Carina Wikstrand DNR: MIUN 2016/2116 IT: 2016/009. Mittuniversitetets systemförvaltningsmodell

Transkript

1 Carina Wikstrand DNR: MIUN 2016/2116 : 2016/009

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund och syfte Avgränsningar Förvaltningsobjekt Definition Objektsfamilj Förvaltningsplan Service Level Agreement (SLA) Organisation och roller Förvaltningsobjektets organisation Systemägarråd Förvaltningsmöten Årlig styrning Mötesforum Etablering av system Utveckling och förändringshantering... 9 Bilaga 1. Objektskarta

3 1 Inledning 1.1 Bakgrund och syfte reviderades senast , dnr MIUN 2006/694. Sedan dess har organisationer och arbetssätt förändrats och det finns nya synsätt gällande systemförvaltning. Syftet med en systemförvaltningsmodell är att ge en god balans mellan verksamhetens krav och våra -systems möjligheter. En gemensam modell ska skapa en enhetlig organisation av systemen vid lärosätet liksom tydliga ansvar och roller. Det ska också leda till en gemensam prioritering av utvecklingsresurser inom lärosätet. I systemförvaltningsmodellen ska definieras vad som ska förvaltas. Det görs i form av en objektskarta som hålls uppdaterad. Det ska även finnas förvaltningsplaner som innehåller en beskrivning av hur objekten ska förvaltas, vilken ansvarsorganisation som finns beslutad och vilka roller som ingår i förvaltningen. I förvaltningsplanerna ska det finnas en årsplanering för de olika objekten. Modellen ska gälla för existerande system och även användas vid införande av nyutvecklade eller nyanskaffade system. 1.2 Avgränsningar innehåller inte den del av förvaltningsobjektet som utgörs av verksamhetens processer och hur dessa ska vara sammansatta och bemannade. 2

4 2 Förvaltningsobjekt 2.1 Definition Begreppet system är ofta relaterat till de tekniska komponenterna i ett -system; programvara, servrar etc. Även de förvaltningsprodukter som är förknippade med ett system bör ingå i förvaltningen. Det handlar om användarsupport, utbildning, kravfångst, utvecklingsprioritering, användbarhet och design etc. Därför kommer begreppet förvaltningsobjekt användas istället för att tydliggöra denna vidare definition. 2.2 Objektsfamilj Förvaltningsobjekt som är nära relaterade till varandra, har integrationer med varandra eller hanteras i samma organisatoriska enheter kan samlas i en objektsfamilj. En objektsfamilj kan ha samstyre med hjälp av en särskilt styrgrupp om behov finns att samordna förvaltningen eller utvecklingsinsatserna inom familjen. 2.3 Förvaltningsplan För varje förvaltningsobjekt ska det finnas en upprättad förvaltningsplan. Detta ska vara ett styrdokument med årlig översyn och revidering. I förvaltningsplanen ska följande ingå: Statiska delar som uppdateras vid behov En övergripande beskrivning av förvaltningsobjektet En beskrivning över samband och integrationer med andra system Verksamhetskritisk nivå på förvaltningsobjektet Miljö och teknisk plattform Förvaltningsobjektets organisation och bemanning Information om avtal med tekniska leverantörer Säkerhetsrutiner Delar med årlig uppdatering Årliga aktiviteter Utvecklingsplan med planerad utveckling och underhåll i absolut närtid (idag), den närmaste tiden (imorgon) eller i en framtid (senare) Utbildningar som erbjuds Avtal Budget 2.4 Service Level Agreement (SLA) SLA är ett serviceavtal mellan teknik- och verksamhetsområdet och avtalar ansvarsfördelningen mellan dessa båda parter. SLA integreras som en del av förvaltningsplanen. 3

5 3 Organisation och roller 3.1 Förvaltningsobjektets organisation Organisationen kring ett förvaltningsobjekt ser ut enligt följande bild: De olika rollerna och dess ansvarsområden i organisationen beskrivs nedan uppdelat på verksamhetsdelen och teknikområdet Verksamhet n utses av ordförande i systemägarrådet och har det övergripande ansvaret för förvaltingsobjektets förvaltning. Här fattas de avgörande besluten avseende ny- och vidareutveckling inom ramen för resurstilldelningen till avdelningen. ns ansvarar för att: Fastställa förvaltningsorganisationen för förvaltningsobjektet Tilldela resurser till förvaltningsobjektet inom den egna delen av organisationen I samråd med -ansvarig besluta förvaltningsplanen Prioritera de ekonomiska resurserna inom det egna verksamhetsområdet I samråd med -ansvarig besluta om utveckling i frågor om ny funktionalitet och frågor i samband med systemförändringar som inte behöver lyftas till systemägarrådet Godkänna behörighetsstrukturer och säkerhetsinstruktioner Godkänna användarhandledning och annan dokumentation Förvalta avtal kring förvaltningsobjektet 4

6 Den systemansvarige utses av systemägaren och har ansvar för den dagliga användningen av förvaltningsobjektet. ansvarar för att: Dokumentera och sprida information om förvaltningsobjektet Dokumentera fel och buggar Prioritera inom förvaltningsplanen Fånga upp och sammanställa krav på förändring och utveckling från användare och lyfta dessa till systemägaren, ev. i samarbete med användarråd Bedriva användarsupport utifrån ett verksamhetsperspektiv Planera och realisera utbildningar efter behov Ansvara för övergripande användar- och behörighetsadministration Leda arbete med användartester av nya funktioner Upprätta utkast till förvaltningsplan Superanvändare Vissa system som har stor spridning i organisationen kan ha s.k. superanvändare som sorterar under den systemansvarige. Dessa kan då agera kanal mellan denne och användarna och kan bedriva en del av support och kravfångst gentemot vissa användargrupper. Superanvändare ansvarar för att: Ge support till användare i verksamheten Samla in krav och önskemål från användare och föra dem vidare till systemansvarig Delta i testning av nya funktioner Användarråd/Referensgrupp Ett förvaltningsobjekt kan ha ett eller flera användarråd eller referensgrupper. Användarråd eller referensgrupper består av representanter från användarna och är ett forum för att samla in önskemål och synpunkter samt att prioritera bland dessa. Deltagarna i användarråden ska komma från ett lämpligt urval av de delar av verksamheten som nyttjar förvaltningsobjektet. Ordförande i användarråden bör vara den systemansvarige och finns utsedda superanvändare ska även dessa ingå. I gruppen bör även -förvaltningsledare delta vid behov eller -specialist utsedd på uppdrag av -förvaltningsledare. De förvaltningsobjekt som grupperas tillsammans i en objektsfamilj kan, om behov finns ha särskilda styrgrupper för objektsfamiljen. Detta är av särskild vikt för förvaltningsobjekt där förändringar och utveckling har stor påverkan på andra, närliggande förvaltningsobjekt. Användarråden ansvarar för att: Samla in krav och önskemål från användare och föra dem vidare till den systemansvarige Delta i prioritering av utveckling och underhåll inom förvaltningsplanens ramar Delta i testning av nya funktioner 5

7 3.1.2 Teknik ansvarig Den -ansvarige tillhör teknikområdet och har ansvar för hur förvaltningsobjektets tekniska delar fungerar. -ansvarig samverkar med systemägaren och systemansvarig avseende drift- och resursfördelningen och är huvudansvarig för förvaltningsobjektets -komponenter. -ansvarig ansvarar för att: I samråd med systemägaren godkänna förvaltningsplanen Tilldela resurser till förvaltningsobjektet inom den egna delen av organisationen I samråd med systemägaren besluta om utveckling i frågor om ny funktionalitet och frågor i samband med systemförändringar som inte behöver lyftas till systemägarrådet Rutiner för back-up och säkerhetskopiering uppfyller systemägarens krav Besluta om behörighetsstrukturer och säkerhetsinstruktioner Säkerställer att systemägarens krav på tillgänglighet tillgodoses Ge teknisk rådgivning till systemägaren Servrar och nätverk har tillräcklig kapacitet förvaltningsledare -förvaltningsledaren tillhör teknikområdet och har den tekniska kompetensen kring förvaltningsobjektet. n inom teknikområdet har tillsammans med den systemansvarige ansvar för att den dagliga driften upprätthålls i överenskommelse mellan systemägaren och den ansvarige. -förvaltningsledaren ansvarar för att: Tillsammans med -specialist/-er upprätthålla den dagliga driften av förvaltningsobjektet Tillhandahålla teknisk support till systemansvariga och användare Samordna -specialister och driftansvariga Uppdatera programvaror och operativsystem på servrarna Ta back-up och kontrollerar loggar Driftdokumentation finns tillgänglig Övervaka processer inom systemet Bedriva användarsupport utifrån ett tekniskt perspektiv Hålla förvaltningsmöten med systemägaren specialist/driftansvariga -specialisten är driftverksamhetens representanter inom förvaltningsorganisationen. Ett förvaltningsobjekt kan ha flera -specialister. -specialisterna ansvarar för: Tillsammans med -förvaltningsledare upprätthålla den dagliga driften av förvaltningsobjektet Bistå -förvaltningsledare i dess ansvarsområden Utföra förvaltningsaktiviteter på uppdrag av -förvaltningsledare Omvandla verksamhetskrav till systemkrav 6

8 3.2 Systemägarråd Systemägarrådet består av samtliga förvaltningsobjekts systemägare och -ansvarig. Ordförande i rådet är förvaltningschefen. Gruppen ska ha en övergripande bild av samtliga förvaltningsobjekt och ska behandla integrationsfrågor och samband mellan system. Införskaffande eller utveckling av nya förvaltningsobjekt eller moduler till befintliga objekt ska alltid lyftas i systemägarrådet och i ev. berörda objektsfamiljers styrgrupper redan i planeringsfasen. Systemägarrådet ansvarar för: Att förvaltningsobjektens årliga utvecklingsplaner som ingår i förvaltningsplanerna samlas i en årsplanering för förvaltning och utveckling för samtliga förvaltningsobjekt Prioritering och beslut av -resurser Prioritering och beslut av medel för genomförande Större driftrelaterade ärenden Systemöverskridande frågor/beroende mellan system Säkerställa att förändringar och utveckling i ett förvaltningsobjekt inte negativt påverkar andra objekt. Övriga betydande frågor som rör flera system 3.3 Förvaltningsmöten Förvaltningsmöten hålls mellan den systemansvarige och -sidans förvaltningsledare. Mötesintervallen kan variera beroende på objektets storlek och omfattning, alltifrån månadsvisa eller tätare möten till möten varje kvartal, halvår eller helår. Vid förvaltningsmötena behandlas: Förvaltningsobjektets nuläge Driftrelaterade frågor kopplade till förvaltningsobjektet Öppna ärenden relaterade till förvaltningsobjektet Pågående och planerad utveckling Ekonomisk uppföljning Övriga frågor med koppling mellan verksamhets- och -sidan Uppdrag till -sidan som rör ett förvaltningsobjekts underhåll, drift eller utveckling ska dokumenteras och undertecknas på en särskild beställningsblankett som tas fram inom kort. 7

9 4 Årlig styrning Den årliga styrningen av förvaltningsobjektet och dess aktiviteter sker i förvaltningsplanen. Där ska kommande förändringsarbete och utveckling som sker både inom ordinarie verksamhet och inom utvecklingsprojekt anges. Den årliga revideringen av förvaltningsplanen ska samordnas med ordinarie verksamhetsplaneringsprocess vid universitetet. I detta ingår att planera resurser inom den verksamhetsnära sidan och inom teknikområdet. Prioritering av nya utvecklingsaktiviteter utöver ordinarie driftsbudget sker i systemägarrådet. Omprioritering av pågående verksamhet inom ordinarie budget eller tilldelad projektbudget sker av systemägaren. 4.1 Mötesforum De mötesfora som bör finnas inom förvaltningsorganisationen är följande: Systemägarråd, se tidigare beskrivning och ansvarsområde Eventuella objektsfamiljeråd ifall behov finns Förvaltningsmöten mellan systemansvarig och -förvaltningsledare Användarråd eller referensgrupp Dess årliga mötesfrekvens ska anges i respektive förvaltningsplan liksom vem som är sammankallande. 5 Etablering av system För varje förvaltningsobjekt ska finnas: Upprättad förvaltningsorganisation innefattande utsedda: Ev. behov av Superanvändare Användarråd/referensgrupp -ansvarig -förvaltningsledare -specialist/driftansvarig Upprättad förvaltningsplan enligt mall Service Level Agreement, serviceavtal mellan verksamhet och teknik, ingår som del i förvaltningsplanen 8

10 6 Utveckling och förändringshantering Ett förvaltningsobjekt ska ständigt svara mot verksamhetens krav och detta kräver löpande förändringsarbete och utveckling. Detta förändringsarbete kan beroende på omfattning och komplexitet genomföras inom ordinarie verksamhet och underhåll eller som särskilda utvecklingsprojekt. Ett förändringsarbete inleds med att den systemansvarige samlar in och fångar upp synpunkter och utvecklingsbehov från användare, främst via användarråd och referensgrupper. Behov av förändring och utveckling förs vidare till systemägare. Behov av förändringar i den tekniska miljön fångas upp av -förvaltningsledare och framförs till systemägaren. Om det finns krav från andra system som påverkar förvaltningsobjektet ska detta fångas upp i systemägarrådet. Beroende på hur omfattande och kostsamt en utveckling eller förändring bedöms kan den genomföras som antingen: Utveckling inom ordinarie verksamhet och budget Ett eget utvecklingsprojekt med särskilt äskade medel Inte genomföras alls 9

11 Bilaga 1. Objektskarta Bilaga, levande Lista över de förvaltningsobjekt som identifierats vid Mittuniversitetet. Förvaltningsobjekt Uppdelade i objektsfamilj Studieadministration ansvarig LADOK MS EÖ NN YY Månad NyA XX XX Halvår Atlas NN XX Kvartal Forskningsdatabasen Schema KS Extern samverkan ansvarig Alumni Text/tal Text/tal Informationssökning och publicering ansvarig Aleph NN XX Primo NN XX SFX NN XX DiVA Lifeway Webb Utbildningsmiljö ansvarig Moodle NN XX Urkund NN XX Kaltura NN XX Ledning och styrning ansvarig Diver HS XX Retendo HS XX IBP HS XX Gemensamma webbkanaler ansvarig WordPress NN XX EPIServer NN XX NN XX 10

12 Ekonomi Systemäg are Systeman svarig ansvarig Agresso NN XX Hypergene NN XX NN XX Lokaler och säkerhet ansvarig Passer- och nyckelhanteringssystem NN XX NN XX NN XX Tele och servicecenter System- System- - Förvaltnings- ägare ansvarig ansvarig ledare TouchPoint NN XX NN XX NN XX -plattform ansvarig NN XX Systemutvecklingsstöd ansvarig NN XX Datorarbetsplats ansvarig NN XX 11