IT-stöd Barn- och utbildningsförvaltning

Transkript

1 1 (8) Analys av RFI IT-stöd Barn- och utbildningsförvaltning Sammanfattning: Analysen visar ett det finns stort intresse av att lämna svar. Både stora och mer nischade leverantörer har svarat. Leverantörerna visar sig väl insatta i processmetodik vilket gjort att kommunens processmodeller fungerat som dialogverktyg i RFI:n. Vi rekommenderar att BOU i kommande upphandling använder processmodellerna som utgångspunkt i kravspecifikationen i syfte att säkra leverantörernas stöd för verksamhetens behov. Samtliga leverantörer stödjer målbilden med öppenhet och kvalificerat informationsutbyte mellan IT-system. Dock varierar det hur långt respektive leverantör har kommit i sitt arbete att få sitt IT-system att stödja den önskade målbilden.

2 2 (8) Projekt: Förstudie Barn och utbildning ID-nr/dnr: Siffror. Huvudprojekt Huvudprojektnamn. ID-nr/dnr: Siffror. Delprojekt: Delprojektnamn. ID-nr/dnr: Siffror. Beställare: Version: Linda Gustafsson Tf. IT-direktör Klicka här för att ange versionsnr. Skriven av: Thomas Norlin, Jari Koponen, koncernstaben Datum: Godkänd av: Linda Gustafsson Tf. IT-direktör Datum: Projektwebbplats: Sökväg till intranät eller motsvarande.

3 3 (8) 1 Innehållsförteckning 2 Inledning BAKGRUND SYFTE Marknad/svarsfrekvens Processtöd Digitala tjänster Teknisk målbild Öppenhet och integration E-arkiv... 8

4 4 (8) Förändringshistorik Version Datum Status och eventuell förändringsorsak Utfärdare Upprättat dokument och gjort första utkast Läst igenom, kompletterat med inledning samt korrigerat text rent generellt. Bytt mall. Utskick till Thomas för genomläsning. Genomläsning, mindre redaktionella ändringar. Delvis nya skrivningar under bakgrund samt kapitel 4. Skrivit en sammanfattning. Dokumentet upprättat i 0.9 och skickat till Jari innan det skickas till IT-direktör för distribution till barn- och utbildningsförvaltningen. Mindre ändring i sammanfattning tillsammans med Thomas. Thomas Norlin och Jari Koponen Jari Koponen Thomas Norlin Jari Koponen Relaterade dokument Version Datum Benämning Beslutsinstans IT-strategi för e-förvaltning Kommunfullmäktige

5 5 (8) 2 Inledning Enligt regeringen är digitaliseringen den enskilt största förändringsfaktorn i vår tid och något som påverkar hela samhället. Digitalisering är något som Sundsvalls kommun jobbar med löpande i sin verksamhetsutveckling. För att lyckas med digitaliseringen är det många faktorer som behöver samspela, allt från förändring av arbetsätt i verksamheten till att säkra teknik som ger rätt stöd till verksamheten och de partners som behöver samverkas med. Fokus ska ligga i att leverera rätt stöd till verksamheten, vilket ofta kräver ett samspel mellan flera IT-stöd och flera aktörer. Kommunkoncernens IT-strategi har två ledord som är extra viktiga att ha koll på i samband med digitalisering. Första ledordet är: öppenhet och tillgänglighet det andra kvalificerad informationsförvaltning. Öppenhet och användning av standarder gör att informationsutbyte kan ske enkelt, säkert och kostnadseffektivt mellan olika IT-stöd. Genom att dokumentera både verksamhetens behov samt hur informationen förvaltas utifrån dessa behov säkrar vi att koncernens information förvaltas och nyttjas effektivt. 2.1 Bakgrund Barn och utbildningsförvaltningen planerar en upphandling av nytt verksamhetssystem inklusive kringliggande digitala tjänster, med gränssnitt mot personal, elever och vårdnadshavare. Inför denna upphandling har Barn och utbildning sänt ut en RFI (Request for information) som besvarats av leverantörer inom detta område. I samband med kravställande av nya verksamhetssystem är det viktigt att ur ett beställarperspektiv säkra goda och långsiktiga förutsättningar för digitalisering. Detta görs vanligtvis genom att skapa bra dialog med marknaden genom god kommunikation kring rätt kvalité på: Verksamhetsbeskrivning, denna förstudie har valt att beskriva den i processmodeller Teknisk målbild, för hur informationsutbytet mellan IT-stöd ska ske. Informationsutbyte, säkra tillgång till information (dokumentation/standarder) Genom att göra denna RFI kan en analys göras över hur marknaden ser på ovanstående punkter samt hur väl kommunkoncernens strategi stämmer överens med marknadens. 2.2 Syfte Att kunna ge beställare och verksamhetsansvariga en analys av genomförd RFI utifrån ett digitaliseringsperspektiv, inför kommande upphandling av verksamhetssystem. 3 Marknad/svarsfrekvens Det var ett stort intresse att svara på RFI:n, totalt svarade sju stycken leverantörer på marknaden inom utbildningssektorn. Leverantörerna varierade i storlek, från stora

6 6 (8) leverantörer med ett mycket brett verksamhetsområde till mindre och mer nischade leverantörer. 4 Processtöd Sundsvalls kommun beskriver sin verksamhet genom verksamhetsmodeller, till denna RFI bifogades processmodeller över de verksamhetsområden som avses vara en del av kommande upphandling. Figur 1 - Nivå 2 och 3 på processer bifogades med RFI-förfrågan. En positiv erfarenhet av denna RFI var leverantörernas förståelse för processmodeller, det visade sig vara ett bra verktyg för att beskriva verksamheten i syfte att skapa förståelse för den ur flera perspektiv. Användningen av processmodeller innebar att leverantörerna snabbt och enkelt kunde beskriva vilka processer man har systemstöd för och vilka man inte har stöd för. Vilket även gav verksamheten möjlighet till en snabb översiktsbild över vilket systemstöd respektive leverantör erbjöd, genom att matcha in leverantörernas svar direkt på processkartan. Endast en leverantör hade stöd för samtliga önskade processer, övriga leverantörer kunde beskriva vilka delprocesser man ej hade stöd för och hur man avsåg att lösa det. En leverantör förbehöll sig att svara om stöd för en delprocess då man inte ansåg sig kunna tyda processmodelll som bifogats, då den inte innehåll så detaljerad information som de ansåg sig kräva. Detta visar på en stor förståelse för processmetodik. Kommunen valde att inte skicka med så detaljerade processbeskrivningar till viss mån i rädsla att leverantörer skulle anse att informationen blev för detaljerad, detta är en lärdom för kommunen inför kommande marknadsdialoger och upphandlingar. Dialogaen med leverantörerna utifrån processmodeller har fungerat bättre än förväntat. Detta får oss att förstå att en fortsatt framgångsfaktor i det fortsatta kravarbetet blir att färdigställa processmodellsdokumentationen på rätt nivå för det kommande krav- och upphandlingsdokumentation som tas fram.

7 7 (8) 5 Digitala tjänster En viktig fråga för oss som kommun är mobilitet. Att kunna erbjuda elever, lärare och vårdnadshavare tillgång till digitala tjänster på deras villkor, där de befinner sig och på den enhet de önskar att använda. Tekniken inom området har funnits på plats länge, men leverantörerna i denna RFI gav mycket blandade svar. Olika leverantörer har olika strategier kopplat till responsiva webbapplikationer och appar. Vissa leverantörer har inget eller enbart delvis stöd för mobila digitala tjänster idag, vilket är något förvånande med tanke på det utbredda användandet av mobila enheter i samhället idag. Enligt rapporten Svenska och internet 2015 använder mellan 81-91% av svenska i åldrarna år internet i mobilen dagligen. Samtliga leverantörer som inte hade responsiva lösningar eller appar idag meddelade dock att det pågick arbete inom området. Att se till att rätt person får tillgång till rätt information med rätt säkerhet är viktigt för att hantera information på ett säkert sätt. Samtliga leverantörer säger att de kan strukturera åtkomst till information i sina digitala tjänster i olika nivåer, där det krävs olika stark autentisering utifrån vilken typ av information som ska ges åtkomst till. Enstaka leverantörer utförde dock detta på ett sätt som riskerar att bryta mot BankID:s avtal rörande ID växling. Vilket tyder på en osäkerhet och/eller missförståelse för reglementet kring e-legitimationer hos leverantörerna idag. 6 Teknisk målbild Till RFI:n bifogade kommunen en målbild för hur vi ser framför oss att leverantörerna integrerar sina lösningar mot kommunens IT-infrastruktur (se bilaga 1). Målbilden syftar till en flexibel lösning som bygger på bred användning av standarder och informationsutbyte mellan system. Samtliga leverantörer svarade att kommunens målbild harmoniserade med sin målbild för hur deras lösningar ska integreras hos en kund. En leverantör gav även kommunen feedback att målbilden och kommunens val av användning av standarder underlättade ur leverantörens perspektiv. Samtliga leverantörer utom en ansåg sig redan idag ha tekniska möjligheter att leverera enligt denna målbild, den leverantör som ej kunde leverera enligt målbilden jobbar aktivt redan idag för att modernisera sin systemarkitektur och den kommande arkitekturen går helt i linje med målbilden.

8 8 (8) 7 Öppenhet och integration Samtliga leverantörer bygger sina lösningar på en arkitektur som är öppen för integration mot tredjepartssystem. Det var dock svårt att utläsa från flera leverantörer om detta bygger på kundspecifika lösningar eller standardiserade gränssnitt som gäller mot samtliga kunder. En leverantör visade upp en öppen och publik dokumentation av sina integrationsgränssnitt, en mycket positiv transparens som vi som kommun gärna ser från fler aktörer. Det är sällan vi som kommun ser denna form av öppenhet från leverantörer. Sundsvalls kommun använde GAFE som ett exempel för att testa mognadsgraden för integration mot tredjepartslösningar. Samtliga leverantörer utom en visade på möjligheten att integrera mot GAFE, integrationen låg dock oftast på en grundnivå som hanterade autentisering och SSO mellan tjänsterna. En leverantör visade på en sömlös integration med GAFE, som bidrar till en enklare vardag för kommunens medarbetare, samtidigt som informationen hanteras helt separerat så att rätt tjänst hanterar rätt information. På detta vis skyddas personuppgifter och information på ett säkert och korrekt sätt, medan medarbetaren upplever det som en helhet. Denna typ av integration mellan digitala tjänster ser vi på kommunen som en framgångsfaktor för att kunna ta tillvara på digitaliseringens möjligheter för yrkesgruppen pedagoger. Digitala verktyg ska finnas till för att stötta och förenkla det dagliga arbetet, detta var ett gott exempel på hur samverkan mellan flera tjänster kan uppnå det. 8 E-arkiv Samtliga leverantörer sade sig kunna exportera information för e-arkivering, men i olika format eller genom kundspecifika lösningar. Denna typ av lösningar är ej åtråvärda för kommunen då de bidrar till en kostsam förvaltning och osäker långsiktig hantering. Stöd för standarder såsom FGS ( är viktigt för att få fart på e- arkivering. Vi är väl medvetna om att det ännu ej finns en verksamhetsspecifik FGS för skola ännu, men FGS paketstruktur bör kunna användas för export till e-arkiv oavsett.