1 Bygg- och miljöförvaltningens tjänsteskrivelse

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (6) Tekniska nämnden Dnr Ten 2010/107 Utvärdering av driftentreprenader inom VA, parkskötsel och gaturenhållning Förslag till beslut Bygg- och miljöförvaltningens förslag 1 Tekniska nämnden förlänger entreprenaden för parkskötsel norra delen ett år 2 Tekniska nämnden förlänger entreprenaden för parkskötsel södra delen ett år 3 Tekniska nämnden förlänger entreprenaden för renhållning gatumark ett år 4 Tekniska nämnden förlänger entreprenaden för VA-ledningar ett år 5 Tekniska nämnden beslutar att bygg- och miljöförvaltningen ska påbörja arbetet med att ta fram nya mål, åtaganden och förfrågningsunderlag för entreprenader inom parkskötsel, gaturenhållning och VA-drift. Ärendet i korthet Förvaltningen har gjort en utvärdering av pågående entreprenader inom parkskötsel, gaturenhållning, VA-drift och gatubelysning. Utvärderingen visar att entreprenaderna fungerar bra för samtliga områden. Kvaliteten har blivit bättre med nuvarande entreprenader. Kostnaderna för kommunen har också minskat. Optionsåret för entreprenaderna bör utnyttjas. Förslag på nya mål och åtaganden för nästa entreprenadperiod bör tas fram under Handlingar 1 Bygg- och miljöförvaltningens tjänsteskrivelse b Utvärdering av driftentreprenader inom VA, parkskötsel och gaturenhållning.doc Bygg- och miljöförvaltningen Besöksadress: Riddarplatsen 5, 8 tr Administration och ledning Postadress: JÄRFÄLLA Markus Ek, Administrativ chef Telefon växel: Telefon: (direkt) (mobil) E-post: tekniskanamnden@jarfalla.se Webbplats: Fax: Organisationsnummer: Postgiro: Bankgiro:

2 (6) Bakgrund Tre driftentreprenader som utförs av externa företag har utvärderats under våren Entreprenadernas omfattning och avtalslängd redovisas i tabell 1. Tabell 1 Entreprenad Entreprenör Avtalstid Möjlighet till förlängning Parkskötsel norra delen Parkskötsel södra delen Renhållning gatumark VA-ledningar Svensk Markservice Svensk Markservice Miljöbyggarna i Stockholm Veolia Vatten Under våren har entreprenaderna utvärderats i ett särskilt projekt. Markus Ek har varit projektledare och har intervjuat alla som är ansvariga för att följa upp kvaliteten på entreprenaderna. En workshop har genomförts. Syftet med den var att analysera våra mål och åtaganden och hur bra entreprenaderna leder till att dessa uppfylls. Analys Beskrivning av nuläget Intervjuer har genomförts med beställarna för VA-, park- och gatuunderhåll. En intervju har också gjorts med Agneta Dahlgren som ansvarar för Felanmälan. Även Jan Reuterhäll som är förvaltningsekonom har intervjuats. Den generella bilden är att förvaltningen är mycket nöjd med entreprenörerna. Det har blivit avsevärda förbättringar av kvaliteten på arbetet och uppgifterna blir utförda i tid sedan skötseln togs över av externa utförare. Det är tre stora aktörer som verkar på dessa tre entreprenader. Detta innebär att de har resurserna och organisationen att utföra arbetsuppgifterna med hög kvalitet och i rätt tid. VA-skötsel Beställarens ombud: Hans Gabrielsson Entreprenör: Veolia Omfattar all skötsel och underhåll av VA-nätet inklusive fasta anläggningar. Mark & fordon utför installation av serviser och håller i administrationen kring mätarbyten. Mätarbytena utförs dock av Veolias underentreprenör. Mark & fordon får även utföra vissa invensteringsarbeten på VA-nätet. Sedan Veolia tog över har Hans fått bättre kunskap om VA-nätets status och vilka åtgärder som måste vidtas. Han har idag god kunskap om tillsyns-, underhålls- och investeringsbehoven ute på nätet samt i de fasta anläggningar som finns. Denna kunskap hade Teknik & Försörjning förut. I och med att Hans har bättre kunskaper

3 (6) kan ett bättre förfrågningsunderlag tas fram till nästa upphandling. Detta kan leda till lägre kostnader för entreprenaden. Genom att anlita en extern entreprenör har rollerna som beställare respektive utförare (entreprenör) blivit tydligare och bättre. Detta var otydligt förut när utföraren var en del av den egna organisationen. Veolias investeringsförslag har inneburit att kommunen kommer få lägre kostnader på sikt för underhåll och tillsyn av VA-nätet. Dessutom blir det till vissa delar minskad miljöbelastning. Renhållning av gatumark Beställarens ombud fram till var Tore Nilsson. Idag Kent Irebrand. Entreprenör: Miljöbyggarna Mark och fordon utför vissa jourjobb (t ex klottersanering) samt skurstädar i gångtunnel vid Jakobsbergs centrum. Sedan Miljöbyggarna tog över renhållningen har antalet klagomål från allmänheten minskat väsentligt. Samtidigt som entreprenaden startade fick renhållningen extra resurser som en del av Tryggt & snyggt. Detta innebar att mer plockstädning utförs och att tunneln i Jakobsbergs centrum städas oftare. Miljöbyggarna har en bra organisation för att utföra uppdraget. De är professionella och snabba med att åtgärda felanmälningar (t ex skräp i naturen eller klottersanering). Vi har inga klagomål på Miljöbyggarna som företag och hur de uppför uppdraget. Miljöbyggarna får negativt omdöme när det gäller att återkoppla om att uppdraget är utfört. De har också missat att dokumentera klotter, men detta har blivit bättre sedan vi har påtalat att det är viktigt med dokumentationen för att kunna göra polisanmälningar. Parkskötsel norra och södra delen av kommunen Beställarens ombud är Lars Skutin. Entreprenör: Svensk Markservice (entreprenaden är uppdelad i två geografiska områden men det är samma entreprenör i båda.) Inget arbete med parkskötsel utförs av egen regi. Däremot kan grupperna som arbetar med offentligt skyddat arbete (OSA) få uppdrag att fälla träd i bostadsnära skogar. Detta ligger utanför entreprenaden idag. Lars lägger upp en skötselplan som han sedan följer upp vid regelbundna möten med entreprenören. Han är också ute på plats vid behov för att göra tillsyn. Vissa delar av skötseln innebär att det ställs funktionskrav på entreprenören, men vissa delar är mer styrda, till exempel hur många gånger gräs ska klippas och vilken dag dessa ska klippas. Parkskötsel kräver mycket uppföljning från beställaren. Det var vissa uppstartsproblem med entreprenören, men nu fungerar samarbetet problemfritt. Mycket bra erfarenhet av att arbeta med Svensk Markservice. Entreprenören har en bra organisation för att utföra arbetena i tid och med bra kvalitet. Lars är mycket nöjd med entreprenören.

4 (6) Eftersom upphandlingen ledde till minskade kostnader för parkskötsel har Lars lagt upp skötsel- och underhållsplaner för andra delar än det som ingår i entreprenaden. Dessa arbeten utför Svensk Markservice som tilläggsbeställningar. Lars upplever att han har bättre och bättre kunskap om parkernas underhålls-, skötsel- och investeringsbehov än tidigare. Detta ska utgöra en grund för nästa upphandlings förfrågningsunderlag. Lars anser att upphandlingen ska förlängas ett år eftersom en ny upphandling skulle innebära så mycket extra arbete för organisationen. Dessutom har vi precis fått igång det goda samarbetet med entreprenören. Resultat av workshop En workshop genomfördes den 23 april Workshopen tog upp två frågor att diskutera: 1. Vilka styrkor och svagheter finns med dagens mål och åtaganden? 2. Vilka hot/möjligheter finns för framtida entreprenader? Slutsatsen från gruppen blev att det är nödvändigt att utnyttja optionsåret och att vi ska starta arbetet med att ta fram nya mål och åtaganden september Detta ska leda till att ett nytt förfrågningsunderlag tas fram som skickas ut senast 1 mars I arbetet med att ta fram nya mål, åtaganden och förfrågningsunderlag bör vi genomföra en eller flera studieresor till andra kommuner. Förslag som kom upp var Täby, Linköping, Malmö, Västerås, Örebro. Överväganden Moderna upphandlingar är så kallade funktionsupphandlingar. De ställer funktionskrav på de ytor som ska skötas. Detta innebär att det inte blir någon direkt styrning av hur många gånger gräs ska klippas eller hur många gånger/år som maskinsopning ska utföras. Tekniska nämnden har åtaganden som inte ställer funktionskrav på entreprenören. Exempel på dessa är: Utföra städning och maskinsopning 3 gånger/vecka i centrumområden. Klippa gräs och röja vegetation i vägslänter och på refuger: 1-2 gånger/år i huvudvägnätet och övriga vägar som högst 1 gång/år. Utföra maskinsopning på vägar i områden med flerbostadshus, 3 gånger/år. Klippa gräset 25 gånger per växtsäsong i de centrala delarna av kommunen. Klippa gräset 10 gånger per växtsäsong i bostadsområdena. Slå gräset minst en gång per växtsäsong i bostadsnära naturmarker. Lekplatserna besiktigas fyra gånger per år. Tekniska nämnden har också åtaganden som är av typen funktionskrav. Exempel på dessa är: Rastplatserna hålls i gott skick Hålla gatubelysning i nuvarande standard och skick. Hålla belysningen tänd under dygnets mörka timmar.

5 (6) Åtgärda fel (i normalfall inom en månad) efter felanmälan till kommunens entreprenör. Avfallet hämtas i enlighet med det abonnemang som finns eller efter den beställning som har gjorts. Detta förutsätter att avfallet är förpackat på rätt sätt, rätt sorterat, placerat på rätt ställe och i rätt tid. Sopbehållaren och vägen dit ska vara fri från is och snö eller andra hinder Fördelen med funktionskrav är att det ofta blir lägre kostnader för skötseln av en yta eftersom funktionskravet innebär att entreprenören kan planera sin verksamhet så att funktionskravet uppfylls. Ett fast pris på ett fast antal gräsklippningar leder till högas fasta kostnader för entreprenören. Ett funktionskrav på gräsytorna innebär att vissa gräsytor klipps oftare och andra mer sällan. Entreprenören kan planera arbetet utifrån funktionskraven och får lägre fasta kostnader. Funktionskrav ställer högre krav på beställaren eftersom denna måste vara aktiv vid byggmöten mm för att följa upp att kraven har uppfyllts. Dessutom måste det finnas möjlighet att omfördela arbete och kostnader för entreprenören beroende på hur de olika funktionskraven ska vägas mot varandra. Beställaren har rollen att väga olika funktionskrav mot varandra och prioritera. Beställaren måste också genom tillsyn kunna ställa krav på entreprenören om funktionskraven inte uppfylls. Idag har Teknik & natur blandade funktionskrav och mer detaljerade krav på entreprenadens omfattning. VA-driften har under entreprenadperioden omformats till att, i huvudsak, fungera som en funktionsupphandling. Eftersom högre krav ställs på både entreprenören och beställaren ska man tydligt definiera respektive ansvar i förfrågningsunderlaget. Slutsatser Det som har visat sig i utvärderingen är att nämndens mål och åtaganden behöver förändras och förnyas. Omfattning och gränsdragning för entreprenaderna måste också ses över. Det kan bli aktuellt att skapa nya entreprenader som ersätter de befintliga. De nya målen och åtaganden som tas fram ska vara en grund för förfrågningsunderlaget och för arbetet med kvalitetsuppföljning av entreprenaderna. Målet med nya entreprenader är att förbättra kvaliteten ytterligare samtidigt som det blir lägre kostnader. För att detta ska uppnås måste förvaltningen utveckla beställarrollen samtidigt som kraven i förfrågningsunderlaget och på entreprenörerna höjs. Förvaltningen ska arbeta med att utveckla rollen som beställare och hitta verktyg för att följa upp och utvärdera kvaliteten på entreprenader i framtiden. Målen och åtaganden ska också bli mer kända i organisationen och bland våra kunder. Per-Olof Kroon Bygg- och miljödirektör Markus Ek Administrativ chef

6 Expedieras Akt (6)