Uppdrag och mandat i TRIS

Transkript

1 Beslutat den 23 februari 2015 av Regionala Samverkansgruppen 1 Uppdrag och mandat i TRIS Vad syftar detta dokument till? Detta dokument är ett komplement till styrdokumentet för TRIS och beskriver mer omfattande uppdrag, ansvar och mandat för organisationens olika delar. Dokumentet är relevant för processägare, länsstyrgrupp, processledare och lokala styrgrupper. Det säkerställer en enhetlig och gemensam bild av organisationen idag och framöver. Till grund för dokumentet ligger förutom vårt styrdokument och den överenskommelse som parterna ingick 2013, även rapporten Från mötesproffs till utvecklingsmotor en skrift om framgångsrikt styrgruppsarbete 1. Dokumentet beslutat den 23 februari 2015 av den av Regionala Samverkansgruppen, processägare för TRIS. Vad innebär det att vi har en länsgemensam modell? Vi har utvecklat en länsgemensam modell och organisation för rehabiliteringssamverkan i Sörmland. Ingående parter är Landstinget Sörmland, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och kommunerna i länet. TRIS-organisationen omfattar idag medarbetare, 2000 individer/år inom målgruppen och 40 TRIS-team som hanterar 4000 ärenden/år. Att vi har en länsgemensam modell innebär att vi arbetar enligt en gemensam TRIS-process, har länsgemensamma uppdragsbeskrivningar för respektive part, enhetlig styrning och gemensamma riktlinjer. Den regionala samverkansgruppen (RSG) har även anställt en processledare på heltid som tillsammans med TRIS länsstyrgrupp har uppdraget att fortsätta utveckla den länsgemensamma modellen. 1 Margareta Ivarsson, Gunilla Ivarsson, Andreas Sävenstrand, Anders Axelsson, SPeL-rapport nr , SPeL - Strategisk påverkan & Lärande, Europeiska Socialfonden.

2 Beslutat den 23 februari 2015 av Regionala Samverkansgruppen 2 Vad innebär det att modellen är implementerad? TRIS har i projektform utvecklats sedan 2002 och gick in i en implementeringsfas Projektorganisationen bestod av projektägare, styrgrupp och projektledning. Brister fanns i organisation och styrning då det saknades en funktion avseende den lokala implementeringen av den länsgemensamma modellen. I samband med att TRIS-projektet skulle gå över till att bli en del av ordinarie verksamhet, arbetades därför en ny styrmodell fram en modell som fungerar även när TRIS nu är en del av ordinarie verksamhet. Från och med årsskiftet 2013/2014 finansierar de ingående parterna fullt ut den arbetstid som läggs ner inom TRIS arbetstiden för handläggning och styrning. Vi anser därmed att TRIS är en fullt implementerad modell. Uppdrag, ansvar och mandat Avgörande för den fortsatta utvecklingen av TRIS och dess effektivitet gällande resursutnyttjande, är hur alla delar; processägare, TRIS länsstyrgrupp, de lokala styrgrupperna och teamen fungerar. Organisation och modell måste vara känt hos de ingående parterna och även befästas av desamma. Styrdokumentet för TRIS är överordnat detta dokument. I styrdokumentet återfinns processägarnas, länsstyrgruppens, processledarnas och de lokala styrgruppernas uppdrag. De ingående parterna har också åtaganden utifrån den överenskommelse som undertecknades våren Nedan återfinns en förtydligande beskrivning av vissa delar av de sammantagna uppdragen. Tyngdpunkten ligger då på processägare, länsstyrgrupp och processledare. Processägare Avgörande för ett projekts framgång är ett aktivt projektägarskap: att idén, styrgruppens samt projektledarens uppdrag är väl förankrade och integrerade i en långsiktig utvecklingsplan, att högsta ledningen visar sitt aktiva stöd och att erfarenheterna tas tillvara. Detsamma gäller förstås när projektet implementeras, projektägare blir processägare och projektledare blir processledare. Den Regionala Samverkansgruppen, RSG, är processägare för TRIS. De ingående parterna, Landstinget Sörmland, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och länets kommuner, har var för sig det formella juridiska och ekonomiska ansvaret i TRIS. RSG utser processledare och beslutar var processledaren ska ha sin anställning. RSG har delegerat den länsövergripande styrningen av TRIS till en länsstyrgrupp. Respektive part utser medlemmar till länsstyrgruppen.

3 Beslutat den 23 februari 2015 av Regionala Samverkansgruppen 3 Viktigt är att de personer som tillsätts tillsammans kan bidra med förändringsmandat, ämneskompetens, förmåga att hantera olikheter samt att de ges förutsättningar att engagera sig i och prioritera länsstyrgruppens arbete. Idag utgörs länsstyrgruppen av RSGs beredningsgrupp. Kopplingen till processägarskapet blir på det sättet stark. RSG budgeterar på årsbasis utvecklingsmedel som TRIS länsstyrgrupp förfogar över. Budget baseras på underlag från länsstyrgruppen. RSG beslutar om huruvida de vill äska medel från extern finansiär eller ej. RSG har också ansvaret för rapportering till eventuell extern finansiär. Länsstyrgruppen Länsstyrgruppen har till uppgift att växla mellan att vara en bollplanksgrupp för den operativa verksamheten, en beslutsgrupp för att komma vidare och en strategisk grupp för att lyfta blicken framåt. Länsstyrgruppen identifierar problem i driften som kräver strategiska vägval eller beslut i länsstyrgruppen eller av processägarna. Länsstyrgruppen och dess enskilda medlemmar måste kunna inta ett helhetsperspektiv och inte enbart den egna organisationens perspektiv. Länsstyrgruppen är uppdragsgivare för processledaren. Länsstyrgruppen ansvarar för att lägesrapportering till RSG och RAR sker två gånger per år. Budget För att TRIS ska kunna drivas framåt krävs operativa aktiviteter och insatser som genererar kostnader. Utvecklingsmedlen ska täcka in kostnader för kompetensutveckling, informationsarbete samt övriga kostnader som faller inom begreppet utveckling av TRIS. De ingående parterna har det yttersta ekonomiska ansvaret. Länsstyrgruppen förfogar över de utvecklingsmedel som RSG varje år budgeterar för utvecklingsinsatser inom TRIS. Länsstyrgruppen ansvarar för att kontinuerligt rapportera till RSG vilka ekonomiska beslut som fattats. Ordförande Ordföranden leder länsstyrgruppens arbete och möten. Ordförandeskapet i länsstyrgruppen är rullande på ett år mellan de ingående parterna. Ordföranden sammankallar till möten och sammanställer dagordning i dialog med processledarna. Den löpande dialogen med RSG och RAR förs via ordföranden. Detta gäller även löpande budgetfrågor. Ersättare Endast vid längre tids frånvaro kan man överväga att ersättare sätts in i länsstyrgruppen. I övriga fall läser medlemmen in sig på aktuella handlingarna för att kunna lämna synpunkter eller ställer frågor till ordföranden alternativt processledare, inför mötet.

4 Beslutat den 23 februari 2015 av Regionala Samverkansgruppen 4 Styrgruppsmedlemmen Styrgruppsmedlemmen behöver vara väl förankrad och ha mandat att förändra i den egna organisationen. Vidare krävs beslutsmandat i länsstyrgruppen och uttalade förväntningar om vad den egna organisationen förväntar sig att styrgruppsmedlemmen åstadkommer i länsstyrgruppen. Medlemmen sprider lärande mellan TRIS och den egna organisationen och ansvarar för att det finns uttalade fora för detta. Samtliga styrgruppsmedlemmar har ansvar för att anmäla frågor till dagordningen. Processledaren Processledaren arbetar på uppdrag av länsstyrgruppen och leder det länsövergripande operativa arbetet, gällande utveckling av TRIS-processen och TRIS-organisationen. I det arbetet lyfter processledaren in relevanta frågor till länsstyrgruppen för operativa och strategiska diskussioner och beslut. Processledaren anmäler frågor till dagordningen och skriver beslutsunderlag och statusrapporter som bifogas kallelsen från ordföranden. Processledaren är även metodstöd till de lokala styrgrupperna gällande TRIS-processen men ansvarar ej för uppföljning och styrning av teamens arbete på lokal nivå. Så här arbetar TRIS länsstyrgrupp inför mötet Samtliga medlemmar anmäler punkter till dagordningen Punkterna kräver analys och gemensamma ställningstaganden Många punkter berör flera av de samverkande parterna Mötespunkterna har tydliga frågeställningar och vid behov underlag så att länsgruppens medlemmar kan förbereda sig Kallelse och dagordning samt övriga underlag skickas ut av ordföranden ca en vecka innan mötet Så här arbetar TRIS länsstyrgrupp under mötet Länsstyrgruppens möten leds av ordföranden Medlemmarna är aktiva och olika uppfattningar kommer till tals Förslag problematiseras och revideras ofta Meningsskiljaktigheter hanteras och leder till utvecklande lösningar

5 Beslutat den 23 februari 2015 av Regionala Samverkansgruppen 5 Så här arbetar TRIS länsstyrgrupp efter mötet Styrgruppen tar strategiska initiativ Mötena leder till att medlemmarna inför nästa möte behöver agera utifrån specifik roll och kompetens i länsstyrgruppen Medlemmarna fungerar som talespersoner för TRIS och dess syfte Frågor från länsstyrgruppen lyfts i hemorganisationen och blir föremål för lärande och reflektion i förhållande till hemorganisationens uppdrag, policys och mål Frågor från länsstyrgruppen lyfts på samma sätt in i de lokala styrgrupperna Synpunkter och erfarenheter på lokal nivå fångas upp och lyfts in till länsstyrgruppen för reflektion, diskussion och eventuellt beslut Lokala styrgrupper Den lokala samverkansgruppen, LSG, eller av LSG utsedd grupp, utgör lokal styrgrupp i respektive kommun. Representanter i LSG är personer med lokalt beslutsmandat från landstingets hälso- och sjukvård (primärvård och psykiatri), Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen och respektive kommun. De lokala styrgrupperna ansvarar för implementering, uppföljning och styrning av den länsgemensamma modellen på lokal nivå, d v s TRISteamens arbete. Styrdokumentet för TRIS beskriver närmare vad som innefattas i det ansvaret. De lokala styrgrupperna beslutar själva hur de vill organisera sitt arbete utifrån sitt uppdrag.