UPPHANDLING FASTIGHETSSYSTEM. Upphandlingsrapport

Transkript

1 Sida: 1 (6) UPPHANDLING FASTIGHETSSYSTEM Upphandlingsrapport

2 Sida: 2 (6) 1 Upphandlingens omfattning Järfällahus ABs upphandling avseende fastighetssystem omfattar komplett installation, konfigurering, uppsättning, driftsättning och testning av fastighetssystem. I uppdraget ingår även: Migrering av befintlig data från gammalt till nytt system Integration mellan fastighetssystemet och angivna befintliga system Dokumentation och utbildning Service, underhåll och support under avtalstiden 1.1 Avtalstid Avtalet väntas träda i kraft under andra kvartalet Avtalet gäller under fyra år från och med dagen för avtalstecknande med möjlighet till två års förlängning. 1.2 Upphandlingsform För denna upphandling tillämpas Lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Upphandling genomförs enligt öppen upphandling (över tröskelvärdet). 2 Anbudstid 2.1 Annonsering Allego Upphandling används för distribution av förfrågningsunderlag samt för övrig informationshantering i upphandlingen. Annons har publicerats via Allego Upphandling och Europeiska unionens databas TED. 3 Anbudsöppning Sista datum för inkommande av anbud var Vid öppning av anbuden hade fyra anbudsgivare inkommit med anbud inom utsatt tid. Nr Anbudsgivare Inkommet 1 Vitec Fastighetssystem AB Momentum Fastighetssystem AB Incit AB FAST2 Affärssystem AB Anbudsöppning skedde i närvaro av tre personer som beställaren utsett handlägga ärendet. Anbuden fördes upp i en förteckning, som bestyrkts av dem som deltog i förrättningen.

3 Sida: 3 (6) 4 Utvärdering av anbuden 4.1 Utvärderingsmodell Prövning och utvärdering av anbuden har genomförts i fyra steg. Efter anbudsöppning sker prövning av anbuden enligt nedan. Steg 1. Uteslutning av leverantör Steg 2. Kvalificering Steg 3. Utvärdering av system Uteslutning av leverantör Ingen leverantör har uteslutits på obligatoriska uteslutningsgrunder som följer av 10 kap. 1 LOU Kvalificering Fyra anbudsgivare har kvalificerat sig vidare för utvärdering av tjänst Grunder för kvalificering - I Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. - Inga ådragna skulder för socialförsäkringsavgifter eller skatter. - Lägst rating A enligt Intrum Justitia Sverige AB - Avgivna underleverantörer under förutsättning att sådana avses nyttjas - Metod/system för att kvalitetssäkra, följa upp och förbättra kvaliteten i sina levererade tjänster i form av en certifiering enligt ISO (eller motsvarande) eller en egen väl dokumenterad metod. - Två referenskunder från liknande uppdrag av vilka ingen referens lämnar svar som resulterar i en totalpoäng som understiger 25 poäng i referensblanketten som bifogades förfrågningsunderlaget (dokument 08, Blankett referenstagning) Utvärdering av system Utvärderingen har gjorts enligt principen det ekonomiskt mest fördelaktiga erbjudandet med hänsyn till följande viktade kriterier i förfrågningsunderlaget: - Funktion 550 poäng (55 %) med underkriterier - Uppfyllelse av IT-tekniska krav 125 poäng (12,5 %) - Leverans och service 125 poäng (12,5 %) - Pris 200 poäng (20 %) Vid bedömningen av den skriftliga dokumentationen av systemlösningens funktioner genomfördes utvärderingen av, intern projektledare och Joachim Dohlin, IT-chef. Utvärdering av funktion utifrån den praktiska visningen genomfördes av en av Järfällahus fastställd referensgrupp bestående av Agneta Lundström, uthyrare, Annelie Ivstrand, Boservice, Catrin Karlstedt, bostadskonsulent, Dan Schöld, fastighetsskötare, Joachim Dohlin, IT-chef, Mikael Nordström, fastighetstekniker, Mikael Smidvik, förvaltare kommersiella lokaler, Niklas Åhs, förvaltare bostäder,

4 Sida: 4 (6) Paula Birgander, fastighetsskötare, Susan Hanserkers, underhållsplanerare samt Ulla Pavlov, ekonomiassistent Grunder för utvärdering Utifrån anbudsgivares redogörelse värderades: Funktion (55 %) ger maximalt 550 poäng Utvärderingskriteriet har utvärderats dels utifrån en skriftlig dokumentation av offererat system (max 270p), dels utifrån en visning/demonstration av offererat system inför en av beställaren fastställd referensgrupp (max 280p). Utvärdering av funktion utifrån skriftlig dokumentation (max 270p) Vid bedömningen av den skriftliga dokumentationen av systemlösningens funktioner har utvärdering skett av hur väl den offererade systemlösningen stödjer det angivna framtida arbetssättet baserat på hur väl den offererade systemlösningen uppfyller de uppställda kraven samt hur flexibla och användarvänliga lösningar som beskrivs. Hänsyn har vidare tagits till mängden anpassningar som behöver göras för att uppnå önskat arbetssätt, där behovet av anpassningar genererat en lägre poäng baserat på anpassningens omfattning. Utvärdering av funktion utifrån praktisk visning (max 280p) De anbudsgivare som kvalificerat sig till utvärdering bereddes möjlighet till visning. I det fall fler än tre anbudsgivare klarade samtliga skall-krav inbjöds de tre anbudsgivare som hade högst poäng på den skriftliga delen av utvärderingen till att utvärderas utifrån en praktisk visning av offererad systemlösning. I det fall en fjärde anbudsgivare låg inom 20 poängs intervall från den av dessa tre anbudsgivare med lägst poäng erbjuds även denna visning. På grund av poängfördelningen inbjöds fyra anbudsgivare till visning. Den praktiska visningen utgjordes av ett program med scenarion samt de fastställda utvärderingsgrunderna utifrån vilka bedömning gjordes. Scenarion och utvärderingskriterier delgavs anbudsgivarna en tid innan visningarna ägde rum. Uppfyllelse av IT-tekniska krav (12,5 %) ger maximalt 125 poäng Utvärderingskriteriet utvärderades utifrån den skriftliga tekniska dokumentationen (se dokument 06 Kravspecifikation och anbudsformulär, IT-teknik) av offererat system (max 125p). Bedömning skedde enligt nedanstående rangordnade kriterier: 1. Möjliga integrationer och överensstämmelse med angiven systemlösning (60 poäng) 2. Möjligheten att behörighetsstyra informationstillgången och säkerställa informationssäkerheten (25 poäng) 3. Offererad systemlösnings överensstämmelse med och förmåga att möta den befintliga IT-miljön hos JHAB (20 poäng) 4. Minimering av klientkonfigurationer och installationer (20 poäng) Leverans och service (12,5 %) ger maximalt 125 poäng Utvärderingskriteriet utvärderades utifrån den skriftliga dokumentationen av offererat system. Bedömning skedde enligt nedanstående rangordnade kriterier:

5 Sida: 5 (6) 1. Leverantörens förmåga att genomföra ett framgångsrikt införande, inklusive utbildning, informationsöverföring och konfigurering (60 poäng) 2. Den service, underhåll och support som leverantören kan erbjuda (40 poäng) 3. Kundens möjlighet att påverka framtida utveckling av produkten (15 poäng) 4. Leverantörens ansvar för sin produkt (10 poäng) Pris (20 %) ger maximalt 200 poäng Pris poängsattes utefter ett fast intervall och vari anbudets totalpris (undantaget avgivet pris för optioner) placerar sig i intervallet beskrivet nedan. Intervallet startar vid kronor. Om anbudspriset understeg denna summa gavs 200 poäng. Sedan gavs 6,25 poängs avdrag per varje ökning med kronor: ger 193,75 poäng ger 187,5 poäng ger 181,25 poäng ger 175 poäng ger 168,75 poäng etc. Samtliga anbudsgivare ombads göra ett förtydligande kring det angivna totalpriset för att garantera att anbudsgivarna räknade utefter samma förutsättningar Resultat av utvärdering Utvärdering av anbud mot utvärderingskriterierna har skett med ledning av de uppgifter som anbudsgivaren lämnat i anbudet, uppgifter som framkommit vid systemvisningar/ anbudspresentationer samt det förtydligande som samtliga anbudsgivare ombads göra under utvärderingsfasen. Nr Anbudsgivare Poäng, funktion Poäng, IT-tekniska krav Poäng, leverans & service Poäng, pris Summa poäng Rank 1 Vitec Fastighetssystem AB 379, , , Momentum Fastighetssystem 450, , ,20 1 AB 3 Incit AB 420, , FAST2 Affärssystem AB 440,04 104, ,25 761,79 3

6 Sida: 6 (6) 5 Tilldelningsbeslut 5.1 Förslag till val av leverantör Utifrån ovan redovisade utvärdering bedöms det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet vara från Momentum Fastighetssystem AB. Utvärderingsgruppen föreslår att avtal tecknas med Momentum Fastighetssystem AB 5.2 Beslut om leverantör Järfällahus AB beslutar att anta anbud avseende fastighetssystem från Momentum Fastighetssystem AB. Beslutet fattades per av projektets styrgrupp bestående av Erik Lindfors, teknisk chef, Håkan Örnelius, förvaltningschef, Joachim Dohlin, IT-chef, Katharina Arvidsson, marknads- och informationschef, Tommy Hedlund, ekonomichef samt Olof Lindholm, VD.