Uppdrag angående införandet av ett IT-system för utbyte av socialförsäkringsinformation på EU-nivå (S2009/2024/SF)

Transkript

1 LÄGESRAPPORT 1 (6) Socialdepartementet STOCKHOLM Uppdrag angående införandet av ett IT-system för utbyte av socialförsäkringsinformation på EU-nivå (S2009/2024/SF) Försäkringskassan har genom regeringsbeslut den 5 mars 2009 fått i uppdrag att i samverkan med Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen (IAF) redovisa myndigheternas arbete med införandet av det nationella IT-stöd som ska möjliggöra anslutning till det kommande gemensamma elektroniska utbytet av socialförsäkringsinformation inom EU (Electronic Exchange of Social Security Information, [EESSI]). Enligt uppdraget ska förslag lämnas till hur IT-stödet i sin helhet ska utformas, organiseras, administreras och finansieras. Redovisningen ska även innehålla förslag på nödvändiga förändringar i svensk lagstiftning för att Sverige ska kunna uppfylla kraven i EU-rätten, en tidplan för genomförandet av IT-stödet samt en konsekvensanalys av införandet av det svenska IT-stödet. Försäkringskassan lämnade in svar på uppdraget den 30 juli 2009 (dnr 27129/2009). Enligt uppdraget ska lägesrapporter lämnas kvartalsvis till dess att EESSI-systemet är i drift. En första lägesrapport lämnades den 30 oktober 2009 (dnr ). En andra lägesrapport lämnades den 23 januari (dnr ). Enligt regleringsbrev för 2010 ska Försäkringskassan vid utformningen av det nationella IT-stöd som krävs för anslutning till EESSI ta särskild hänsyn till att det ska vara möjligt att följa internationella ärenden. Redovisningen av uppdraget ska ske inom ramen för uppdraget för införandet av ett IT-system för utbyte av socialförsäkringssystem på EU-nivå. Det svenska IT-stödet Försäkringskassan och IAF tolkar begreppet det svenska IT-stödet som att det innefattar tre områden; - Den nationella delen av kontaktpunkten; etablering och drift av det nationella nätverket och den nationella kontaktpunkten inklusive eventuella programvaror som krävs för att Sverige ska kunna skicka och ta emot information elektroniskt samt en eventuell help desk. - Ansvaret för Master Directory. - Revidering alternativt nyutveckling av nationella IT-stöd som påverkas av de nya förordningarna

2 LÄGESRAPPORT 2 (6) Den svenska kontaktpunkten och Master Directory Utformning av IT-stöd Försäkringskassan tog i månadsskiftet mars-april emot tidigare nämnd detaljerad teknisk beskrivning från Siemens, se lägesrapport 30 oktober 2009 (dnr ). IT-arkitekter från Försäkringskassan och andra berörda myndigheter kommer under våren att ta fram en fördjupad analys av materialet. Försäkringskassan och IAF avser att återkomma med mer information i nästa lägesrapport. Organisation, administration, finansiering Försäkringskassan konstaterar att ett antal myndigheter/organisationer kommer att vara beroende av den svenska kontaktpunkten; IAF, Arbetslöshetskassorna, Arbetsförmedlingen, Pensionsmyndigheten, Kronofogdemyndigheten och Försäkringskassan. Försäkringskassan har i tidigare lägesrapport framfört att Försäkringskassan genom överenskommelser med andra myndigheter skulle kunna komma överens om kostnad, drift och underhåll, se lägesrapport 30 oktober 2009 (dnr ). Försäkringskassan anser emellertid att Försäkringskassan i första hand bör anvisas särskilda medel för finansieringen av etableringen, driften och underhållet. Ett alternativ till detta är att etableringen, driften och underhållet av tjänsten finansieras genom avgifter. Detta förutsätter emellertid att det, t.ex. i Försäkringskassans instruktion, särskilt anges att Försäkringskassan får finansiera tjänsten genom att ta ut avgifter. IAF har i tidigare lägesrapporter och remissyttranden tagit upp frågan om finansieringen av EESSI. Mot bakgrund av IAF och arbetslöshetskassornas behov av att planera och genomföra arbetet med EESSI är det angeläget att ett besked lämnas om val av lämpligt sätt att finansiera kostnader för investering och drift. IAF avser att ta upp frågan vid ett möte med Arbetsmarknadsdepartementet den 27 maj. Tidplan Försäkringskassan och IAF konstaterar att de leveranser från EU som nämndes i svar på regeringsuppdrag (dnr ) är försenade med 1-2 månader. I svaret nämndes två leveranser, en i juli och en i september. Det är nu klarlagt att den första leveransen enbart är till testländerna och att den andra är till övriga medlemsländer. Det rör sig således om samma tekniska delar, även om den andra leveransen sannolikt är en uppdaterad version utifrån erfarenheter från testländerna. Enligt information från EU kommer testländerna att få sin leverans i september och övriga länder i november december Det är Försäkringskassans bedömning att det trots förseningar från EU kommer att vara möjligt att sända och ta emot elektronisk information den 1 maj 2012.

3 LÄGESRAPPORT 3 (6) Kontaktpersoner och ansvariga personer Försäkringskassan har på begäran av EU utsett personer för rollerna AP SPOC (Access point single point of contact), AP Manager samt AP Administrator. Detta innebär att myndigheten har etablerat funktioner inom myndigheten för arbetet med den svenska kontaktpunkten. Försäkringskassans IT-stöd Utformning av IT-stöd Försäkringskassan startade i juni 2009 ett projekt inom myndigheten för införandet av de nya EU-förordningarna om samordning av socialförsäkringsförmåner inom EU. Projektet fick i uppdrag att uppdatera styrande och stödjande dokument, brev, blanketter och mallar, extern information, den svenska kontaktpunkten samt Försäkringskassans IT-stöd. Som framgår av tidigare svar till regeringen (dnr 27129/2009, och ) saknar flera av de sakområden Försäkringskassan administrerar och som berörs av de nya förordningarna helt eller delvis IT-stöd. Försäkringskassans utgångspunkt våren 2009 var att fram till 1 maj 2012 utveckla IT-stöd inom dessa områden. I och med ökad kunskap om andra alternativ och förnyade beräkningar av kvantifierbara nyttor kunde myndigheten emellertid konstatera att det krävdes mer tid. Försäkringskassan framförde i föregående lägesrapport att myndigheten kommer att uppfylla de krav som ställs i förordningarna gällande möjligheten att sända och ta emot elektronisk information, men att myndighetens ITutveckling kommer att ske i takt med att myndigheten ser det möjligt ur effektivitetssynpunkt (dnr ). Försäkringskassan har även genomfört en omstrukturering av det projekt som ansvarar för införandet. Förändringen innebär att myndigheten kommer att fatta successiva beslut om möjligheten att utveckla IT-stöd, utifrån ordentliga analyser av behov och kvantifierbar nytta. IT-stöd inom arbetslöshetsförsäkringsområdet Det tekniska utskottet i EESSI-projektet har lämnat ett förslag på nationell kommunikationslösning till MSB (Myndigheten för samhällsskydd och beredskap). MSB har preliminärt godkänt förslaget. Det gör att det inte är ett krav på nationell nivå med en SGSI-ackreditering för att kunna utväxla information med andra medlemsstater via kontaktpunkten. För ett slutligt godkännande krävs att Försäkringskassan före produktionssättning kompletterar dokumentationen med hög nivå av kommandon av brandväggspassagerna för de olika trafikfallen. Dessa beskrivningar skall sedan godkännas av SGSI ackrediteringspanel, vilket kan ske tidigast under hösten Arbetslöshetskassorna förutsätter att de inte drabbas av extra kostnader på grund av att lösningen utformats efter Försäkringskassan nuvarande tekniska kommunikationslösning som inte motsvarar dagens internationella standard.

4 LÄGESRAPPORT 4 (6) Arbetslöshetskassorna kommer att utveckla och behöver förändra sitt IT stöd efter nya förutsättningar och regler. Kostnader för denna förändring har i dagsläget inte kunna fastställas. Pensionsmyndighetens IT-stöd Pensionsmyndigheten startade i januari 2010 ett projekt inom myndigheten för införandet av de nya EU-förordningarna om samordning av pensionsförmåner inom EU. Projektet fick i uppdrag att uppdatera styrande och stödjande dokument, brev, blanketter och mallar, extern information, framtagning av relevant statistik, samt anpassa Pensionsmyndighetens IT-stöd. Myndighetens projekt startade i januari 2010 men själva arbetet startades upp under 2009 och då inom Försäkringskassans projekt. IT-stödet har anpassats till de nya förordningarna och kommer fr.o.m. november 2010 också att innehålla ny funktionalitet för handläggarna. IT-stödet utvecklas successivt för att möjliggöra uppföljning av internationella ärenden. När det gäller kommande anpassningar till det elektroniska utbytet mellan medlemsländerna så kommer Pensionsmyndigheten via förstudie att fatta successiva beslut om möjligheten att utveckla IT-stöd utifrån analyser av behov och nytta. Samarbete sker med övriga berörda myndigheter inom Teknikutskottet. Nödvändiga förändringar i svensk lagstiftning För att Försäkringskassan ska kunna ta ut avgifter från andra myndigheter anser Försäkringskassan att det krävs en bestämmelse alternativt en skrivning i myndighetens instruktion om att Försäkringskassan ansvarar för den svenska kontaktpunkten. Se vidare under rubriken Organisation, administration, finansiering. Försäkringskassan och IAF hänvisar i övrigt till tidigare svar på regeringsuppdrag (dnr , ). Konsekvensanalys Försäkringskassan och IAF har i tidigare svar på regeringsuppdrag (dnr ) lämnat uppgifter om beräknade kostnader. Försäkringskassan lämnade bland annat en preliminär beräkning av kostnaden för kontaktpunkten. Med den information som finns i dag gör Försäkringskassan den övergripande bedömningen att kostnaden för kontaktpunkten ligger på cirka 3,2 miljoner kronor per år. Med hänvisning till behovet av en fördjupad analys av de tekniska beskrivningarna från EU har myndigheterna inget ytterligare att tillägga i dagsläget. Intern styrning och extern information Försäkringskassan Försäkringskassan har reviderat ett stort antal vägledningar och tagit fram två nya vägledningar med anledning av de nya förordningarna. Myndighetens in-

5 LÄGESRAPPORT 5 (6) formationsmaterial och webbsida har uppdaterats likväl som de blanketter, brev och mallar som används inom området. Interna utbildningsinsatser har genomförts och kommer även att pågå under maj till september Försäkringskassan kommer successivt att börja använda SED i takt med att de beslutas av EU. Från och med maj 2010 kommer pappers-sed att användas för EU-familjeförmåner. I övrigt kommer myndigheten att använda E-blanketter. Arbetslöshetsförsäkringsområdet IAF har i likhet med Försäkringskassan reviderat relevanta delar i regelsamlingen och föreskrifter för internationella bestämmelser samt uppdaterat informationsmaterial. Intern utbildning har genomförts för delar av personalen och medarbetare på IAF, Arbetsförmedlingen och arbetslöshetskassorna. Arbetslöshetskassornas samorganisation (SO) håller under tiden april-juni flera stycken tredagarsutbildningar om bestämmelserna i de nya EU-förordningarna för Arbetslöshetskassornas personal. IAF har, tillsammans med Arbetsförmedlingen och arbetslöshetskassorna, sett över den institutionella fördelningen av arbetsuppgifter inom ramen för intygshanteringen och informationsmaterial i relation till EU-förordningarna. Förändringarna kommer att få effekt från den 1 maj respektive den 1 november år En överenskommelse har tagits fram mellan IAF, Arbetsförmedlingen och Arbetslöshetskassornas samorganisation om fördelning av uppgifter inom ramen för intygshanteringen som kommer att presenteras på ett möte på Arbetsmarknadsdepartementet den 27 maj. Överenskommelsen innebär ingen förändring av det institutionella ansvaret i intygshanteringen. Pensionsmyndigheten Pensionsmyndigheten har reviderat 5 stycken vägledningar och tagit fram en ny vägledning med anledning av de nya förordningarna. Myndighetens informationsmaterial har uppdaterats likväl som de blanketter, brev och mallar som används inom området. Handläggningsprocesser och handledningar har uppdaterats. Interna utbildningsinsatser för handläggarna har genomförts. Under övergångsperioden så kommer Pensionsmyndigheten att använda E- blanketter. Nordiskt samarbete I augusti 2009 träffades myndigheter från Danmark, Finland, Sverige och Norge för att diskutera EESSI. Ett nytt nordiskt möte har hållits i Finland under januari Nästa möte kommer att hållas i Norge i maj. Redovisning av uppdraget Enligt regeringsuppdrag om införandet av ett IT-system för utbyte av socialförsäkringsinformation på EU-nivå ska Försäkringskassan och IAF i samverkan redovisa arbetet med införandet av nationella IT-stöd. Uppdraget ska ske i

6 LÄGESRAPPORT 6 (6) samverkan med andra berörda myndigheter och en lägesrapport ska lämnas kvartalsvis till dess att EESSI-systemet är i drift. Socialdepartementet framförde i ett möte med myndigheterna den 18 september 2009 att lägesrapporteringen ska vara skriftlig. Med denna lägesrapport har Försäkringskassan och IAF lämnat ett svar på regeringsuppdrag och tre lägesrapporter. Myndigheterna föreslår nu en ny bedömning av behovet av återrapportering. Kvartalsredovisning innebär korta intervaller mellan varje redovisningstillfälle samtidigt som det sannolikt inte kommer att finnas något nytt att tillägga varje kvartal. Försäkringskassan och IAF bedömer exempelvis att det inte finns något att återrapportera till den lägesrapport som ska lämnas den 31 juli. Myndigheterna föreslår därför att nästa lägesrapport lämnas senast den 31 oktober. Beslut om detta yttrande har fattats av generaldirektör Adriana Lender i närvaro av försäkringsdirektör Birgitta Målsäter, försäkringsdirektör Gunnar Johansson, chefsjurist Eva Nordqvist, verksamhetsområdeschef Ann Eva Askensten och delegerad projektbeställare Christina Janzon, den senare som föredragande. Yttrandet har utarbetats i samverkan med IAF och Pensionsmyndigheten. Adriana Lender Christina Janzon