pm 3 version 2.0 Cecilia Åkesson, På AB Copyright På AB

Transkript

1 pm 3 version 2.0

2 Vad är pm 3? pm 3 är en förvaltningsstyrningsmodell vars syfte är att organisera vidmakthållande och vidareutveckling så att det kan bedrivas på ett affärsmässigt sätt. Med hjälp av pm 3 fastställs bl.a. beslutsmandat, beslutsforum, ansvarsroller och uppföljning för organisationers totala mängd förvaltningsobjekt. pm 3 är därmed en IT-governancemodell för vidmakthållande och vidareutveckling och utgör en del av en organisations IT-governanceramverk.

3 Snabbfakta om pm 3 pm 3 -perspektiv Modellen har en pragmatisk grundsyn och organisationer skall själva kunna implementera modellen! pm 3 står för på maintenance management model Produktpaketerades hösten 2006 Innehåller modellbeskrivning, metoder och verktyg (mallar) Teoretisk grundad och praktisk erfaren Betraktas som branschstandard Certifieringar möjliga via Dataföreningen Tillgänglig på svenska och engelska Utvecklas kontinuerligt genom forskning och erfarenheter

4 Nytta med pm3 Utvecklingsprojekt styrs och genomförs ofta framgångsrikt enligt Projektstyrningsmodeller. Motsvarande styrbarhet och kontroll kan uppnås för förvaltningsuppdrag genom att använda pm 3. Fördelar med pm 3 : Stabilitet i produktion säkras samtidigt som vidareutveckling utförs löpande Fokus flyttas från tekniska lösningar och leverantörer till ökad verksamhetsnytta Ett antal/fåtal ansvarsroller säkrar prioriteringen mellan olika verksamhetsbehov Förvaltningsstyrning blir en naturlig del av organisationens agenda

5 Syftet med pm 3 är att organisera systemförvaltningsverksamhet så att den kan bedrivas på ett affärsmässigt sätt.

6 Affärsmässighet, vad innebär det? VERKSAMHET TEKNIK ANV ADB Köparens ansvar: Att hitta bästa lösning för sin köpare KUND LEVERANTÖR Säljarens ansvar: Att ge köparen det den behöver KÖPARE SÄLJARE Fokusera det gemensamma uppdraget - AFFÄREN

7 Vad är förvaltningsverksamhet? Förvaltning i pm 3 innebär att kontinuerligt stödja, vidmakthålla, vidareutveckla och tillgängliggöra förvaltningsobjekt för att leverera nytta till olika verksamheter. Stabilitet & förändring

8 Förvaltningsaktiviteter i samband med förvaltning Förvaltningsaktivitet Förvaltningsstyrning Användarstöd Ändringshantering Daglig IT-drift och underhåll Definition/Exempel Avser åtgärder för att styra och förbättra förvaltningsverksamheten i syfte att uppnå överenskomna mål för förvaltningsobjektet. Exempelvis; Prioritera ärenden Besluta om förvaltningsplan Planera och fördela arbetsuppgifter i förvaltningsorganisationen Avser såväl reaktiva som proaktiva åtgärder i syfte att stödja användare och öka deras kunskap om förvaltningsobjektet. Syftet är att vidmakthålla och vidareutveckla användares kunskap om förvaltningsobjektet. Exempelvis; Besvara frågor och ta emot felanmälan från användare Uppdatera användardokumentation Utbilda användargrupper Avser åtgärder i syfte att hantera förbättringsåtgärder och ändringar som initieras i förvaltningsobjektet och dess omvärld. Exempelvis; Genomföra kostnads-/intäktsanalys för ändringar Genomföra och testa ändringar Releaseplanera Avser åtgärder för kontinuerlig hantering av IT-system och teknisk infrastruktur i syfte att göra i objektets ingående IT-system tillgängliga för användare. Exempelvis; Felsöka och problemhantera Ta back-up Övervaka

9 Förvaltningsverksamhet Objektverksamhet Förvaltningsverksamhet IT-verksamhet A B C D A) Objektverksamhet B) Verksamhetsnära förvaltning C) Förvaltningsstyrning D) IT-nära förvaltning E) IT-verksamhet E pm 3 -perspektiv Framgångsrik organisering kräver att man skiljer mellan verksamhet och organisation

10 Tydliggjort förvaltningsuppdrag pm 3 -perspektiv Det är lämpligt att samorganisera vidmakthållande och viss Förvaltning Utveckling vidareutveckling! Vidmakthållande Vidareutveckling Nyutveckling

11 Modellkomponenter pm 3 Effektiva förvaltningsobjekt beskrivna i en förvaltningsobjektarkitektur (FOA) pm 3 -perspektiv Linjeorganisationen är inte tillräckligt kraftfull som styrmedel för förvaltning! Tydliga förvaltningsuppdrag samlade i en förvaltningsportfölj Affärsmässiga förvaltningsorganisationer med förvaltningsledare, OF-styrgrupper och FOA-styrgrupp Beskrivna, förstådda och accepterade förvaltningsprocesser

12 Effektiva förvaltningsobjekt ) Objektverksamhet 2) Förvaltningsprodukt 3) IT-komponent 4) Teknisk plattform IT-stöd

13 Effekten av IT-fokuserad förvaltning Risk att verksamheten får ett haltande IT-stöd

14 Effektiva förvaltningsobjekt Innehåller förvaltningsprodukter och IT-komponenter Kan vara av typerna kärn-, stöd- eller IKT-objekt Kan vara verksamhetsorienterade, grunddataorienterade eller infrastrukturella Avgränsar tillsammans med målen förvaltningsuppdraget Närliggande förvaltningsobjekt bildar objektfamiljer med gemensam styrning

15 Modelleringsprinciper och instrument Verksamhet alternativt produkt/tjänst är primära indelningsgrunder för effektiva förvaltningsobjekt Ett IT-system kan bara tillhöra ett förvaltningsobjekt (undantag modulära IT-system) e-tjänsteapplikationer och standardapplikationer fördelas på respektive förvaltningsobjekt Enterprise Architechture är ett bra instrument i modelleringsarbetet

16 Förvaltningsobjektarkitektur - Nivå 1 Objektfamiljer Produkt/tjänst 1 Produkt/tjänst 2 Produkt/tjänst 3 Kärnverksamhet Stödverksamhet IKT- verksamhet

17 Förvaltningsobjektarkitektur - Nivå 2 Förvaltningsobjekt Produkt/tjänst 1 Produkt/tjänst 2 Produkt/tjänst 3 Kärnverksamhet Förvaltningsobjekt 1 Förvaltningsobjekt 2 Förvaltningsobjekt 3 Förvaltningsobjekt 4 Förvaltningsobjekt 5 Objektfamilj A Stödverksamhet IKT- verksamhet Förvaltningsobjekt 6 Förvaltningsobjekt 7 Förvaltningsobjekt 8 Förvaltningsobjekt 9 Förvaltningsobjekt 10 Objektfamilj B Objektfamilj C

18 FOA hos Landstinget nivå 1 Kärnverksamhet Stödverksamhet IKT- verksamhet Vårdadministration Administrativt stöd Teknisk infrastruktur

19 FOA hos Landstinget nivå 2 Ambulans Op. planering Obstetrik Bild & Funktion Tandvård Labb Kärnverksamhet Gemensam vårdadministration Avvikelse Vårdadministration Personal Stödverksamhet Produkt- och tjänsteförsörjning Ekonomi Webb Administrativt stöd Datalager IKT- verksamhet Kommunikation Klient/server Teknisk infrastruktur

20 HR-förvaltningen enligt pm 3 Objektverksamhet Förvaltningsverksamhet IT-verksamhet Rekryterade medarbetare Utbetald lön mm. Förvaltningsprodukter Regelanpassade beräkningsfunktioner & nyckeltal Dokumentportfölj för HR Rekryteringsstöd Kunskapsstöd IT-komponenter PA-systemet PA-rekryt Egenrapportering Kul & bus

21 Webbförvaltning enligt pm 3 Objektverksamhet Förvaltningsverksamhet IT-verksamhet En attraktiv webbplats genom; Korrekt och aktuell information som är lättillgänglig för målgruppen Tillgängliga e-tjänster Grafisk profil Förvaltningsprodukter Tillgänglig e-kanal e-profil för publicering och exponering Webbplatsgemensamma e-tjänster Målgruppsanpassat kunskapsstöd IT-komponenter Extern webbplats Intranät Plattformskomponenter Webbserver etc

22 Tydliggjort förvaltningsuppdrag Förvaltningsaffärens parter har skapat ett gemensamt uppdrag (förvaltningsplanen) Ansvaret är fördelat mellan förvaltningsparternas olika specialister Uppdraget är beskrivet med hjälp av målformuleringar Målen godkänns varje år av uppdragsgivarna Förvaltningsorganisationens roller ansvarar för att löpande lösa hur målen uppnås Den totala mängden förvaltningsuppdrag beskriv en förvaltningsportfölj

23 Affärsparter M Objektverksamhet Verksamhetsnära förvaltning IT-nära förvaltning Externa leverantörer A R Hårdvara K Mjukvara N Konsulter A D Drift

24 Affärsmässiga förvaltningsorganisationer VERKSAMHET IT SÄ ANVÄNDARE KUND ADB LEVERANTÖR KÖPARE SÄLJARE

25 Affärsmässiga förvaltningsorganisationer PART NIVÅ BUDGET BESLUT VERKSAMHETSNÄRA FÖRVALTNING IT-NÄRA FÖRVALTNING BESLUTFORA Objektägare Objektägare IT OF-styrgrupp Förvaltningsledare Förvaltningsledare IT Förvaltningsledning OPERATIV Objektspecialister IT-specialister

26 Beslutsfora FOA-styrgrupp OF-styrgrupp objektfamilj 1 OF-styrgrupp objektfamilj 2 OF-styrgrupp objektfamilj 3 Förvaltningsledningar per objekt

27 Beslutsfora för Ambulansobjektet Styrgrupp Ambulans Förvaltningsledning Ambulans

28 Beslutsfora för objektfamilj Vårdadministration Styrgrupp Vårdadministration Förvaltningsråd Ambulans Op. planering Obstetrik Bild och funktion Labb Förvaltningsledningar Tandvård Gemensam vårdadm. Avvikelse

29 Beslutsfora för Landstingets FOA Landstingets Ledningsgrupp Beredningsgrupp IT Styrgrupp Vårdadministration Styrgrupp Administrativt stöd Styrgrupp Teknisk infrastruktur Förvaltningsledningar per objekt

30 Att bedriva systemförvaltning på ett affärsmässigt sätt Här styrs, prioriteras och samordnas förvaltningen för hela objektfamiljen. FOA-STYRGRUPP Här beslutas och prioriteras hela förvaltningsportföljen. Förslag till förvaltningsplaner Ändringskrav utom plan Periodiska rapporter Beslutsunderlag Beslutade förvaltningsplaner Omprioriteringar OF-STYRGRUPP beslutar om FÖRVALTNINGS- FÖRVALTNINGS- GRUPP FÖRVALTNINGS- GRUPP LEDNING Prioriterar och beslutar om Uppdrag inom förvaltningsplan Uppdrag utom förvaltningsplan Här styrs och prioriteras aktiviteter per förvaltningsobjekt. krav införande införande Förvaltningsobjekt som påverkas av samma uppdrag utom plan ingår ofta i samma objektfamilj.

31 Uppdragsbaserad förvaltningsportfölj Uppdragsportfölj Linjeorganisation Projektportfölj Utvecklingsuppdrag 1 Utvecklingsuppdrag 2 Projektorganisation 4 Styrgrupp Projektledning Utvecklingsuppdrag n Utvecklingsuppdrag 6 Organisationens ledning Huvudkontor Utvecklingsuppdrag 3 Utvecklingsuppdrag 4 Utvecklingsuppdrag 5 Förvaltningsportfölj Förvaltningsuppdrag 1 Förvaltningsorganisation 4 OF-styrgrupp Förvaltningsuppdrag 2 Förvaltningsledning Förvaltningsuppdrag n Förvaltningsuppdrag 6 Affärsområden Juridik Produktavdelning A-C Administrativ avdelning IT-avdelning Förvaltningsuppdrag 3 Förvaltningsuppdrag 5 Förvaltningsuppdrag 4

32 Beskrivna förstådda och accepterade förvaltningsprocesser HUVUDAKTIVITETER Förvaltningsstyrning Användarstöd Ändringshantering FÖRVALTNINGSPROCESSER Process för målstyrning (delmängd av förvaltningsstyrning) Process för problembaserat användarstöd (delmängd av användarstöd) Process för ändringshantering Daglig IT-drift och underhåll Process för driftrelaterad felhantering (delmängd av daglig IT-drift och underhåll)

33 Process för målstyrning Nulägesbeskrivning Utformning av nya mål Beräkna tekniska, verksamhetsmässiga samt övriga resurser Korrigering Icke godkänt Avstämning Beslut om förvaltningsplan Intern upphandling Extern upphandling

34 Att införa pm 3 Att införa pm 3 innebär att säkerställa modellkomponenterna. Detta kan göras i en organisation som helhet på ett specifikt förvaltningsobjekt

35

36 Kunskapsinitiativet om systemförvaltning Professionellt nätverk med drygt 40 medlemmar Startade 2008 Samarbete mellan På AB och Linköpings Universitet Utvecklar innovativ och ny kunskap om systemförvaltning genom forskning och erfarenhetsutbyte Fas ett pågår tom Fas två är ( ) på planeringsstadiet

37 Pågående KI-projekt Arkitekturell systemförvaltning Överlämning mellan projektorganisation och förvaltningsorganisation Förvaltning av IT-infrastruktur Finansiering av förvaltningsverksamhet ROI för införande av förvaltningsmodeller Att införa en förvaltningsmodell Nyckeltal för systemförvaltning