Protokoll styrgruppsmøte september 2011

Transkript

1 Protokoll styrgruppsmøte september 2011 Torgeir Selle :09 Protokoll / referat fra styringsgruppemøtet i Norge 3 august til 2. september 2011 Datum 1-2 september 2011 Tid kl (1 september) kl (2 september) kl (2 september) studiebesök på Porgrunn vidaregående skole. Plats Syfte Deltagare Telemark Fylke, Norge Uppföljning av projektet och planering för kommande aktiviteter. Niels-Bo Christensen, Torgeir Selle Pia Klöjgård-Jensen Håkan Cajander Frank Wedding Jonas Åberg Anders Hjalmarsson (Adjungerad, punkter gällande arbetsgruppernas arbete) DAGORDNING Välkommen till Telemark Torgeir Selle hälsade oss alla välkomna till Norge och Telemark. Fastställande av dagordning Dagordningen gicks igenom och mötet beslutade att arbete utifrån den. 1 / 5

2 Tillbakablick första halvåret (1 timme) Protokoll från förra styrgruppsmötet, Statusrapporten, utvärdering Science camp, arbetsgruppsmötet och ekonomisk redovisning gicks igenom och diskuterades. Samtliga beslut uppfyllda och vi håller våra deadlines. Samtliga partner har kommit igång bra med sina aktiviteter och det är en positiv anda i projektet. Det är god kontroll på ekonomin på alla nivåer. Vi ska fortsätta att hålla tidsplaner. Det är viktigt att vi har respekt för varandras arbete. Styrgruppen ansvarig. Focus läggs nu på att få igång arbetet i aktiviteterna och få ett gränsregionalt perspektiv och samarbete. Arbetsgruppsledarna och styrgrupp ansvarig. För att få kvalitet på arbetet ska projektledaren i samarbete med alla, men framför allt Varberg, ta fram stöd för uppföljning och utvärdering. Detta arbete innefattar även riktlinjer för de enskilda aktiviteternas arbete. Varbergs kommun och Håkan ansvarig. Målsättningen är att dem slutgiltiga statusrapporten och ekonomiska redovisningen ska vara KASK tillhanda senast den 15/9. Samtliga länder uppmanas att så fort som möjligt lämna ekonom och projektledare underlag till att slutföra detta. Landskoordinatorer, ekonom och projektledare ansvarig. Tids- och kvalitetsaspekter ska vara styrande vid planering av gränsregionala möten. Möten ska i möjligaste mån ligga på tisdagar, onsdagar eller torsdagar. Håkan ansvarig. Nästa styrgruppsmöte blir onsdag 7/ i Köpenhamn. Håkan och Pia ansvarig. Hemsidan Hemsidan presenterades av Torgeir Selle och Pia Klöjgård-Jensen. Målen för Hemsidan gicks igenom och diskuterades. Mötet såg att de ansvariga har gjort ett mycket gott arbete utifrån målen. Den har allt mer fått ett gränsregionalt perspektiv och är mer användarvänlig. Viktigt att vi får igång den som en kommunikationsarena. Mötet föreslog en del ändringar av layout och kompletteringar av innehåll. På första sidan ska det finnas fyra nyheter som hela tiden uppdateras. Pia ansvarig. På arbetsgruppsmötet i Danmark 19-20/9 ska vi fråga deltagarna vad de vill använda hemsidan till. Arbetsgruppsledarna ansvariga. Hemsidan ska vara projektets primära kommunikationsmedel. Styrgruppen ansvarig. Under det kommande halvåret ska styrgruppen aktivt verka för att hemsidan får fler aktörer och en betydlig ökning av nyheter och inlägg. RSS-funktionen behöver förklaras. Torgeir ansvarig. Sökfunktionen för hemsidan behöver utvecklas. Torgeir ansvarig. Det krävs ett förtydligande av forum kontra blogg. Torgeir ansvarig. Hemsidan måste uppdatera kontaktpersoner och samarbetspartner. Styrgruppen ska skicka material till Torgeir. Torgeir ansvarig. FORUM är till för projektledaren och ska komma igång. Håkan och Torgeir ansvarig. Arbetsgruppernas och jobbskuggnings funktion ska förklaras på hemsidan. Håkan ansvarig. Arbetsgrupperna IKT/Lärmiljöer/Skola-Närsamhälle ska även de förklaras på Hemsidan. Niels-Bo, Anders och Torgeir ansvariga. Texter som beskriver själva projektet ska läggas till på Hemsidan. Texterna ska vara på svenska, 2 / 5

3 norska, danska och engelska. Håkan skriver text på svenska och engelska, Pia översätter till danska och Torgeir till norska. Håkan ansvarig. Varje aktivitet ska presentera två nyheter/år på Hemsidan med t.ex. bilder eller annat material, som ska bli presenterade på första sidan. De ska även minst en gång i månaden uppdatera sitt rum med nytt material. Arbetsgruppsledarna och styrgrupp ansvariga. Innan arbetsgruppsmötet den 19-20/9 ska deltagarna ha registrerat sig på hemsidan och hittat till sitt rum. Landskoordinatorerna ansvariga. Vid nästa styrgruppsmöte ska Hemsidan utveckling följas upp. Arbetsgrupperna Dokumentet Arbetsbeskrivning för arbetsgrupperna gicks igenom av Håkan och diskuterades. Niels-Bo presenterade upplägget och planeringen inför arbetsgruppsmötet i Danmark 19-20/9. Olika evalueringsmetoder diskuterades (beslut, se punkt 3). Dokumentet Arbetsbeskrivning för arbetsgrupperna ska omarbetas och kompletteras enligt styrgruppens förslag. Håkan ansvarig. De som ska jobbskugga, ska innan jobbskuggning fylla i ett dokument där de kort beskriver syfte och innehåll. Efter jobbskuggning ska de presentera besöket på Smil(e):s Hemsida. Mall för detta utarbetas av Håkan och läggs ut på hemsidan. Håkan ansvarig. Styrgruppen får i uppdrag att verka för att videokonferens, skype-konferens, mm används mer i framtiden i kontakterna mellan aktiviteterna. Styrgruppen ansvarig. Arbetsgruppsmötet 19-20/9. Niels-Bo och Håkan ansvarig. Målsättningen är att få igång det gränsregionala samarbetet. Niels-Bo har övergripande ansvar för programmet. Landskoordinator ansvar för att deltagarlistan är klar med aktivitets- och arbetsgruppstillhörighet, senast 9/9 och mailad till Niels-Bo Christensen nbc@nvhus.dk Arbetsgruppsansvariga planerar upp sin del av mötet, men i samråd med varandra. Övriga punkter planerar de ansvariga för, t.ex. Håkan, Pia och Torgeir. Varje aktivitet förbereder en presentation på högst fem minuter till mötet. Deltagarna uppmanas att gärna använda hemsidan för sin presentation. Använd gärna bilder och tänk på språken. Landskoordinatorerna ansvariga att denna information når ut till deltagarna innan mötet. Undergruppernas namn ska förtydligas. Arbetsgruppsansvariga leder den processen på mötet. Niels-Bo undersöker så att det finns tillgång till teknisk utrustning (projektor) för varje undergrupp och åtkomst till nätet. Om inte projektorer finns, så ska detta kommuniceras med Frank och Torgeir, så detta kan tas med av deltagare från Sverige och Norge. Kommunikationsplanen 3 / 5 Pia Klöjgård-Jensen gick igenom kommunikationsplanen och diskuterades. Varje land fick beskriva sitt implementeringsarbete av planen. Länderna har kommit olika långt och fick stöd av varandra och goda förslag på hur detta arbete kan utvecklas. Kommunikationsplanen är godkänd av KASK. Mötet beslutade att resurscentra ska delta, men framförallt när vi har kommit igång och har aktiviteter

4 och resultatet att kommunicera. Styrgruppen ansvarig. Varje land ska nu informera ut till partner om kommunikationsplanen och dess implementering. Landskoordinatorerna ansvarig. Arbetsgruppsmötet den 19-29/9 ska kommuniceras ut till externa intressenter genom Pressrelease, hemsida och KASK. Landskoordinatorer, Pia och Håkan ansvarig. Mötet beslutade att inte göra en ny broschyr, utan att uppdatera den befintliga och använder nätet för ytterligare informationsspridning. Pia ansvarig. Roll-ups ska utökas med tre stycken. Varje arbetsgruppsledare ansvarar att en sådan tas fram till nästa Science camp. Underlag till text och utförande skickas i god tid från arbetsgruppsledarna till Kommunikatör. Designen ansvarar Silkeborg för. Ansvariga är arbetsgruppsledarna och Pia. Hemsidor som fenomen ska vi utvärdera om ett år vid styrgruppsmötet hösten Nyhetsbrevet Pia Klöjgård-Jensen presenterade arbetet med nyhetsbrevet och dess mål och funktion. Nyhetsbrevet skall vända sig till både direkta och indirekta användarna, men framförallt mot målgrupp Pia ansvarig. Mötet beslutade att från och med nu görs ett enklare nyhetsbrev med länkar till hemsidan. Syftet är att få hemsidan mer besökt och använd. Pia ansvarig. Ekonomi Jonas Åberg presenterade tankar och utvecklingsförslag kring ekonomi och rapportering. Ta kontakt med Jonas Åberg om ni är vill ha stöd och råd. Jonas ansvarig. Den ansvariga för ekonomi i Danmark ska träffa Jonas hösten 201 Jonas ansvarig. Se över tidsrapporteringsblanketten, så den passar varje aktivitet när nu alla nu ökar sin aktivitetsrapportering. Viktigt att det framgår under vilken projektaktivitet som tids-rapporten ska belasta budget, (t.ex. 4.1, 7.2). Jonas ansvarig. Följeforskning Håkan Cajander beskrev utifrån KASK-dokumentet vilka riktlinjer KASK ger till projektet gällande följeforskning. Viktigt att framhålla att följeforskning inte har något med forskning att göra, utan att en extern aktör följer och utvärderar projektet. Av avsatta medel på ca Euro, är Euro avsatta redan till följeforskning inom Genus i Danmark, allt enligt godkänd budget från KASK. Håkan beskriver i ett brev till Pia om önskemål hur den följeforskningen skulle kunna få ett mer gränsregionalt perspektiv och Pia undersöker om detta är möjligt. Resterande Euro undersöker varje land skyndsamt, möjliga intressenter som kan bistå projektet inom följeforskning. Frank, Torgeir och Niels-Bo ansvariga. Innehåll och tidsplan för september 2011-juni / 5

5 Håkan Cajander gick igenom de större mötena som är planerade och budgeterade augusti 2011 juni Beslut att vänta med möte för resurscentra till hösten Varje aktuellt centra ska få en fråga om vilja att delta, tidpunkt och innehåll. Klart innan 31/ Landskoordinatorerna ansvariga. Mötet ansåg att en möjlighet är att arrangera mötet för resurscentren i samband med skolledarkonferensen hösten Detta ska vi arbeta vidare med. Håkan ansvarig. Science camp i Norge blir i Skien eller Porsgrunn. Ankomst måndag 16/ Möte hela tisdagen 17/4 och förmiddag onsdag 18/4. Mötesdeltagare ca.150 personer med elever/studenter inräknade. Vi har som målsättning att både grundskole- och gymnasieelever deltar. Ansvarig Torgeir och Håkan. Aktiviteter hos varje partner, nationellt och gränsregionalt bestäms löpande. Styrgruppen ansvarig. Fastställande av dokument Partnerskapsöverenskommelsen godkändes av styrgruppen. Arbetsgruppernas arbetsbeskrivning godkändes av styrgruppen efter de ändringar som beslutades på mötet. Kommunikationsplanen godkändes av styrgruppen. Tidsplan för ekonomisk redovisning och rapporter godkändes av styrgruppen. Övriga frågor Inga övriga frågor, men ett stort tack till Torgeir för allt arbete att förbereda och göra själva mötet till vad det blev! Genomgång av mötet för sammanfattning och klargörande av beslut. Mötesanteckningar gicks igenom och godkändes för protokollskrivande. Håkan Cajander Projektledare Smil(e) Halmstad / 5