Bilaga 1 Förvaltning av befintligt Ladok och NyA

Transkript

1 förvaltningsorganisation för Ladok Bilaga Sida 1 av 19 Förnyad förvaltning del 1 Datum Denna bilaga gick ut till samtliga medlemmar inom Ladokkonsortiet. Ett antal förtydliganden och mindre förändringar har gjorts innan förslaget i rapporten och bilagorna beslutades på Ladokstämman Observera att rapporten och bilagorna inte har uppdaterats med beslutade förändringar, de finns dokumenterade här. Bilaga 1 Förvaltning av befintligt Ladok och NyA Här beskrivs hur befintligt Ladok och NyA förvaltas. Ladokkonsortiets nuvarande uppdrag Ladokkonsortiet ansvarar idag för förvaltning och vidareutveckling av Ladoksystemet. Förvaltningsorganisationen är uppdelad i två delar, verksamheten och teknik. Konsortiet köper tjänster kring Ladoks tekniska förvaltning och nyutveckling av UHR. Operativt arbete i den tekniska organisationen utförs av Enheten för IT-stöd och systemutveckling (ITS) på Umeå Universitet på uppdrag av UHR. Nuvarande förvaltningsorganisation Roller och styrning i den nuvarande förvaltningsorganisationen Den strategiska beslutsnivån i verksamhetens organisation utgörs av Ladokstämma och styrelse. Den strategiska beslutsnivån i den tekniska organisationen utgörs av UHRs generaldirektör samt av avdelningschefen för Systemförvaltning och systemdrift på delegation av direktören.

2 Sida 2 av 19 Till stöd för styrelse och stämma och som ansvarig för verkställandet av beslut i dessa organ fungerar konsortiechefen. Organisationerna på verksamhets- respektive tekniksidan har varsin förvaltningsledare som ansvarar för styrning, planering, prioritering och uppföljning av förvaltningsarbetet inom sina respektive förvaltningsområden. Förvaltningsledaren på verksamhetssidan leder det beredande och operativa förvaltningsarbetet som är indelat i sex ansvarsområden med utsedda områdesansvariga. Projektsamordnaren assisterar förvaltningsledaren när det gäller samordning av projektverksamheten över områdesgränserna. Förvaltningsledaren på tekniksidan leder det operativa arbetet med kontinuerlig utveckling och effektivisering av Ladok genom att upprätthålla ändamålsenliga rutiner för förvaltningsarbetet samt att löpande utvärdera den tekniska förvaltningen i förhållande till mål och budget. IT-strategen har ett ansvar för att IT-frågorna bevakas för Konsortiets räkning på ett strategiskt plan och att denna bevakningsfunktion utvecklas. Exempel inom ansvarsområdet är omvärldsanalys i IT-strategiska frågor, samt bevakning av, kontakt med och deltagande i nationella samarbeten särskilt inom högskoleområdet. Operativt arbete i den tekniska organisationen utförs av Enheten för IT-stöd och systemutveckling (ITS) på uppdrag av UHR. Totalt jobbade ca 8,9 heltidsresurser i förvaltningsorganisationen under Efter 2011 har ambitionsnivån i förvaltningen av befintligt Ladok minskat. Roller och resurser i nuvarande förvaltningsorganisation Utbildning i nuvarande Ladok I nuläget sker utbildning i Ladoksystemet till viss del centralt via Konsortiet, men mestadels lokalt på lärosätena. Konsortiet utbildar nyckelpersoner på lärosätena medan lärosätena ansvarar för att utbilda sina egna Ladokanvändare.

3 Sida 3 av 19 Inom ramen för Ladok Academy anordnas kurser som omfattar 1-2 dagar. Kurserna finansieras genom en kursavgift. Ladok Academy har t.ex. gett kurser i SQL för Ladok, Ladoks databas, att utbilda i Ladok, kurs för Ladokansvariga, Examensprocessen i Ladok, examensmacron och mallar. För att underlätta utbildning av Ladokanvändare tog Konsortiet 2010 fram ett självstudie/utbildningsmaterial som lärosätena kunde använda i sin undervisning. I stället för att alla lärosäten tog fram sitt eget material kunde varje lärosäte nu välja att använda detta material och fokusera på utbildningsinsatsen i stället. Ett självstudiematerial med introduktion till Ladok, registrering samt resultatrapportering med tillhörande testfrågor finns tillgängligt på Detta material används av ett stort antal lärosäten. Materialet är ofta lokalt anpassat och uppdateras centralt årligen. På lärosätena sker utbildning av slutanvändare på många olika sätt. På många lärosäten sker utbildning genom en personlig genomgång av systemet. På en del större lärosäten finns en utbildningsorganisation som regelbundet håller flera dagars lärarledd utbildning i Ladok innan användarna ges åtkomst till systemet. Två gånger om året anordnas nätversträffar för Ladokansvariga respektive examensansvariga eller motsvande vid Konsortiets medlemslärosäten. Dessa träffar syftar till att sprida information från Konsortiet och utbyta erfarenheter. En gång om året arrangeras kompetensutvecklingsdagar. Dessa riktar sig till de som jobbar med Ladok och examen vid medlemslärosätena och syftar till att bidra till att öka kompetensen inom Ladok samt bidra till erfarenhetsutbyte till Ladok- och examensansvariga. Inom Konsortiet finns en områdesansvarig för kompetensförsörjning vars ansvar består i att dels verka för att engagerade personer kan utvecklas vidare i nya roller inom Konsortiets verksamhet, men också i att bidra till kompetensutvecklingen inom Ladokförvaltningen i landet genom att leda en styrfunktion för Ladok Academy. För verksamhetsresurser (kravsamordnare, utredare, domänexperter, områdesproduktägare, verksamhetstestare m.fl.) anordnas träffar 1-2 gånger per år som innehåller utbildningsinslag. Vidare stöttar områdesansvarig övriga inom förvaltningsorganisationen när det gäller nödvändig vidareutbildning. Förvaltning av NyA Antagningssystemet NyA förvaltas av UHR, nedanstående bild visar schematiskt förvaltningsorganisationen för NyA.

4 Sida 4 av 19 Verksamhetsförvaltning Teknisk systemförvaltning Strategisk och styrande nivå Styrgrupp Systemägare Verkställande nivå Införandeansvarig Förvaltningsråd Referensgrupp Produktägarforum Ändringsråd Felrapportråd Systemansvarig Beställa/Leverera Teknisk Systemförvaltare Driftansvarig Förvaltningsgrupp Genomförande nivå Kravansvarig Acceptanstestansvarig Utveckling NyA Utveckling antagning.se Förvaltningsorganisation för NyA Systemägaren leder förvaltningen på uppdrag av UHRs styrelse. Uppdraget från styrelsen som Systemägare inkluderar också rollen som Teknisk systemägare. et för drift av NyA ligger utanför förvaltningsorganisationen. Styrgruppen styr det gemensamma arbetet med förvaltningsobjektet. Styrgruppen godkänner den årliga förvaltningsplanen, tar fram förslag till förvaltningsstrategi, beslutar om omprioritering av resurser och krav på utökade ramar samt följer upp och utvärderar förvaltningen. Systemansvarig samordnar och leder verksamhetens operativa förvaltningsarbete. Förvaltningsgruppen samordnar och följer upp det praktiska förvaltningsarbetet. Verksamhetens systemansvarig är ordförande i gruppen därutöver deltar teknisk systemförvaltare, driftansvarig, införandeansvarig samt de verksamhets- och teknikspecialister som krävs för att ha tillräcklig sakkunskap på mötet. Inom förvaltningsarbetet bedrivs agilt utvecklingsarbete inom så kallade utvecklingsspår. Dessa utvecklingsspår omfattar en viss del av förvaltningsobjektet utifrån användarmålgrupp eller systemfunktionalitet. Produktägaren ansvarar, på uppdrag av systemansvarig/huvudproduktägare, för löpande planering och prioritering av åtgärder inom sitt utvecklingsspår. I uppdraget som produktägare ingår att löpande inhämta krav från verksamheten, att förankra lösningsförslag samt att analysera och utreda förbättringsmöjligheter i verksamhetens process- och systemstöd. Produktägarforumet samordnar utvecklingsarbetet inom de olika utvecklingsspåren. Systemansvarig utgör huvudproduktägare och är ordförande i gruppen. Ändringsbegäran prioriteras av Ändringsrådet och felrapporter prioriteras av felrapportrådet. Kravansvarig ansvarar för att leda och samordna krav- och utredningsarbetet inom förvaltningsobjektet. Acceptanstestansvarig leder acceptanstestarbetet. Resurser från verksamheten säkerställs vid behov för genomförande av acceptanstester. Införandeansvarig säkerställer inför varje release för verksamheten nödvändig dokumentation, utbildning, rutiner etc.

5 Sida 5 av 19 Referensgruppen är systemansvarigs rådgivande organ för frågor inom förvaltningsverksamheten. Förvaltningsrådet är rådgivande organ i arbetet med förvaltningsstrategin. Systemansvarig är ordförande. Rådet bemannas med ca 6 personer från lärosäten. SUHF utser dessa lärosätesrepresentanter. Ett rotationssystem ska tillämpas där varje person sitter maximalt tre år i följd. I den lokala förvaltningen av NyA ska en lokal systemägare och en lokal systemansvarig utses. Lokal systemägare är avtalspart och har det övergripande ansvaret för den lokala förvaltningsorganisationen. Lokal systemansvarig ansvarar för förvaltning av NyA lokalt på respektive lärosäte på delegation av den lokale systemägaren.

6 Sida 6 av 19 Bilaga 2 Rollbeskrivningar Rollbeskrivningar för de roller som behövs i den nya förvaltningsorganisationen finns beskrivna i denna bilaga. Objektägare- och förvaltningsledarrollerna utgår från de ansvar, befogenheter och arbetsuppgifter som definieras av pm3 modellen. Endast mindre justeringar har gjorts till rollerna för att passa in i konsortieverksamheten. Övriga rollbeskrivningar är framtagna med grund i de roller som finns i befintlig förvaltningsorganisation och roller som återfinns i många IT-organisationer. Rollbeskrivningarna nedan ska ses som en utgångspunkt för den nya förvaltningsorganisationen. När organisationen byggs upp och arbetet påbörjas kommer förändringar av rollerna att behöva göras. ig för detta är Metodansvarig. Objektägare Verksamhet - att objektverksamheten erhåller behovsanpassade förvaltningsprodukter - att tillgodose verksamhetens behov av lämpliga verksamhetskomponenter - att förvaltningsobjektet följer gällande lagar och interna styrdokument - att förvaltningsobjektet har en aktuell förvaltningsplan - att förvaltningsorganisationens effektivitet utvärderas periodiskt - att inneha för objektet erforderlig attesträtt (inom beslutad budget) - att ha mandat att teckna avtal för förvaltningsobjektet (inom beslutad budget) - Fastställa och revidera förvaltningsplanen tillsammans med OÄ-IT (efter budgetbeslut) - bemanna FL rollen (via rekryteringsförfarande) - ordförande vid styrgruppsmöten - säkerställa att relevanta styrdokument kommer till FL:s kännedom - lyfta behov av kostnader utanför förvaltningsplan till styrelsen Objektägare IT - att tillgodose verksamhetens behov av lämpliga IT-komponenter - att IT-komponenterna följer gällande lagar och förordningar - att inneha för objektet erforderlig attesträtt (inom beslutad budget) - att ha mandat att teckna avtal för förvaltningsobjektet (inom beslutad budget) - Fastställa och revidera förvaltningsplanen tillsammans med OÄ - bemanna FL-IT rollen (via rekryteringsförfarande) - delta vid styrgruppsmöten - teckna avtal med kontrakterade IT-leverantörer enligt förvaltningsplanen, samt följa upp dessa - säkerställa att relevanta styrdokument kommer till FL-IT:s kännedom

7 Sida 7 av 19 - lyfta behov av kostnader utanför förvaltningsplan till styrelsen Förvaltningsledare Verksamhet - att verkställa förvaltningsplanens mål inom givna ramar på ett kostnadseffektivt sätt - att förvaltningsprodukterna är användbara för objektverksamheten - att verksamhetskomponenterna är aktuella och relevanta - att godkänna leveranser från IT-parter - att fånga upp lokala objektägares krav och värdera dem - att godkänna leveranser inför driftsättning tillsammans med FL-IT - att underhålla förvaltningsorganisationens tjänstekatalog - att avropa mot ingångna avtal - att initiera uppdrag utifrån gällande förvaltningsplan - bemanna produktansvarigrollen i samråd med berörda resursägare (via rekryteringsförfarande) - utarbeta förvaltningsplan tillsammans med FL-IT - upprätta löpande förvaltningsdokumentation och rapporteringsrutiner - kontinuerligt statusrapportera till OÄ - avvikelserapportera till styrgruppen - prioritera och besluta inom ramen för förvaltningsplanen - följa upp utfallet av förvaltningens verksamhetskostnader och rapportera utfallet till OÄ - föredra ärenden utom förvaltningsplanen för OÄ och för styrgruppen - koordinera och administrera samtidigt pågående aktiviteter inom objektet samt vid behov starta nya - leda förvaltningsledningsmöten - ställa krav på berörda projekt ur förvaltningsperspektiv - omvärldsbevaka ur ett verksamhetsperspektiv - kalla till och leda möten med lokala informationsägare och andra samarbetsforum Förvaltningsledare IT

8 Sida 8 av 19 Produktansvarig - att verkställa förvaltningsplanens IT-relaterade mål inom givna ramar på ett kostnadseffektivt sätt - att IT-komponenterna är tillgängliga för verksamheten enligt överenskommen nivå - att externa leverantörer styrs med hjälp av kontrakt - att tekniska samband fungerar tillfredsställande - att fånga upp lokala objektägares krav på drift/tekniska samband och värdera dem - att godkänna leveranser inför driftsättning tillsammans med FL - att avropa mot ingångna avtal - att initiera uppdrag utifrån gällande förvaltningsplan - bemanna roller på operativ nivå i samråd med berörda resursägare - utarbeta förvaltningsplan tillsammans med FL - kontinuerligt statusrapportera till OÄ-IT - avvikelserapportera till styrgruppen - prioritera och besluta inom ramen för förvaltningsplanen - samordna interna och externa leverantörer - följa upp utfallet av förvaltningens IT-kostnader och rapportera utfallet till FL och OÄ-IT - föredra ärenden utom förvaltningsplanen för OÄ-IT och för styrgruppen - koordinera och administrera samtidigt pågående aktiviteter inom objektet samt vid behov starta nya - delta vid förvaltningsledningsmöten - ställa krav på berörda projekt ur förvaltningsperspektiv - omvärldsbevaka ur ett tekniskt perspektiv - kalla till och leda möten med lokala informationsägare och andra samarbetsforum - Att fånga upp verksamhetens behov/förankra arbetet med referensgrupp - Att arbetet med förvaltningsprodukten utförs inom givna budgetramar - Att ge riktlinjer för prioritering av inkomna ärenden - Att stödja den centrala Ladoksupporten - Att uppdatera gemensam katalogdata - Att utreda förändringsbegäran - Att utbildningsmaterial och dokumentation inom området är korrekt - Att kravställa för vidmakthållande/vidareutveckling som sker inom förvaltningsarbetet - Att delegera arbetsuppgifter till kravställare, utbildningsresurser och testresurser

9 Sida 9 av 19 - Rapportera status, avvikelser och ekonomiskt utfall till FL - Omvärldsbevaka - Ha regelbunden kontakt med referensgrupp - Ge användarstöd - Delta i att säkra testplaner - Delta i leveransplanering - Uppdatera utbildningsmaterial och dokumentation för förvaltningsprodukten - Hålla utbildningar vid behov Acceptanstestledare - Kvalitetssäkra leveranser från den part som ansvarar för vidmakthållande/vidareutveckling/nyutveckling - Att ge i uppdrag åt testresurser att utföra acceptanstester - Ta fram och uppdatera testfall och testplaner - Bedöma vad som ska testas och när man testat klart - Planera och leda acceptanstestarbetet vid varje leverans i förvaltningsarbetet - Planera och leda acceptanstest vid leverans från utvecklingsprojekt - Sammanställa resultat av acceptanstester till förvaltningsledning för beslut inför driftsättning - Att det finns relevant testdata i testmiljön - Ställa krav (KPIer) på leverantör av vidmakthållande/vidareutveckling/nyutveckling (via FL-IT) Testresurser - Deltar i acceptanstest av systemet vid varje release och i mottagande av resultat från utvecklingsprojekt Utbildningsansvarig - Att utbildningsmaterialet som är tillgängligt för lärosätena är pedagogiskt och användbart och förändra detta vid behov - Att utbildningar hålls regelbundet/vid behov - Att säkra leverans från utvecklingsprojekt vad gäller utbildningsinsatser - Att uppdra produktansvariga att uppdatera utbildningsmaterialet - Att planera och beställa utbildningsinsatser inom givna budgetramar

10 Sida 10 av 19 - Samla in behov av utbildning från lärosäten, externa intressenter, förvaltningsorgansationen och utvecklingsprojekt - Kvalitetssäkra och redigera utbildningsmaterialet - Planera och beställa utbildningstillfällen - Handleda produktansvariga Metodansvarig - - Att förvaltning och utvecklingsprojekt har de process- och rutinbeskrivningar och verktyg som behövs i det löpande arbetet - Att löpande utvärdera arbetssätt i förvaltning och utvecklingsprojekt - Att identifiera och införa förbättringar till arbetssätt i förvaltning och utvecklingsprojekt Resursansvarig - Uppdatera och förbättra projektmodell och systemförvaltningsmodell - Tillgängliggöra roll/process/rutinbeskrivningar för förvaltnings- och utvecklingsarbetet - Omvärldsbevakning - Följa upp att modeller och processer används i det dagliga arbetet - Ställa krav på att externa leverantörer använder beslutade modeller/processer - Etablera principer för metod och modellval - Utbilda berörda resurser i modellerna - Att rekrytera resurser för kravställning, test och deltagare i utvecklingsprojekt (lärosätena har ansvar för att bidra med resurser) - Att introducera resurser till förvaltningsarbetet - Att teckna avtal med medlemshögskolor gällande resurser till Ladokkonsortiet - Upprätta/revidera avtal - Rekrytera resurser och tillgängliggöra behovet av resurser - Ha dialog med resursägare på lärosätena om resursbehov/förändringar - Kontakta externa leverantörer vid behov - Ha dialog med produktansvariga, projektledare och acceptanstestledare om behovet av resurser - Samordna resurser som arbetar i förvaltnings- och utvecklingsarbetet - Skapa nätverk för olika typer av resurser - Ha dialog med de lärosäten som lånar ut resurser (personalvård) Lösningsarkitekt Denna roll utgår i huvudsak från IASAs roll lösningsarkitekt. IASA är en internationell, oberoende organisation för IT arkitekter och IT arkitektur.

11 Sida 11 av 19 - Att säkerställa att samtliga förändringar till Ladok ligger i linje med verksamhetsregler, objekt- och datamodeller - Att godkänna förändringar till Ladok - Att beställa förändringar till objekt- och datamodeller - Granska förändringsförslag/tillägg till Ladok - Säkerställa att objekt- och datamodeller uppdateras (utförs av utvecklingsorganisation) Kravställare - Deltar vid behov i kravställan för förändringar inom förvaltning och utveckling på uppdrag av produktansvariga och projektledare Informatör - Att information når ut från förvaltningsorganisationen till alla berörda parter - Att information når ut inom förvaltningsorganisationen - Att informationspolicy/riktlinjer efterlevs - Att uppdra åt produktansvariga att ta fram dokumentation - Säkra att webbplatsen är uppdaterad och enhetlig - Säkra att informationsmaterial från förvaltning och projekt är enhetligt - Paketera information till lärosätena vid varje release - a för eventuella remisser i förvaltningsarbetet

12 Sida 12 av 19 Bilaga 3 processer i den nya förvaltningsorganisationen Syftet med processbeskrivningarna är att ge en överblick av hur den nya förvaltningsorganisationen ska arbeta och förhålla sig till andra parter. En detaljering av processerna och aktiviteterna behöver göras när den nya förvaltningsorganisationen kommer på plats. Processerna måste också ensas med leverantörers processer och begrepp. Följande processer utgår från de processer som beskrivs i pm3: Målstyrning Användarstöd Ändringshantering Driftrelaterad problemhantering De processer som finns beskrivna är samlade i nedanstående processkarta. Vissa processer utförs inom konsortieverksamheten (blå), andra kommer att utföras av lärosätena eller någon av de parter som anlitas för de drift och utveckling/felrättning (gula). Processkarta för förvaltningsorganisationen Målstyrning Syftet med målstyrning är att säkerställa operativ planering och strategisk styrning av förvaltningsobjektet. Den ger därmed förutsättningarna för förvaltningsverksamheten under året. Processen måste tidsmässigt kopplas till budgetarbetet i Konsortiet.

13 Sida 13 av 19 Förvaltningsledningen ansvarar för att göra en nulägesbeskrivning genom att samla in problem och behov. Detta sker bland annat genom referensgrupperna. Utifrån nulägesbeskrivningen formuleras nya mål som förankras inom förvaltningsorganisationen och med förvaltningsrådet. Målen resursuppskattas och en preliminär förvaltningsplan för kommande period tas fram. Styrgruppen beslutar förvaltningsplanen. Lokalt användarstöd Syftet med lokalt användarstöd är att stödja användarna i användningen av Ladok samt att lösa alla fel/ärenden så fort som möjligt och därmed minimera störningseffekterna för verksamheten. Det är upp till varje lärosäte att utforma processen, men det är viktigt att det finns en lokal supportfunktion. Frågor, beställningar och anmälningar från Ladokanvändare anmäls till lärosätets lokala service desk eller supportfunktion. En bedömning görs om ärendet kan hanteras lokalt eller om det ska registreras hos den centrala supportfunktionen, övriga ärenden åtgärdas lokalt.

14 Sida 14 av 19 Centralt användarstöd Syftet med centralt användarstöd är att stödja den lokala supportenfunktionen för Ladok samt att lösa alla fel/ ärenden så fort som möjligt och därmed minimera störningseffekterna för verksamheten. Den lokala supportfunktionen anmäler ett ärende. Ärendet kategoriseras och prioriteras innan det åtgärdas. Ändringshantering Syftet med ändringshantering är att bedöma och besluta om ändringsförfrågan på ett effektivt sätt för att säkra förvaltningsobjektets användbarhet samt att minimera antalet fel orsakade av förändringar. Uppnås genom att ta emot och behandla önskemål om förändringar på ett strukturerat sätt. Förvaltningsledningen ansvarar för att utreda inkomna ändringsförfrågan och bedöma vilken påverkan de har. I arbetet har de stöd av de produktansvariga. Förvaltningsledningen bedömer om det är relevant att ta ändringsförfrågan vidare. Beslut om att genomföra förändringen beror på om den ryms inom förvaltningsplanen och den påverkar lokala integrationer. Om förändringen ryms inom förvaltningsplanen och inte påverkar lokala integrationer fattar förvaltningsledningen beslut om förändringen ska genomföras eller ej Om förändringen inte ryms inom förvaltningsplanen lyfts frågan till styrgrupp/styrelse/stämma beroende på hur den ska finansieras

15 Sida 15 av 19 Om förändringen påverkar lokala integrationer remissas förslaget till lärosätena innan beslut av styrgrupp Om förändringen påverkar integration och samarbete med externa parter (t.ex. SCB, CSN) fattas beslut i samråd mellan styrgrupp och den berörda parten Förvaltningsledningen planerar (releaseplan) och beställer beslutade förändringar. Utveckling/felrättning Syftet med utveckling och felrättning är att genomföra beställda förändringar till Ladokprogramvaran och tillhörande infrastruktur. Arbetet utförs helt av en extern part. När en förändring beställs ska den part som utför arbetet ta fram en leveransbeskrivning som beskriver vilka delar av systemet som berörs av förändringen som underlag för planering av acceptanstest. Verksamhetsförändring Syftet med verksamhetsförändring är att genomföra beställda förändringar till verksamhetskomponenter såsom manualer, processbeskrivningar och utbildningsmaterial. Acceptanstest Syftet med acceptanstest är att kvalitetssäkra och godkänna att den beställda förändringen till Ladok uppfyller uppställda krav. Acceptanstestledaren ansvarar för att med hjälp av leveransbeskrivningen planera testarbetet. Förvaltningsledningen godkänner testplanen och acceptanstestledaren säkrar med hjälp av resursansvarig att testresurser allokeras till arbetet. Acceptanstestledaren ansvarar för att tillsammans med testresurserna genomföra acceptanstest och sammanställa testresultatet. Förvaltningsledningen godkänner leveransen och beställer driftsättning av leveransen. Releasehantering Syftet med releasehantering är att genomföra beslutade förändringar på ett effektivt sätt för att säkra förvaltningsobjektets användbarhet samt att minimera antalet fel orsakade av förändringar.

16 Sida 16 av 19 Den releaseplan som tagits fram när förändringen beställdes används som underlag för att genomföra beslutade förändringar. I samband med den tekniska driftsättningen ska även nödvändig utbildning och information nå ut till berörda. Driftrelaterad problemhantering Syftet med driftrelaterad problemhantering är att minimera störande effekter för verksamheten genom att ta reda på orsaken till att tekniska fel uppstått och skapa en lösning. Arbetet utförs helt av en extern part. Resurssäkring Syftet med resurssäkring är att säkerställa att rätt resurser finns tillgängliga för förvaltnings- och utvecklingsarbetet med Ladok samt att ta hand om de resurserna. iga inom förvaltnings- och projektarbetet identifierar behov av resurser och säkrar budgetmedel innan de meddelar behovet till den resursansvarige. Den resursansvarige tar fram förslag på lämpliga resurser och beställaren godkänner resursförslaget. Avtal tecknas av resursansvarig om det gäller lärosätes resurser och av objektägare eller konsortiechef för externa resurser. Förbättra modellerna Syftet med att förbättra modellerna är att säkra att förvaltnings- och utvecklingsarbetets effektivitet utvärderas och effektiviseras.

17 Sida 17 av 19 Metodansvarig får i uppdrag av styrelsen eller styrgruppen att utvärdera arbetssätt i förvaltnings- och projektarbetet. Den metodansvarige själv kan också lyfta behov av förändringar. Beroende på vilken förändring det gäller beslutas förändringen av styrgrupp eller styrelsen. Den metodansvarige ansvarar sedan för att genomföra beslutade förändringar.

18 Sida 18 av 19 Bilaga 4 Utbildningsformer Här beskrivs förslag på hur utbildningsmaterialet bör utformas. Material kan tillhandahållas som självstudiematerial eller material för personlig utbildning. Självstudiematerial som t.ex. webbaserad utbildning, instruktionsfilmer och diagnostiska tester kräver stort underhållsarbete vid förändringar i systemet. Detta format lämpar sig för utbildningsmaterial som är statiskt. Att tillhandahålla utbildningsmaterial för Ladok som självstudiematerial ökar arbetsinsatsen för den centrala förvaltningsorganisationen och minskar arbetsinsatsen för lärosätena. Vid utbildning via självstudiematerial ges inte möjlighet till ett personligt möte och en genomgång av de lokala anpassningar och arbetssätt som gäller. Material som tas fram för en personlig genomgång i grupp eller individuellt kan göras i exempelvis power point. Sådant material är lättare att förändra och går också enkelt att anpassa och kompletteras lokalt för att spegla det lokala arbetssättet. Nya Ladok kommer att medföra ett förändrat arbetssätt. Därför rekommenderas material för personlig utbildning under de första åren efter införandet. Det personliga mötet ger möjlighet att visa på nya arbetssätt och nytt stöd från systemet. En personlig genomgång av det nya systemet ger användarna större trygghet. En personlig genomgång kan även ske på distans. Den lokala utbildaren har möjlighet att förklara de lokala anpassningar/val som gjorts och utbildning blir en del av förankringen av den nya lösningen. Materialet bör kompletteras med övningsuppgifter för att skapa engagemang hos deltagarna. Vissa generella genomgångar kan tas fram som självstudiematerial. På längre sikt kan material för självstudier vara fördelaktigt. Följande utbildningsmaterial bör finnas: Typ av material Målgrupp Format Bakgrund till projektet, hur nya Ladok tagits fram Kontaktvägar/styrning/ny förvaltningsorganisation Generell processgenomgång Definition av begrepp Vad är Ladok Lagar och förordningar Genomgång av specifika funktioner: Central administration Utbildningsinformation Studiedeltagande Examen Resultatrapportering Uppföljning/utdata Instruktioner till specifika funktioner Alla Alla Alla Lokala administratörer Personal som arbetar i den centrala förvaltningsorganisationen Självstudiematerial Självstudiematerial Personligt utbildningsmaterial Personligt utbildningsmaterial inklusive övningsuppgifter och instuderingsuppgifter Självstudiematerial

19 Sida 19 av 19 som tex: Resultatrapportering Registrera på kurs Om systemet är självinstruerande behövs inte detta. I nya Ladok kommer utbildningsadministrationen att bli enhetlig för både grund- och forskarutbildning. Separata utbildningar för administratörer av forskarutbildning och utbytesstudenter kommer inte att tas fram. Det är viktigt att påpeka att den slutliga produkten inte är färdig och det kan därför uppstå andra behov än de som beskrivs här. Utvecklare som arbetar med att integrera lokala system till Ladok erbjuds generella processgenomgångar. Tekniska utbildningar för hur integrationen till Ladok sker erbjuds ej. Lärosätena använder olika typer av lärplattformar som stöd i utbildning till studenter och några lärosäten använder även lärplattformen som en del i utbildningen av Ladokanvändare. De lärplattformar som används skiljer sig åt tekniskt och liknande funktionalitet finns också i studentportaler. Inom några år kommer användningen av dessa verktyg att förändras. Att ta fram utbildningsmaterial som kan integreras i lärosätets lokala lärplattform kommer därför inte att ske.