Protokoll Styrgruppsmöte

Transkript

1 1(6) : Tid: :00 Plats: Länsstyrelsen i Halland Deltagare: Annika Ekvall, Kungsbacka Stefan Andersson, Varberg Anders Ramberg, Falkenberg Ingegerd Andersson, Halmstad Patrik Giehler, Laholm Stefan Andersson, Hylte Mauritz Sandholm, Länsstyrelsen Teres Heidermark, Region Halland Deltog ej: Madeleine Beckman, Länsstyrelsen Incheckning och aktuellt inom kommunerna och Länsstyrelsen Hylte: Arbetar med en organisationsförändring och med en uppbyggnad av kontaktcenter. Länsstyrelsen Halland Miljövårdsenheten: Mauritz Sandholm berättar att han kan vara svår att nå då han har mycket att göra. Han arbetar sedan en tid tillbaka på två tjänster. Halmstad: Konventerar från Ecos 1 till Ecos 2. Karlskronas miljöförvaltning har haft studiebesökt på miljöförvaltningen i Halmstad. Ingegerd Andersson ingår i en stab i kommunen för att gemensamt hitta nya lokaler och platser för förskolor och skolor inför Länsstyrelsen Halland Veterinärenhet: - Laholm: Det har skett förändring som följd av att den nya kommunchefen har börjat sitt uppdrag i kommunen. Miljökontoret fick bra resultat i kommunens medarbetarenkät.

2 2(6) Varberg: Infört en ny telefoni där Skype Företag har integrerats med mobilerna. Detta har inte fungerat som förväntat. Miljöförvaltningen har tappat bort många samtal, vilket har medfört dålig tillgänglighet. Nu arbetar kommunen med att dela Skype Företag från mobilerna igen. Miljöförvaltningen fick bra resultat i kommunens medarbetarenkät. Falkenberg: Konventering av Vision pågår. Kungsbacka: Inflyttningen till Kungsbacka är stor och kräver att nya bostäder byggs. Detta medför att miljöförvaltningen arbetar mycket med planer. Det pågår diskussion om ombyggnad av kommunhuset. Miljöförvaltningen fick bra resultat i kommunens medarbetarenkät. Många trivs och vill rekommendera arbetsplatsen till andra. Däremot är arbetsbelastningen hög och det finns lite tid till återhämtning. Orsaken är att det är svårt att få ihop ekonomin, då förvaltningens personal får lägga mycket tid på att utveckla LEX i kombination med att utföra tillsynsbesök enligt taxan. Styrande dokument inom En arbetsgrupp från gemensamma styrgruppen har uppdaterat styrdokument och kommunikationsplan i miljösamverkan. Förslag till uppdatering presenteras av utvecklaren. Styrgruppen anser att det bör tas fram en populärversion av styrdokumentet. Styrdokumentet och kommunikationsplanen bör koprimeras och anpassas efter målgruppen. Beslut Fastställa reviderad Verksamhetsplan för Vi ska sträva efter att ha gemensamma styrande dokument med Miljösamverkan Västra Götaland. Det medför styrka med en gemensam samverkan.

3 3(6) Verksamhetsberättelse Utvecklaren visar skillnaden mellan s dokument med löpande text och Miljösamverkan Västra Götalands powerpoint presentation. Beslut Styrgruppen beslutar att utformningen av verksamhetsberättelsen ska ändras till en powepoint presentation som Miljösamverkan Västra Götaland har. Det ska framgå vilka kommuner som har deltagit i de olika projekten och hur fördelning mellan Halland och Västra Götaland i de olika aktiviteterna ser ut. Det är även viktigt att det är text till presentationsbilderna, så att presentationen är lätt för alla att presentera. Budget Utvecklaren redovisar Prognos för 2016 och Budget för Enligt prognosen kommer att få ett överskott på cirka 375 kkr. Orsaken till överskottet är att Region Halland har betalt ersättning för Andrea Teran Öman under perioden mars-augusti 2015, Teres Heidermark arbetar 90 % (är föräldraledig 10 %) samt att vi inte har anlitat så många konsulter som det var budgeterat för. Inför faktureringen för verksamhetsåret 2017, kommer vi att diskutera om huvudmännen ska betala mindre. Summan som kommunerna betalar ökar för varje år, då invånarna i länet ökar varje år. Styrgruppen anser att Länsstyrelsens avgift på 130 kkr borde öka på motsvarande sätt. Teres ska undersöka vad som kan vara ett lämpligt sätt. Ett förslag är att vi ökar avigiften med förändringen folkmängd i Halland i procent. Som t.ex kr * 1,013 = kr, då ökningen av folkmängd mellan år 2014 till år 2015 var 1,3%.

4 4(6) Utse ny kontaktperson för utvecklaren för hösten 2016 Anders Ramberg, Falkenberg, blir den nya kontaktpersonen för utvecklaren första halvåret på n för 2017 Möten 2017 inom och Miljösamverkan Västra Götaland Gäller Tid och plats Syftet med mötet Gemensamt styrgruppsmöte 22 februari kl mars kl Presidieträff 19 april 2017 kl Varberg Miljöchefsmöte 28 april kl Folkets hus, Trollhättan Stämma av innehållet i enkät innan utskick samt besluta om ramarna för Mötesplats Goda Exempel Fastställa Styrdokument och Kommunikationsplan 9 maj kl Gemensamt styrgruppsmöte 12 maj kl Länsstyrelsen Västra Götaland 15 juni 2017 Gemensamt styrgruppsmöte Miljöchefsmöte Presidieträff Halmstad 20 september kl ?-? oktober? oktober eller november Framföra synpunkter inför beslut av projekt till VP Besluta om vilka projekt som ska ingå i VP samt stämma av om Mötesplats Goda Exempel Beslut om VP Avstämning budget. 15 december 2017 Avstämning budget Stämma av om Mötesplats Goda Exempel samt om Feedbackutbildningen

5 5(6) Mötesplats Goda Exempel En projektgrupp har bildats och börjat diskutera upplägg för MGE Teres Heidermark ingår i projektgruppen. Meddela Teres Heidermark senast den 24 januari 2017 om det är något som ni i styrgruppen vill skicka med till gruppen och planeringen. Faddrar i projekten Faddrar behövs till projekten Redlighet kött och Äldreboenden, vårdlokaler och samlingslokaler. Meddela intresse till Teres Heidermark senast 21 december Det är oklart vad vi menar med Det önskade läget i projekten och vad som är fadderns roll - frågan ska diskuteras i den gemensamma styrgruppen. Om faddern vill lägga sig i om detaljer i projektet, får detta ske i nära samarbete med projektledaren. Livsmedelsverket vill delta på nästa styrgruppsmöte/miljöchefsmöte för Halland Livsmedelsverket vill delta på ett styrgruppsmöte alternativt på ett miljöchefsmöte i några timmar under Styrgruppen anser att det är bättre att Livsmedelsverket bjuder in till ett separat möte, så att även avdelningscheferna för livsmedel kan delta på mötet. Ett annat alternativ är att cheferna och Livsmedelsverket medverkar på en länsträff för livsmedel. Patrik Giehler ska framföra denna information till Madeleine Beckman. Senaste nytt om utvecklarens flytt till Länsstyrelsen skickade in en skrivelse till Chefsgrupp Halland (CGH). Skrivelsen togs upp på ett CGH möte i september och beslut togs av Kommuncheferna och Länsrådet att Utvecklaren för ska placeras på Länsstyrelsen i Halland. Därefter har HR-avdelningen och ekonomiavdelningen på Region Halland haft möten med personalavdelningen och ekonomiavdelningen på Länsstyrelsen. Det har skett en diskussion om detta kan anses som en verksamhetsöverföring eller om tjänsten måste utlysas samt hur ekonomin ska lösas. Frågan om ekonomin togs upp på ett CGH möte i november. Enligt Region Halland låg båda frågorna hos Länsstyrelsen i Halland. Mauritz Sandholm framförde under styrgruppsmötet att Region Halland inte kommer att betala något i samband med en flytt av utvecklarens tjänst till Länsstyrelsen. Arbetet med att flytta tjänsten från Region Halland till Länsstyrelsen i Halland står stilla.

6 6(6) Styrgruppen anser att det är bättre att tjänsten som utvecklare för Miljösamverkan Halland stannar kvar på Region Halland. Det vore även bra om utvecklaren kan delta på avdelningsmötena för miljövårdsavdelningen på Länsstyrelsen i Halland. På så vis kan informationsflödet öka mellan och Länsstyrelsen i Halland på ett naturligt sätt. Teres Heidermark ska skicka mail till Mauritz Sandholm för att få reda på när avdelningsmötena ska vara. Antecknat av Teres Heidermark