pm3 och agila metoder

Transkript

1 :s koppling till och agila metoder Struktur och lättrörlighet i samverkan Frågeställningar I våra roller som organisationskonsulter har vi ofta stött på frågeställningar som berör och agila metoder i samverkan. De frågeställningar som är relevanta i sammanhanget kan sammanfattas till: Hur fungerar dessa två modeller/metoder ihop? Kan de lättrörliga/agila metoderna samexistera med strukturen i? Vilka roller bör finnas och vilka delar av organisationen påverkas? Hur fungerar agila team i en förvaltningsorganisation? Detta Whitepaper är tänkt att belysa och svara på ovanstående frågeställningar och målgruppen är framförallt produktägare, förvaltningsledare och metodansvariga. Begrepp och synsätt inom Förvaltning enligt innebär att kontinuerligt vidmakthålla, vidareutveckla förvaltnings-produkter för att leverera nytta till olika verksamheter. Grundtanken med är samverkan mellan en eller flera verksamhetsparter och en eller flera IT-parter, samt att med hjälp av målstyrning uppnå önskade effekter för verksamheten. I ett -objekt består förvaltningsprodukterna av både verksamhets- och IT-komponenter. Förvaltningsprodukterna är förvaltningens gemensamma leverans till verksamheten som illustreras i nedanstående bild. OBJEKTVERKSAMHET FÖRVALTNINGSVERKSAMHET IT-VERKSAMHET med hjälp av info@.se IT-KOMPONENTER FÖRVALTNINGS- PRODUKTER VERKSAMHETS- KOMPONENTER

2 :s koppling till och agila metoder - På AB Målstyrning inom ett -objekt realiseras genom en förvaltningsplan som beskriver vad som ingår i uppdraget. Skillnaden mellan begreppen förvaltning och utveckling kan ibland vara svår att förstå. Inom delas förvaltning in i två områden, vidmakthållande (VM) och vidareutveckling (VU). Nyutveckling ingår med andra ord inte i förvaltningsbegreppet. Detta är viktigt att komma ihåg när vi förhåller oss till de agila metoderna. FÖRVALTNING UTVECKLING VIDMAKTHÅLLANDE VIDAREUTVECKLING NYUTVECKLING En förvaltningsorganisation i är en virtuell organisation (ungefär som en programeller en projektorganisation) dvs linjeorganisationen förser förvaltningsorganisationen med de resurser som behövs för uppdraget. I praktiken finns det bara fyra obligatoriska roller inom en förvaltningsorganisation i. Dessa är: Objektägare och Förvaltningsledare för verksamhetsnära förvaltning samt motsvarande för IT-nära förvaltning. Rollerna och exempel på aktiviteter sammanfattas enligt nedanstående tabell. NIVÅ BUDGET PART VERKSAMHETSNÄRA FÖRVALTNING Roll: Objektägare IT-NÄRA FÖRVALTNING Roll: Objektägare IT BESLUT Godkänna förvaltningsplan Tilldela resurser Strategiska inriktningsbeslut Huvudansvarig för objektet Roll: Förvaltningsledare Godkänna förvaltningsplan Tilldela resurser Strategiska inriktningsbeslut Huvudansvarig för IT-komponenter Roll: Förvaltningsledare med hjälp av info@.se Prioritera inom plan Samordna objektspecialister och användarkrav Bereda beslutsunderlag Prioritera inom plan Samordna IT-leverantörer och IT specialister Bereda beslutsunderlag

3 :s koppling till och agila metoder - På AB Begrepp och synsätt inom agila metoder Det agila synsättet är en reaktion mot det som ofta kallas vattenfallsmetoder. Grunden för de agila metoderna bygger på principer såsom*: Individer och interaktioner framför processer och verktyg Fungerande programvara framför omfattande dokumentation Kundsamarbete framför kontraktsförhandling I praktiken innebär detta ett samarbete mellan kund/användare och utvecklingsteamet med regelbundna mindre leveranser och utvärderingar för att möta nya krav och önskemål. Dessutom ligger fokus på att kommunikation mellan människor löser problem under utvecklingstiden. De agila metoderna fokuserar även på: Kundnytta och kundfördelar Leveranser under en obestämd tid Självorganisering I detta dokument får representera de många agila tillämpningarna. Kanban som även är en vida använd metod är så pass enkel och har mycket liten påverkan på hur förvaltningsarbetet inom organiseras eller styrs. Kanban nämns nedan i dokumentet men vi gör inga jämförelser mellan och Kanban. Däremot används Kanban ofta tillsammans med eller helt fristående för att visualisera det löpande arbetet. I detta dokument utgår vi ifrån att agila metoder används inom IT-organisationen och där verksamheten/kunden representeras av produktägaren. För att tydliggöra roller och aktiviteter kan vi utgå ifrån följande förenklade arbetsflöde: 1. Krav och behov från stakeholders går vidare till produktägaren och formaliseras i en product backlog 2. Produktägaren prioriterar vad som skall göras i nästa utvecklingsperiod (sprint) och lägger över detta i en sprint backlog 3. Utvecklingsteamet arbetar sedan i time boxade sprintar utifrån sprint back log. Sprinten skapar en inkrementell leverans, dvs produkten är testad och körbar och blir därmed en output. och agila metoder - en jämförelse Pm3 är en modell för förvaltningsstyrning medans är en metod för framförallt ledning av applikationsutveckling**. Som nämnts tidigare omfattar enbart förvaltning (vidmakthållande och vidareutveckling). fokuserar på förvaltning och utveckling, dock utan applikationsdrift/operations. med hjälp av info@.se * Ett urval ur: Manifest för Agil systemutveckling ** Med applikationsutveckling avses både nyutveckling och vidareutveckling av en applikation.

4 :s koppling till och agila metoder - På AB SCRUM DRIFT FÖRVALTNING UTVECKLING VIDMAKTHÅLLANDE VIDAREUTVECKLING NYUTVECKLING Pm3 har sitt fokus inom styrning (dvs vad som skall göras) och omfattar förvaltning av både verksamhets- och IT-komponenter. å andra sidan har sitt största fokus på ledning (dvs hur saker skall göras) då främst kopplat till produkt- och sprint-backlog, men bland annat vision och roadmap inom utgår även från vad som skall göras, dvs styrning. Det är framförallt i området där och överlappar som jämförelsen och samverkan är relevant. Styrning & Ledning - och SCRUM Styrning (Vad) SCRUM Ledning (Hur) Verksamhet IT med hjälp av info@.se I arbetar man med de funktionella kraven och inom IT-organisationen används inom framförallt applikationsutveckling* och väldigt sällan eller aldrig inom IT-infrastruktur** eller applikationsdrift/operations. är helt enkelt inte anpassad för uppgifterna inom de områden där fokus ligger på de icke-funktionella delarna. Här kan dock Kanban i många fall används med framgång. Förvaltningsorganisationen inom involverar dock alla fyra av nedanstående aktivitetsområden. * Med applikationsutveckling avses både nyutveckling och vidareutveckling av en applikation. ** Med IT-infrastruktur avses nätverk, servrar, operativsystem, datahallar, etc.

5 :s koppling till och agila metoder - På AB Aktiviteter inom en IT-organisation Utveckling Drift/Operations KANBAN KANBAN Applikation SCRUM Applikationsutveckling Applikationsdrift/operations KANBAN KANBAN Infrastruktur Infrastrukturutveckling Infrastrukturdrift/operations En skillnad i den praktiska tillämpning av jämfört med är att produkt enligt motsvarar en IT-komponent i. Produkt enligt s definition innefattar även verksamhetskomponenter. fokuserar i första hand på output, dvs fungerande programvara, medan fokuserar på förvaltningsprodukten (IT-komponenter och verksamhetskomponenter tillsammans) vilket i motsvarar Outcome. Uppdraget formaliseras enligt genom att sätta upp mål i förvaltningsplanen. Förvaltningsplanen ska vara ett styrande dokument som används för att planera, prioritera och följa upp. En vanlig fallgrop är att förvaltningsplanen upprättas som en aktivitetslista istället för att förvaltningsuppdraget målformuleras uppdraget. I används artefakter såsom vision, roadmap, product backlog och sprint backlog för att konkretisera uppdraget. En roadmap i kan jämställas med en delmängd av s förvaltningsplan samt att product backlog kompletterar förvaltningsplanen genom att vara en mer konkret artefakt som fokuserar på överenskommen kravbild. Förvaltningsplanen i skrivs på årsbasis men det finns tydliga beslutsvägar för att prioritera och omprioritera utifrån omvärldsförändringar. Detta för att stödja lättrörlighet inom objektet. Det kan även vara relevant att jämföra och ur ett budgetperspektiv. I förvaltningsplanen i delas delmålen och budgeten upp i fyra olika områden (aktiviteter). Dessa är: Förvaltningsstyrning Användarstöd Ändringshantering Daglig IT-drift och underhåll med hjälp av info@.se De delar som berör och applikationsutveckling är delmål inom ändringshantering. Detta visar att och applikationsutveckling enbart berör en delmängd av aktiviteterna i ett förvaltningsobjekt och dess budget.

6 :s koppling till och agila metoder - På AB och agila metoder i samverkan Inom används årliga förvaltningsplaner och i är det vanligt med sprintar på 2-4 veckor, men i och med att är en samverkansmodell inom styrning och en metod för ledning av applikationsutveckling så kan tidsperspektiven vara helt olika. Det bör poängteras att förvaltningsplanen i inte är en detaljplanering av en implementation utan detta kan hanteras med hjälp av. Här kompletterar även med mätningar och utvärderingar under pågående implementation. Som nämnts ovan är det framförallt i området där och överlappar som jämförelsen och samverkan är relevant. Dessa områden är framförallt: Kravfångst/kravhantering Uppdraget, dvs förvaltningsplan och artefakter inom såsom vision och roadmap Roller såsom produktägare, förvaltningsledare/förvaltningsledare IT, objektägare och stakeholders Även terminologi såsom komponent, produkt, outcome och output behöver mappas mellan och. Ett flöde för att belysa terminologi, kravfångst och uppdraget skulle kunna illustreras enligt bilden nedan. Strategiska planer m.m Vision Verksamhetsnytta Roadmap (Delmängd) 1 1 Product backlog Förvaltningsplan 2 Sprint backlog Utvecklingsteam Förvaltningsprodukt Verksamhets- komponent 3 4 Sprint (2-4 veckor) IT-komponent Output med hjälp av info@.se Här ser vi att vision utgör en av flera krav/input till förvaltningsplanen (1) men även till -roadmap som blir en delmängd av förvaltningsplanen. De delar som är relevanta för applikationsutveckling skickas vidare till en produkt backlog (2). Observera att allt i förvaltningsplanen inte går vidare till applikationsutveckling utan enbart det som är relevant för -teamet. Ett antal prioriterade delar blir därefter en sprint backlog (3) som genererar output, fungerande programvara (4). När den fungerande programvaran produktionsätts och de icke funktionella kraven är uppfyllda blir detta en IT-komponent. IT-komponenterna (5) paketeras tillsammans med verksamhetskomponenterna (6) och blir en eller flera förvaltningsprodukter. Förvaltningsprodukterna motsvarar den outcome, dvs det resultat som förvaltnings-verksamheten förväntas leverera (7). Förvaltningsprodukten/outcome skapar sedan verksamhetsnytta.

7 och agila metoder - På AB :s koppling till Pm3 kompletterar genom att säkerställa verksamhetsnyttan vid överlämning av ny funktionalitet från IT till verksamhet, då detta kräver ett nära samspel mellan IT och verksamheten över tiden samt hantering av en mängd komponenter förutom programkod. I större organisationer med större objekt kan samtliga roller samexistera, det vill säga både roller i förvaltningen () såsom FL och FL IT och en eller flera produktägare och team. I mindre organisationer behöver vissa roller dock kombineras. I ovanstående bild framgår det dock inte hur rollerna bemannas. Ett bra sätt att visa på rollernas betydelse i samverkan mellan och är att beskriva två olika scenarier. Vi bör även förstå att det inte enbart finns en lösning på hur och kan samverka utan flera. Nedanstående två scenarier bör därför mer ses som vägledning och exempel. Scenario 1. Vi utgår ifrån en mindre eller medelstor organisation och ett objekt inom kärneller stödverksamheten. Här finns inte möjligheten att ha dubbla roller utan vi behöver titta närmare på hur vi kan mappa rollerna i och. I uppdraget för produktägaren ser vi en del intressanta likheter med förvaltningsledarnas ansvar. Här växer ett delat produktägarskap fram helt i linje med grundtanken i. För att åskådliggöra detta passar en förenklad RACI-matris bra: Aktiviteter som ingår i produktägaruppdraget FL FL IT Representerar verksamhetens funktionella krav på produkten (IT-komponenten enligt ) Förvaltar och prioriterar Product backlog Bevakar vision och business model och tar fram roadmap R Slutgodkänna leveransen av produkten (IT-komponenten enligt ) Definierar önskat resultat R Säkerställer att utvecklingsteamet förstår aktiviteterna i Product backlog Ansvarig för att värdet av produkten (IT-komponenten enl. ) och utvecklings-arbetet maximeras Kommunicerar product backlog (dvs, vad jobbar utvecklingsteamet med just nu ) (A: Accountable/Huvudansvarig, R: Reponsible/Utförare) Det är ingen bra idé att döpa om rollen FL/FL IT till produktägare då FL/FL IT även ansvarar för områden utanför applikationsutveckling. Dessutom kan förvaltningsledningen ansvara för flera -produkter (IT-komponenter) i ett objekt. Scenario 2. Vi utgår ifrån en större organisation med ett större objekt inom kärn- eller stödverksamheten. En eller flera produktägare och -team stöttar de två förvaltningsledarna inom applikationsutvecklingen. Produktägarna blir då objektspecialister och vision, roadmap och backlogs för de specifika applikationerna inom IT kompletterar den övergripande förvaltningsplanen. med hjälp av info@.se Här rekommenderar vi att skapa en större RACI (HUKI) för att enkelt åskådliggöra ansvars-fördelningen mellan de olika rollerna, se exempel nedan. Flera product backlogs kan existera (och även flera produktägare). Den som är ansvarig för att prioritera mellan dessa blir då förvaltningsledaren (motsvarande Chief Product Owner enligt ). I vissa fall kan även förvaltningsledningen agera stakeholders då objektägare och styrgruppen arbetar på en mer strategisk nivå.

8 och agila metoder - På AB :s koppling till Aktiviteter och Ansvar PÄ SH SM FL FL IT OÄ OÄ IT Representerar verksamhetens funktionella krav på produkten (IT-komponenten enligt ) Förvaltar och prioriterar Product backlog Bevakar vision och business model och tar fram roadmap Slutgodkänna leveransen av produkten (IT-komponenten enligt ) Definerar önskat resultat Säkerställer att utvecklingsteamet förstår aktiviteterna i Product backlog Ansvarig för att värdet av produkten (IT-komponenten enligt ) och utvecklingsarbetet maximeras Kommunicerar Product backlog (dvs, vad jobbar utvecklingsteamed med just nu ) Prioritera mellan olika -produkter och Produktägare att verkställa förvaltningsplanens mål inom givna ramar på ett kostnandseffektivt sätt att förvaltningsprodukterna är användbara för objektverksamheten att verksamhetskomponenterna är aktuella och relevanta att godkänna leveranser från IT-parter att avropa mot ingångna avtal att initiera uppdrag utifrån gällande förvaltningsplan att verkställa förvaltningsplanens IT-relaterade mål på ett kostnadseffektivt sätt att IT-komponenterna är tillgängliga för verksamheten enligt överenskommen plan att externa leverantörer styrs med hjälp av kontrakt att tekniska samband fungerar tillfredsställande att avropa mot ingångna avtal att initiera uppdrag utifrån gällande förvaltningsplan Etc... Förkortningar i illustration: PÄ: Produktägare, SH: Stakeholders, SM: master, FL: Förvaltningsledare FL IT: Förvaltningsledare IT, OÄ: Objektägare, OÄ IT: Objektägare IT Om vi jämför de två scenarierna ovan kan vi konstatera att roller och ansvar konsolideras i mindre och mellanstora organisationer där man inte har råd med dubbla roller. Detta innebär i praktiken att FL och FL IT delar på det ansvar som åligger produktägaren. I större organisa-tioner/objekt kan rollerna samverka parallellt. En viktig aspekt angående terminologin i och är att jämföra hur de olika affärsnivåerna, rollerna och styrdokumenten i och mappar mot varandra. med hjälp av info@.se

9 :s koppling till och agila metoder - På AB Nivå Strategisk nivå Long term Objektägare och Objektägare IT Stakeholders Product Vision Taktisk nivå Mid term Operativ nivå Short term Förvaltningsledare och Förvaltningsledare IT Förvaltningsledare och Förvaltningsledare IT samt specialister Förvaltningsplan Produktägare master och Utvecklingsteam Roadmap Product Backlog Sprint Baclog Ovanstående matris mappar bäst in på en liten eller medelstor organisation. Här ser vi att: Objektägare är stakeholders och har en strategisk vision för förvaltningsobjektet och dess förvaltningsprodukter. (Alla stakeholders är dock inte objektägare). roadmap är en delmängd av förvaltningsplanen. För att verkställa delar av planen har den brutits ner i en product backlog och prioriteras i olika sprintar i form av sprint backlogs som den operativa nivån arbetar efter. Observera att förvaltningsplanen är det styrande dokumentet som beskriver vad som ska åstadkommas inom förvaltningsuppdraget och inte är en aktivitetsplan. Förvaltningsplanen omfattar även andra områden än mål för applikationsutveckling. Notera också att förvaltningsuppdraget som beskrivs i en förvaltningsplan kan kräva flera olika utvecklingsteam/-team för att realiseras. Slutsats och framgångsfaktorer Både och de agila metoderna understryker samarbetet och dialogen mellan verksamhet och IT samt att förändringsarbetet alltid skall utgå ifrån verksamhetens/kundens krav och behov. Vi ser att det utan större problem går att kombinera med agila metoder såsom och Kanban. Slutsatsen är att och agila metoder i samverkan kompletterar varandra och skapar tillsammans kraftfull styrning och ledning för att generera verksamhetsnytta. Hur denna samverkan implementeras skiljer sig självklart mycket mellan olika organisationer. Faktorer som påverkar detta är framförallt storleken på organisationen och hur de agila metoderna tillämpas. med hjälp av info@.se

10 :s koppling till och agila metoder - På AB I vårt arbete med och agila metoder har vi även kunnat urskilja ett antal framgångsfaktorer. Dessa är bland annat, att: dela ansvaret motsvarande produktägare på FL och FL IT i mindre och mellan stora organisationer. inkludera roadmap i förvaltningsplanen fokusera på både outcome och output använda FOA, program- och portföljstyrning i för styra den agila applika tions- och produktutvecklingen på en taktisk och strategisk nivå använd förvaltningsorganisationen för att identifiera ansvar, ägarskap, stakehold ers och intressenter. Jobbet är ju redan gjort i -etableringen tänk till kring och definiera produkter. Vad avses med en produkt enligt, vad är förvaltningsprodukt enligt använd förvaltningsplaner som styrande dokument för att säkerställa verksamhetsnytta och möjliggöra prioriteringar utifrån helhetsperspektiv Whitepaper om och agila metoder av På AB. För mer information kontakta: info@.se, med hjälp av info@.se