Styrdokument för gemensamma resurser i Kungälv kommuns förvaltning. Ledningsfilosofi. Vad är gemensamma resurser

Transkript

1 Styrdokument för gemensamma resurser i Kungälv kommuns förvaltning. Ledningsfilosofi Förvaltningsledningens mål är att den kommunala verksamheten skall karaktäriseras av helhet, framsynthet, god planering, kvalité och hushållning. Våra värderingar helhet, lärande och brukarfokus ligger till grund för hur förvaltningen utför sitt uppdrag och bemöter medborgare, brukare, medarbetare och kollegor. Förvaltningsledningen fattar beslut om övergripande strategier och förhållningssätt för att stödja sektorerna i deras uppdrag att på ett effektivt sätt driva verksamheten. Utgångspunkten är en tydlig decentralisering av ansvar och befogenheter kopplat till enhetlig styrning i gemensamma övergripande frågor. Kvalité och hushållning kopplat till våra mål innebär att styrande för valet av strategi och förhållningssätt är rätt kvalité till rätt kostnad. Vi skall motverka suboptimering genom våra system och våra val så att helhetsperspektivet inom förvaltningen alltid kommer i första hand. Vad är gemensamma resurser Med gemensam resurs menas strategiskt stöd, funktioner och tjänster som används av alla sektorer. Vad som klassas som gemensamma resurser beslutas av förvaltningsledningen. Gemensamma resurser skall inte ligga organisatoriskt i kärnverksamheterna. Gemensamma resurser finns på olika nivåer dels strategisk nivå för planering och uppföljning och dels operativ nivå för leverans. Resurser för planering, utredning, uppföljning och stöd av strategisk art finns inom kommunledningssektorn. Resurser för utförardelarna kan vara interna (Servicesektorn) eller externa. Ansvar Förvaltningsledning Förvaltningsledningen anger ramar för de gemensamma resurserna och är ansvarig för kvalitethushållning-uppföljning i förvaltningen. Med ramar menas bland annat Ekonomi Policyer Standard Styrparametrar Roller Processer 1 S i d a

2 Kommunledningssektorn Stödja förvaltningsledningen i sin roll att styra, samordna, utveckla, planera och följa upp resurser på en strategisk och taktisk nivå Det innebär att Kommunledningssektorn på uppdrag av Förvaltningsledningen aktivt tar initiativ i frågor som till exempel: Strategisk utveckling inom områden som definierats av förvaltningsledningen Utredningar Uppföljning Standard Utveckla generella vedertagna arbetsmetoder på en övergripande nivå Ange finansieringsform; intäktsfinansierat eller anslagsfinansierat Säkerställa att SLA finns på årsbasis för all service Servicesektorn Servicesektorn är en utförarorgansation för de tjänster som förvaltningsledningen beslutar ska utföras internt och definieras i en fastställd servicekatalog. Sektorn har leveransansvar för det som är beställt i ett SLA som grundar sig på servicekatalogen. Inom Servicesektorn kan även finnas funktionsansvar för de tjänster som levereras som hel funktion. Kärnverksamhet Kärnverksamheten tar fram underlag för planering och resursbehov i samverkan med kommunledningssektorn och servicesektorn. Kommunledningssektorn samordnar men kärnverksamheten är beställare. Gränssnitt kommunledningssektor och servicesektorn Utgångspunkten är att stöd, strategisk styrning, planering, uppföljning och samordningen av de gemensamma resurserna genomförs av kommunledningssektorn på uppdrag av förvaltningsledningen. Kommunledningssektorn kan också välja att beställa tjänster av extern utförare efter beslut i förvaltningsledningen. Kommunledningssektorn och Servicesektorn har ett gemensamt uppdrag att arbeta med utveckling och rationalisering för bättre hushållning. 2 S i d a

3 Gränssnitt kommunledningssektor /kärnverksamhet Utgångspunkten är att strategisk styrning, samordning, utveckling, planering, uppföljning och samordningen av de gemensamma resurserna genomförs av kommunledningssektorn på uppdrag av förvaltningsledningen. Inom kommunledningssektorn finns funktioner som har ett direkt uppdrag att arbeta med olika övergripande strategiska processer. Det gemensamma för dessa funktioner är att de arbetar på uppdrag av förvaltningsledningen och stödjer kärnverksamheten i dess uppdrag. Strategiskt stödja, styra, samordna, utveckla, planera, följa upp Uppföljning av beställning mellan KLS och SeS Serviceråd Ett serviceråd ansvarar för att följa upp effektiviteten och kvalitén i de gemensamma processerna samt vårda och kvalitetssäkra systemet. Servicerådet består av representanter för förvaltningsledningen, kommunledningssektorn, servicesektorn samt kärnverksamheten. Den direkta operativa uppföljningen sker vanligtvis i direktkontakt mellan kärnverksamhet och utförare med fastställt SLA som utgångspunkt. När beställningen görs från kommunledningssektorn eller vid reklamationer sker uppföljning istället mellan kommunledningssektorn och utförare. Utföraren kan vara servicesektorn eller extern leverantör. Kommunledningssektorn ansvarar för systematisk uppföljning av leveranser från utförare. Servicerådet har ansvar för systemet servicekatalogen. Vid köpt tjänst som ingår i servicekatalogen ansvarar servicesektorn för uppföljning av leverantören till servicekatalogen. Ekonomisk styrning/resurser Gemensamma resurser som inte är valbara skall vara anslagsfinansierade. Som följd av detta är kommunledningssektorn anslagsfinansierad. Kommunledningssektorn är beställare av gemensamma resurser. Förvaltningsledningen beslutar om finansieringsform och överväger kontinuerligt om tjänster skall utföras internt eller externt. Beslutet om intern eller extern utförare kan vidaredelegeras. 3 S i d a

4 Verksamhet där det finns risk för suboptimering eller verksamhet som är strategisk viktig för förvaltningen skall vara anslagsfinansierad. Den interna utförarverksamheten är intäktsfinansierad. Intäktsfinansiering via interndebitering sker då det finns behov för kärnverksamheten att påverka kvantitet och leverans. Den interna utförarverksamheten kan anlita externa leverantörer om det uppfyller kommunens målsättning om rätt kvalité till rätt pris. För beskrivning av tjänster finns en servicekatalog. För beskrivning av tjänster i servicekatalogen används SLA. I ett SLA finns både kvalité och kvantitet beskrivet. Förvaltningsledningen beslutar om fördelningsnycklar, och typ av prismodell för varor och tjänster. Servicerådet är samordnande i frågan innan beslut i förvaltningsledningen. Varor och tjänster specificeras i servicekatalogen. Olika typer av servicenivåer och utgångspunkter för prissättning Typ A Vara eller tjänst köps in med lite förädlingsvärde och internfaktureras till kunden med ett påslag av xxx %. Ingår i Service Katalogen. Typ B Tjänst som kan och ska anpassas i relation till kundens val och ingår i service katalogen. Sektorernas olika behov skall tillgodoses. Det finns en bas nivå och en tilläggsnivå som återspeglar förbrukning. Typ C Tjänst som är nödvändiga för koncernperspektivet, har stort tekniskt innehåll som kunden/användaren inte kan bedöma eller påverka samt tjänster som har hög administrativ hanteringskostnad ska fördelas ut med hjälp av fördelningsnycklar ellerhanteras inom kommunledningssektorn via anslag. Typ D Denna typ av tjänst utförs som projekt. Kostnad och åtagande definieras i varje uppdrag, antingen som kostnad för hela uppdraget eller som kostnad för såld mantid. Interndebitering För att en tjänst skall kunna interndebiteras enligt principen köp/sälj skall följande kriterier och principer gälla. Självkostnadsprinicpen gäller vid beräkning av pris Kunder/användare skall ha möjlighet att påverka sina kostnader. Servicepaketering och prissättning skall möjliggöra val efter verksamhetens behov. Detta innebär en möjlighet till kostnadssänkning vid lägre förbrukning. 4 S i d a

5 Kostnaderna för service skall vara direkt relaterad till servicen för att korrekta prisjämförelser med likvärdig service skall kunna ske. Detta gäller typ A och typ B service enligt ovan. Kostnaderna för tjänsterna skall budgeteras inom respektive sektors budget. För levererande enhet av internservice gäller nollresultat principen. 5 S i d a