Stämmans rambeslut för 2015

Transkript

1 Dokument: Rambeslut för 2015 Styrelsen, bil p 772 Sida 1 av 6 Styrelsen Stämma , bil 572 : 1 Stämmans rambeslut för 2015 Dokumentets plats i besluts- och planeringsprocessen Detta dokument är utformat av styrelsen som ett inriktningsbeslut och syftar till att uttrycka ramar ekonomiska och sådana som anger en huvudinriktning på konsortienivå för det samlade konsortiefinansierade arbetet under det följande året. I dokumentet formuleras styrelsens förslag till vårstämman, som har antagit det. Stämmans fastställande av ekonomiska ramar ligger även till grund för beslut om medlemsavgifter till Konsortiet för det följande året. Inför 2015 sker detta för första gången i denna form. De särskilda fokusområden som anges för 2015 har styrelsen härlett från fr a Ladokstrategin, samt de behov som ligger i den situation de stora förnyelseprojekten, Ladok3 och Förnyad förvaltning, kommer att befinna sig i under året. Målformuleringarna är uttryckta på övergripande nivå men blir mer konkreta där detta är möjligt. Stämmans rambeslut i sin tur ligger till grund för information till medlemshögskolorna om medlemsavgiftens storlek för året. Det ska vidare utgöra underlag för det vidare arbetet med förvaltningsplan och för en mer detaljerad, fullständig verksamhetsplan/budget som styrelsen kan besluta om i oktober och informera höststämman om. Om den fullständiga verksamhetsplanen i något avseende skulle gå utöver stämmans rambeslut, krävs ett kompletterande beslut av höststämman. Ett fåtal gemensamma och övergripande mål, härledda ur Ladokstrategin, föreslås för Konsortiets verksamhet för Under de övergripande målen föreslås ett antal mer preciserade målformuleringar grupperade enligt uppdelningen Ladok3-projektet, Projektet Förnyad förvaltning och Förvaltningsorganisationen. Förvaltningsorganisationen har dessutom delats upp i Nya Ladok och Befintlig systemlösning. För att uppfylla de övergripande målen bör merparten av de preciserade målen uppfyllas, även om stämmobeslutet inte anvisar hur eller med vilken ambitionsnivå. Därefter följer förslag till ekonomiska ramar för 2015, indelat efter verksamheter som ska följas upp. Ladok3-projektet Förnyad förvaltning Förvaltningsorganisationen Dessa är ytterligare nedbrutna i ett par steg till storheter som å ena sidan är uppföljningsbara och å andra sidan medger ett önskvärt och rationellt manöverutrymme inom givna ramar under löpande år för respektive budgetansvarig. Såväl kostnadsramar som investeringsramar föreslås. Mål att uppnå 2015: Övergripande mål Säkra att Konsortiets medlemmar har tillgång till studieadministrativt systemstöd som minst uppfyller de krav som lagar och förordningar föreskriver. Ge möjlighet till inflytande i samband med nyutveckling av funktionalitet i systemstödet för de målgrupper som nämns i Ladokkonsortiets visionsdokument. Arbeta för lösningar som direkt eller på sikt ger möjlighet till effektiviseringar inom högskolesektorn. Dessa lösningar kan vara av såväl teknisk, organisatorisk som processförbättrande art. Nedan listas de något mer specificerade delmål som kategoriseras under rubrikerna Ladok3-projektet, Projektet Förnyad förvaltning och Förvaltningsorganisationen, den senare i sin tur uppdelad i Nya Ladok och Befintlig systemlösning. Ett par målformuleringar har styrelsen själv som mottagare.

2 Sida 2 av 6 Ladok3-projektet - rekrytera resurser av olika slag i tillräcklig omfattning - säkra styrning och ledning i projektet - verifiera att utvecklad funktionalitet är relevant hela vägen till slutanvändarna - fortsätta förbättra framförhållning i arbetet med verksamhetskrav ( backlog ) - hålla planerad takt i utvecklingsarbetet - säkra samordning med behov i projektet Förnyad förvaltning - leverera enligt plan (leverans nr 2 till förvaltning samt planerade leveranser till testmiljö) Projektet Förnyad förvaltning - stödja nyetablerad förvaltningsorganisation - få fullständig förvaltningsorganisation på plats - säkra samordning med behov i projektet Ladok3 - se till att få alla relevanta driftmiljöer operativa - fortlöpande uppdatera produktionssättningsplaneringen - klara återstående leveranser så att projektet kan avslutas Förvaltningsorganisationen Nya Ladok - etablera en acceptanstestinstans/-organisation - ta emot leverans 2 från Ladok3-projektet på ett fullödigt sätt - förbereda mottagande av leverans 3 från Ladok3-projektet inklusive konvertering/migrering - förstärka ett effektivt samspel med medlemshögskolorna i dessa processer - säkra samordning med behov i projektet Förnyad förvaltning - etablera ett heltäckande dokumentations-/kommunikationspaket för Konsortieverksamheten Befintlig systemlösning (Nouveau och LPW) - förbereda och planera för avveckling av befintligt Ladok - beskriva mål för underhållet av befintligt Ladok fram till avveckling - ev genomföra något utvecklings-/utredningsprojekt därutöver - verifiera eventuell besparing vid byte av databashanterare Styrelsen - utvärdera den initiala organisationen/ansvarsfördelningen - påbörja utvärderingen av samverkansformer för hela det nationella Ladoksamarbetet Ekonomiska ramar för 2015: För att möjliggöra att målen ovan ska kunna uppnås bedömer styrelsen att ekonomiska ramar bör tilldelas enligt nedanstående uppskattning. Uppskattningarna utgår från planerad aktivitet i de olika projekten samt förväntat resursbehov i befintlig och framväxande förvaltningsorganisation.

3 Sida 3 av 6 A. Kostnader under året: (tkr) FÖRVALTNING Basorganisation Styrelsenivån 350 Systemförvaltningsorganisation Befintlig Systemförvaltningsorganisation NY Org hos teknikleverantören Underhåll Uh av befintligt system Uh av nytt system Drift av nytt system PROJEKT Ladok3-projektet Verksamhetsdelar Teknikdelar Förnyad förvaltning Ev Övriga projekt Utredningsprojekt 750 Utvecklingsprojekt KAPITALKOSTNADER KOSTNADER TOTALT Hänsyn har tagits till fortsatt avveckling av den befintliga förvaltningen som från Q styrs av den nya systemförvaltningsorganisationen. Fortsatt nedgång i underhållskostnader förväntas för befintligt Ladoksystem. Kostnader för Ladok3-projektet är införda enligt projektets planering i mars Nivån ligger nära vad som visats i tidigare långtidsprognoser; skillnaderna ligger främst i en något tidigarelagd uppgång av driftkostnader för nytt Ladok. Driftkostnader har uppskattats utifrån lämnade anbud på driftuppdraget. Kapitalkostnader har ansatts med hjälp av simuleringar utifrån gjorda och planerade investeringar. B. Investeringar i ny programvara under året: (skrivs av på 5 år) (tkr) Ladok3-projektet Verksamhetsdelar Teknikdelar Ev Övriga utvecklingsprojekt 0 INVESTERINGAR TOTALT Styrelsen har utgått från att nyutveckling 2015 endast bedrivs inom Ladok3-projektet. Uppskattningarna är hämtade från projektets planering i mars 2014.

4 Finansiering och medlemsavgifter 2015: Sida 4 av är ett av de två dyraste åren för Ladokkonsortiet enligt senaste långtidsprognos. Årets kostnader kommer till övervägande del att bekostas genom medlemsavgifter. En betydande budgetförstärkning kan hämtas från det stora balanserade kapitalet, som efter 2013 växt till 23 mnkr. Av detta har 13 mnkr intecknats för underfinansiering av budget för De totala kostnader som ska täckas av ramen tkr beräknas kunna finansieras så: - Från uppskattat ackumulerat överskott vid utgången av 2014, tkr, bedömer styrelsen att tkr kan utnyttjas för underfinansiering. - Kvarstående bidrag från regeringen beräknas kunna utnyttjas med 500 tkr för avskrivning av systemanpassningar för studieavgifter. - Återstoden, tkr, finansieras med medlemsavgifter. Avgiften 2015 innebär en ökning om 18 % som fördelas på följande sätt mellan - medlemshögskolor tkr och - CSN tkr. Medlemsavgifterna delas mellan medlemshögskolorna enligt regeln i konsortialavtalet (se bil 572 : 2). Observera att fördelningen fr o m 2015 görs utifrån SCB-uppgifter avseende senaste hela budgetår, alltså denna gång bå En översikt över utvecklingen av de totalramar som detta beslut avser visas i bilaga 1. Beslut: Stämman beslutar - att verksamheten i Ladokkonsortiet under 2015 ska bedrivas i enlighet med målbeskrivningen ovan; - att därvid de ekonomiska totalramar som anges i styrelsens förslag ska gälla; - att finansieringen av verksamheten ska ske enligt styrelsens förslag; - att medlemsavgiften delas mellan medlemshögskolorna enligt styrelsens förslag. Fördelningen av medlemsavgifter är preliminär, i avvaktan på höststämmans beslut om nytt konsortialavtal , där fördelningsprincipen regleras.

5 Sida 5 av 6 Underbilaga 1 Utveckling av de totalramar rambeslutet avser Närmaste motsvarigheter till föreslagna belopp för 2015 hämtas från utfallsuppgifter i verksamhetsberättelser för 2012 och 2013 samt från budget i verksamhetsplan för Trots försök att mappa den tidigare budgeterings-/uppföljningsstrukturen mot den som rambeslutet uttrycker, är jämförbarheten mellan åren ändå något begränsad. A. Kostnader under året: (tkr) Förvaltningsorganisation hos Konsortiet, såväl befintlig org som den nya som börjar byggas upp VP/budget 2014 Förslag Förvaltningsorganisation hos teknikleverantören Underhåll Drift av nytt system Ladok3-projektet Förnyad förvaltning Övriga projekt Kapitalkostnader KOSTNADER TOTALT B. Investeringar i ny programvara under året: (tkr) VP/budget 2014 Förslag 2015 Ladok3-projektet Övriga utvecklingsprojekt INVESTERINGAR TOTALT

6 Sida 6 av 6