PROJEKTDEFINITION. Persondatabas

Transkript

1 Sidan: 1 (23). PROJEKTDEFINITION Persondatabas

2 Sidan: 2 (23) INNEHÅLL 1. BASFAKTA Godkännande Revisionsinformation Terminologilista IDÈ OCH MÅL Bakgrund Idé Mål Avgränsningar LEVERANSER OCH GODKÄNNANDE Inleveranser Leveranser och delleveranser Godkännandekriterier Leverans- och överlämningsprocedur Projektavslut ORGANISATION Projektorganisation och bemanning Ansvarsfördelning och beslutsprocess Utbildning TIDSPLAN OCH RESURSBEHOV Projekttidsplan Beslutspunkter och milstolpar Resursbehovsplan Utrustning och lokaler ARBETSFORMER Produktionsmodeller Produkt- och dokumentstyrning Avvikelse och ändringshantering Projektanalys Sekretess och säkerhet...19

3 Sidan: 3 (23) 6.6 Informationsspridning RISKER Projektrisker Produktrisker Övriga risker EKONOMI Kalkyl Finansiering REFERENSER BILAGOR Bilaga A B C Dokumentnamn

4 Sidan: 4 (23) 1. BASFAKTA 1.1 Godkännande Projektdefinitionens giltighet bekräftas av underskrifter av respektive part. Uppdragsgivaren är kundens projektansvarig och uppdragstagaren är projektchefen/projektledaren. Projektdefinitionen godkänns i styrgruppen och det bekräftas i ett styrgruppsprotokoll. Projektdefinitionen godkänd av: Uppdragsgivare/Beställare: Uppdragstagare/Projektledare: Bo Egardt genom Jan-Martin Löwendahl (Chalmers Tekniska Högskola) (Sigma nbit AB) Uppdragstagare/Projektchef: Börje Sennung (Chalmers Tekniska Högskola) 1.2 Revisionsinformation Utgåva Datum Kommentar

5 Sidan: 5 (23) P Ett första utkast. P Justering efter synpunkter från Lotta. P Justering av tidsplan, resursbehovsplan och ekonomikalkyl. P Justeringar efter möte med Jan-Martin P Justering i ekonomikalkyl P Ändringar i bemanningen P Tillägg i kapitel 7 (risker) P1.0-8 Ändringar gjorda efter Styrgruppsmöte Terminologilista Student Personal Alumni Övriga Personinformation Person som studerar på Chalmers/GU Person/personer som är anställd/anställda av Chalmers/GU Person/personer som har erhållit examen från Chalmers Personer som kommer i kontakt med Chalmers (t.ex. bibliotekskunder) Data angående en person från någon av ovanstående grupper

6 Sidan: 6 (23) 2. IDÈ och MÅL 2.1 Bakgrund Chalmers har idag en mängd olika register och system som hanterar personinformation. Dessa är idag inte synkroniserade med varandra, och hålls inte uppdaterade. En förstudie har genomförts i syfte att beskriva nuläget och att identifiera och förankra ett önskat läge. Se vidare referens 1 och 2. I förstudien fastslogs att den önskade systemlösningen skall bestå av ett ramverk för personinformation, till vilket befintliga och framtida system skall vara kopplade. Vidare betonas vikten av att ramverket definieras så snart som möjligt. Detta anses nödvändigt för att undvika att sektioner och systemansvariga tar fram flera olika lösningar på lokala problem utan inbördes samordning. Förstudieprojektet valde därför att arbeta fram ett förslag på projekt med syftet att ta fram det ovan beskrivna ramverket. Arbetet delas upp i två steg: 1 Framtagning av logisk lösning (dvs. definition av ramverket), 2 Framtagning av realiserad lösning. Poängerna med att först ta fram den logiska lösningen (som är målet med detta projektet) är mycket stor: De olika sektionerna samt ansvariga för befintliga system får tidigt en gemensam bild av vad som gäller. Den realiserade lösningen blir en följd av det framarbetade ramverket/arbetssättet, och inte tvärtom. 2.2 Idé Detta projekt syftar till att ta fram en lösning på de i förstudien identifierade behoven av ett gemensamt system för samordning/hantering av personinformation. 2.3 Mål Projektets övergripande mål är att definiera ett ramverk för personinformation, till vilket befintliga och framtida system skall vara kopplade. Vidare skall projektet: Ta fram en logisk systemlösning (dvs. definition av ramverket). Ta fram en kostnadsuppskattning för att realisera ovanstående lösning. Den logiska systemlösningen skall vara säker, enkel och robust. Lösningen skall också ha ett format som ligger i linje med synsättet i Rational Unified Process (RUP). Övrigt Linköpings tekniska högskola har byggt en persondatabas. Projektet skall inkludera ett studiebesök där, kontaktperson är Joakim Björklund. Projektet skall genomföras på ett sådant sätt att dess resultat blir förankrade. 2.4 Avgränsningar Följande ingår inte i detta projekt: Framtagning av någon prototyp (på personinformationssystem).

7 Sidan: 7 (23) Projektets uppdragsgivare ansvarar för att projektet får tillgång till personer med kunskap om befintliga system och arbetssätt. Projektet avgränsas till att endast innefatta en delmängd av de system som är namngivna i tabell 1 i Projektrapport till projektet Förstudie Persondatabas. Denna avgränsning kommer göras efter genomförandet av projektmöte 1.

8 Sidan: 8 (23) 3. LEVERANSER och GODKÄNNANDE 3.1 Inleveranser Följande förutsättningar gäller för projektet i form av inleveranser, resurstillgångar, mm: o Resultatet från förstudien. (Referens 2 med tillhörande bilagor.) o Tillgång till personer med kunskap om det nuvarande arbetssättet rörande respektive system. o Beskrivning av nuvarande arbetssätt relaterade till de befintliga systemen. o En översikt över existerande teknik och gränssnitt hos de befintliga systemen. o Information om vad som sägs i PUL (personuppgiftslagen)- så att den logiska lösningen håller sig inom ramarna för PUL. Information fås via PUL-ombudsmannen på Chalmers, i Linköping etc. 3.2 Leveranser och delleveranser Projektet har en deltidsleverans och en slutleverans. Deltidsleveransen består av en halvtidspresentation för styrgruppen. Slutleveransen utgörs av ett genomarbetat lösningsförslag med följande innehåll: o Nulägesbeskrivning Specifikation av vilka av de befintliga systemen som ingår i projektet. Specifikation av vilken personinformation som tillförs i varje system (unik information), samt vilken information som exporteras. Översikt på vilka personer/instanser som äger vilka data. Lösningsförslag Verksamheten Beskrivning av det nya arbetssättet när det gäller uppdatering och underhåll av personuppgifter. (Vem matar in vilken information, var någonstans, och varför?) Beskrivning av vem som äger respektive datamängd, vem som får lov att ändra i den, och vem som får titta på den, etc. Beskrivning av i vilken ordning informationen skall komma in i det definierade ramverket. Logisk systemlösning En logisk systemlösning skall tas fram. Lösningen kommer bestå av ett ramverk för personinformation, samt av en databas. Ramverket kommer innehålla regler för hur omgivande system (befintliga system och framtida) skall samverka med databasen. Av den framtagna lösningen skall framgå: Vilka funktioner det gemensamma ramverket skall ha. Vilken struktur det gemensamma ramverket skall ha. Hur befintliga system ska samverka med ramverket/databasen. Hur de till ramverket/databasen kopplade systemen skall informeras när data uppdateras, eller när viktiga relationer mellan data förändras. Lösningen skall vara tillräckligt underlag för att kunna specificera och ansluta nya system/applikationer till ramverket.

9 Sidan: 9 (23) Implementering Förslag på hur arbetssättet kan förändras till det önskade. Värdering av hur den nya lösningen passar in i Chalmers befintliga infrastruktur. Översikt av eventuellt erforderliga åtgärder inför en implementering. Ett förslag på hur den nya systemlösningen skall införas. Ett förslag på informationsplan för att få en tillfredsställande förankring i verksamheten på Chalmers. Ekonomi Projektrapporten skall innehålla en till lösningsförslaget hörande uppskattning av: Kostnaden för att realisera och implementera det ovan beskrivna ramverket. (Den logiska lösningen). Kostnaden för att anpassa och ansluta befintliga system till ramverket Driftkostnad för personinformationssystemet. Supportkostnad personinformationssystemet. Kostnaden att ansluta ett nytt system till personinformationssystemet. 3.3 Godkännandekriterier Projektresultatet skall leva upp till målen i sektion 2.3, och till beskrivningen i sektion 3.3. Godkännandet görs av styrgruppen. 3.4 Leverans- och överlämningsprocedur Projektresultatet kommer att levereras till realiseringsprojektet. 3.5 Projektavslut o Projektet är avslutat när: o Godkännande skett enligt leverans- och överlämningsproceduren (se kapitel 3.4) o Allt inlånat material är återlämnat och personliga arbetsexemplar är makulerade o All projektdokumentation är arkiverad o Slutrapporten godkänd av styrgruppen o Avslutande styrgruppsmöte har förklarat projektet avslutat

10 Sidan: 10 (23) 4. ORGANISATION 4.1 Projektorganisation och bemanning Styrgrupp Kvalitetssäkring Referensgrupp Projektledning (PC, PL, och Inf.) Projektgrupp Styrgrupp: Ordförande: Jan-Martin Löwendahl Inge Svensson Göran Svensson Projektchef: Projektledare: Kvalitetssäkring: Informatör: Börje Sennung, IT-chef sektion M, Sigma nbit AB Thomas Bjerkhede, Sigma nbit AB Anna Jensen, Sigma nbit AB Projektgrupp: Lill Andersson, administrationsansvarig MD Stellan Englén, systemadministratör Ladok CA Ingrid Riedl, administratör/sekreterare F Catarina Olsson, studievägledare M Gunilla Walther, kanslichef ED Karin Weber, applikationsansvarig PA-systemet CA Henrietta Wicktorsson, avtalsansvarig IT- och serviceavd. Telematik Börje Sennung, IT-chef M, Sigma nbit AB Anna Jensen, Sigma nbit AB

11 Sidan: 11 (23) Specialkompetens inom Sigma nbit AB, vad gäller t.ex. databasdesign, kommer att utnyttjas vid vissa tillfällen i projektet. Referensgrupp: Angelica Mårtensson Anna Stedt Annika Josefsson Christer Bernerus Darío Lopez-Kästen Gunnar Rehbinder Görgen Olofsson Harald Tägnfors Hasse Freij Inga-Lill Schragen Lisa Hallén Michael Morin Peter Alehammar Stig-Arne Nordin Tore Lund Ulf Redsäter Paul Waserbrot Valter Nordh Ann-Marie Strand Kate Larsson Per Andersson Erik Stenvall 4.2 Ansvarsfördelning och beslutsprocess Styrgrupp Ansvar o Säkerställa att projektets resultat är i linje med Chalmers verksamhet. o Säkerställa projektresultatet genom att tillföra de resurser som krävs för att få fram resultatet. o Förankra projektresultatet i högskolans ledning och IT-beredningen. Befogenheter

12 Sidan: 12 (23) o Avsluta projektet o Godkänna och ändra projektdefinitionen o Tillsätta analysgrupp och initiera projektanalyser Projektchef Ansvar o Genomföra projektet inom ramarna i denna projektdefinition o Säkerställa att projektet har ändamålsenliga metoder och hjälpmedel o Identifiera och införa förbättringar i arbetssättet o Rapportera och informera om projektläget Befogenheter o Styra tilldelade resurser enligt denna projektdefinition o Vid behov ändra projektets organisation o Initiera projektanalyser o Genomföra eventuella omförhandlingar angående projektet Projektledaren Ansvar o Skapa rutiner för projektets genomförande o Producera, leverera och överlämna rätt resultat o Säkerställa att överenskomna metoder och hjälpmedel används o Planera, leda, följa upp, sammanställa och styra produktionsarbetet o Godkänna inleveranser o Utveckla, förvalta och hushålla med resurserna Befogenheter o Nyttja och styra de tilldelade produktionsresurser o Avvisa inleveranser som avviker från överenskommet innehåll och överenskommen kvalitet o Föreslå funktioner och egenskaper i lösningen för diskussion i referensgrupper Informatör Ansvar o Vara bollplank till projektledaren o Deltaga i förberedelser inför möten och aktiviteter

13 Sidan: 13 (23) o Upprätta och underhålla projekt- och resultatbibliotek o Spridning av projektinformation till berörda Befogenheter o Att föra in och plocka ut produkter till och från projekt- och resultatbibliotek Analysgrupp - kvalitetssäkring Ansvar o Genomföra projektanalyser o Rapportera resultatet och analysgruppens bedömningar till styrgruppen och projektledningen Befogenheter o Genomföra projektanalyser med tillgång till projektledningen, nyckelpersoner, projekt- och resultatbiblioteket. o Identifiera, dokumentera och rapportera avvikelser från överenskommet arbetssätt till projektledningen och styrgruppen. Ansvar Projektgrupp o Gemensamt arbeta fram ett lösningsförslag Referensgrupp Ansvar och befogenheter o Utgöra remissinstans för lösningsförslagen för förvaltningen från projektgruppen o Förankra lösningsförslagen i sin hemmaorganisation Teknikgrupp I detta projekt finns ingen teknikgrupp. 4.3 Utbildning Projektgruppens medlemmar behöver ingen utbildning för detta projekt. Projektarbetet innebär utbildning och kunskapsspridning i sig.

14 Sidan: 14 (23) 5. TIDSPLAN och RESURSBEHOV 5.1 Projekttidsplan Projektplan Projektet omfattar 11 projektveckor enligt planen nedan och löper under tiden till Projektplan löp v Aktiviteter v nr datum Förarbete X 2. Planering X 3. Färdigställ nuläge M1 4. Lösningsförslag Verksamheten M2 5. Logisk systemlösning M3 X 6. Plan för implementering M4 M5 7. Uppskatta realiseringskostnader M5 X M6 8. Sammanställning X Referensgruppsmöte Ref1 Ref2 Riskseminarium RS Styrgruppsmöte & Beslutspunkter SG1 BP4 SG2 SG3 BP6 BP7 SG4 BP8 Tabell 1: Plan över projektets aktiviteter. X = Enskilt arbete, M = Projektmöte (arbetsmöte), SG = Styrgruppsmöte, BP = Beslutspunkt, Ref = Referensgruppsmöte, RS = Riskseminarium Ett studiebesök på Linköpings tekniska högskola skall ske någon gång under projekttiden. Aktivitetsschemat kan komma att kompletteras med ett antal intervjuer med nyckelpersoner, om sådant behov identifieras efter något eller några av projektmötena Kommentarer till aktiviteterna ovan 1. Förarbete: Spika projektorganisationens deltagare, samt boka in dessa på aktuella möten. Denna veckas arbetstimmar fördelas över ett antal veckor innan IT-beredningens beslutsmöte. 2. Planering: Koppla projektplanen (Tabell 1) till kalendertid och diskutera agendor för arbetsmötena. 3. Färdigställ nuläge: (Besvarande av de tre punkterna i sektion 3.2.) 4. Lösningsförslag Verksamheten: : (Besvarande av de tre punkterna i sektion 3.2.)

15 Sidan: 15 (23) 5. Logisk systemlösning: (Besvarande av de fem punkterna i sektion 3.2.) Arbetet kommer genomföras i mötesform och genom enskilt arbete. Det enskilda arbetet kommer genomföras av en person med stor erfarenhet av databas-design. Aspekter som datakommunikation, säkerhet, enkelhet, och robusthet skall beaktas. 6. Plan för implementering: (Besvarande av de fyra punkterna i sektion 3.2.) 7. Uppskatta realiseringskostnader: (Besvarande av de fem punkterna i sektion 3.2.) 8. Sammanställning: 1 veckas arbete, utfört av projektledningen. 5.2 Beslutspunkter och milstolpar Beslutspunkter Styrgruppsmöte 1 (sg1), BP4: o Godkännande av Projektdefinitionen. o Ställa resurser till projektets förfogande enligt Projektdefinitionen. o Starta genomförandet Styrgruppsmöte 2 (sg2), BP5: Mötet äger rum direkt efter aktiviteten: "Lösningsförslag Verksamheten". o Lägesrapportering o Godkännande för projektet att fortsätta Styrgruppsmöte 3 (sg3), BP6 och BP7: Mötet äger rum direkt efter aktiviteten: "Sammanställning". Styrgruppen godkänner överlämning av projektresultatet till realiseringsprojektet Styrgruppsmöte 4 (sg4), BP8: o Godkännande av slutrapport o Avslutande av projektet Milstolpar Våra referensgruppsmöten utgör milstolparna. Se nästa sida. 5.3 Resursbehovsplan

16 Sidan: 16 (23) TIMKALKYL Externa resurser arbetsveckor tim per vecka timmar i projektet Projektledning Informatör Kvalitetssäkring Specialkompetens databasdesign 0, Interna resurser Summa externa resurser (tim) 604 arbetsveckor tim per vecka timmar i projektet Projektchef Övriga projektgruppsmedlemmar 245 Styrgruppsmedlemmar 36 Intervjupersoner 5 Referensgruppsmedlemmar 108 Summa interna resurser (tim) 460 Totalsumma resurser (tim) Beräkningar Projektchef 11v * 6 timmar 66 timmar Projektmöten (+ risk) 7 pers * 7 möten * 5 timmar 245 timmar Styrgrupp 3 pers * 4 möten * 3 timmar 36 timmar Intervjupersoner 5 pers * 1 timme 5 timmar Referensgrupp 18 pers * 2 möten * 3 timmar 108 timmar 5.4 Utrustning och lokaler Utrustning Ingen speciell utrustning behövs Lokaler Alla projektmöten kommer att vara i sal Beta, i Maskinhuset plan 1.

17 Sidan: 17 (23) Styrgruppsmöte 1 kommer att vara i Vasa hus 8 rum 2008, och styrgruppsmöte 2-4 kommer att vara i något rum på CA. Lokaler för referensgruppsmötena meddelas senare.

18 Sidan: 18 (23) 6. ARBETSFORMER 6.1 Produktionsmodeller Projektets arbetsformer beskrivs av tabell 1 med tillhörande aktivitetsbeskrivningar. 6.2 Produkt- och dokumentstyrning Projektdokument Dokumenten identifieras av dokumentnamn, datum och utgåva. Handläggare måste framgå av varje dokument. Samtliga original lagras i den för projektmedlemmarna tillgängliga projektdatabasen. För att definiera utgåvan (versionen) av våra dokument används följande kodningssyntaxen: P1.0-3, vilket betyder version nummer 3 av ett preliminärt dokument (P), som efter godkännande skall komma att bli den officiella versionen 1.0. I kapitel 1.2 (Revisionsinformation) kan läsas vilka ändringar som gjorts sedan den förra utgåvan Produktdokument Under projektets gång gäller samma hantering som för projektdokument (se ovanstående sektion). 6.3 Avvikelse och ändringshantering Här beskriver Du tillvägagångssättet vid förändringar av projekt- och produktstyrande dokument. Om den föreslagna ändringen i ett projekt- eller produktstyrande dokument är inom ramen för projektet, tas beslut om genomförande i projektgruppen. Om den föreslagna ändringen i ett projekt- eller produktstyrande dokument inte är inom ramen för projektet, tas beslut om genomförande av projektchefen i samråd med styrgruppen. 6.4 Projektanalys Projekt Kvalitetssäkring kommer att ske genom att kvalitetssäkraren: o följer projektet kontinuerligt genom avstämningar och planeringsmöten med projektledare och informatör samt uppföljning av framarbetade resultat. o genomför en projektgranskning med projektgrupp och styrgrupp Produkt Lösningsförslag granskas av referensgrupperna.

19 Sidan: 19 (23) 6.5 Sekretess och säkerhet Här beskriver Du vilka regler som gäller avseende tillgång till dels arbetsplats, dels information om projektet och de produkter som projektet producerar. All projektinformation är öppen för personer på Chalmers. 6.6 Informationsspridning Här beskriver Du hur projektinformation sprids internt och externt. Du redovisar hur projektdokumentationen skall distribueras och när och hur muntlig information lämnas. Protokoll från projektmöten, referensgruppsmöten och styrgruppsmöten samt övriga Projektdokument, skall läggas ut på webben på nedanstående adress, och till berörda personer skickas ett mail som beskriver var på webben informationen finns. Alla dokument som skickas till personer på Chalmers skall vara i PDF-format Rapportering Veckorapport om vad som har hänt i projektet skall skickas per mail till styrgruppens medlemmar. Rapportering till personer/grupper utanför projektet: o Information skall skickas till IT-chefsringen, en vecka innan deras månatliga möte. o Vid samma tillfälle som ovan skall information skickas till runda bordet Mötesstruktur Nedan redovisas de regelbundna möten som finns i projektet. Styrgruppsmöten Vid planerade beslutspunkter. Projektmöten Arbetsmöten där projektgruppsmedlemmarna tillsammans arbetar fram det som mötet syftar till. Referensgruppsmöten Möten för att förankra projektgruppens arbete och samla in synpunkter. Avstämningar projektledare och projektchef Projektledare och projektchef har avstämningsmöten en gång per vecka. Avstämningar projektledare och styrgruppsordförande Projektledare och styrgruppsordförande har avstämningsmöten en gång varannan vecka.

20 Sidan: 20 (23) 7. RISKER Här redovisar Du de risker som har identifierats under förberedelsefasen. Du redovisar också vilka åtgärder som är genomförda eller skall genomföras. En riskanalys är framtagen för att identifiera de risker som kan påverka resultatet av projektet. Riskerna listades och sedan bedömdes sannolikheten (1 låg och 5 hög) samt konsekvens (1 ringa och 5 stor). Prioritet är produkten av sannolikhet och konsekvens. Låg < 8 Medel 8-16 Hög > Projektrisker 1 Nödvändiga resurser för projektets genomförande finns ej tillgängliga. o 2 Möten går ej att boka i önskad omfattning med styrgrupp och arbetsgrupp inom den angivna projekttiden. Nr Risk Sannolikhet Konsekvens S*K Prioritet Medel Medel 3 Styrgruppen accepterar ej framtagna planer Låg 4 Arbetsgruppen motarbetar projektets syfte Medel 5 Referensgrupperna accepterar ej framtagna planer Låg Åtgärder De risker som har prioritet hög eller medel anges nedan med en åtgärd. Nr Åtgärd/aktivitet för att eliminera risker 1,2 Alla möten fastställs och bokas i v.37 och 38. Projektchef och styrgruppsordförande informerar berörda medlemmar i projektgrupp och styrgrupp om vikten av att avsätta önskad tid. 4 Projektchefen ingår i arbetsgruppen, och styrgruppen informeras varje vecka om arbetsgruppens arbete.

21 Sidan: 21 (23) 7.2 Produktrisker Ett riskseminarium angående riskerna med den logiska lösningen är planerat innan Stygruppsmöte 2. TBD 7.3 Övriga risker Ett riskseminarium angående riskerna med den logiska lösningen är planerat innan Stygruppsmöte 2. TBD

22 Sidan: 22 (23) 8. EKONOMI 8.1 Kalkyl EKONOMIKALKYL Externa resurser timmar i projektet debiterad kostnad Projektledning Informatör Kvalitetssäkring Specialkompetens databas-design Summa externa resurser (kr) Interna resurser timmar i projektet debiterad kostnad "ej debiterad kostnad" Projektchef Projektgruppsmedlemmar Styrgruppsmedlemmar Intervjupersoner Referensgruppsmedlemmar Summa interna resurser deb./odeb. (kr) Övrigt debiterad kostnad Lokalkostnad vid möten Studiebesök Intern OH Summa övrigt (kr) Totalsumma deb./odeb. (kr) Totalsumma (kr) Finansiering Projektet finansieras av prorektor Bo Egardt inom ramen för stiftelsen, IT-infrastruktur satsning 2001.

23 Sidan: 23 (23) 9. REFERENSER Här redovisar Du vilka dokument som projektdefinitionen refererar till. Referenser skall finnas till kravbeskrivningen och/eller andra dokument som fastställer kravbilden eller utgör underlag för projektet. Referenser kan finnas till dokument som beskriver projektets arbetssätt. Här följer en lista på de dokument som det finns referenser till i projektdefinitionen. Ref. Dokumentnamn och dokumentbeteckning Utgåvenummer och dokumentdatum 1 Projektrapport till projektet Förstudie Persondatabas P1.0-3,