SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Styrgrupp projekt Framtida Parkgården

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Styrgrupp projekt Framtida Parkgården (7) Plats och tid Stadshuset, Nässjö Klockan Beslutande Anna-Carin Magnusson (S) ordf. Anders Karlsson (C) Anders Karlgren (M) Sylve Jergefelt (S) Agneta Svensson (FP) Sven-Enar Johansson (M) Jan Sundman, kommundirektör Pernilla Lorentzon, Riksbyggen Övr. deltagare Kjell Skålberg (FP) Ulrika Gustafson, socialchef (adjungerad) Stina Granberg, kvalitetsgranskare Kenneth Hellman, kvalitetsgranskare Lena Fakt, Riksbyggen Tore Johansson, Riksbyggen Dennis Lundquist, sekreterare Justering Stadshuset Paragraf 1-19 Sekreterare Ordförande Justerare Dennis Lundquist Anna-Carin Magnusson Sylve Jergefelt

2 2 1 Mötet öppnas Anna-Carin Magnusson hälsar alla välkomna och öppnar mötet. 2 Dagordning Föreslagen dagordning godkänns med tillägget att föregående sammanträdesprotokoll ska vara med som en punkt på kommande dagordningar. Inför mötet har Ulrika Gustafson tagit fram förslag till dagordning för styrgruppsmötet. 3 Val av ordförande Anna-Carin Magnusson väljs som ordförande för styrgruppen. Anna-Carin Magnusson föreslås som ordförande för styrgruppen. 4 Val av sekreterare Dennis Lundquist väljs som sekreterare för styrgruppen. Dennis Lundquist föreslås som sekreterare för styrgruppen. 5 Val av justeringsman Sylve Jergefelt väljs att justera dagens sammanträdesprotokoll. Sylve Jergefelt föreslås för justering av dagens sammanträdesprotokoll.

3 3 6 Beslut om projektets styrning och administration Projektplanen ska kompletteras så att hela presidierna i kommunstyrelsen och omsorgsnämnden står med som deltagare i styrgruppen. Av projektplanen ska också framgå att Cecilia Gerhardsson ingår i projektgruppen. Styrgruppen ska tillämpa Nässjö kommuns mallar och rutiner för kallelser, protokoll och andra dokument, och styrgruppens sammanträdesprotokoll ska justeras. Projektgruppen får i uppdrag att i samarbete med kvalitetsgranskarna ta fram förslag till rutin för dokumenthantering för att säkerställa kommunens tillgång till allt material under och efter projektets avslut. Förslag ska redovisas på styrgruppens möte den 27 maj Tore Johansson delar ut förslag till projektplan. Enligt ärendebeskrivningen till kommunfullmäktiges beslut om projektet består styrgruppen av presidierna i kommunstyrelsen och omsorgsnämnden, kommundirektören, representant från samarbetspart och socialchef (adjungerad). Projektplanens organisationsbeskrivning behöver kompletteras med Anders Karlgren och Agneta Svensson i styrgruppen. Vidare behöver beskrivningen av projektgruppen kompletteras med Cecilia Gerhardsson. Nässjö kommuns mallar och rutiner för kallelser, protokoll och andra dokument bör följas. Den kommunala rutinen med justering av protokollen bör också följas. Riksbyggen har upprättat ett projektarkiv som alla i projektet får tillgång till via lösenord. Där samlas ritningar m.m. Stina Granberg väcker frågan om kommunens tillgång till handlingarna efter projektets avslut. Det behövs även en kommunal projektplattform. 7 Bakgrund till projektet Informationen om bakgrunden till projektet läggs till handlingarna. Tore Johansson och Ulrika Gustafson beskriver bakgrunden till projektet, det bedömda behovet av ett trygghetsboende och det politiska uppdraget att undersöka effekterna av att driva Parkgården i kooperativ hyresrättsform.

4 4 8 Kommunens förfrågan om samarbetspartner Informationen om förfrågan och upphandling av samarbetspart läggs till handlingarna. Jan Sundman redogör för upphandlingen av samarbetspartner. Tre anbud kom in och Riksbyggens var det mest fördelaktiga. 9 Tilldelningsbeslut Informationen om tilldelningsbeslut läggs till handlingarna. Jan Sundman informerar om att tilldelningsbeslut har fattats och överprövningstiden har gått ut, vilket innebär att giltigt kontrakt kan tecknas. 10 Avtal mellan Nässjö kommun och Riksbyggen Avtalet godkänns och Ulrika Gustafson får i uppdrag att underteckna avtalet. Uppdragsavtal har upprättats och undertecknats av Riksbyggen. Avtalet benämns Projektets syfte om mål Projektgruppen ska snarast tillsammans med projektets kvalitetsgranskare komplettera och kvalitetssäkra projektplanen med stöd av Nässjö kommuns checklista för kvalitetsgranskning av projekt. Tore Johansson går igenom projektplanens beskrivning av syfte, tidsplan, projektekonomi och projektgenomförande. Stina Granberg framför att planen bör kompletteras och kvalitetssäkras med stöd av kommunens checklista för kvalitetsgranskning av projekt.

5 5 12 Fastställande av projekt- och mötesplan Mötesplanen godkänns med förslagen ändring av mötestid i maj. Tore Johansson delar ut förslag till mötesplan. Mötet i maj behöver flyttas och föreslås till den 27 maj 2014 kl Styrgruppen föreslås få följande mötestider med denna ändring: 27 maj 2014 kl augusti 2014 kl oktober 2014 kl november 2014 kl december 2014 kl Socialförvaltningens tankar om äldreomsorg Projektgruppen får i uppdrag att sammanställa de beslutade mål som berör äldreomsorgen och redovisa på styrgruppsmötet den 27 maj Som underlag för projektet efterfrågas kommunens målsättningar för äldreomsorgen. Upprättat förslag till plan för äldreomsorgen är inte politiskt antagen. Som underlag för arbetet behöver därför de beslut som rör äldreomsorgen i kommunfullmäktiges mål, omsorgsnämndens mål, koncern- och nämndsstyrpilen och socialförvaltningens verksamhetsmål sammanställas. 14 Kommunens programinnehåll för en ombyggnad av Parkgården Projektgruppen får i uppdrag att upprätta ett skriftligt program för planerat innehåll i Parkgården och delge styrgruppen programmet i god tid så att beslut kan fattas på styrgruppsmötet den 27 maj Ulrika Gustafson redogör för de idéer som förts fram i projektgruppen om önskat innehåll i Parkgården. En genomarbetat program bör upprättas och delges styrgruppen i god tid innan nästa styrgruppsmöte, så att styrgruppen kan fatta beslut om programinnehållet.

6 6 15 Arkitektmedverkan Informationen om medverkande arkitekt läggs till handlingarna. Tore Johansson informerar om att Thomas Hultegård vid Arkitekthuset har knutits till projektet. 16 Referensgrupp Referensgruppens sammansättning godkänns med föreslagna kompletteringar. Förslag till referensgrupp omfattar fackliga företrädare och representanter för kommunens pensionärsföreningar. Referensgruppen bör kompletteras med funktionshinderföreningar, företrädare för Träffpunkten samt företag och andra hyresgäster som finns i Parkgården idag. 17 Rapport från projektgruppens uppstartsmöte Projektgruppen får i uppdrag att ta fram ett förslag till studieresa. Arkitekten hade en del frågor på projektgruppens uppstartsmöte om vilken känsla som ska förmedlas i utformningen av lägenheterna. En diskussion förs på styrgruppsmötet om att göra en studieresa för att se goda exempel. 18 Övriga frågor Fråga om att utreda trygghetsboenden i hela Nässjö kommun tas upp vid styrgruppsmötet den 27 maj Anders Karlsson och Anders Karlgren framför att i kommunfullmäktigeuppdraget ingår att undersöka behovet av trygghetsboenden i hela Nässjö kommun. Ställning till om det ska ingå i aktuellt projekt kan tas först vid nästa styrgruppsmöte.

7 7 19 Mötet avslutas Anna-Carin Magnusson förklarar mötet avslutat.