UPPDRAGSBESKRIVNING. PARAPLYPROJEKT FÖR MIUN:s PLANERINGSPROCESS. Fortsättningsprojekt; Implementering och Integration

Transkript

1 UPPDRAGSBESKRIVNING PARAPLYPROJEKT FÖR MIUN:s PLANERINGSPROCESS Fortsättningsprojekt; Implementering och Integration 0

2 Innehåll Innehåll... 1 Förutsättningar... 2 Syfte och Mål... 2 Syfte... 2 Mål... 3 Omfattning och strategi... 3 Omfattning... 3 Strategi... 3 Avgränsningar... 4 Tidsplan... 4 Organisation Resurser... 4 Kommunikation och rapportering... 5 Budget... 5 Bilagor

3 Förutsättningar MIUN driver ett flertal projekt för att förbättra planeringsprocesserna inom universitetet. Tre verktyg är utsedda att tas i drift för att stödja planeringsprocessen Hypergene Retendo StudPlan I Paraplyprojektet som redovisades på RLG kunde vi konstatera att det inte finns några logiska hinder för att skapa en informationskedja mellan dessa tre verktyg. Integration av verktygen eller att skapa förutsättningar för en sammanhållen universitetsgemensam process har dock inte tidigare varit någon del av de respektive delprojektens projektbeskrivningar. En integration av verktygen medger att information återanvändas i kommande steg i planeringsprocessen samt även återanvänds i andra processer inom universitetet. Genom att skapa en sammanhållen universitetsgemensam process kommer verktygen att ytterligare bidra med mervärde, utöver de som redovisats tidigare i de respektive projektens beskrivningar, i form av informationsåtervinning, och möjliggöra ytterligare förbättrad styrning av verksamheten. RLG uppdrog därför åt Paraplyprojektet att beskriva hur det fortsatta arbetet för att tillvarata fördelarna med en sammanhållen planeringsprocess ska bedrivas och återredovisa en projektbeskrivning 9 mars. För att en gemensam planeringsprocess ska kunna implementeras konstaterades även att Det ska vara obligatoriskt att använda verktygen i processen för samtliga avdelningar inom MIUN, gäller både kärnverksamheten och förvaltningens avdelningar. Planeringen i Retendo ska inkludera samtlig personal anställd av MIUN. Planeringen i StudPlan ska vara obligatorisk för samtliga avdelningar som bedriver utbildning (GU och uppdrag) inom MIUN. Syfte och Mål Syfte Syfte med Paraplyprojektet var att: Skapa helhetssyn över MIUN:s planeringsprocess för utbildning, bemanning och ekonomi vilket innefattar både förvaltningens och kärnverksamhetens planeringsprocesser. Upprätta processer, processbeskrivningar, rollbeskrivningar, ansvarsbeskrivningar, organisation kring process och systemägande etc. för att skapa en sammanhåller planeringsprocess inom MIUN Samordna gemensamma frågor som uppstår inom de tre projekten för att införa nya planeringsverktyg Se över vissa tekniska frågor såsom flöden av data mellan olika system, vilket system som är master för olika data, systemägare etc. Paraplyprojektet konstaterade att för att kunna implementera en sammanhållen planeringsprocess inom MIUN behövs ett fördjupat arbete inom nedan områden: 2

4 Skapa beslutsunderlag för vilka organisatoriska enheter som är systemägare av verktygen respektive processägare till dels den gemensamma processen, dels de respektive delprocesserna. I beslutsunderlaget ska det även definieras vad som ingår i systemägaransvar respektive processägaransvar (t.ex förändringar, budgetansvar etc). Upprätta detaljerade processbeskrivningar för respektive delprocess. Processbeskrivningar ska innehålla ansvar för uppgiften samt var den gränsar mot ett annat verktyg eller annan process inom MIUN. Det ska finnas tydliga mottagare och avlämnare av information/arbetsuppgifter definierade i beskrivningarna samt hur de respektive verktygen samverkar med varandra och den gemensamma processen. Definitioner av vilka roller som finns i planeringsprocessen samt vilket ansvar och vilka befogenheter dessa roller har. Beslutsunderlaget ska även innehålla förslag på hur rollerna ska besättas med funktioner/personer inom verksamheten. Definiera övergripande tidplaner för hela processen samt delprocesserna. Beskrivning av organisation kring process och systemägande. Detaljerade beskrivningar för samspelet mellan de tre verktygen och andra verktyg inom MIUN som planeringsverktygen samspelar med behöver upprättas. Beskrivningen ska ge en bild av både Ta fram förslag, i samarbete med IT och delprocessledarna, hur automatiserade integrationer ska byggas mellan verktygen samt budget för integrationerna. Mål Mål för Paraplyprojektets fortsättning Att en gemensam sammanhållen planeringsprocess för att upprätta budget för verksamhetsåret 2016 är implementerad till 31 oktober 2015 för hela MIUN. Omfattning och strategi Omfattning Projektet omfattar all verksamhet inom MIUN. Strategi Under 2015 kommer de tre verktygen att tas i drift av verksamheten även om inte alla processer och integrationer är fastställda. Projektet kommer därför att arbeta med de respektive verktygen enligt den ordning som fastställdes i den övergripande processen (se bilaga 1). Det innebär att arbetet påbörjas med Studplan, fortsätter med Retendo och avslutas med Hypergene. I samband med arbetet i respektive delprocess upprättas förslag på process inklusive roller och ansvar, processägare, systemägare, tidplan samt automatisk integration till de andra planeringsverktygen samt ev andra verktyg inom MIUN som bedöms behöver informationen för att den sammanhållna processen ska fungera tillfredsställande. När arbetet för respektive delprocess är färdigställt för att för att påbörja implementering, redovisas det hos RLG för godkännande. Efter godkännande av RLG genomförs implementeringen i verksamheten. 3

5 IT ska löpande informeras och konsulteras för att möjliggöra ITavdelningens uppdrag att skapa en systemförvaltningsmodell för MIUN samt tillse att lösningsförslag inom projektet tillgodoser IT:s krav. Delprocesserna ska löpande förankras hos fakulteterna och förvaltningen. Avgränsningar Processbeskrivningarna omfattar endast budgetprocessen, ej prognosprocesser. Tidsplan Projektet kommer att pågå under perioden 1/3 31/ Organisation - Resurser Projektets sponsor är Förvaltningschef (FC) Håkan Stenström. Referensgruppen utgörs av projektledarna för respektive verktygsimplementeringsprojekt, Dekanerna för fakulteterna samt Förvaltningschefen. För att färdigställa projektet behöver följande resurser tillföras 20% andel av arbetstid för PärOve Forss respektive Eva Somero Sörensen under perioden 1/331/10. Referensarbete för Marie Frykland, HUV, och Peter Öhman, HUV, ca 2 dagar/månad och person, för att säkerställa att HUV:s verksamhet tillgodoses på ett betryggande sätt. Representant från BIB/LRC är Maria Östlund och från KOM/SAM är NN, ca 2 dagar/mån och person.. Resurs från IT, förslag Ove Olander, för att utforma och kostnadsberäkna integrationslösningar mellan verktygen. Beräknad åtgång ca 5 dagar per integration Carina Wikstrand, ULS, för tillföra erfarenhet från StudPlan, ca 2 dagar/månad Thomas Berglund och Erika Byberg, HUV resp ULS, för att tillföra erfarenhet från Retendo, ca 2 dagar/månad. 4

6 Kommunikation och rapportering Projektet ska rapportera varannan månad till sponsor hur framdriften av projektet går. Under projekttiden kommer ett antal beslut att behöva fattas. Projektet kommer i samråd med sponsor att löpande begära beslut från RLG avseende de respektive delprocesserna. Till styrgrupp för projektet föreslås: Håkan Stenström Susanna Öhman, alternativt delegerad person, förslag Thomas Berglund HansErik Nilsson, alternativt delegerad person, förslag Stefan Pettersson Då de nya verktygen och processerna påverkar många anställda ska en kommunikationsplan upprättas för att sprida information om processer och beslut. Budget Budget 2015 Paraplyprojektet fortsättning Namn Andel Månadslön inkl LKP Månader Kostand Kommentar Pär- Ove Fors 20% Peter Öhman 7% arbesdagar per månad Marie Frykland 7% arbesdagar per månad Marie Östlund 7% arbesdagar per månad NN (KOM/SAM) 7% arbesdagar per månad Thomas Berglund 7% arbesdagar per månad Summa Personalkostnader, lön+lkp Personalkostnader, övrigt 0 Hotell etc Övrig drift 0 Resor Övrig drift 0 Material Lokaler (interna och externa) ,20% OH 0 Summa kostnader Tillkommer personal på förvaltningen Carina Wikstrand 7% arbesdagar per månad Eva Somero Sörensen 20% Erika Byberg 7% arbesdagar per månad Ove Olander 7% arbetsdagar per delverktyg, 3 st Ingrid Hallberg 7% arbesdagar per månad Lokaler (interna och externa) ,20% Summa kostnader inkl förvaltningens personal

7 Bilagor Bilaga 1 Sammanhållen planeringsprocess för MIUN Sundsvall Håkan Stenström Sponsor PärOve Forss Projektledare Eva Somero Sörensen Projektledare 6