförarorganisationen, och är de som utvecklar och förvaltar produkten Ladok.

7 Systemägare Systemägarens ansvarsområden: Övergripande ansvaret för systemet Fastställa organisation och roller som rör förvaltningsobjektet Ekonomiskt ansvar och ekonomisk uppföljning Ansvarig för juridiska frågeställningar kring systemet Tillse att lagar och förordningar och interna regelverk följs Normalt ägare av informationen i systemet Beslutsrätten vad gäller systemets användning Beslutar om resurser och medel inom ramen för budget Godkänna behörighetsstruktur och säkerhetsinstruktioner för förvaltningsobjektet Godkänna användarhandledning och dokumentation för förvaltningsobjektet Beslutar om policy för konton, rättigheter och behörigheter till systemet Systemansvarig Systemansvariges ansvarsområden: Verkställa beslut som systemägaren fattar Strategiskt ansvar för systemet Bevaka verksamhetens behov Följa upp användningen av systemet Styrning av systemförvaltningen Beställare av vidare- eller nyutveckling Hanterar beställningar av förändringar i driftavtal Hantera ändringsförfrågningar i systemet Leda arbetet med acceptanstester för att testa nya funktioner innan de driftsätts Godkänner funktionalitet för produktionssättning Ansvarar för kvalitetssäkring av informationen i systemet Ansvar för kontakter med systemansvariga för närliggande system, bevakar förändringar, informerar om förändringar i systemet Ansvarar för utbildning av helpdesk för kundstöd Ansvarar för utbildning kring systemets användning Ansvarar för att användardokumentation finns och är uppdaterad Ansvarar för att systemdokumentation finns och är uppdaterad Systemförvaltare Systemförvaltares ansvarsområden: Operativt ansvarig för systemet Helhetsperspektiv på systemets tekniska funktionalitet Ansvarig för systemadministration och styrtabellers underhåll

8 Driftsansvarig Driftansvarigs ansvarsområden: Hänvisning till SLA dnr its uu 2007/ Systemutvecklare Ladok-enheten. 5.2 Bemanning Roll Systemägare Systemansvarig Systemförvaltare Driftsansvarig Systemutvecklare Innehavare Roger ettersson Annica Kaljevic Ladok konsortiet It-stöd Uppsala universitet Ladokenheten 5.3 Användar-/Referensgrupper Ladok konsortiet. 6 Rutiner Alla rutiner sker i samråd mellan systemansvarig och systemförvaltare. 6.1 Ändringshantering Systemansvarig hanterar ändringsförfrågningar i Ladok, d.v.s rapporterar ändringen till ladokenheten i systemet JIRA. Nedan beskrivs flödet för en ändringsförfrågan: En ändringsförfrågan registreras i JIRA Områdesansvarige inom konsortiet analyserar och klassificerar ändringen för att kunna avgöra hur ändringen ska hanteras. När ändringen är gjord ska den testas. Testning sker på ladokenheten innan leverans till driftcentralerna. Leveransen läggs först in i testapplikationen. Systemansvarig testar leveransen innan produktionssättning. Systemansvarig godkänner ändringen för produktionssättning. Ändringen produktionssätts av driftcentralen och verifieras. 6.2 Felhantering Systemansvarig hanterar fel som uppstår i Ladok.

9 9 Fel rapporteras till systemansvarig Se vidare Behörighetsrutiner Systemansvarig underhåller behörigheter i Ladok. Behörig chef på institution eller motsvarande fyller i en behörighetsblankett Ändring av behörighet rapporteras till systemansvarig som uppdaterar behörigheter enligt direktiv Vid inaktivitet under 6 mån. tas behörigheten bort 7 Säkerhet Hänvisning till SLA- dnr its uu 2007/37. 8 Utbildning Följande utbildning erbjuds: En introduktionskurs innan användarnamn och lösenord erhålls krävs Hänvisning till regelsamling 9 Avtal Avtal med ladokkonsortiet samt driftcentral. 10 Mallar/blanketter Behörighetsmall finns hos systemansvarig 11 Revision Systemägaren är ansvarig för att uppdatera detta dokument när förändringar sker.