Verksamhetsberättelse Ladokkonsortiet 2017

Transkript

1 Stämma Verksamhetsberättelse Ladokkonsortiet 2017

2 Stämma Konsortiet under 2017 Ladokkonsortiet är högskolesektorns samverkansorgan kring det studieadministrativa systemet Ladok. Då Polisutbildningarna har fördelats på tre av de andra parterna i konsortiet utträdde Polishögskolan i Solna konsortiet den 31 december Detta innebär att konsortiet har haft 37 högskolor samt Centrala studiestödsnämnden (CSN) som parter under Konsortiet är formellt en enhet inom Umeå universitet som ska på sina parters uppdrag förvalta, vidareutveckla och sköta driften av Ladoksystemet. Konsortiet har sitt kontor på Wallingatan 2, plan7, i Stockholm. Projektet Ladok3 och den verksamhet som rör produktionssättningen av nya Ladok har under året utgjort huvuddelen av konsortiets verksamhet. Det har under året också blivit viktigt att bygga upp en funktion som stödjer lärosätenas arbete med Ladok, Verksamhetsstöd. Systemdrift och support som tidigare upphandlats som tjänst har konsortiet inkorporerat under året och tagit ett helhetsansvar för. Detta innebär att konsortiets verksamhet har under 2017 bestått av följande verksamhetsgrenar: Ladok3-projektet Produktionssättning Verksamhetsstöd Systemdrift Support Ladok3-projektet Projektets mål för 2017 var att: Leverera en tillräckligt bra produkt utifrån projektets milstolpar och inom given budget. Systemet ska ersätta dagens Ladok. Produkten ska kunna produktionssättas, vidareutvecklas och förvaltas. Forma projektorganisation på ett effektivt sätt så att projektet levererar inom tidsramen. Vid ingången av 2016 hade styrgruppen för Ladok3-projektet fattat beslut om en ny inriktning för utvecklingen av systemet. Den stora målsättningen för Ladok3-projektet under 2017, var att bygga ett system som kunde produktionssättas på Malmö högskola och den versionen av Ladok var klar under mars månad. Efter den lyckade produktionssättningen av Malmö högskola skiftades fokus till att bygga en version som stöder Lunds universitets behov av systemstöd. Kravdialogen med Lunds universitet har fungerat bra och genomförts både med fysiska möten och veckovis via videomöten. En stor insatts med att harmonisera och integrera arbetssätt och teknik mellan utveckling och drift har också genomförts. Detta kopplat till den sammanslagning av drift och support som genomförts inom konsortiet. Vidare har Ladok3-projektet styrt arbetssätt mot större koordinering inom konsortiet som helhet och skapat bra förutsättningar för det planerade projektavslutet under Ekonomiskt har projektet upparbetat tkr mot prognostiserade tkr.

3 Stämma Produktionssättning av lärosäten i nya Ladok Målen för 2017 var: Ladok3-projektet ska produktionssätta nya Ladok med ett tillräckligt bra systemstöd för Malmö Högskola. Säkerställa att systemövergången blir så bra som möjligt för de lärosäten som går över till nya Ladok under 2017 I början av 2017 fanns en grundprocess för att genomföra produktionssättningar från arbetet med Kungliga musikhögskolan och Kungliga konsthögskolan. För att klara den fortsatta utrullningen behövde flera utmaningar lösas så som att hantera större mängder data, arbeta med fler test- och utbildningsmiljöer samt att genomföra produktionssättningar med minsta möjliga påverkan på de lärosäten som redan gått i produktion. Först ut var Malmö högskola som produktionssatte enligt plan i slutet av mars Därefter följde ytterligare fyra lärosäten innan sommaren Varje produktionssättning innebar nya utmaningar och väldigt mycket arbete. Därför reviderades den utkommunicerade produktionssättningsplanen för hösten 2017 så att några lärosäten flyttades till Arbetet med produktionssättningar följer nu en tydlig process som till stor del fungerar bra, även om det fortfarande behövs ett individuellt stöd till varje lärosäte som ska gå in i nya Ladok. Totalt gick 15 lärosäten in i nya Ladok under 2017 och resterande 20 lärosäten går in under Verksamhetsstöd för nya Ladok Målen för 2017 var: Säkerställa att systemövergången blir så bra som möjligt för de lärosäten som går över till nya Ladok under 2017 Säkerställa organisationen för vidareutvecklingen, som ska vara mottagare av produkten nya Ladok I början av 2017 samlades funktionerna utbildning, support, produktägarskap samt dokumentation i en ny del av organisation kallad Verksamhetsstöd. Syftet med att samla dessa är att stärka stödet till lärosätena som använder nya Ladok och snabbt kunna fånga upp behov av utbildning, information och förbättringar i systemet. Under året har också nationell administration tillkommit som funktion inom Verksamhetsstöd, med syfte att underhålla det gemensamma data som finns i nya Ladok. Under året har en utbildningsstrategi tagits fram. Arbetet med utbildningsmaterial har resulterat i ett tiotal lathundar samt ett antal e-learningkurser och instruktionsfilmer. Över 20 webbutbildningar har också genomförts samt flera fysiska heldagsutbildningar. Den gemensamma Ladoksupporten som lärosätena kan vända sig till har under året hanterat 3411 ärenden och antalet har ökat kraftigt vartefter att fler lärosäten gått i produktion med nya Ladok. Den kategori av ärenden som rapporteras mest är beställningar, såsom certifikat, behörigheter etc. Därefter kommer felanmälningar följt av frågor. Under året har det arbetats med att hitta former för ett produktägarskap som kan bidra till stöd för verksamheten som använder Ladok och samtidigt kunna vidareutveckla systemet även efter att

4 Stämma Ladok3-projektet avslutas. Produktägarteamet kommer att vara intakt vid övergången från projekt till fortsatt vidareutveckling vilket gör att en överlämningsprocess undviks. Drift av nya Ladok Mål och planer för 2017 var att: Säkerställa att systemövergången blir så bra som möjligt för de lärosäten som går över till nya Ladok under 2017 o Utveckla varje system så att det kan produktionssättas kontinuerligt o Automatisera överlämningen mellan utveckling och drift Forma projektorganisationen på ett effektivt sätt så att projektet klarar sina leveranser o Säkerställ drift av nya Ladok Under året har ett intensivt arbete genomförts för att säkerställa systemövergången till nya Ladok. En organisationsförändring med syftet att förbättra överlämningen mellan utveckling och drift genomfördes under våren. En ny roll, driftansvarig, tillfördes konsortieledningen för att bättre kunna hantera dessa frågor. Förändringarna har medfört att produktionssättningar och uppgraderingar har kunnat automatiseras i mycket stor utsträckning. Produktionssättningarna har därmed förenklats och de manuella arbetsinsatserna reducerats avsevärt. Fler resurser har som en följd därav kunnat arbeta med automatiseringen. Vad gäller uppgraderingar har dessa sedan slutet av året genomförts utan manuell hantering. En positiv konsekvens av detta är att uppgraderingar idag genomföras utanför arbetstid och därmed i endast till liten grad påverkar arbetet vid lärosätena. En utmaning har under året varit att hantera alla driftsmiljöer för att klara produktionssättningen. Under vissa perioder pågår fyra parallella processer, med upp till åtta olika lärosäten, för verifiering och slutligen produktionssättning. Vidare krävs ett flertal miljöer för utbildning inför produktionssättning samt för test av lokala integrationer. Den stora mängden miljöer har varit en utmaning men tack vara automatiseringen har dessa ändå kunnat hanteras på ett effektivt och säkert sätt. Kommunikation Under våren lanserades den nya sajten ladok.se som nu har blivit konsortiets huvudkommunikationsväg. Ladokbrevet skickas ut ungefär en gång i månaden till de cirka 600 intressenter som själva anmält att de vill ha nyheter om nya Ladok och den övriga verksamheten. Brevet innehåller kortfattad information med länkar till fördjupad information om intresse finns. Ladok3-projektet lägger även kontinuerligt ut information om projektet och produkten på ladok.se Under året har Konsortiet anordnat en nätverksträff, en informationsdag och ett antal öppna frågestunder. Som vanligt var även konsortiet medarrangör av NUAK, Nationell utbildningsadministrativ konferens, den september som detta år hölls på Lunds universitet.

5 Stämma Förvaltningsorganisationen för gamla Ladok Målen för förvaltningsorganisationen för gamla Ladok mål för 2017 var: Endast nödvändigt och prioriterat underhåll av gamla Ladok utförs. Gamla Ladok har under 2017 hållits rullande och endast allvarliga fel har rättats. Trots det har systemet fungerat mycket väl. Även aktiviteter utanför underhåll har varit sparsamma. Konsortiet har också deltagit aktivt i det EU-finansierade projektet EMREX med mål att stödja studentmobilitet. Systemet bak- och framgrund, som är utvecklat i samarbete med SCB, har uppdaterats med nya data under året. Styrelsen Styrelsen består av fyra förvaltningschefer, en SA-chef, en IT-chef och två studeranderepresentanter: Matts Behrens, HKR Per Brolin, LNU Karin Cardell, HB Susanne Kristensson, LU Roger Pettersson, SLU Susanne Wallmark, MAH Studentrepresentanter utsedda av SFS: Anders Lundgren. MIUN David Blomgren, LIU Per Brolin är ordförande och Karin Cardell är styrelsens vice ordförande. Universitetsdirektören vid Umeå universitet, Caroline Sjöberg, har närvaro- och yttranderätt vid styrelsesammanträdena. Under 2017 har också styrelsen sett behov att tätt samarbete med Ladok3-styrgruppen och därför har styrgruppens ordförande Staffan Sarbäck, universitetsdirektör vid Luleå tekniska universitet, varit adjungerad i alla styrelsemöten. Styrelsen har haft fyra sammanträden och ett telefonmöte under året. Styrelsen har under året bevakat utvecklingen av Ladok3-projektet noggrant och har även haft fokus på informationssäkerhet och IT-säkerhet. Eftersom konsortialavtalet sträckte sig till har styrelsen tagit fram ett förslag till nytt avtal. Avtalsförslaget var färdigt under våren 2017 och att gick då ut på remiss i sektorn. Det omarbetade förslaget efter remissrundan fastslog på höststämman. Framtidsfrågor för Konsortiet har också diskuterats och bland annat har styrelsen under ett styrelsemöte haft en panel som diskuterade olika associationsformer för Ladok. Panelen bestod av

6 Stämma Peter Honeth, fd. statssketerare, Susanne Kristensson, förvaltningschef och Anders Nordin, ITdirektör Norrbottens länslandsting. Utgångspunkten i diskussionen var att systemet bör vara kostnadseffektivt och uppfylla: 1. Lärosätens behov av studieadministrativt stöd 2. Det nationella behovet genom att säkra resursfördelningen 3. Det lokala och nationella behovet av att följa studentens gång genom systemet Styrelsen kommer att fortsätta bereda frågan utifrån diskussionerna. Det ekonomiska utfallet Ladokkonsortiet hade budgeterat för ett underskott på tkr som skulle finansieras av det uppbyggda egna kapitalet på tkr Det slutliga resultatet blev ett underskott på tkr, vilket gör att det egna kapitalet inför 2018 är tkr. Under året har även fokus för ekonomin varit Ladok3-projektet och budgeten var för Ladok3- projektet tkr. Projektet nyttjade tkr under året. Produktionssättningsteamet och förvaltningen av gamla Ladok hade tillsammans en budget på tkr men förbrukade under året tkr. En detaljerad översikt över utfall mot budget ges på nästa sida och konsortiets balansräkning och resultaträkning för de tre senaste åren redovisas på de nästkommande sidorna.

7 Stämma A. Kostnader under året: (tkr) Basorganisation Utfall 2017 Budget 2017 Konsortieövergripande Produktionssättningsteam/Förvaltning Underhåll nuvarande Ladok Licenskostnader PROJEKT Ladok3-projektet Verksamhetsdelar Teknikdelar Drift- och supportprojektet AVSKRIVNINGAR KOSTNADER TOTALT B. Investeringar under året: (skrivs av på 5 år) (tkr) Ladok3-projektet Drift- och supportprojektet

8 Stämma Balansräkning Tillgångar Immateriella anläggningar Årets anskaffn immateriella anläggningstillg Ack avskrivningar immateriella anltillgångar Materiella anläggningstillgångar Ack avskrivning anläggningstillgångar Förutbetalda kostnader Upplupna bidragsint ej statl Upplupna intäkter statliga Summa tillgångar Skulder Balanserat kapital Årets kapitalförändring Avräkning Umeå universitet Leverantörskulder statliga Leverantörskulder ej statliga Övriga upplupna kostnader Oförbrukade bidrag Summa skulder och eget kapital

9 Stämma Resultaträkning Intäkter Medfinansiering FoU Konsortiebidrag Övriga försäljningsintäkter Periodiserade bidrag statliga Bidrag från andra EU-länder Period bidrag övriga Valutakursvinster Summa intäkter Kostnader Personalkostnader Resekostnader Övriga driftkostnader Konsultarvoden ej statliga Konsultarvoden statliga Övr främmande tjänster Periodiserade främmande tjänster Aktivering immateriella anläggningstillgångar Räntekostn levskuld Avskrivn immateriella anläggningstillgångar Avskrivn anläggningstillgångar Summa kostnader Periodens resultat