55 Dnr 2010/391 Antagande av leverantör för kommunens IT-drift

Transkript

1 UTDRAG Sid 1 (2) SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdag Kommunstyrelsens arbetsutskott Expedieras till Upphandlingsenheten Barn- och ungdomsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Miljö- och bygglovsnämnden Socialnämnden Tekniska nämnden Utbildningsnämnden IT-servicekontoret Anders Toursie, CIO 55 Dnr 2010/391 Antagande av leverantör för kommunens IT-drift Arbetsutskottets beslut 1. Anbudsgivaren Kerfi AB antas som Leverantör för kommunens IT-drift för en period om 5 år med möjlighet till förlängning med år. 2. Paragrafen justeras omedelbart. Ärendet i korthet Kommunen har genomfört en upphandling av IT-tjänster och outsourcing som är uppdelad i tre tjänster: IT-arbetsplatser Drift av system Drift av Infrastruktur Därutöver finns konsulttjänster och tillbehör kopplade till tjänsterna. Tre anbudsgivare har inkommit med anbud. Utvärdering och förhandlingar har genomförts med de tre anbudsgivarna. Anbudsgivaren Kerfi AB har uppnått den högsta totala poängen utifrån kommunens utvärderingskriterier. Detta innebär att de har den lägsta kostnaden för tjänsterna, uppnår höga poäng på leveransen av tjänster och genomförande av Införandeprojekt och har godkänt kommunens krav på servicenivåer (SLA) och kommersiella villkor (avtal). Handlingar 1. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Utvärdering av anbudsgivare Arbetsutskottets behandling Justerandes sign Rätt utdraget intygas

2 UTDRAG Sid 2 (2) SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdag Kommunstyrelsens arbetsutskott Beslutsgång Ordförande konstaterar att arbetsutskottet beslutar enligt kommunledningskontorets förslag. Särskilt yttrande Lotta Håkansson Harju (S) anmäler särskilt yttrande, bilaga 1 Paragrafen justerades i anslutning till sammanträdet Justerandes sign Rätt utdraget intygas

3 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (5) Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Kst 2010/391 Antagande av leverantör för kommunens IT-drift Förslag till beslut Kommunledningskontorets förslag till kommunstyrelsens arbetsutskott: 1. Anbudsgivaren Kerfi AB antas som Leverantör för kommunens IT-drift för en period om 5 år med möjlighet till förlängning med år. 2. Paragrafen justeras omedelbart. Ärendet i korthet Kommunen har genomfört en upphandling av IT-tjänster och outsourcing som är uppdelad i tre tjänster: IT-arbetsplatser Drift av system Drift av Infrastruktur Därutöver finns konsulttjänster och tillbehör kopplade till tjänsterna. Tre anbudsgivare har inkommit med anbud. Utvärdering och förhandlingar har genomförts med de tre anbudsgivarna. Anbudsgivaren Kerfi AB har uppnått den högsta totala poängen utifrån kommunens utvärderingskriterier. Detta innebär att de har den lägsta kostnaden för tjänsterna, uppnår höga poäng på leveransen av tjänster och genomförande av Införandeprojekt och har godkänt kommunens krav på servicenivåer (SLA) och kommersiella villkor (avtal). Handlingar 1. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Utvärdering av anbudsgivare (Bilaga 1) Bakgrund Järfälla kommuns målsättning med upphandling av IT-tjänster och outsourcing är: Effektiv och samordnad tjänsteleverans Att få tillgång till IT-resurser och IT-kompetens Övergripande kostnadskontroll för IT Säkerställa integrationer för verksamhetssystem och infrastruktur Ett positivt och konstruktivt samarbete för att skapa en IT-leverans som kommunens verksamheter är nöjd med. Säker IT-drift Kommunledningskontoret Besöksadress: Vasaplatsen 11, Jakobsberg IT-avdelningen Postadress: JÄRFÄLLA Anders Thoursie, CIO Telefon växel: Telefon: (direkt) Mobil: E-post: kommunstyrelsen@jarfalla.se Webbplats: Fax: Organisationsnummer: Plusgiro: Bankgiro:

4 (5) Kommunen önskar med upphandlingen finna en leverantör och samarbetspart för att under hela avtalsperioden utveckla och tillhandahålla tillförlitliga tjänster till kommunens användare samt medborgare. Leverantörens förmåga till proaktivitet, samverkan och utveckling av leveransen är viktiga kriterier. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade ( 33) om upphandling av ITtjänster och outsourcing. Till grund för beslutet låg tjänsteskrivelse Kst 2010/212. Upphandlingen består av tre tjänster: IT-arbetsplatser Drift av system Drift av Infrastruktur Därutöver finns konsulttjänster och tillbehör kopplade till tjänsterna. Verksamhetsövergång ingår inte i upphandlingen. Avtalstiden är fem (5) år med kommunens option att förlänga avtalet ytterligare år. Avtalet omfattar även en leverantörsstyrningsmodell som löpande kommer att utvärdera leveranser och måluppfyllelse. Om leverantören når väl godkända resultat i förhållande till fördefinierade mål över avtalstiden kan leverantören kvalificera sig för ytterligare ett avtalsår (vilket då är ett av de två förlängningsåren). Arbetet med att ta fram en strategi, en nulägesanalys, en behovsanalys och ett förfrågningsunderlag pågick under våren 2010 och förfrågningsunderlaget publicerades Sista datum för anbudsinlämning var st företag hämtade ut förfrågningsunderlaget under upphandlingsperioden. Av dessa valde tre (3) leverantörer att lämna in anbud; Kerfi AB (nedan kallad Kerfi), Siemens IT Solutions and Services AB (nedan kallad Siemens) och Softronic AB (nedan kallad Softronic). Utöver dessa meddelade några leverantörer att de inte avsåg att deltaga i upphandlingen. Utvärdering och förhandling Upphandlingen har genomförts som en förhandlad upphandling. Anbuden har utvärderats och poängsatts utifrån de kriterier som finns angivna i förfrågningsunderlaget. Poängsättning per utvärderingskrav är satt till en skala mellan 0-3 poängenheter. Utvärderingskriterierna är grupperade i områden där varje område är viktat gällande den totala poängen. Utvärderingsområdena med viktning är: Pris 35 % Leverans av tjänsterna 40 % Genomförande av införandeprojekt 15 % Avtal och SLA 10% Anbudsgivare måste uppnå minst 1,5 p medelvärde på respektive område för att anbudet inte ska förkastas. För utvärderingsområdet Pris utvärderades IT-arbetsplats till 60 % av den totala viktningen av pris utifrån en fördefinierad skala från 0-3, där 3 poäng ligger i

5 (5) intervallet MSEK. Kostnaden för Införandeprojekt, Systemdrift och Infrastruktur utvärderas till 40 % av den totala viktningen för Pris. Anbudsgivarna har även fått ange årlig effektiviseringsgrad för Systemdrift och Infrastruktur som en procentsats, vilken ingår i det utvärderade priset. Anbudsgivarna har beretts möjlighet att presentera sina anbud under vecka 39, därefter har upp till tre förhandlingsomgångar genomförts med anbudsgivarna för hur de avser att lösa villkoren för att utföra tjänsten och i vissa fall har priserna justerats. Bilaga 1 visar en sammanfattning av utvärderingen av anbudsgivarna. Pris: Anbudsgivaren Kerfi ligger prismässigt på ungefär samma nivå som Softronic gällande tjänsten IT-arbetsplats och på ungefär samma nivå som Siemens sammanlagt för tjänsterna systemdrift och infrastruktur. Anbudsgivaren Siemens har prissatt tjänsten systemdrift utifrån egna lägre tillgänglighetskrav än dem som fanns specificerade i förfrågningsunderlaget. Införandeprojektets kostnad är mycket hög. Kostnaden för tjänsten IT-arbetsplats är också hög. Anbudsgivaren Softronic har en mycket hög kostnad för tjänsten Systemdrift. Införandeprojektet är lågt prissatt. Leverans av tjänsterna: Anbudsgivaren Kerfi har tidigare erfarenhet av IT-outsourcinguppdrag åt kommuner, arbetar aktivt med GrönIT och verkar för utveckling av leveransen under avtalsperioden. Anbudsgivaren Siemens har stora erfarenheter från pedagogisk verksamhet genom sin underleverantör (Atea Sverige AB), utvecklade interna processer, arbetar aktivt med GrönIT men har i anbudet visat tveksam förståelse för tjänsteleveransen. Anbudsgivaren Softronic har erfarenhet från Stockholms stad av främst strategiuppdrag och får lägre betyg på GrönIT baserat på sitt anbud. Genomförande av införandeprojektet: Anbudsgivaren Kerfi har lämnat in realistisk införandeplan. Anbudsgivaren Siemens har lämnat in detaljerad införandeplan men omfattningen i arbetstid är hög. Ingen av anbudsgivarnas projektledare har dock i sin helhet genomfört ett liknande införandeprojekt med samtliga Järfällas ingående delar. SLA (Service Level Agreement) och Avtal: Anbudsgivarna Kerfi och Softronic har inga justeringar till SLA eller avtal. Anbudsgivaren Siemens har ett flertal justeringar av både SLA och avtal, det vill säga justeringar till kommunens nackdel. Ekonomiska konsekvenser För delar av kommunen (det nuvarande administrativa nätverket) sköter idag extern leverantör drift av servrar i kommunens lokaler och ger support på IT-arbetsplatser där kommunen äger utrustningarna. Övriga nätverk (för-/grundskolas, gymnasiets och bibliotekets) har tidigare haft lokala IT-tekniker som administrerat IT-miljön ute i verksamheterna, men de tillhör organisatoriskt, sedan , ITservicekontoret. I samband med denna upphandling flyttas ägandet internt inom

6 (5) kommunen, gällande all IT-utrustning (utom enskilda tillbehör) till IT-avdelningen inom Kommunledningskontoret. En stor del av utrustningen köps ut från kommunen av Leverantören. Detta görs i första hand till bokfört värde och i andra hand till marknadsvärde (om bokfört värde saknas), varvid en oberoende tredje part genomför marknadsvärderingen. Den upphandling som nu har genomförts är utformad som en tjänsteupphandling, vilket innebär att leverantören tillhandahåller en specificerad tjänst där fokus ligger på vad som levereras och inte hur det görs. Leverantören äger alltså all utrustning och prissättningen mot kommunen inkluderar all nödvändig utrustning. De upphandlade tjänsterna innebär också betydligt högre krav på servicenivåer och tillgänglighet än vad kommunen har idag. Trots detta kan man ekonomiskt se flera vinster med upphandlingen: Standardiserade IT-arbetsplatser medför lägre kostnader för kommunen (idag är enbart ca 950 st datorer standardiserade i förhållande till kommunens totala antal som är ca 4700 st) Den nya tjänsten IT-arbetsplats inkl. hårdvara, support, försäkring, utskrifter och administration och nya högre krav på servicenivåer blir 26% billigare än nuvarande kostnad för enbart support och administration exklusive utrustning, i nuvarande avtal med outsourcingleverantör. Jämför man kostnaden mer rättvist, dvs även exkluderar utrustningsandelen från den nya tjänsten (eftersom den inte ingår hos den befintliga outsourcingleverantören), är den nya tjänsten hela 62% billigare (och då ingår ändå även försäkring som vi inte har idag). Det betyder totalt för kommunen en stor kostnadsreducering. Den nya leverantören lägger inte på en vinstmarginal på hårdvara för att tillhandahålla exempelvis IT-arbetsplatsen. Leverantören prissätter sin tjänst utifrån eget inköpspris på utrustning samt kostnad för tjänsten, dvs support, försäkring, basplattform, licensadministration och utskrifter. Den nya tjänsten Systemdrift blir betydligt billigare än befintlig drift av servers då den nya leverantören kan konsolidera och virtualisera egen ITmiljö för att kostnadseffektivisera tjänsten till Järfälla kommun. Tjänsten infrastruktur är även den betydligt mer kostnadseffektiv än befintlig drift av infrastruktur. Den interna administrationen avseende bokföring och inventarieregister för utrustning som IT-arbetsplatser, servers och nätkomponenter försvinner. Stora delar av den tidigare interna administrationen av licenser kommer leverantören att hantera. Järfälla kommuns totala IT-kostnader är idag oklara då de tidigare har hanterats mycket olika redovisningsmässigt inom kommunens olika förvaltningar. För den delen av kommunen som idag hanteras av en outsourcingleverantör, dvs en av de fyra IT-infrastrukturer som idag finns med 950 IT-arbetsplatser, kostar administration och support för IT-arbetsplatserna 3,3 mkr/år. Uppskattad kostnad för hårdvara (datorer) är ca 2 mkr/år. Om man skalar upp den förstnämnda kostnaden (enbart administration och support) till att gälla hela kommunen så blir kostnaden för IT-arbetsplatsernas support, med dagens befintliga outsourcingavtal, 11,5 mkr exkl

7 (5) hårdvarukostnad (dvs enbart för hantering av kommunens datorer). Detta kan ställas i relation till den av Kerfi offererade kostnaden om ca 12,9 mkr per år, vilken då dock även inkluderar hårdvarukostnad, försäkring och väsentligt högre servicenivå än vad kommunen har idag. För drift av kommunens system och infrastruktur är den offererade kostnaden 6,4 mkr/år respektive 7,1 mkr/år, dvs totalt 13,5 mkr. Då ingår drift i Kerfis lokaler inklusive el, hårdvarukostnader och dyl. Leverantören Kerfi åtar sig också avtalsmässigt att effektivisera sitt åtagande och sänka priserna mot Järfälla kommun för tjänsterna systemdrift och infrastruktur årligen mellan 3-4%, vilket innebär att Järfälla kommun sista året betalar 13% lägre pris för dessa tjänster än vid ingångsåret (och för hela avtalsperioden innebär sänkningarna i snitt 6,6% jämfört mot ingångsvärdet eller 4,5 mkr i total minskning för hela avtalsperioden). Dagens kostnad för drift av kommunens IT-infrastruktur och system, för en av kommunens fyra IT-infrastrukturer, hanteras av befintlig outsourcingleverantör och kostar kommunen 5,9 mkr/år. Till denna kostnad tillkommer hårdvara, lokaler och el, ca 1,1 mkr/år. Befintlig leverans avser som sagt endast en del av kommunens drift av Infrastruktur och system och har en betydande lägre servicenivå än vad som nu upphandlats. Kommunen får en betydligt lägre kostnad avseende leveransen av tjänsterna och en högre servicenivå. En ytterligare stor fördel är att kommunen får en övergripande kostnadskontroll på IT-driften Slutsatser Anbudsgivaren Kerfi har erhållit högst utvärderingspoäng enligt de utvärderingskriterier som kommunen har ställt upp vilket föranleder kommunledningskontoret att föreslå kommunstyrelsens arbetsutskott att anta anbudsgivaren Kerfi AB som Leverantör av upphandlade tjänster. Anders Major Kommundirektör Anders Thoursie CIO Expedieras till IT-servicekontoret Anders Thoursie, CIO Samtliga nämnder

8 1(1) Bilaga 1 till Tjänsteskrivelse Beslut om antagande av leverantör för kommunens ITdrift Kommunstyrelsens arbetsutskott Kst 2010/391 Utvärdering av anbudsgivare 1. Sammanställning av utvärderingskrav (bör-krav). Maximalt poäng är 3. Anbudsgivare Kerfi Siemens Softronic Utvärderingsområde Vikt i % Betyg Betyg Betyg A Pris 35% 1,05 0,62 0,88 B Leverans 40% 1,10 1,20 0,83 C Genomförande införandeprojekt 15% 0,45 0,45 0,34 D Avtal och SLA 10% 0,30 0,15 0,30 Totalbetyg 2,90 2,42 2,35 Placering Sammanfattning av utvärderingspris för anbudsgivarna Tjänst Kerfi Siemens Softronic Införandeprojekt 6,55 MSEK 12 MSEK 2, 4 MSEK IT-arbetsplats 12,9 MSEK 15,99 MSEK 12,9 MSEK System 6,3 MSEK 5,7 MSEK 18,9 MSEK Infrastruktur 7,1 MSEK 6,5 MSEK 8,3 MSEK

9