Förvaltningsplan ny mall

Transkript

1 Förvaltningsplan ny mall Tag bort alla Warning, Tip och Info före slutlig publicering. Inga rubriker får tas bort eller läggas till. Om de valfria styckena inte används skall rubriken stå kvar med texten "Tillämpas ej". Innehållsförteckning 1. Inledning 1.1. Syfte och målgrupp 1.2. Förvaltningsperiod 2. Förvaltningsobjektet 2.1. Objektsverksamhet 2.2. Förvaltningsprodukter 2.3. Närliggande sobjekt 2.4. Systemavgränsningar 2.5. Objektets speciella förutsättningar 3. Förvaltningsverksamhetens aktiviteter 4. Mål och budget 4.1. Förutsättningar Övergripande mål och inriktning Lagar och förordningar Problem och behov Påverkansfaktorer Planerade projekt Regelbundna uppgraderingar och driftsättningar 4.2. Mål Långsiktiga mål Mål för sperioden Förvaltningsstyrning Användarstöd Ändringshantering Daglig IT-drift och underhåll 4.3. Budget Kostnader Intäkter/Finansiering 5. Förvaltningsorganisation 5.1. Bemannad sorganisation Beslutsforum Arbetsforum 1. Inledning Förvaltningsplanens giltighet bekräftas genom underskrifter av respektive part. Förvaltningsplanen godkänd av: Objektägare Objektägare IT Datum <Namn på objektägare> <Namn på objektägare IT> 1.1. Syfte och målgrupp Syftet med splanen för objekt XXX är att klargöra vad som ska göras i sarbetet samt hur en ska utföras och styras. Förvaltningsplanen är det operativa styrdokumentet för XXX. Målgrupp för dokumentet är de som ansvarar för och de som bedriver en av XXX. Dokumentet ägs av objektägare och förvaltas av sledare.

2 För objekt som är del av familj revideras splanen genom beslut i objektfamiljens styrgrupp och för objekt som ej är del av familj genom beslut i objektets styrgrupp. Förvaltningsplanen revideras vid behov genom beslut i sobjektets/objektfamiljens styrgrupp Förvaltningsperiod Denna splan gäller perioden 1/1 20XX - 31/12 20XX. 2. Förvaltningsobjektet Övergripande beskrivning av objektet, vad det används till. I objektsbeskrivningen ska framgå vilken objektverksamhet som bedrivs, dvs vilken verksamhet sobjektet ska stödja. Vidare ska den beskriva vilka sprodukter som ingår i sobjektet, alltså vilket stöd en levererar till objektverksamhetens parter. Om objektet är en del av en objektfamilj behöver det framgå tydligt här. Förvaltningsobjektet är det som ska förvaltas och avgränsar därmed sorganisationens ansvarsområde. Inledningsvis beskrivs den objektverksamhet som sobjektet ska stödja, därefter beskrivs sobjektet i form av sprodukter och ingående verksamhetskomponenter och IT-komponenter Objektsverksamhet Beskrivning av objektsverksamheten. Den verksamhet som sobjektet syftar till att stödja Objektverksamheten ingår inte i sobjektet utan utgör den verksamhet som sobjektet skall stödja Förvaltningsprodukter Beskriv vad sobjektet levererar. De sprodukter sobjektet tillhandahåller. Vilka är verksamhetskomponenterna respektive IT-komponenterna. Finns objektskiss hämta beskrivningar från den Närliggande sobjekt Med närliggande sobjekt avses sådana som sobjektet är beroende av eller som har beroende till sobjektet. Förvaltningsobjektet är inte förvaltare av de närliggande objekten, däremot krävs tydliga och överenskomna kontaktytor. Följande objekt har identifierats som närliggande: Närliggande sobjekt Beskrivning av beroende 2.4. Systemavgränsningar Stycke/rubrik används endast vid behov. Om stycket/rubriken inte används skall rubriken stå kvar med texten "Tillämpas ej"

3 Här lägger man till den systemskiss (mall finns under "add gliffy diagram") vi har tagit fram tillsammans, som visar vilka system som ingår i objektet och vad vi har beroenden till. Förklaring: Den tjocka gröna ramen utgör avgränsningen för objektet. I objektet ingår de delar som sorganisationen har full kontroll över, där alla beslut kring de delar som ingår kan fattas inom sorganisationen. Det som ligger utanför ramen är sådant som objektet har olika typer av beroenden till Objektets speciella förutsättningar Stycke/rubrik används endast vid behov. Om stycket/rubriken inte används skall rubriken stå kvar med texten "Tillämpas ej" Finns det någonting vi vill belysa speciellt för just detta objekt? Det skulle t ex kunna vara en ovanlig driftsituation eller ägarmodell, specifika perioder under året som är kritiska för objektet, eller något helt annat. Exempel: Studentavdelningen är systemägare för Ladok och LPW som driftas av Uppsala universitet. Eftersom detta objekt är beroende av Ladok och LPW är det viktigt med en effektiv kommunikation mellan de två driftsorganisationerna, Uppsala universitet och IT-avdelningen (Stockholms universitet). Kontaktvägar och rutiner för sådan kommunikation finns beskriven i bilagan Kontakter Ladok+LPW. 3. Förvaltningsverksamhetens aktiviteter Kapitlet ska inte uppdateras. Beskriver sverksamhetens aktiviteter enligt vår systemsmodell. Förvaltningsverksamheten bryts ned i saktiviteterna: Aktivitet Förvaltningsstyrning Användarstöd Ändringshantering Daglig IT-drift och underhåll Definition/exempel Avser åtgärder för att styra och förbättra sverksamhet i syfte att uppnå överenskomna mål för sobjekt. Exempelvis: prioritera ärenden, besluta om splan, planera och fördela arbetsuppgifter i sorganisationen. Avser såväl reaktiva som proaktiva åtgärder i syfte att stödja användare och öka deras kunskap om sobjekt. Exempelvis: besvara frågor och ta emot felanmälan från användare, utbilda användargrupper. Avser åtgärder i syfte att hantera förbättringsåtgärder och ändringar som initieras i sobjekt och dess omvärld. Exempelvis: genomföra kostnads/intäktsanalys för ändringar, genomföra och testa ändringar, releaseplanera. Avser åtgärder för kontinuerlig hantering av teknisk infrastruktur och IT-komponenter i syfte att göra dem tillgängliga för användare. Exempelvis: felsöka, ta backup och övervaka. 4. Mål och budget Denna del av planen beskriver vad vi har tänkt göra under året genom förutsättningar, mål och budget Förutsättningar Övergripande mål och inriktning

4 Infoga förteckning över övergripande mål och inriktning som är styrande för sobjektet och hur de påverkar objektet. Det kan komma från verksamhetsplaner och strategiska dokument t ex. Finns strategisk 3-årsplan tas mål därifrån med här. Styrande dokument Mål/inriktning Påverkan Strategisk 3-årsplan ex. FC/rektors beslut Lagar och förordningar Stycke/rubrik används endast vid behov. Om stycket/rubriken inte används skall rubriken stå kvar med texten "Tillämpas ej" Påverkas objektet av några speciella lagar och förordningar, t ex PUL eller något annat, och hur hanteras det? Ansvaret för att kontrollera detta ligger på verksamhetssidan Problem och behov Beskriv problem och behov sobjektet/objektverksamheten står inför kommande period. Med utgångspunkt i övergripande mål och inriktning har följande problem- och behovsbild identifierats för en av objekt XXX Påverkansfaktorer Med projekt menas någonting som ligger utanför objektet, dvs utanför objektets splan och budget. Följande kända ändringar kommer påverka sobjektet: Projekt/känd ändring Påverkan ex. Ladok Planerade projekt Stycke/rubrik används endast vid behov. Om stycket/rubriken inte används skall rubriken stå kvar med texten "Tillämpas ej" Projekt listas under påverkansfaktorer, här ges utförligare beskrivning av projekt vid behov. OBS! Projekt ligger utanför objektet med en egen budget och egen styrgrupp.

5 Regelbundna uppgraderingar och driftsättningar Stycke/rubrik används endast vid behov. Om vi planerar in regelbundna uppgraderingar, kan vi passa på att beskriva dem och hur vi hanterar dem. Om driftsättningar behöver göras speciella tider eller inte kan göras speciella tider eller perioder beskrivs det här. Exempel: Under året genomförs 3 mindre uppgraderingar av systemet, två på våren och en på hösten. Införande av ny funktionalitet och förbättringar samt rättning av fel som rapporterats görs i samband med dem. Inför varje uppgradering gör sgruppen en prioritering bland samtliga önskemål och tar fram en plan för vad som ska hanteras vid den kommande uppgraderingen. Exempel: För att nå målen i splanen behöver ett antal förändringar i objektets IT-stöd genomföras, dessa har beskrivits ovan. Det är önskvärt att driftsätta förändringarna enligt följande: Ordinarie uppgraderingar av systemet i februari, slutet av april och mitten av december Release av funktion xxx i juni, senast juli Under följande perioder på året driftsätts inga förändringar i objektets IT-stöd: <egna krav ur det specifika objektets perspektiv, perioder då förändringar inte bör genomföras> 7 januari - 20 januari samt 15 augusti - 22 september 2013 då det råder generellt driftsättningsstopp pga belastningstoppar på IT-tjänster 4.2. Mål Långsiktiga mål Beskrivning av mål på lång sikt för sobjektet. Under Övergripande mål och inriktning listas de mål som är styrande för sobjektet (bl a från strategisk 3-årsplan för familjen om sådan finns) här formuleras dessa till mål specifikt för sobjektet. Utgå ifrån periodicitet i verksamhetsplanering och Övergripande mål och inriktning ovan Mål för sperioden Målen är en följd av inriktning och förutsättningar som presenteras i föregående avsnitt. Övergripande mål för en av XXX för år 20XX är... Nedan presenteras delmål och resursberäkningar för perioden nedbrutet på respektive saktivitet. För delmålen anges uppdragstyp. Dessa är: Vidareutveckling (VU), vidareutvecklingsaktiviteter inom ramen för Tvingande aktiviteter (TA), arbete som av olika anledningar är tvingande och inte kan prioriteras bort till förmån för vidareutveckling (ex tvingande uppgraderingar, lagkrav) Vidmakthållande (VM), arbete som behöver genomföras löpande för att upprätthålla befintlig drift av berörda IT-komponenter (ex användarstöd, incidenthantering, beställningar, rättningar, patchning, licenser, hårdvara, servrar, etc.) VM och TA är förutsättningar för att sverksamheten skall fungera. Delmål med dessa uppdragstyper kan därför inte prioriteras ned eller bort. Resursberäkningarna anges i timmar. Delmål och resursberäkningar hämtas i underlaget resursbehovssammanställning (Excelarket, fliken, Delmål och resursberäkningar i boken Budget och resursbehovssammanställning.xlsx ) Förvaltningsstyrning

6 Det övergripande målet med sstyrning är att överenskomna mål med splanen är uppnådda. Delmål Verksamhetsnära IT-nära Uppdragstyp Kommentar Löpande sstyrning är genomförd i enlighet med splan. X timmar X timmar VM Styrning kopplat till större förändringar beräknas tillsammans med aktuell förändring under ändringshantering. Förvaltningsplan för nästkommande speriod är framtagen. X timmar X timmar VM Förvaltningsorganisationen är bemannad och organisationen och dess rutiner är definierade och kända för berörda parter. X timmar X timmar VM SLA/OLA finns för objektets alla tjänster X timmar X timmar VM Totalt sstyrning XX timmar XX timmar Användarstöd Det övergripande målet med användarstöd är behovsanpassat stöd till användarna avseende sobjektets olika delar. Delmål Verksamhetsnära IT-nära Uppdragstyp Kommentar Användarna har fått det stöd de behöver med befintliga sprodukter X timmar X timmar VM Inkluderar all ärende hantering inom Reques t fulfilment- och Incidentprocessen Förvaltningsobjektets användare har tillräcklig utbildning/kunskap om objektets sprodukter X timmar X timmar VM Utbildning kopplat till större förändringar beräknas tillsammans med aktuell förändring under ändringshantering. Förvaltningsobjektets kunskapsstöd är uppdaterade och tillgängliga för sobjektets användare X timmar X timmar VM Totalt användarstöd XX timmar XX timmar Ändringshantering Det övergripande målet med ändringshantering är att sobjektet är aktuellt, korrekt och anpassat efter verksamhetsmässiga och tekniska behov. Här kan hur ändringshanteringen fungerar i objektet beskrivas. OBS! Det handlar även om förändringar i verksamhetskomponenter. Exempel IT förändringar: Prioriterade ändringar och rättade fel i sobjektet hanteras enligt fastställd process för ändringshantering: Vid planerad uppgradering (n tillfällen 20XX) åtgärdas de högst prioriterade ärendena. Akuta ändringar med extrarelease genomförs endast vid akuta fel. Tiden för genomförandet räknas då bort från de tänkta resurserna för nästa planerade uppgradering. All prioritering mellan ärenden och beslut om akut ändring görs på beslutsnivå i sorganisationen. Delmål Verksamhetsnära IT-nära Uppdragstyp Kommentar Fel i sobjektets sprodukter har hanterats genom att rättning är genomförd alternativt införd och prioriterad i åtgärdslista. X timmar X timmar VM Beslutade säkerhetsnivåer är fastställda. X timmar X timmar VM

7 XX har vidareutvecklats med XX genom anpassning till "påverkansfaktor" har genomförts. X timmar X timmar VU ex. Sökfunktionen har utvecklats så kraven för ny digitalkatalog kan mötas. X timmar X timmar + YY kr VU Förvaltningsprodukt XYZ har anpassats till ny lag QWE X timmar X timmar TA ex, LPWtool har anpassats till LPWskick från Ladok X timmar X timmar TA Totalt ändringshantering XX timmar XX timmar Daglig IT-drift och underhåll Det övergripande målet med daglig IT-drift och underhåll är att IT-stöden ska vara tillgängliga enligt verksamhetsparternas behov. Delmål Verksamhetsnära IT-nära Uppdragstyp Kommentar Servicenivåer (tillgänglighet, öppettider, svarstider mm) enligt objektverksamhetens behov är uppfyllda. X timmar X timmar + YY kr VM Totalt daglig IT-drift och underhåll XX timmar XX timmar + YY kr Här behöver refereras till underlag som specificerar driften, servicenivåer... Vad posten "drift" omfattar framgår av bilagan Specifikation av driften för XXX 20XX, en sådan specifikation tas fram för varje objekt eller system Budget Summeringar hämtas i budgetunderlaget (Excelarket, fliken, Kostnader i boken Budget och resursbehovssammanställning.xlsx ) Detta avsnitt beskriver budget för sobjektets IT-näraverksamhet baserat på resursberäkningarna i föregående avsnitt. IT-nära ens tid omvandlad till kronor à 668 kr/timme. Interna objekt IT-avdelningen (IKT-objekt och andra) För IT-avdelningens interna objekt tas "IT-nära" bort ur texten. Summeringarna hämtade från fliken Kostnader innehåller för IT-avdelningens interna objekt både IT-nära och verksamhetsnära kostnader Kostnader Förvaltningsverksamhetens aktiviteter Vidmakthållande (VM) Tvingande aktiviteter (TA) Vidareutveckling (VU) Totalt sstyrning XX kr XX kr XX kr Totalt användarstöd XXX kr XX kr XX kr Totalt ändringshantering XX kr XX kr XX kr Totalt daglig IT-drift och underhåll XX kr XX kr XX kr Summa XXX kkr XXX kr XXX kr Total kostnad IT-nära : XXX kr

8 Intäkter/Finansiering För verksamhetsägda objekt används rubriken Finansiering. För IT-avdelningens interna objekt används rubriken Intäkter och texten om finansiering används inte. Den IT-nära ens kostnader X XXX XXX kr finansieras enligt följande: X XXX XXX kr avser vidmakthållande aktiviteter (VM) och debiteras objektägaren som fast pris jämnt fördelade per månad. X XXX XXX kr avser tvingande aktivister (TA) samt vidareutvecklingsaktiviteter (VU) och debiteras per månad för de under månaden upparbetade timmarna. Produkter levereras löpande men det är inte leveranserna av produkter som avgör när debiteringen görs. Interna objekt IT-avdelningen (IKT-objekt och andra) För IT-avdelningens interna objekt läggs summeringar av intäkter i en tabell (vid behov flera). Summeringar hämtas i budgetunderlaget (Excelarket, fliken, Intäkter i boken Budget och resursbehovssammanställning.xlsx). Vilka intäktsposter som finns och hur intäkterna ställs upp kommer att skilja sig mycket mellan olika objekt och olika tjänster. Intäktspost Intäkt Kommentar Anslag personalkostnader XXX kr XXX kr Summa XXX kr 5. Förvaltningsorganisation Förvaltningsorganisationen arbetar i enlighet med den beslutade modellen för system vid Stockholms universitet Bemannad sorganisation Namnge alla roller. Tjänsteansvariga och tjänsteansvariga IT måste inte finnas för alla objekt, de rollerna bemannas vid behov. För IKT objekt vid IT-avdelningen Endast rollen Driftansvarig är aktuell på operativ nivå för IT-nära. Egentligen ingen på Infrastruktursektionen kan inneha den operativa rollen IT-specialist i något objekt. Verksamhetsnära IT-nära Budgetnivå Objektägare Objektägare IT Beslutsnivå Förvaltningsledare Tjänsteansvarig Förvaltningsledare IT Tjänsteansvarig IT Operativ nivå Systemspecialister IT-specialister Driftansvarig Beslutsforum För objekt som är del av objektfamilj:

9 Objektfamiljstyrguppen beslutar om splaner istället för objektstyrguppen. För objekt som inte är del av objektfamilj: Ingen objektfamiljstyrgrupp finns ta bort den raden i tabellen. Beslutsforum Arbetsuppgifter Deltagare Frekvens Kallar IT-strategisk styrgrupp Fastställa budgetförutsättningar för sportföljen Besluta om samt prioritera sportföljen som helhet Besluta om förändringar i FOA Förvaltningschefen Planeringschefen IT-chefen Chefen IT-stab Rektorsråd för samverkan och IT 4 gånger/år Objektfamiljstyrgrupp Godkänner splaner Beslutar om utökning/indragning av resurser Prioritera mellan objekt inom objektfamiljen Besluta om Strategi för familjen för de kommande 3 åren. Objektägare Objektägare IT för varje ingående objekt i familjen, kärnverksamhetsrepresentanter 4 gånger/år Ordförande Objektfamiljstyrgrupp Objektstyrgrupp Godkänner splan Beslutar om utökning/indragning av resurser Objektägare Objektägare IT 4 gånger/år Objektägare Föredragande: Förvaltningsledare och sledare IT Förvaltningsledning Utarbeta förslag till splan Bereda beslutsunderlag inför Objektfamiljstyrgrupp/Objektstyrgrupp Prioritera och besluta inom ramen för splanen Följa upp utfall mot splanen Förvaltningsledare Förvaltningsledare IT Föredragande: Tjänsteansvarig och tjänsteansvarig IT Roller på operativ nivå vid behov 1 gång/månad Förvaltningsledare Arbetsforum Stycke/rubrik används endast vid behov. Om stycket/rubriken inte används skall rubriken stå kvar med texten "Tillämpas ej" Om behov finns kan man beskriva hur de olika grupperna arbetar mer i detalj, annars kan detta stycke utgå helt. Nedanstående grupper och formuleringar skall endast ses som exempel inom objektet definieras vilka arbetsforum just det objektet behöver. Arbetsforum Arbetsuppgifter Deltagare Frekvens Kallar Programråd Samordna beslutsunderlag inför objektfamiljstyrgrupp Samordna rapportering inför objektfamiljstyrgrupp Förvaltningsledare, Förvaltningsledare IT för varje objekt i familjen Projektledare för varje projekt i familjen Förvaltningsgrupp Förvaltningsledare/Tjänsteansvarig Tjänstegrupp Tjänsteansvarig Prioriteringsgrupp Förslag till prioriteringar Systemspecialister Förvaltningsledare IT Förvaltningsledare Referensgrupp Projektgrupp Arbetsgrupp Avhandla en avgränsad fråga Genomföra ett projekt Arbeta med... Användarforum Kravfångst Användare Förvaltningsledare

10