MÖTESANTECKNING 1 (5) Kulturmiljöavdelningen Dnr: Källa Anne Rymer-Rythén

Transkript

1 MÖTESANTECKNING 1 (5) Referensgruppsmöte Mötesdatum: Mötestid: Mötesplats: Möteslokal Ryttaren, Östra Stallet, Riksantikvareiämbetet Närvarande: Thomas Engel, Eva Halfwordson, Kjell Andersson, Kristina Berg, Syftet med mötet var att diskutera det fortsatta kravspecifikationsarbetet med tonvikt på insamlingen av krav från användarna. 1. Inledning Anne hälsade välkomna. Anne erbjöd sig att skriva mötesanteckningarna. Vad gäller dagordningen delades punkt 4 upp i två delar Vad i kravinsamlingen (punkt 4) samt När och Vem vad gäller kravinsamlingen (punkt 6). 2. Nuläge Anne redogjorde för nuläget vad gäller konsekvensanalyserna. Slutsatserna som kan dras i dagsläget är: Analys utifrån ekonomiskt regelverk: Talar för att länsstyrelsen ska sköta utbetalningarna av länsstyrelsernas bidragsbeslut (ESV rapporten beslutad och klar) Analys - organisatoriska konsekvenser: Har försumbar betydelse om RAÄ eller länsstyrelserna sköter utbetalningarna av länsstyrelsernas bidragsbeslut Analys - tekniska konsekvenser: En konsekvensanalys med utgångspunkt från System- och informationsöversikt scenariebeskrivningar ver 2.0 är på gång. En preliminär bedömning visar att det inte är tekniskt komplicerat att länsstyrelserna sköter utbetalningarna. Det kommer emellertid att kräva att ett avtal skrivs mellan RAÄ och länsstyrelserna för att säkra informationsutbytet mellan och Agresso. Anne meddelade att den övergripande projektplanen samt kommunikationsplanen ska revideras. Eva redogjorde för arbetet med begreppen. Eva jobbar med listan som har sin utgångspunkt i begreppen i BEA samt resultaten från tidigare arbeten (t ex nyckelrapporten och förstudien). Eva har haft flera möten med Maria Holmqvist för att komma vidare med begreppen kring effekter och redogjorde för resultaten kring detta arbete. Eva kommer även ha kontakt med en annan konsult Arne Svensson för att arbeta vidare med effekter av bidragsanvändningen. Anne har haft möten på ca 15 personer på RAÄ för

2 MÖTESANTECKNING 2 (5) att fånga informationsbehovet. Resultatet av de intervjuerna ska föras in Evas lista. Anne har haft möte med Britta och Anita (modelleringskonsulterna) för att få deras syn på vad som är kvar att göra vad gäller modellering och insamling av krav. Se vidare punkt 4 insamling av krav. 3. Utkast plan kravspecifikationsarbete Kristina redogjorde för arbetet som gjorts på IT-enheten vad gäller kravspecifikationen. En konsult från E-minds (som RAÄ har avtal med), Henrik Lindblad (systemarkitekt), är involverad i arbetet. Arbetet har hittills handlat om att skissa möjliga funktioner (registrera, söka) på papper samt att utgå från begreppsmodellen från modelleringsseminarierna för att påbörja arbetet med att bli mer konkret och få upp något på skärmen. Kristina och Björn är involverade i arbetet. Kontakt har tagits med Kjell och Suzanne. Kontakt kommer att tas med Thomas. Referensgruppen kom fram till att - Kristina antecknar om nya eller förändrade krav kommer fram i samtalen med användarna så att det kan spåras vem som sa vad och när - Anne ska meddela representanterna för länsstyrelserna i modelleringsgruppen att IT-enheten och Eva kommer att ha direkta kontakter med dem i det fortsatta arbetet med kravspecifikationen. 4. Kravinsamling - VAD Gruppen kom fram till att följande frågor bör behandlas vid kravinsamlingen: - Modelleringsmöten och efterföljande arbete med begreppsmodellen - Annes intervjuer med medarbetare på RAÄ - Resultat av möten med Maria Holmqvist och Arne Svensson angående effekter - Evas begreppslista (se ovan) - Revidering blanketter (bidragsansökan, antikvarisk slutbesiktningsprotokoll, rekvisition) - Behov av sammanställningar tabeller och diagram - Informationsutbyte mellan och andra datasystem (behovet dvs hur många uppgifter användarna vill överföra mellan systemen samt möjligheterna för systemen att kommunicera med varandra) - Mallar (se slutdokumentation från Britta Nyberg processmodellerna) - Vilken information ska sparas när ett ärende avslutas?

3 MÖTESANTECKNING 3 (5) - Beslut om vem som ska sköta utbetalningarna av länsstyrelsernas bidragsbeslut. Avtal mellan RAÄ och länsstyrelserna om informationsutbyte mellan och Agresso - Beslut om var ska vara, på RAÄ eller på RAÄ och länsstyrelser - Tillkommer några krav/förändras några krav om länsstyrelserna ska sköta utbetalningarna av länsstyrelsernas bidragsbeslut? - Vilka möjligheter som finns att använda kartor? 5. Begreppsmodell Evas lista ska bli en gemensam nettolista. I detta arbete kommer Thomas, Lars Jacobzon, Jonas samt andra berörda bli involverade. I den listan som skickas ut kommer inte begreppen kring effekterna vara med eftersom det arbetet inte kommer att ha kommit tillräckligt långt. Eva ansvarar för förankring av listan i modelleringsgruppen. Förslag på leverans är slutet av vecka 46. Workshopen om begreppsmodellen med Britta och Anita föreslås bli den 22/11 kl Anne kallar Eva, Kjell, Thomas, Kristina och Björn till workshopen. Då ska en ver 4.0 av begreppsmodellen tas fram med utgångspunkt från ver 3.0 från modelleringsseminarierna samt Evas lista. Gruppen kom fram till att IT dokumenterar ver 4.0. Det innebär att begreppsmodell ver 3.0 kommer att inkluderas i slutdokumentationen från Britta. 6. Kravinsamling HUR och NÄR Modelleringsmöten Slutdokumentation från Britta kommer i slutet av vecka 46 Anne skickar ut till modelleringsgruppen för synpunkter Begreppsmodellen Se punkt 5 Annes intervjuer med medarbetare på RAÄ Resultat av hittills genomförda intervjuer infogas i Evas lista på måndag 14/11 Resultat av möten med Maria Holmqvist och Arne Svensson angående effekter Eva jobbar på under november/december Evas begreppslista Evas lista blir en gemensam nettolista samt infogas till begreppsmodellen ver 4.0 (se punkt 5)

4 MÖTESANTECKNING 4 (5) Revidering blanketter (bidragsansökan, antikvarisk slutbesiktningsprotokoll, rekvisition) Görs efter jul Behov av sammanställningar tabeller och diagram Inget särskilt arbete behövs kring detta Informationsutbyte mellan och andra datasystem (behovet dvs hur många uppgifter användarna vill överföra mellan systemen samt möjligheterna för systemen att kommunicera med varandra) Anne och Kristina tar tag i detta Mallar (se slutdokumentation från Britta Nyberg processmodellerna) Görs efter jul Vilken information ska sparas när ett ärende avslutas? Kristina tar tag i detta Beslut om vem som ska sköta utbetalningarna av länsstyrelsernas bidragsbeslut. Avtal mellan RAÄ och länsstyrelserna om informationsutbyte mellan och Agresso Annes ansvar Beslut om var ska vara, på RAÄ eller på RAÄ och länsstyrelser Annes ansvar Tillkommer några krav/förändras några krav om länsstyrelserna ska sköta utbetalningarna av länsstyrelsernas bidragsbeslut? Gruppen kom fram till att det inte borde vara en ändrad kravbild. Anne pratar med Irene om detta eftersom intresse fanns hos Irene i denna fråga. Vilka möjligheter som finns att använda kartor? Anne tar tag i detta. 7. Principiella krav att lyfta till styrgrupp Gruppen kom fram till att principiella krav som kan identifieras just nu är: - Ansökan via nätet - en självklarhet? - Att systemet är lika mycket ett uppföljningssystem som ett ärendehanteringssystem

5 MÖTESANTECKNING 5 (5) 8. Förankring på länsstyrelser och RAÄ Slutdokumentationen från modelleringsseminarierna samt Evas lista ska förankras i modelleringsgruppen På grund av tidsbrist blev denna punkt inte färdigbehandlad. Anne ansvarar för att ta tag i förankringen. 9. Övriga frågor Nästa möte Nästa möte blir den 13 december Lokal Ryttaren i Östra Stallet. Vid pennan