Protokoll för den gemensamma styrgruppens möte den 27 november 2018

Transkript

1 Protokoll för den gemensamma styrgruppens möte den 27 november 2018 Den 27 november, kl , Länsstyrelsen Västra Götaland ande: Monique Wannding, Länsstyrelsen Västra Götalands miljöskyddsavdelning, enheten miljö- och klimatsamverkan Lars Uhlin, Länsstyrelsen Västra Götalands landsbygdsavdelning Per Leander, Länsstyrelsen i Hallands miljövårdsavdelning Christina Marmolin, Skara/Skaraborgs kommunalförbund Maria Bylund, Sotenäs, Munkedal och Lysekil/Fyrbodals kommunalförbund Per Kaarle, Mölndals Stad/ Göteborgsregionens kommunalförbund Agneta Sander, Borås Stad/Sjuhärads kommunalförbund Per Ola Svensson, Falkenbergs kommun/hallands kommuner Övriga: Maria Andersson, projektledare Miljösamverkan Västra Götaland Teres Heidermark, projektledare Miljösamverkan Halland Syftet med mötet är i huvudsak att förankra pågående och kommande processer inom miljösamverkan och bestämma mötesdatum Fastställande av dagordning och utseende av justeringsman Dagordning fastställs och Christina Marmolin utses att jämte ordföranden justera protokollet. 2. Presentationsrunda Alla presenterade sig. Sida 1 av 5

2 3. Faddrarnas roll Maria gick igenom vad det innebär att vara fadder enligt bilagan Styrgruppens, faddrarnas, chefssamverkans, projektledarnas, beredningsgruppens, projektgruppdeltagarens och kontaktpersonens uppgifter i miljösamverkan till Styrdokumentet. Därefter fick alla som har varit fadder till något projekt dela med sig av sina erfarenheter. Följande kom fram: Det är inte betungande när det flyter på i projektet. Däremot kan det vara en del att ta övergripande art att ställning till om det sker oväntade händelser. Det är ingen faktagranskning utan handlar mer om att stötta projektledarna. Det är bra att vi är två faddrar i varje projekt, då kompletterar man varandra. Det är att rekommendera att man är med på seminarier/utbildningar om man är fadder, eftersom det är en viktig del i projektet. Det är viktigt att vi faddrar återkopplar till projektledarna snabbt, så att det inte är vi som sinkar tidsplanen i projektet. Miljösamverkan har igång 7-8 projekt per år, vilket innebär att vi behöver faddrar per år. Det är en fadder från varje styrgrupp och faddrarna representerar sin styrgrupp. 4. Projekt 2019 och metodutveckling Maria informerade om att det har skett en förskjutning av utbildningarna av Buller och Effektiv bostadstillsyn på grund av att vi ville samverka med nationella verk. Detta medför att starten för projektet Detaljplaner för bostäder behöver skjutas på till efter sommaren. Projekten Detaljplaner för bostäder och Dricksvatten behöver faddrar från respektive styrgrupp.. Den gemensamma styrgruppen beslutade att projektet Detaljplaner för bostäder skjuts på till att starta efter sommaren. Faddrar från styrgrupp Miljösamverkan Halland meddelas efter styrgruppsmötet den 11 december. Faddrar från styrgrupp Miljösamverkan Västra Götaland är: Lars Uhlin, för projektet Dricksvatten Maria Bylund, för projektet Detaljplaner för bostäder Metodutveckling i projekt Teres informerade om att vi har metodutveckling i projekt. Under 2015 arbetade vi med jämställdhetsintegrering. I år arbetar vi med kommunikation & bemötande i projektet Tillsyn på mindre lantbruk. Projektgruppen har köpt in hjälp från Wikmalm & Svensson AB. Det är viktigt att skapa bra förutsättningar inför tillsynsbesöket med Sida 2 av 5

3 verksamhetsutövaren. Detta kan göras genom att ge verksamhetsutövaren information innan tillsynsbesöket och genom att inspektörerna förbereder sig på hur hen kan kommunicera och bemöta verksamhetsutövaren på ett bra sätt. Verksamhetsutövaren behöver förstå varför hen ska få tillsynsbesök. Informationen bör förtydliga tillsynens syfte, innehåll och vad den mynnar ut i. Det bör också framgå hur dokumentation av besöket sker och varför. Detta gör att verksamhetsutövaren lättare förstår sin roll i tillsynen. Projektgruppen har skrivit om detta i handläggarstödet och tagit fram mallar för Informationsbrev samt Bokningsbrev. Det bästa är att ha ett Informationsmöte. Projektgruppen har även tagit fram en Kommunikationsguide. Där inspektörerna får tips steg för steg. Efter att tillsynen är klar kan inspektören be om att få återkoppling. Projektgruppen har tagit fram en mall 4 PÅSTÅENDE för återkoppling på tillsyn som kan användas som diskussionsunderlag. Detta är för att inspektörerna ska kunna utvecklas i sin kommunikation och sitt bemötande. Den gemensamma styrgruppen vill att 4 PÅSTÅENDE för återkoppling på tillsyn ska bli en allmän mall efter att det har utvärderats efter tillsynskampanjen mellan 1 nov maj Verksamhetsplaneringsprocess och möten 2019 Maria visade hur man kan lämna in projektförslag till verksamhetsplanen 2020 via Tillsynsportalen Väst och gick igenom processen för verksamhetsplanering. Därefter beslutades det om datum för gemensamma styrgruppens möten Den gemensamma styrgruppen beslutade om datum för möten under 2019: 21 mars, kl Länsstyrelsen Västra Götaland Syfte: fokus på utbildningarna, utvärdering av miljösamverkan (återkopplingar från respektive region - vad ska utvärderas?), genomgång av verksamhetsberättelsen samt avstämning MGE april kl , Länsstyrelsen Västra Götaland (Workshop) Syfte: att bestämma projekt till verksamhetsplanen Workshop med Beredningsgruppen i miljösamverkan. 9 maj, kl , Skype Syfte: fokus MGE 2019 (kostnad och program), genomgång av Samverkansplanen och avstämning utvärdering av miljösamverkan. 22 oktober, kl , Länsstyrelsen Västra Götaland Syfte: fokus MGE 2019 (budget), utvärdering av Sida 3 av 5

4 verksamhetsplaneringsprocessen och arbete med miljösamverkans utvärdering och bestämma datum för möten Samverkansplan och nya grupper Projektledarna har uppdaterat Samverkansplanen efter återkoppling från chefsmötet i Borås den oktober 2018 samt uppdaterat Samverkansplanen med de två nya grupperna som bildades under chefsmötet. Punkt 4. Behovsutredningsgrupp ny grupp Punkt 6. Kompetensförsörjningsgrupp uppdatering av text Punkt 9. Myndighetsdialoggruppen ny grupp Hur ska gruppernas arbete hanteras? Den gemensamma styrgruppen diskuterade att grupperna bör ha en sammankallande. Grupperna bör ta fram syfte och mål med arbetet. Återkopplingen från grupperna bör ske på chefsmötena. Representanter från den gemensamma styrgruppgruppen sitter med i samtliga grupper och kan återkoppla till den gemensamma styrgruppen. Det lyftes att Behovsutredningsgruppen gärna vill ha inspel från länsstyrelsen. Det diskuterades även om överskottet från Miljösamverkan Västra Götaland verksamhet kunde läggas på en konsult som kunde hjälpa båda länen att ta fram en gemensam behovsutredning. Om arbetet ska ske som ett projekt och ta i anspråk projektledarresurser måste det gå vanliga vägen för händelsestyrda projekt i miljösamverkan, dvs ett projektförslag lämnas in till den gemensamma styrgruppen. I projektförslaget måste det framgå syfte och mål samt vilka önskemål det finns på konsult. Projektunderlaget kan lämnas till projektledarna som tar upp förslaget till den gemensamma styrgruppen för prioritering och beslut om projektet. När det handlar om finansiering måste respektive enskilda styrgrupp ta beslut om hur resurserna i miljösamverkan ska användas. Den gemensamma styrgruppen beslutar att den uppdaterade Samverkansplanen ska fastställas. Representanterna för gemensamma styrgruppen fick i uppdrag att ställa frågan till nya grupperna att utse en sammankallande. Sida 4 av 5

5 7. Utvärdering av miljösamverkan Styrgrupperna för respektive miljösamverkan har beslutat att vi ska ha en gemensam utvärdering för miljösamverkan. Utvärderingen ska vara klar Maria visade processen. Den gemensamma styrgruppen diskuterade processen och vad som ska göras framöver. Nästa steg är att representanterna i respektive styrgrupp tar kontakt med sina kollegor i kommunalförbund/län för att efterfråga VAD som utvärderingen ska utvärdera. I diskussionerna kom det fram att vi i dialogerna med kollegorna i kommunalförbund/län ska utgå ifrån alternativ 0, det vill säga om miljösamverkan inte hade funnits. Det är också viktigt att förankra tidsplanen i respektive kommunalförbund/län. Representanterna i den gemensamma styrgruppen ska fråga sina kommunalförbund/län VAD de vill att utvärderingen av miljösamverkan ska utvärdera samt förankra tidsplanen för utvärderingen. Representanterna ska redogöra svaret från deras kommunalförbund/län på det gemensamma styrgruppsmötet den 21 mars Mötesplats Goda exempel 2019 Teres informerade om uppstarten av Mötesplats Goda exempel 2019 och processen framöver. Datum för vår Mötesplats Goda exempel 2019 kommer att vara den november 2019 på Lindholmen Science Park. Den röda tråden är Nu snackar vi Visioner På riktigt. Detta innebär att chefsmötet kommer att vara på eftermiddagen och kvällen den 26 november Övrigt - Julhälsningen har bytt namn till vinterhälsningen. Hälsningen kommer att skickas ut innan julledigheterna. - GR håller i chefsmötet i Göteborg den 12 april Monique Wannding ordförande Christina Marmolin justerande Teres Heidermark sekreterare Sida 5 av 5