Rapport Ny förvaltningsorganisation för Ladok

Transkript

1 Rapport Ny

2 Sida 2 av 29 Innehåll 1 INLEDNING SYFTE OCH INNEHÅLL BEGREPP SAMMANFATTNING FÖRUTSÄTTNINGAR KONSORTIETS ANSVAR PRELIMINÄR TIDPLAN OCH BESLUTSORDNING ÖVERLÄMNING OCH PRODUKTIONSSÄTTNING NULÄGE CENTRAL FÖRVALTNING AV LADOK OCH NYA LOKAL FÖRVALTNING AV LADOK DAGENS ACCEPTANSTEST VIDAREUTVECKLING AV LADOK UTÖKAT ANSVAR FÖR ACCEPTANSTEST KONSORTIETS ANSVAR FÖR ACCEPTANSTEST KONSEKVENSER AV CENTRAL ACCEPTANSTEST KRAV PÅ DEN NYA FÖRVALTNINGSORGANISATIONEN SUPPORT OCH DRIFT DET SOM SKA FÖRVALTAS RESURSUPPSKATTNING FÖRSLAG TILL NY FÖRVALTNINGSORGANISATION ROLLER FÖR LEDNING OCH STYRNING OPERATIVA ROLLER ÖVRIGA ROLLER ROLLER FÖR HÅLLBAR FÖRVALTNING BEMANNING FÖRVALTNINGSSTYRNING ARBETSPROCESSER LOKALT ANVÄNDARSTÖD VIDAREUTVECKLING AV LADOK UTBILDNING MÅLGRUPPER FÖRVALTNINGSORGANISATIONENS ANSVAR INTRESSENTER OCH SAMARBETEN... 22

3 Sida 3 av KONTAKT MED LOKAL FÖRVALTNING FÖRVALTNINGSORGANISATIONENS INTRESSENTER SAMARBETSFORUM KONSEKVENSER AV FÖRSLAGET KONSEKVENSER FÖR KONSORTIET KONSEKVENSER FÖR LÄROSÄTENA FRAMGÅNGSFAKTORER NÄSTA STEG REKRYTERING ÖVERLÄMNING FRÅN LADOK3-PROJEKTET ETABLERA REFERENSFÖRTECKNING Bilaga 1-4

4 Sida 4 av 29 Denna rapport gick ut till samtliga medlemmar inom konsortiet. Ett antal förtydliganden och mindre förändringar har gjorts innan förslaget i rapporten beslutades på stämman Observera att rapporten inte har uppdaterats med beslutade förändringar, de finns dokumenterade här. 1 Inledning systemet ägs och förvaltas idag av konsortiet (kallas fortsättningsvis för Konsortiet) medan varje lärosäte själva ansvarar för drift och förvaltning av sin installation av. Nästa generation av studieadministrativt systemstöd är under utveckling i 3-projektet. Projektet Förnyad förvaltning har i uppdrag att ta fram förslag på ny förvaltningsorganisation och rekommendation för drift av nya. Tillsammans med rapporten Ändamålsenlig drift utgör denna rapport projektets totala rekommendation. Styrgruppen för Förnyad förvaltning består av: P-O Rehnquist, fd förvaltningschef vid Göteborgs Universitet Mats Edvardsson, chef för Studentavdelningen vid Göteborgs Universitet Per Hallerstig, VD Högskolan i Jönköping Mats Möller, chef för Universitetskansliet vid Karlstads Universitet Cecilia Winrow, avdelningschef vid Universitetsbiblioteket på Uppsala Universitet Ulrika Ringeborn, IT-strateg i konsortiet och vid Linnéuniversitetet Gunnar Backelin, konsortiechef i konsortiet 1.1 Syfte och innehåll Syftet är att beskriva projektet Förnyad förvaltnings förslag till ny som tillsammans med förslaget till driftlösning ska utgöra beslutsunderlag för Konsortiets styrelse och stämma. Beslutsunderlaget ska ge styrelse och stämma förutsättningar att besluta om eventuellt utökat ansvar för Konsortiet avseende ansvar för drift och acceptanstest samt utformning och omfattning av framtida förvaltningsorganisation. Det utökade ansvaret för drift beskrivs i rapporten Ändamålsenlig drift. Detta dokument ska beskriva: Förutsättningar, krav och behov Styrmodell Roller och resursuppskattningar Arbetsprocesser Kontaktytor mot lärosäten Konsekvens för lärosätena Hantering av utvecklingsprojekt Förbättringar av arbetssätt Förvaltningsorganisationens upplägg för utbildning i Målgrupper för detta dokument är förvaltningschefer, systemägare för, IT-chefer, och ansvariga. Kostnadsuppskattning för applikations- och serverdrift inklusive kostnader för förvaltningsorganisationen beskrivs i ett särskilt dokument.

5 Sida 5 av Begrepp Följande pm3 begrepp används i rapporten: Förvaltningsledare (FL) Förvaltningsledare IT (FL-IT) Förvaltningsobjekt Förvaltningsplan Förvaltningsprodukt Objektverksamhet Objektägare (OÄ) Objektägare IT (OÄ-IT) pm3 Planerar och leder det operativa arbetet med förvaltningsobjektet ur ett verksamhetsperspektiv. Har mandat att prioritera inom budgetram och uppsatta mål. Planerar och leder det operativa arbetet med förvaltningsobjektet ur ett IT-perspektiv. Har mandat att prioritera inom budgetram och uppsatta mål. En avgränsning av förvaltningsorganisationens ansvarsområde. Indelas i förvaltningsprodukter. Årlig plan för vad som ska uppnås inom förvaltningsarbetet för ett förvaltningsobjekt. Indelning av förvaltningsobjektet i mindre delar. En förvaltningsprodukt består av både IT-komponenter och verksamhetskomponenter (till exempel manualer och processbeskrivningar) Den verksamhet som förvaltningsobjektet ska stödja, i detta fall studieadministration på lärosätena. Ytterst ansvarig för förvaltningsarbetet ur ett verksamhetsperspektiv. Godkänner förvaltningsplan och tecknar eventuella avtal. Beslutar om eventuell utökning eller indragning av resurser till förvaltningsarbetet. Rollen innehas ofta av någon med ekonomiskt ansvar i linjeorganisationen. Ingår i styrgrupp. Ytterst ansvarig för förvaltningsarbetet ur ett ITperspektiv. Godkänner förvaltningsplan och tecknar eventuella avtal. Beslutar om eventuell utökning eller indragning av resurser till förvaltningsarbetet. Rollen innehas ofta av någon med ekonomiskt ansvar i linjeorganisationen. Ingår i styrgrupp. Modell för affärsmässig systemförvaltning som vidareutvecklas och säljs av PÅ AB. Beslut om att använda pm3 för Konsortiet finns i Beslutsunderlag systemförvaltningsmodell. Projektets definition av acceptanstest: Acceptanstest är en kvalitetssäkring och godkännande av att beställda förändringar till en programvara uppfyller uppställda krav, se figur 1. Testet utförs innan förändringarna tas i drift och omfattar både verksamhetsmässiga och tekniska krav. Acceptanstest utförs av den part som beställer förändringen och förvaltar programvaran. Innan leverans testas förändringarna av den part som genomför förändringen, denna test kallas ofta systemtest.

6 Sida 6 av 29 Figur 1: Acceptanstest 2 Sammanfattning Projektet Förnyad förvaltning har tagit fram ett förslag till ny baserat på systemförvaltningsmodellen pm3. Förslaget innebär att Konsortiet får ett utökat ansvar för acceptanstest för att kunna ta ansvar för den gemensamma installationen av. Två representanter från lärosätena föreslås som ytterst ansvariga för förvaltningsorganisationen, en Objektägare med ansvar för att verksamhetens behov tillfredställs och en Objektägare IT med ansvar för drift och teknisk utveckling. Dessa roller finns inte i nuvarande förvaltningsorganisation. En styrgrupp, där objektägarna och representanter från lärosätena ingår, fastställer förvaltningsplanen och pekar ut den strategiska inriktningen för arbetet. Totalt föreslås en bemanning på 9-12 heltidsresurser på lång sikt. Initialt kommer mer resurser att behövas när nya arbetsrutiner och kontaktytor etableras. Det operativa arbetet leds av en Förvaltningsledare och en Förvaltningsledare IT. Förvaltningsledarrollerna finns redan idag, men Förvaltningsledare IT får ett utökat ansvar för drift av. De operativa rollerna som föreslås i grundbemanningen är Produktansvariga, Resursansvarig, Acceptanstestledare, Testresurser, Utbildningsansvarig och Kravställare. För att säkra en hållbar förvaltning föreslås ytterligare tre roller: Lösningsarkitekt, Metodansvarig och Informatör. Större utvecklingsprojekt bör lyftas ut från ordinarie förvaltningsarbete, även om ordinarie förvaltning ska rymma viss vidareutveckling. Riktlinjer för det som bör lyftas ut från förvaltningsarbetet har tagits fram. Styrning av förvaltningsarbete och utvecklingsprojekt bör göras av samma styrgrupp. Den centrala förvaltningsorganisationen behöver tydliga kontaktvägar till den lokala förvaltningen av. Rollen Lokal objektägare för föreslås ersätta dagens Systemägare och ansvarig ersätts av en Kontaktperson för. Kostnadsuppskattningen för den nya förvaltningsorganisationen visar på en kostnad som är något lägre än under Kostnaderna för utökat verksamhetsdeltagande och bemanning för att säkra hållbar förvaltning innebär en ambitionsökning jämfört med nuvarande förvaltningsarbete. Förändringarna i förvaltningsorganisationens ansvar och arbetssätt kommer att innebära möjligheter till kostnadsbesparingar på lärosätena eftersom mer arbete utförs centralt. Hur stora dessa besparingar är kan endast uppskattas av varje lärosäte, då nuvarande arbetssätt och hur man väljer att arbeta i det nya systemet varierar.

7 Sida 7 av 29 3 Förutsättningar Här presenteras de förutsättningar som Förnyad förvaltning har utgått ifrån i denna rapport. I projektdirektiv och projektplan för Förnyad förvaltning går att utläsa att: Projektet ska säkra att den nya förvaltningsorganisationen finns på plats och kan ta emot nya vid första leverans från 3-projektet. Enligt gällande tidplan sker detta i november UHR-samarbetet, där Konsortiet använder UHR som huvudansvarig teknikleverantör för utvecklingen, ska inte ifrågasättas. Ägande- och associationsform med nationell samverkan inom högskolesektorn i konsortieform ska inte ifrågasättas. Projektet har i uppdrag att ta fram förslag på ny förvaltningsorganisation. De roller och styrformer som behövs för att driva Konsortiet kommer inte att tas om hand av projektet. Det är beslutat att nya ska driftas som en gemensam installation (styrgruppen för 3-projektet godkände principerna kring en gemensam installation på styrgruppsmötet ). Det innebär att förvaltningsorganisationen ska hantera medlemshögskolornas gemensamma krav och prioriteringar för drift av systemet. Det innebär att det då uppstår behov av en gemensam supportorganisation för driftsfrågor. Då Konsortiet inte utgör en egen juridisk person kan personal inte anställas direkt till Konsortiet. Resurser till verksamhetsförvaltningen lånas idag in från Konsortiets medlemmar mot ersättning och tekniska tjänster köps från UHR. Att hantera inlåning av resurser är resurskrävande. Vägledande i arbetet med den nya förvaltingsorganisationen har varit att fortsatt låna in resurser från Konsortiets medlemmar till verksamhetsförvaltning och att köpa in tekniska tjänster i största möjligaste mån för att inte skapa en mycket större organisation inom Konsortiet. Det finns likheter mellan förvaltningen av och förvaltningen av antagningssystemet NyA (se Bilaga 1). Det finns även beroenden mellan systemen. Det är viktigt att ett tätt samarbete sker mellan förvaltningsorganisationerna för och NyA. En eventuell gemensam och NyA har inte utretts då det inte ingått i uppdraget. 3.1 Konsortiets ansvar systemet ägs och förvaltas i ett konsortium av de idag 39 medlemshögskolorna och Centrala studiestödsnämnden (CSN). Förvaltningen av innebär att tillvarata samtliga medlemmars intressen och utveckla programvaran så att den stödjer den studieadministrativa verksamheten på lärosätena givet de budgetramar som ges av stämman. Den verksamhetsnära förvaltningen av kommer fortsättningsvis att hanteras av Konsortiet. I arbetet med att föreslå en ny förvaltningsorganisation har det förutsatts att Konsortiet ska ansvara för drift och acceptanstest för den gemensamma installationen av. Andra alternativ för det centrala ansvaret för drift och acceptanstest av har inte utretts.

8 Sida 8 av Preliminär tidplan och beslutsordning Nedan presenteras de milstolpar för både Förnyad förvaltning och 3 som har stor betydelse för den nya förvaltningsorganisationen. Maj 2013 Maj 2013 Aug 2013 Aug 2013 Rapporten från projektet Förnyad förvaltning skickas ut för synpunkter Information om förvaltningsorganisation och ändamålsenlig drift (Konsortiestämma) Sammanställning av inkomna synpunkter och totalt förslag för förvaltningsorganisation och drift Beslut om förvaltningsorganisation och ändamålsenlig drift (styrgrupp förnyad förvaltning) Sep 2013 Beslut om förvaltningsorganisation och ändamålsenlig drift (Konsortiets styrelse) Okt 2013 Beslut om förvaltningsorganisation och ändamålsenlig drift (Konsortiestämma) 2013/2014 Rekrytering av resurser till nya förvaltningsorganisationen Q Delar av den nya förvaltningsorganisationen måste finnas på plats Nov 2014 Överlämning av del 1 från 3 till förvaltningsorganisationen Apr 2015 Överlämning del 2 från 3 till förvaltningsorganisationen Okt 2015 Produktionssättning del 1 påbörjas av lärosätena Nov 2015 Mar 2016 Överlämning del 3 från 3 till förvaltningsorganisationen (produktionssätts i två etapper) Produktionssättning del 2 påbörjas av lärosätena Okt 2016 Produktionssättning del 3 påbörjas av lärosätena Mar 2017 Produktionssättning del 4 påbörjas av lärosätena 3.3 Överlämning och produktionssättning Den första leveransen från 3-projektet till förvaltningsorganisationen är beräknad till november Delar av den nya förvaltningsorganisationen ska finnas på plats innan leveransen sker. Till dess att den nya förvaltningsorganisationen finns på plats representerar projektet Förnyad förvaltning mottagaren av det nya systemet. Förnyad förvaltning del 1 avslutas under Ett nytt projekt, Förnyad förvaltning del 2, bör startas i början av 2014 för att etablera den nya förvaltningsorganisationen och säkra överlämningen från 3-projektet. Leverans av nya till förvaltningsorganisationen kommer att ske i tre etapper, medan lärosätena kommer att få tillgång till systemet i fyra etapper (se figur 2).

9 Sida 9 av 29 Figur 2: Överlämning och produktionssättning Efter varje leverans sker en central acceptanstest innan lärosätena får tillgång till den version av systemet som kommer att användas i produktion. Lärosätena ansvarar för att migrera sin information till det nya systemet och anpassa integrationer till lokala system. Den nya förvaltningsorganisationen kommer att under införandet av nya ha en större arbetsbelastning än under det långsiktiga förvaltningsarbetet. Hur förvaltningsorganisationen ska förstärkas under införandet är ännu ej beslutat, det kan komma att ske i projektform. Förvaltning av befintligt och nytt måste samordnas och styras gemensamt. 4 Nuläge 4.1 Central förvaltning av och NyA Arbetet i befintlig beskrivs i Bilaga 1. Antagningssystemet NyA används av lärosätena som en gemensam installation och förvaltas centralt av UHR. Likheterna med förvaltningen av är stora och som en del av omvärldsbevakning beskrivs förvaltningen av NyA kort i Bilaga Lokal förvaltning av Varje lärosäte ansvarar idag för att förvalta och drifta sin egen installation av. Drift sker på ett av de tre av Konsortiet godkända driftställena. Den lokale systemägaren vid respektive universitet/högskola ansvarar för den lokala förvaltningsorganisationen och äger informationssystemet, d.v.s. informationen i den egna databasen. Lokal systemägare har det övergripande strategiska, ekonomiska och funktionella ansvaret för systemets användning i den egna organisationen samt för kvaliteten på informationen i databasen. Den lokale systemägaren utser ansvarig.

10 Sida 10 av 29 ansvarig är den som vid respektive universitetet/högskola ansvarar för förvaltning av det lokala informationssystemet på delegation av den lokale systemägaren. ansvarig ansvarar för den löpande administrationen av systemet vid den egna högskolan och för kontakterna med den centrala förvaltningsorganisationen för. I uppgifterna ingår bland annat löpande kontakter med driftcentralen, att ansvara för rapportering av fel och brister i samt framföra behov av ny eller ändrad funktionalitet enligt rutin för åtgärdshantering. 4.3 Dagens acceptanstest Konsortiet levererar i dagsläget 5-6 releaser per år av produkterna med ny och förbättrad funktionalitet. Vid varje leverans har lärosätena två rekommenderade testdagar då de har möjlighet att testa systemet och rapportera in eventuella felaktigheter. Sedan sker en eventuell kompletterande leverans och slutligen driftsättning. Testarbetet sker idag på en mängd olika sätt. En del mindre lärosäten testar inte alls, några lärosäten samarbetar och delar upp testarbetet emellan sig, medan några ägnar mycket tid åt att själva testa igenom hela systemet och integrationen till lokala system. De resurser som arbetar med att testa systemet har ofta otillräckligt med tid för att kunna genomföra noggranna tester av hela systemet. I dagsläget läggs totalt minst 250 mandagar per år på samtliga lärosäten på testarbete av nya leveranser (uppskattning framtagen genom att tillfråga lärosätena). Till detta tillkommer testarbete för lokala integrationer. Testarbetet är i dagsläget mycket resurskrävande och många lärosäten genomför samma tester. Kvaliteten i testarbetet riskerar att vara bristfällig då planering och uppföljning av testarbetet inte alltid kan ges prioritet på lärosätena. 4.4 Vidareutveckling av Konsortiet använder UHR som huvudansvarig teknikleverantör för utvecklingen. Samarbetet regleras i ett huvudavtal som gäller till Det är beslutat av Konsortiets styrelse att samarbetet med UHR inte ska omvärderas medan 3- projektet pågår för att minimera riskerna i projektet. När 3-projektet avslutats bör vidareutvecklingen av ha utvärderats. 5 Utökat ansvar för acceptanstest För att Konsortiet ska kunna ta ansvar för den gemensamma installationen krävs att Konsortiet får ansvar för acceptanstest av systemet. 5.1 Konsortiets ansvar för acceptanstest Varje ny leverans av nya måste godkännas före driftsättning. Med en gemensam installation krävs enighet om att en ny leverans godkänns innan den driftsätts. Utan en central organisation som godkänner lösningen blir denna fråga svår att hantera. För en beskrivning av hur acceptanstest kommer att gå till, se kapitel Konsekvenser av central acceptanstest För att kunna genomföra central acceptanstest av systemet krävs att en permanent testorganisation införs. Organisationen ansvarar för att planera och genomföra tester av varje ny leverans av, samt att godkänna driftsättning.

11 Sida 11 av 29 För lärosätena innebär införandet av en central testorganisation att testarbetet minskar då endast integration mot lokala system måste testas. I gengäld krävs en finansiering av den centrala testorganisationen. Införandet av en central acceptanstest kommer att öka kvaliteten i leveransen till lärosätena genom att testarbetet sker strukturerat med resurser som har tid avsatt för arbetet. En central organisation som acceptanstestar kommer att innebära kostnadsbesparingar för det totala testarbetet då färre personer kommer att arbeta med att testa leveranser av systemet (se kapitel 4.3). Lärosätena ansvarar för att realisera denna möjlighet till kostnadsbesparing. 6 Krav på den nya förvaltningsorganisationen Från IT-strategisk handlingsplan för konsortiet : Tydliggöra produktansvaret inom förvaltningsorganisationen för för att säkra långsiktig och flexibel systemarkitektur som tål föränderliga krav. Överta och förvalta de informations-, objekt- och datamodeller som genereras från 3-projektet som förebygger informationsinkonsistens. Ständigt pågående utvärderingar för löpande förbättringsarbete. Uppföljningar mot teknikleverantör att ställda krav följs. Följande krav på den nya förvaltningsorganisationen är identifierade i projektet Förnyad förvaltnings projektdirektiv: Tydlig och väl fungerande förvaltning Väl förankrad lösning hos medlemmarna Säkra att investeringen i 3-projektet tas emot på ett så bra sätt som möjligt Lösningen ska fungera en lång tid efter mottagandet av nya lösningen Adressera de brister som identifierats i Kerstin Pihls utredning: o Alltför stora nyckelberoenden o Otillräcklig dimensionering och därmed för låg ambitionsnivå ifråga om kvalitet o Behov av stabilare organisation för information och kommunikation o Delvis långsamma beslutsprocesser o Detaljbeslut för högt upp o Avsaknad av totalansvar, d.v.s. för såväl drift som förvaltning o Att Konsortiet inte disponerar personresurser o Ett tungt ansvar för kravsamordning gentemot 40 självständiga och geografiskt spridda medlemsmyndigheter o Viss otydlighet i rollfördelningen Följande krav har kommit fram under arbetets gång: Service och verksamhetskompetens är viktigt att beakta vid val av driftleverantör och utformning av förvaltningsorganisation Det är viktigt att den registervård som ska utföras av den centrala förvaltningsorganisationen kan utföras snabbt och på ett säkert sätt Det finns en förväntan på att de totala kostnaderna för förvaltning och drift av nya ska vara lägre än dagens kostnader

12 Sida 12 av 29 I befintlig förvaltningsorganisation finns begränsat med verksamhetsresurser i kravställningsarbetet. En betydande del av kravställningen sker i stället i utvecklingsorganisationen. Med ett agilt arbetssätt kommer fler verksamhetsresurser i kravställningen att behövas I dagens förvaltningsorganisation finns brister i informationen från Konsortiet till lärosätena och inom förvaltningsorganisationen. Detta är en arbetsuppgift som inte kan utföras tillräckligt väl. För lärosätena innebär detta att information om kommande förändringar och leveranser inte alltid är korrekt eller kommer fram i god tid för att kunna planera det lokala förvaltningsarbetet. Bättre information från den nya förvaltningsorganisationen är därför ett krav. 7 Support och drift Projektet Förnyad förvaltnings rekommendation för drift och support av nya beskrivs i rapporten Ändamålsenlig drift som gick ut till lärosätena Rekommendationen är att dela upp driften i serverdrift och applikationsdrift inklusive support. Serverdrift bör utföras av något av de befintliga driftställena och applikationsdrift och support på ett annat fram till och med att produkten är så pass klar att det finns bra kravunderlag för en upphandling. Med drift på två olika ställen är det lättare att på sikt upphandla serverdrift. Lärosätena kommer inte att påverkas av vilka som levererar applikations- och serverdrift. En central supportfunktion som endast kommer att tillhandahålla 2nd line support medför att alla lärosäten, precis som idag, tillhandahåller en lokal supportfunktion för sina studenter och personal. Den centrala supportfunktionen får ett utökat ansvar jämfört med dagens då viss registervård även ska utföras centralt på uppdrag av lärosätena. Tydliga processer för hantering av registervården måste tas fram. Detta innebär att förvaltningsorganisationen kommer att förhålla sig till tre externa parter enligt figur 3. Figur 3: Externa parter i förvaltningen 8 Det som ska förvaltas Det är beslutat att den nya förvaltningsorganisationen för ska använda systemförvaltningsmodellen pm3, se Beslutsunderlag systemförvaltningsmodell. Modellen innehåller rollbeskrivningar med ansvar och befogenheter samt en beskrivning av beslutsfora där förvaltningsarbetet beslutas och styrs. Dessa måste anpassas och beskrivas för förvaltningen av nya och arbetet inom Konsortiet.

13 Sida 13 av 29 Det första steget i att forma den nya förvaltningsorganisationen med stöd av pm3 är att dela in det som ska förvaltas i mindre delar. Utgångspunkt för indelningen är den verksamhet som IT-systemen med tillhörande verksamhetskomponenter (såsom processbeskrivningar och verksamhetsregler) stödjer. Det som ska förvaltas grupperas i förvaltningsobjekt som sedan delas in i ännu mindre delar, förvaltningsprodukter. Förnyad förvaltning har tagit hjälp av PÅ AB med att ta fram förslag till indelning av förvaltningen av nya (se FOA rapport och Beslutsunderlag FOA nya ). Den verksamhet som Konsortiet ska stödja är det arbete som sker på lärosätena inom studieadministration. Utredningen som gjorts rekommenderar att den nya systemgenerationen av förvaltas i ett samlat förvaltningsobjekt, Studieadministration. Den tekniska infrastrukturen för ska förvaltas i samma förvaltningsobjekt. Att dela in i flera mindre förvaltningsobjekt har övervägts i arbetet. Slutsatsen är att det skapar mer administration och risk för otydlig ansvarsfördelning mellan förvaltningsobjekten med flera objekt. Förvaltningsobjektet Studieadministration syftar till att stödja arbetet med utbildningsadministration, studiedeltagande och planering och uppföljning av utbildningar. IT-komponenter som ingår i objektet är nya. Här ingår även den infrastruktur som krävs för att ska fungera i form av utvecklings-, test-, utbildnings- och produktionsmiljö. Förvaltningsobjektet Studieadministration är ett relativt omfattande objekt som bör delas in i mindre delar, så kallade förvaltningsprodukter. Förvaltningsprodukterna är baserade på de processer som 3-projektet identifierat inom studieadministration, se figur 4. Hänsyn har även tagits till den uppdelning som 3-projektet tagit fram för nya, systemet delas in i domäner. En slutsats av arbetet är att en domän i nya inte bör förvaltas i mer än en förvaltningsprodukt. Då arbetet med att utforma nya inte är klart kan de framtagna förvaltningsprodukterna komma att ändras.

14 Sida 14 av 29 Figur 4: Förvaltningsprodukter Förvaltning av innefattar ansvar för både IT-komponenter och verksamhetskomponenter såsom processbeskrivningar, verksamhetsregler, utbildningsmaterial, testfall, informationsmaterial. Ett av de första stegen som måste tas när den nya förvaltningsorganisationen sätts på plats är att identifiera alla komponenter som ska förvaltas. Viss vidareutveckling ingår i förvaltningsarbetet, men större utvecklingsinsatser bör lyftas ut och bedrivas som separata utvecklingsprojekt, se kapitel 12 Vidareutveckling av. 9 Resursuppskattning Förslaget till ny förvaltningsorganisation grundar sig på de roller som ingår i pm3- modellen: Objektägare, Objektägare IT, Förvaltningsledare, Förvaltningsledare IT och specialister på verksamhets- och IT-sidan. Systemförvaltningsmodellen förutsätter att det finns en linjeorganisation runt förvaltningsorganisationen där processer, verktyg och arbetssätt för till exempel utbildning, test och personalhantering redan finns. Då Konsortiets verksamhet endast består av att förvalta (och att driva Konsortiet) innebär det att det behövs ytterligare roller som kompletterar de roller som definieras inom pm3. Den föreslagna förvaltningsorganisationen för med tillhörande roller bör bemannas av uppskattningsvis 9-12 heltidsresurser på lång sikt. Initialt kommer mer resurser att behövas då nya arbetsrutiner och kontaktytor etableras. Uppskattningar på respektive roll återfinns i Rapporten Kostnadsuppskattning förvaltning och drift av. Nedan beskrivs respektive roll och i Bilaga 2 finns ansvar, befogenheter och arbetsuppgifter beskrivna.

15 Sida 15 av 29 förvaltningsorganisation innebär en något större bemanning än dagens. Detta beror delvis på att den nya förvaltningsorganisationen får ett större ansvar när drift och acceptanstest tillkommer. Till viss del innebär detta förslag också en högre ambitionsnivå för att bygga bort de brister som finns i dagens förvaltningsarbete. I Kerstin Pihls utredning från 2011 påpekas att dagens förvaltningsorganisation är underbemannad. För att säkra en hållbar förvaltning och uppnå de effektmål som tagits fram för projektet Förnyad förvaltning har tre roller tillförts förvaltningsorganisationen med ansvar för att: säkra helhetslösningen och systemets livslängd säkra ständiga förbättringar till arbetssätt och styrning av förvaltningsarbetet och vidareutveckling säkra kommunikationen med samtliga medlemmar och inom förvaltningsorganisationen Förslaget innebär en höjning av ambitionsnivån vad gäller utbildningsmaterial då Konsortiet kommer att tillhandahålla mer material än idag som kan användas vid lokala utbildningar. Antalet verksamhetsresurser i kravställning har också utökats något för att säkra verksamhetsinflytandet. I dagens förvaltningsarbete sker en stor del av kravställningen av utvecklingsresurser. 10 förvaltningsorganisation 10.1 Roller för ledning och styrning Ledning och styrning av förvaltningsarbetet i pm3 kan liknas vid arbetet i ett projekt. Förvaltningsorganisationen är, precis som en projektorganisation, en mikroorganisation som berör flera delar av linjeverksamheten. Objektägaren på verksamhetssidan är uppdragsgivare eller beställare medan Objektägare IT är leverantör. Tillsammans ansvarar objektägarna för att verksamheten får det stöd den behöver givet budgetramarna. De sätter den strategiska inriktningen för arbetet och ansvarar för att förvaltningsorganisationen fungerar effektivt. Objektägaren på verksamhetssidan är ytterst ansvarig för lösningen och motsvarar produktägaren i 3-projektet eller en processägare för en verksamhetsprocess. Figur 5 illustrerar rollerna för ledning och styrning. Figur 5: Objektägare och Förvaltningsledare

16 Sida 16 av 29 Objektägarna bildar tillsammans med representanter från verksamheten styrgrupp för arbetet. Mer om styrning av arbetet i kapitel 11. Arbetet planeras och leds av en förvaltningsledare (jämför med huvudprojektledare för projekt) som till sin hjälp har en teknisk projektledare (förvaltningsledare IT). Förvaltningsledarna bildar tillsammans Förvaltningsledningen. Förvaltningsledarna har i sin tur hjälp av ett antal specialister i det operativa arbetet. Förvaltningsledarna ansvarar för att samla in kraven från verksamheten och föreslå vad som ska utföras inom förvaltningsarbetet. Inför varje nytt budgetår tas en förvaltningsplan fram. När förvaltningsplanen är beslutad är det förvaltningsledarna som leder det operativa arbetet och ser till att allt utförs enligt plan. I Bilaga 2 finns ansvar, befogenheter och arbetsuppgifter beskrivna i mer detalj. Inom Konsortiet fastställer Stämman budgetramar och inriktning på arbetet med. I dagens förvaltningsorganisation fungerar styrelsen som styrgrupp för förvaltningsarbetet. Styrelsen gör övergripande prioriteringar för förvaltningsarbetet och tillsätter Förvaltningsledare. Styrelsens ordförande tecknar de avtal som behövs i förvaltningsarbetet. I utredningen gjord av Kerstin Pihl 2011, förvaltningsorganisation, påpekas att dagens förvaltningsarbete kännetecknas av delvis långsamma beslutsprocesser där detaljbeslut fattas för högt upp i organisationen. För att ge kortare beslutsvägare och snabbare beslut bör Objektägarna ges: befogenhet att fastställa och revidera förvaltningsplanen inom de ramar som ges av styrelsen mandat att teckna avtal för förvaltningsobjektet mandat att tillsätta Förvaltningsledare respektive Förvaltningsledare IT Förvaltningsledaren på verksamhetssidan har en specialist per förvaltningsprodukt till sin hjälp, denna roll benämns Produktansvarig. Förvaltningsledaren ansvarar för helhetslösningen, verksamhetsreglerna och att samtliga förändringar till systemet samplaneras. Det ansvar som dagens projektsamordnare har övergår till förvaltningsledaren (se Bilaga 1). Förvaltningsledare IT har tre externa parter att förhålla sig till: part för utveckling, ändring, felrättning, part för serverdrift och part för applikationsdrift och support. Det är viktigt att den person som innehar rollen Förvaltningsledare IT har god beställarkompetens och kan ställa krav på de externa parterna. Förvaltningsledare IT ansvarar för att fånga upp lärosätenas behov vad gäller tillgänglighet och prestanda (detta avtalas idag mellan respektive lärosäte och deras driftleverantör). De specialister som behövs på IT-sidan kommer att finnas hos respektive leverantör och regleras i avtal. Det ansvar som IT-strategen har i förvaltningsarbetet övergår till stor del till Förvaltingsledare IT och Objektägare IT (se Bilaga 1) Operativa roller Här beskrivs de operativa rollerna som behövs i förvaltningsarbetet för att komplettera Objektägare och Förvaltningsledare. Produktansvariga ansvarar för arbetet för en förvaltningsprodukt. Fångar krav och förankrar arbetet med verksamheten, utför arbetet i förvaltningsplanen, stödjer supporten, utreder förändringsbegäran och detaljerar krav på förändringar. Acceptanstestledare ansvarar för att kvalitetssäkra leveranser av nya.

17 Sida 17 av 29 Testresurser deltar i test av nya leveranser av. Det behövs både verksamhetsresurser och resurser som utför tekniska tester. Utbildningsansvarig ansvarig för att planera utbildningstillfällen och att utbildningsmaterialet är uppdaterat. Kravställare bistår produktansvariga vid behov med detaljering av krav på förändringar inom förvaltning och utveckling Övriga roller Övriga roller som behövs för att komplettera förvaltningsorganisationen: Resursansvarig ansvarig för att rekrytera resurser för kravställning, test och deltagare i utvecklingsprojekt. Det pågår en utredning inom Konsortiet om att tillsätta en HR ansvarig. Dessa två roller måste samordnas och eventuellt innehas av samma person. Projektresurser tillförs utvecklingsprojekten vid behov Roller för hållbar förvaltning Följande roller behövs för att säkra en hållbar förvaltning: Metodansvarig ansvarar för att se över och förbättra arbetssätt i förvaltnings- och utvecklingsarbete samt att utbilda resurser i organisationen i arbetssättet. Lösningsarkitekt ansvarig för att säkerställa att samtliga förändringar till ligger i linje med verksamhetsregler, objekt- och datamodeller. Informatör ansvarig för kommunikation inom och utanför förvaltningsorganisationen Bemanning Av de roller som beskrivs ovan bör endast Förvaltningsledarrollerna bemannas på heltid. Övriga roller kan bemannas på deltid. Det är viktigt att Objektägarna och Förvaltningsledarna bemannas av olika personer. Olika operativa roller kan med fördel bemannas med samma individ. För- och nackdelar med att bemanna flera roller med samma person och vilka roller som kan innehas av samma person bör utredas innan rekrytering påbörjas. I dagens förvaltningsorganisation bemannas Förvaltningsledare IT av UHR. Denna roll förändras och blir mer strategisk då Förvaltningsledare IT tillsammans med Objektägare IT ansvarar för styrning av externa leverantörer samt strategiska frågor såsom outsourcing av serverdrifttjänsten. Förvaltningsledare IT bör därför inte bemannas av en extern part utan komma från ett lärosäte. Rollen Förvaltningsledare IT har uppskattats till mer än en heltid, rollen bör innehas av en person som till sin hjälp har en eller flera specialister som ansvarar för vissa avgränsade arbetsområden. Objektägarrollerna, Förvaltningsledaren på verksamhetssidan samt övriga roller bör också bemannas från ett lärosäte för att säkra att individerna har god verksamhetskunskap och förankring bland lärosätena. De båda förvaltningsledarna kommer att arbeta heltid med förvaltningsobjektet och behöver ha ett nära samarbete. Det är därför önskvärt att dessa båda personer kan sitta på samma geografiska ställe, åtminstone delar av tiden. Förvaltningsledaren på verksamhetssidan utför i dagens förvaltningsorganisation delvis andra uppgifter än de som beskrivs i detta förslag. Förvaltningsledaren utför idag delar av

18 Sida 18 av 29 den framtida Objektägarens arbetsuppgifter, men har även i praktiken ett personalansvar och utför en hel del arbete för driva konsortieverksamheten. Förvaltningsledaren på verksamhetssidan behöver i den nya förvaltningsorganisationen vara mer operativ i ledning och styrning av förvaltningsarbetet. För att lyckas bemanna förvaltningsorganisationen förväntas medlemmar i Konsortiet bidra med resurser för att fylla rollerna mot ersättning. 11 Förvaltningsstyrning Förvaltningsarbetet styrs av Styrgruppen och Förvaltningsledningen enligt figur 6. Förvaltningsledningen tar fram förslag till förvaltningsplan genom att samla in verksamhetens behov och krav. Förvaltningsledningen bereder ärenden till styrgruppen och stämmer av dem med Förvaltningsrådet som består av representanter för de lokala objektägarna (se kapitel 11.3). Styrgruppen beslutar förvaltningsplanen och förändringar till den. Vid behov lyfter styrgruppen frågor vidare till s styrelse såsom behov av mer budgetmedel eller förslag på nya utvecklingsprojekt. De ärenden som lyfts till styrgruppen ska vara väl beredda. Figur 6: Styrning av förvaltningsarbetet I dagens förvaltningsorganisation fungerar styrelsen som styrgrupp för förvaltningsarbetet. En styrgrupp för den nya förvaltningsorganisationen måste tillsättas, denna kan antingen utgöras av styrelsen som idag eller av en separat styrgrupp. När

19 Sida 19 av 29 styrgruppen tillsätts är det viktigt att den har rätt sammansättning och kan representera den studieadministrativa verksamheten på lärosätena, samt att den inte är för stor. Styrgruppen bör bestå av fler representanter än objektägarna för att säkra att styrgruppen har en bred förankring och rätt kompetens. Årscykeln för styrning och uppföljning av förvaltningsarbetet beskrivs i figur 7. Figur 7: Årscykel för styrning och uppföljning av förvaltningsarbetet 12 Arbetsprocesser Övergripande processbeskrivningar har tagits fram för att ge en överblick av hur den nya förvaltningsorganisationen ska arbeta och förhålla sig till andra parter. Nedan sammanfattas processerna, för mer information se Bilaga 3. Målstyrning Syftet med målstyrning är att säkerställa operativ planering och strategisk styrning av förvaltningsobjektet. Den ger därmed förutsättningarna för förvaltningsverksamheten under året. Processen måste tidsmässigt kopplas till budgetarbetet i Konsortiet. Lokalt användarstöd Syftet med lokalt användarstöd är att stödja användarna i användningen av samt att lösa alla fel/ärenden så fort som möjligt och därmed minimera störningseffekterna för verksamheten. För en utförligare beskrivning av den lokala supportfunktionen, se rapport Ändamålsenligt drift. Centralt användarstöd Syftet med centralt användarstöd är att stödja den lokala supportfunktionen för samt att lösa alla fel/ ärenden så fort som möjligt och därmed minimera störningseffekterna för verksamheten.

20 Sida 20 av 29 Ändringshantering Syftet med ändringshantering är att bedöma och besluta om ändringsförfrågan på ett effektivt sätt för att säkra förvaltningsobjektets användbarhet samt att minimera antalet fel orsakade av förändringar. Förvaltningsledningen ansvarar för att utreda inkomna ändringsförfrågan och bedöma vilken påverkan de har. Beslut om att genomföra förändringen beror på om den ryms inom förvaltningsplanen och den påverkar lokala integrationer. Utveckling/felrättning Syftet med utveckling och felrättning är att genomföra beställda förändringar till programvaran och tillhörande infrastruktur. Arbetet utförs helt av en extern part. Verksamhetsförändring Syftet med verksamhetsförändring är att genomföra beställda förändringar till verksamhetskomponenter såsom manualer, processbeskrivningar och utbildningsmaterial. Acceptanstest Syftet med acceptanstest är att kvalitetssäkra och godkänna att den beställda förändringen till uppfyller uppställda krav. Innan förändringar beställs ska förvaltningsorganisationen tydligt beskriva för lärosätena vilka förändringar som kommer i nästa release och vad de innebär. I grunden kommer förändringar som påverkar lokala integrationer inte att tillåtas då de kan innebära kostnader lokalt. Uppstår behov av att göra förändringar som påverkar lokala integrationer måste en särskild hantering och beslutsordning för detta tas fram. Acceptanstest av varje leverans av nya kommer att utföras av den centrala förvaltningsorganisationen. Acceptanstestledaren ansvarar för att planera, genomföra och sammanställa resultatet av testarbetet. Testerna inkluderar både funktionella och tekniska tester och prestandatester. Förvaltningsledningen fattar beslut om driftsättning av leveransen efter genomgång av testresultaten. Under acceptanstestperioden ges lärosätena möjlighet att verifiera integrationer och lokala anpassningar mot den nya versionen. Detta är dock inte en del av den gemensamma acceptanstesten. Releasehantering Syftet med releasehantering är att genomföra beslutade förändringar på ett effektivt sätt för att säkra förvaltningsobjektets användbarhet samt att minimera antalet fel orsakade av förändringar. Driftrelaterad problemhantering Syftet med driftrelaterad problemhantering är att minimera störande effekter för verksamheten genom att ta reda på orsaken till att tekniska fel uppstått och skapa en lösning. Arbetet utförs helt av en extern part. Resurssäkring Syftet med resurssäkring är att säkerställa att rätt resurser finns tillgängliga för förvaltnings- och utvecklingsarbetet med samt att ta hand om de resurserna. Förbättra modellerna

21 Sida 21 av 29 Syftet med att förbättra modellerna är att säkra att förvaltnings- och utvecklingsarbetets effektivitet utvärderas och effektiviseras. 13 Vidareutveckling av Dagens förvaltningsorganisation hanterar all felrättning och utveckling av befintligt. Vissa utvecklingsprojekt hanteras helt inom respektive område, vilket gör att omprioritering mellan och övergripande styrning av utvecklingsinsatser försvåras. Pm3 modellen förordar att större utvecklingsinsatser lyfts ut från förvaltningsarbetet, men sätter ingen gräns för vad som ska lyftas ut. Större utvecklingsinsatser kräver tillskott av budgetmedel och personresurser och kräver också en separat styrning för att säkra resultatet. Utvecklingsinsatser för nya kommer att initieras i förvaltningsarbetet. Detta kan ske genom att ett lärosäte skickar in önskemål om förändringar, det sker förändringar i lagar och förordningar som styr verksamheten eller genom att förvaltningsorganisationen själva identifierar behov av förändringar. För att ge förvaltningsorganisationen stöd i hantering av utvecklingsinsatser bör en riktlinje tas fram för vad som ska lyftas utanför ordinarie förvaltningsarbete och hanteras som egna utvecklingsprojekt. En lågt satt gräns resulterar i många utvecklingsprojekt och onödigt stor overheadkostnad. En högt satt gräns leder till få utvecklingsprojekt och där förvaltningsorganisationen får hantera merparten av utvecklingen med risk för att hamna i samma situation som dagens förvaltningsorganisation. Projektet har tagit fram följande förslag på kriterier för att lyfta ut utvecklingsarbetet från förvaltningsorganisationen: 1. Påverkar mer än en förvaltningsprodukt eller om många externa parter påverkas 2. Slutleverans ej inom två releaser (efter uppstart) 3. Medför förändringar till lokala gränssnitt 4. Utveckling av helt ny funktionalitet 5. Arbete mer än 2000 h Om en utvecklingsinsats uppfyller något av dessa kriterier bör den lyftas ut och bedrivas som ett utvecklingsprojekt. En bedömning bör göras från fall till fall och dessa kriterier bör också löpande utvärderas. Styrelsen bör med stöd av stämman fastställa vilka utvecklingsprojekt som ska genomföras och tillsätta budgetmedel. Utvecklingsprojekten bör styras av samma styrgrupp som förvaltningsarbetet för att säkra den totala utvecklingen av. Det innebär att styrgruppen får mandat att besluta om projektdirektiv och effektmål samt att tillsätta projektledare. Styrgruppen kan behöva kompletteras i de fall förändringen berör externa parter. En projektmodell bör väljas för arbetet och en tydlig överlämningsprocess bör tas fram som tydliggör hur resultatet på bästa sätt lämnas över från projekt till förvaltning. 14 Utbildning Detta är Förnyad förvaltnings förslag på hur den långsiktiga utbildningen i ska organiseras.

22 Sida 22 av Målgrupper Följande målgrupper för utbildning i har identifierats: 1. Lokala utbildare 2. Lokala administratörer som arbetar med: Central administration Utbildningsinformation Studiedeltagande Examen Resultatrapportering Uppföljning/utdata 3. Utvecklare som arbetar lokalt med integrationer till 4. Berörda personer hos övriga intressenter som t.ex. CSN, SCB, UHR, Skolverket 5. Personal som arbetar i den nya förvaltningsorganisationen 14.2 Förvaltningsorganisationens ansvar Den nya förvaltningsorganisationens ansvar för utbildning omfattar följande aktiviteter: Utbilda lokala utbildare (kan ske hos ett lärosäte) Samordna utbildning för användare (hålla kontakt med de lärosäten som kan erbjuda utbildning till andra lärosäten) Tillhandahålla material för lokala utbildningar (lokala komplement till materialet kommer att behövas) Utbilda berörda personer hos övriga intressenter som tex CSN, UHR, SCB och Skolverket Utbilda personal som arbetar i den centrala förvaltningsorganisationen Säkra att hjälptexter och manualer i systemet är uppdaterade Tillhandahålla en utbildningsmiljö med avpersonifierad testdata Den nya rollen Utbildningsansvarig ansvarar för aktiviteterna. Ett eller två lärosäten bör anlitas för att hålla utbildningstillfällena. Detta för att säkra att alla användare får samma utbildning och samma information. Det medför en ökad möjlighet för att alla användare lägger in informationen i systemet på samma sätt och att den statistik som tas ut blir mer tillförlitlig. De lärosäten som utför utbildningen kan ha ett antal individer som blir experter på att utbilda i. Utbildningstillfällena finansieras via avgift per deltagare. Hur utbildningsmaterialet bör utformas beskrivs i Bilaga Intressenter och samarbeten En av de viktigaste arbetsuppgifterna för förvaltningsorganisationen är att samla upp krav och behov samt förankra förvaltningsarbetet med organisationens intressenter. Det är viktigt att kontaktytan mot samtliga intressenter är tydlig och samarbetsformerna väl definierade. Här beskrivs förvaltningsorganisationens intressenter och samarbetsforum Kontakt med lokal förvaltning Den centrala förvaltningsorganisationen behöver tydliga kontaktvägar till den lokala förvaltningen av. Det behövs också en motpart för Konsortiets avtal med lärosätet för förvaltningen. En Lokal objektägare för bör finnas med ansvar att: det finns en (lokal) budget för administration av systemet och att denna följs

23 Sida 23 av 29 lagar och förordningar följs säkerhetsrutiner följs ägare av lärosätets information i konsortialavtalet med konsortiet följs det finns lokal support för utse de personer som har rättighet att beställa förändringar till informationen i vid fel som inte kan åtgärdas lokalt utse kontaktperson för Konsortiet vad gäller verksamhetsfrågor Rollen Lokal objektägare för motsvarar till stor del rollen som systemägare i befintlig organisation. En Kontaktperson för bör finnas som är mottagare av information från och besvarar vissa frågor från Konsortiet. Kontaktpersonen ansvarar även för att lärosätet rapporterar fel och behov av förändringar till Konsortiets centrala supportfunktion. Kontaktpersonen ersätter dagens ansvarig, som utöver kontakt med central förvaltning idag också har ansvar för löpande administration av. Hur administrationen av organiseras lokalt är upp till varje lärosäte och kommer inte att ingå i den roll som Konsortiet ställer krav på Förvaltningsorganisationens intressenter De intressenter som identifierats till förvaltningsorganisationen finns i figur 8. Figur 8: Intressenter till förvaltningen Relation till intressenter inom Konsortiet:

24 Sida 24 av 29 Intressent konsortiets styrelse stämman Relation Fattar beslut om utvecklingsprojekt och budgetram Fattar beslut om budgetram Relation till intressenter hos medlemmarna: Intressent Relation användare Förvaltningschefer Resursägare på lärosäten SA-chefer Lokal objektägare för (tidigare systemägare) Kontaktperson för (tidigare ansvarig) IT-chefer CSN Kravställare mot förvaltningsorganisation (via Kontaktperson för ) Har rösträtt på stämman Tillför resurser i förvaltningsarbetet Lokalt verksamhetsansvar för processerna som stödjer Har lokalt ansvar för Kontaktperson i operativa frågor Berörs av nytt system, integration till lokala system Medlem i konsortiet, användare och kravställare Relation till externa intressenter: Intressent Myndigheten för yrkeshögskolan inkl. utbildningsanordnare Migrationsverket SCB Universitets och högskolerådet (UHR) Universitetskanslersämbetet (UKÄ) SUHF Internationella samarbeten (ex Nordforum, Raketti, RS3G) Relation Planerar att använda i framtiden, har tecknat avsiktsförklaring Användare och kravställare Användare och kravställare Användare och kravställare. Har integrationer mellan NyA och. Idag teknikleverantör. Kravställare nationell statistik Samarbetspart i studieadministrativa frågor Omvärldsbevakning, inhämta förslag på lösningar från andra samarbetsprojekt

25 Sida 25 av Samarbetsforum Följande samarbetsforum har identifierats: Forum Syfte Deltagare Frekvens Förvaltningsråd Referensgrupper Förvaltningsledning Förvaltningsgrupp Medverka i framtagning och uppföljning av förvaltningsplanen Förankring av gjorda överenskommelser och resultat Prioritering av vad som ska utvecklas Krav och önskemål gällande driften och support Tar ställning till förändringar som påverkar lokala integrationer Arbeta med långsiktiga strategier/vision Insamling av problem och behov, utgör grund till nästa förvaltningsplan och utvecklingsprojekt Förankring av pågående arbete Planering och uppföljning av förvaltningsarbetet Planering och uppföljning av förvaltningsarbetet Objektägare Objektägare IT Förvaltningsledare Förvaltningsledare IT Representanter för lokala objektägare och IT-chefer (6-8 personer) Förvaltningsledare Förvaltningledare IT Produktansvariga Representanter från lärosätena. Om möjligt bildas en referensgrupp där samtliga frågor diskuteras. Detta innebär att lärosätena utser en representant för samtliga områden inom studieadministration. Är detta inte möjligt skapas en referensgrupp per förvaltningsprodukt. Förvaltningsledare Förvaltningsledare IT Förvaltningsledare Förvaltningsledare IT Produktansvariga Utbildningsansvarig 3-4 ggr/år 3-4 ggr/år 2 ggr/månad 1 gång/månad

26 Sida 26 av 29 Acceptanstestledare Till detta kommer beslutsforumen styrgrupps-, styrelse- och stämmomöten samt de möten som behövs för att följa upp och styra arbetet med de externa leverantörerna av IT-nära förvaltning. För samtliga externa intressenter bör behovet av samarbetsforum ses över. 16 Konsekvenser av förslaget Här beskrivs de konsekvenser som identifierats till följd av den nya förvaltningsorganisationen. De konsekvenser som följer av det nya systemet med förändrade arbetssätt beskrivs inte här Konsekvenser för Konsortiet Konsortiets ansvar utökas till att även omfatta drift och acceptanstest. Styrelsens roll i styrning av förvaltningsarbetet kan komma att förändras om en separat styrgrupp tillsätts för förvaltningsarbetet. Konsortieledningens roller bör ses över. Vilka roller som krävs för att bedriva konsortieverksamheten måste tydliggöras liksom ett fortsatt behov av rollen ITstrateg. Områdesansvarigas roller försvinner när befintligt fasas ut. Konsortiet måste ta fram enhetliga basnivåer för tillgänglighet och prestanda. Det behövs en större konsortieorganisation med fler roller inom förvaltningsarbetet Konsekvenser för lärosätena Kontaktvägarna för ansvariga blir tydligare då samtliga frågor kring hanteras via samma kanal. Kvalitet på systemet ökar genom centralt genomförda acceptanstester. Den centrala förvaltningsorganisationen godkänner nya leveranser, varje lärosäte kan inte själva fatta beslut om driftsättning av nya leveranser. Lägre kostnad för lokal förvaltning och drift: o Mindre lokalt testarbete vid varje ny leverans, endast lokala integrationer och lokala anpassningar måste testas o Inget behov av beställarkompetens för drift av o Inget lokalt uppföljningsansvar mot driftleverantören o Mindre administration kring lokalt vad gäller katalogdata då vissa uppgifter hanteras av den centrala förvaltningsorganisationen o Utbildningsmaterial tillhandahålls centralt Bättre kontroll på totalkostnaden för. Dagens roller Systemägare och ansvarig förändras. Viss registervård måste beställas av den centrala supportfunktionen. Rätta sig efter gemensamt övernskomna basnivåer för tillgänglighet och prestanda. Den gemensamma installationen ger möjlighet till nya affärsmodeller för prissättning av tjänster runt. Nyttjandet av uppföljningstjänster skulle kunna prissättas olika.