kommunikationsstrategi Jens, Miranda och Calle myser i Västerljung

Transkript

1 kommunikationsstrategi Jens, Miranda och Calle myser i Västerljung

2 Vi vill verka för att bra kommunikation, med ett omvärldsperspektiv, samordnas och integreras i organisationen för Trosa kommun. Genom bra kommunikation fogas Trosa kommun samman vilket bidrar till att kommunens mål och visioner kan uppnås på ett effektivare sätt samt att en positiv och korrekt bild av Trosa kommun och dess varumärke sprids till omvärlden. Vi arbetar utifrån våra kärnvärden: enkelt, flexibelt och uthålligt Vision för Informations- och näringslivsenheten i Trosa kommun

3 Innehållsförteckning 1. Inledning med syfte och mål 1 2. Samordning 1 3. Målgrupper 2 4. Budskap och presentation 2 5. Omvärldsbevakning 3 6. Kommunikationsplan 3

4 1. Inledning med syfte och mål Trosa kommuns kommunikationsstrategi beskriver övergripande metoder och riktlinjer för hur arbetet med att förmedla bilden av och information om Trosa kommun och dess verksamheter bör utföras. Syftet med strategin är att nå kostnadseffektivitet och genomslagskraft internt i organisationen och externt gentemot målgrupperna. Strategin ska ses som ett måldokument där det övergripande målet är att kommunikationen ska bidra till: att skapa en effektiv organisation med bättre förutsättningar för beslutsfattande att skapa enighet om mål och vision i organisationen att öka medborgarnas engagemang och kunskaper om Trosa kommun och dess verksamheter att en positiv bild av Trosa kommun och dess varumärke sprids att ge en korrekt bild av Trosa kommun i massmedierna att underlätta för framtida rekryteringar och nyetableringar i kommunen Att bygga kommunala varumärken blir allt viktigare i en hårdare konkurrens om människor och arbeten. Att Trosa kommun redan idag har ett starkt varumärke ger bra förutsättningar för ett fortsatt gott anseende. Att utveckla strategin kring Trosa kommuns varumärke genom att formulera kommunens relativa styrka kan medföra avgörande konkurrensfördelar i framtiden. I strategin definieras olika målgrupper inom och utanför kommunen. I strategin nämns genomgående begreppet kommunikationsaktiviteter. Detta är ett samlande begrepp som beskriver insatser som görs för att sprida information om kommunen, t ex broschyrer och trycksaker, PR-aktiviteter, annonser, evenemang, utställningar osv. Informations- och näringslivschefen tolkar och förtydligar vid behov innehållet i kommunikationsstrategin. 2. Samordning Kommunikationen är ett verktyg för att nå kommunens verksamhetsmål och de kommunikationsaktiviteter som genomförs ska planeras utifrån de behov som finns i verksamheten. Kommunikationsaktiviteter ger bäst effekt om de samordnas och är mest kostnadseffektiva när de kompletterar varandra. Informations- och näringslivsenheten ansvarar för att utveckla gemensamma verktyg för samordnad kommunikation som t ex grafisk manual, ge stöd i informationsfrågor, PR-aktiviteter, producera gemensamma kommunikationsaktiviteter som är övergripande för kommunens verksamheter m m. Informationsmaterial som tas fram av förvaltningar och enskilda enheter ska komplettera och inte konkurrera med de gemensamma, övergripande kommunikationsaktiviteterna i sitt innehåll och utseende. Ansvar för detta ligger hos ledningsgruppen i kommunen. 1

5 Tydlighet och konsekvens är viktiga i kommunikationen med massmedier. Medieaktiviteter och pressmeddelanden ska ske i samråd med informations- och näringslivsenheten. Informations- och näringslivsenheten ansvarar för att nyckelpersoner i Trosa kommun erhåller ev. medieträning vid behov. 3. Målgrupper Kommunikationsstrategin skiljer sig något beroende på vilken målgrupp man vänder sig till. Olika målgrupper har olika behov och olika förkunskaper om kommunen. Det är därför lämpligt att specificera målgrupperna och fördela mål och möjligheter kring respektive grupp. Medborgare Trosa kommuns invånare ska ha god insikt och insyn i Trosa kommuns verksamhet och ska kunna vara delaktiga i kommunala frågor vilket skapar engagemang och bättre möjligheter till påverkan. Kommunikation till denna målgrupp bör helst ske genom olika typer av kommunikationsaktiviteter och via olika kanaler för att en bred återkoppling ska kunna vara möjlig. God kommunikation gentemot denna målgrupp skapar goda ambassadörer för kommunen. Näringsliv/Företagare Företagarna ska kontinuerligt erhålla information om aktuella frågor samt ha ett eget forum för kontakt i enskilda frågor. Det ska vara enkelt att komma i kontakt med kommunens representanter. Även här kan god kommunikation medföra goda ambassadörer för kommunen. Att skapa en rättvisande bild av kommunen till denna målgrupp gör det lättare för kommunen och näringslivet att rekrytera arbetskraft och att få företag att etablera sig i kommunen i framtiden. Turister/besökare De som gästar vår kommun ska enkelt och snabbt kunna tillgodogöra sig information om Trosa kommun och dess möjligheter. Besökarna ska mottagas väl och betraktas som en tillgång för kommunens utveckling samt ska ses som potentiella bosättare i kommunen. Medarbetare/förtroendevalda Kommunikationen gentemot dessa målgrupper ska skapa samsyn kring kommunens mål och vision samt ge underlag för ett gott beslutsfattande. Varje medarbetare ska förstå kommunens roll, vision och mål vilket skapar en effektiv organisation och goda ambassadörer för verksamheten i Trosa kommun. Massmedia/omvärld Massmedierna granskar och bevakar vår verksamhet. Genom bra, tydlig och relevant kommunikation kan vi ge en korrekt bild av Trosa kommun och våra verksamheter. Genom en varumärkesstrategi för kommunen bidrar vi till att en positiv bild av Trosa kommun bibehålls samt utvecklas i takt med att samhället förändras. 4. Budskap och presentation Trosa kommuns profil ska översättas i anpassade budskap för varje målgrupp. I kommunikation 2

6 med omvärlden ska lämpligt text- och bildinnehåll lyfta fram de budskap som profilerar Trosa kommun och dess relativa styrkor. En varumärkesstrategi ska arbetas fram vilken ska samla en rad element och begrepp som ska utgöra kommunens vision och position i framtiden. Varumärkesstrategin ska fungera som ett verktyg i de budskapsformuleringar som görs i de olika kommunikationsaktiviteterna. Design och layout ska hålla en hög kvalitet och ska vara utförd i enlighet med Trosa kommuns grafiska profil. Informations- och näringslivsenheten tillhandahåller vissa mallar, bilder och liknande hjälpmedel för att underlätta produktion av kommunikationsaktiviteter. Informations- och näringslivsenheten bidrar även med externa kontakter för formgivning, fotografering m m. Vid tryckeritjänster ska avrop mot ramavtal ske enligt de gällande avtal. 5. Omvärldsbevakning God kännedom om händelser och förändringar i samhället är en förutsättning för effektiv kommunikation. Omvärldsbevakning bör därför vara integrerad i varje förvaltning. Informations- och näringslivsenheten har ett ansvar för att underlätta och samordna den övergripande omvärldsbevakningen. I Informations- och näringslivsenhetens ansvar ingår att bevaka nationella och internationella skeenden för att analysera dessa ur ett kommunikationsperspektiv. Informationen om dessa skeenden ska sedan delges de som har behov av analyserna för beslutsfattande och dagligt arbete. 6. Kommunikationsplan Inför varje flerårsplan samt budget ska en övergripande kommunikationsplan upprättas för Trosa kommun. Denna ska bestå av särskilda kommunikationsaktiviteter som bedöms vara speciellt betydelsefulla att genomföra för att uppnå de mål som är uppsatta för perioden. Kommunikationsplanen ska innehålla konkreta förslag på aktiviteter och kampanjer som riktas mot specifika målgrupper. Planen ska beskriva målgrupp, önskat resultat, medieval, tidsplan samt ev. samverkan mellan förvaltningar/enheter. Kommunikationsplanen ska innehålla en analys av de budskap som ska föras ut gentemot målgrupperna samt vilka relativa styrkor kommunen ska belysa i sin varumärkesstrategi. Informations- och näringslivschefen ansvarar för att kommunikationsplanen tas fram Trosa kommun Anna Wrangel Informations- och näringslivschef 3