Protokoll från SKYREVs informationskommitté

Transkript

1 Protokoll från SKYREVs informationskommitté Plats: Stockholms läns landstings revisionskontor, Eastmangatan 1, Stockholm. Tid: kl Deltagare:, ordförande,, -Johan Olsson, och. 50. Mötets öppnande och val av sekreterare Ordföranden hälsade välkommen och öppnade dagens sammanträde. Beslutades att godkänna upprättat förslag till dagordning, med tillägg av en punkt under övriga frågor avseende behov av förtydligande av informationen om vad som krävs för bibehållande av medlemskap/certifiering. valdes till att föra protokoll vid dagens sammanträde. 51. Information från styrelsen Ordföranden informerade om att styrelsen beslutat om ändrad bemanning av informationskommittén och uttalade samtidigt ett stort tack för goda insatser i informationskommittén till: Lena Salomon som övergått till SKYREVs styrelse samt Lennart Ledin som övergått till SKYREVs utbildningskommitté. och som tidigare varit adjungerade är nu ordinarie ledamöter. Båda hälsas varmt välkomna till informationskommittén. har av styrelsen och informationskommittén tilldelats ett särskilt ansvar att utgöra kontaktlänk mellan styrelsen och informationskommittén. Styrelsen har vid sitt sammanträde den 8 nov 2005 diskuterat certifieringsreglernas övergångbestämmelser. Dessa är nu inaktuella. Beslutades att ser över de dokument som finns på hemsidan i detta avseende. informerade om pågående diskussioner kring utvecklande av modern offentlig revisionsstandard. Informationskommitténs budget från styrelsen uppgår till kr. 52. Föregående protokoll Minnesanteckningarna från mötet gicks igenom och fastställdes. I samband med genomgången behandlades: KOMMEK

2 2 o Nyhetsbrev till medlemmarna. Noterades att styrelsen bör sända minst två nyhetsbrev till medlemmarna. Ett av dessa nyhetsbrev bör sändas inför julhelgen i december. Ett ytterligare nyhetsbrev bör sändas inför årsmötet dvs. i juni. Styrelsen har möjlighet att sända ytterligare nyhetsbrev vid behov. Även kommittéerna och certifieringsnämnden bör överväga möjligheterna att utge nyhetsbrev enligt en gemensam standard. Nyhetsbreven bör utformas enligt en gemensam standard som utarbetas av informationskommittén. Distributionen av nyhetsbreven sker via hemsidan och som e-brev via administratören. o SKYREVs informationsbroschyr omarbetas. Beslutades att SKYREVs omarbetade informationsbroschyr ska vara klar så att den kan användas i samband med KOMMEK. Broschyren bör ha förtroendevalda revisorer och kommunala yrkesrevisorer som främsta målgrupper. Beteckningen av våra medlemmar för genomgående vara kommunala yrkesrevisorer och certifierade kommunala revisorer. och arbetar med informationsbroschyren. Inom informationskommittén svarar för denna aktivitet. o Diskussion om SKYREVs medverkan på KOMMEK. Ambitionen är att SKYREV ska medverka i ett eller flera seminarier. Lennart Björk redovisade kontakter som han haft med Anders Haglund och Karin Tengdelius. Det är ännu inte klart hur denna medverkan kommer att ske. Diskussioner fördes om hur SKYREVs nyinköpta Roll-Up skulle kunna användas vid KOMMEK. Informationskommittén enades om att ambitionen är att verka för att deltagande revisionsbyråer och revisionskontor ställer upp en sådan Roll-up vid KOMMEK. och -Johan Olson tar upp diskussionen inom respektive revisionsbyrå. tar upp frågan med revisionsbyråerna och revisionskontoren med SKYREVs styrelse respektive. Beroende på intresse kan det bli aktuellt med inköp av ytterligare Roll-Up. Webbenkät inom SKYREV o Beslutades att vi avvaktar med enkäten. kontaktar övriga kommittéer, styrelsen och certifieringsnämnden för att undersöker behovet en gemensam webbenkät. 53. Kommunikationsstrategi Arbetsmaterialen informationsstrategi, kommunikationsplan och skriften Mål och så når vi våra mål diskuterades.

3 3 Beslutades att -Johan Olson, med stöd av, utarbetar ett nytt dokument - en kommunikationsstrategi - till nästa möte. 54. Aktivitetsplan 2005/2006 Aktivitetsplanen gicks igenom/uppdaterades och uppdragen fördelades om enligt bilaga 1. Beslutades att OH-bilderna, som kan hämtas från hemsidan, ska kompletteras med ett material som kan användas av våra medlemmar när de skall presentera sig/introducera en granskning. Beslutade informationskommittén att överlämna frågan om eventuell rekommendation om Introduktion av revisionsprojekt till God Sed kommittén. 55. Marknadsföring av SKYREV internt och externt Tre stycken Roll-Up är nu inköpta och levererade till informationskommittén. De placeras tills vidare enligt följande: Jämtlands läns landstings revisionskontor ( ), Stockholms läns landstings revisionskontor () och ÖhrlingsPriceWaterhouseCoopers/Komrev () Det är ett önskemål att de kommunala yrkesrevisorerna använder sig av SKYREV Roll-Up på ett föreningsfrämjande sätt. Respektive medlem tar kontakt med, Lennart Björk och för att låna SKYREV Roll-Up. 56. Övriga frågor Certifiering vid upphandling På hemsidan finns idag en text om hur certifieringen kan användas vid upphandling av revisionstjänster. Mot bakgrund av bl a de uttalanden som finns gjorda i Att granska och pröva ansvar i kommuner och landsting SOU 2004:107 finns det anledning att omarbeta de uttalanden som finns på hemsidan. presenterade ett utkast till förändring av denna text som diskuterades. Informationskommittén beslutade att förslaget efter vissa justeringar bör hanteras av styrelsen. tar även upp en diskussion med Sveriges Kommuner och Landsting kring hur certifieringen kan underlätta vid upphandling av revision Förtydligande av informationen om medlemskap/certifiering. informerade om att ett förtydligande av informationen i detta avseende behövs. Beslutades att ett förtydligande införs på hemsidan utifrån det beslut som styrelsen fattade Av styrelsens beslut framgår att det i enlighet med reglerna för certifiering krävs bl a medlemskap i föreningen för att bibehålla certifieringen. Av detta följer att medlemsavgiften måste betalas in i god ordning, då i annat

4 4 fall certifieringen upphör. Av stadgarna framgår även att en förutsättning för medlemskap är att man är verksam inom den kommunala revisionen. 57. Informationskommitténs fotografier på hemsidan m.m. Beslutades att informationskommitténs ledamöter ska presenteras med foton på hemsidan. Informationskommittén rekommenderar styrelsen, andra kommittéer och certifieringsnämnden att göra detsamma. 58. Mötets avslutande Kommande sammanträden beslutades enligt följande: - 25 januari 2006 kl (telefonsammanträde) - 18 maj 2006 kl (hos Ernst & Young) Ordföranden tackade ledamöterna för ett givande sammanträde och förklarade sammanträdet avslutat. Vid pennan: Sekreterare Justeras: Ordförande

5 1 INFORMATIONSKOMMITTÉN Aktivitetsplan 2005/2006 (Bilaga 1; Uppdaterad ) - Johan Olson

6 2 2005/2006 Aktiviteter att påbörja under 2005/2006 Aktivitet/projekt Ansvarig Förslag/status Process/behandling Aktivitetsplan 2005/2006: En uppdaterad aktivitetsplan för informationskommittén utarbetas. Aktivitetsplanen förankras i styrelsen Kommunikationsstrategi: Strategin och planen kommer att konkretiseras ytterligare och diskuteras inom informationskommittén. Konferensmedverkan: SKYREV bör profileras ytterligare genom konferensmedverkan. Informationsbroschyr: Den svenska informationsbroschyren kommer att uppdateras främst som en följd av förändringarna i SKYREVs stadga. Den engelska versionen av informationsbroschyren kommer att justeras mot bakgrund av förändringarna i den svenska versionen. Både språken kommer därefter att finnas tillgängliga på -Johan Olsson Samverkan sker med styrelsen, utbildningskommittén, revisionskommittén och certifieringsnämnden Viktiga konferenser är den primärkommunala revisionskonferensen och landstingskonferensen för revisorer samt KOMMEK. Broschyren ska vara klar så att den kan användas i samband med Kommek Beslut om informationsstrategin och kommunikationsplanen bör fattas av styrelsen efter beredning av informationskommittén. Detta är primärt en fråga för styrelsen. svarar för översättning av broschyren till engelska när den svenska är klar. Hemsida: Hemsidan förvaltas och utvecklas löpande av vår webbmaster. Policy för hemsidan kommer att utarbetas i nära samverkan med övriga föreningsorgan.

7 3 Aktivitet/projekt Ansvarig Förslag/status Process/behandling Overheadbilder: OHbilder om Sveriges kommunala yrkesrevisorer finns på OHbilderna måste hela tiden förvaltas för att möjliggöra en anpassning till beslutade förändringar. OH-bilderna skall kompletteras med ett material som kan användas av våra medlemmar när de skall presentera sig/introducera en granskning Konferensmaterial: Det finns ett behov av en Rullgardin (Roll-up) om SKYREV. Rullgardinen kan användas vid konferenser och mässor. Annat material som kan användas vid konferenser är broschyrer och bildspel. Tre stycken Roll-Up är nu inköpta och placerade enligt följande: Jämtlands läns landstings revisionskontor ( ), Norrköpings stadsrevision (), Öhrlings/Komrev (Micaela Hedin). Klart Standardformulering vid upphandling: Underlaget att bifoga till lämnade anbud kommer att följas upp. Se vidare Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) kommer att utforma ett stödmaterial för förtroendevalda revisorer. Ett utkast till skrivelse har diskuterats och överlämnats till styrelsen. tar även upp en diskussion med SKL. Halvårsbrev: Behovet av ett halvårsbrev till medlemmarna uppmärksammats av styrelsen.. Underlag till halvårsbrevet bör föreslås av de olika kommittéerna och styrelsen. Det är styrelsen som har det primära ansvaret för halvårsbrevet

8 4 Aktivitet/projekt Ansvarig Förslag/status Process/behandling Medlemsenkät: Informationskommittén bör tillsammans med utbildningskommittén och revisionskommittén genomföra en webbenkät till medlemmarna. Jämtlands läns landsting har en lämplig programvara som kan användas. -Johan Olsson Kontaktlista: Kontaktlistan för samtliga föreningsorgan utvecklas och förvaltas av informationskommittén. Informationskommittén underhåller även en sändlista för e-post till samtliga föreningsorgan. Administrationen underhåller och förvaltar kontaktlistan till medlemmarna. Statistik: Statistik om SKYREVs hemsida (antal träffar) och SKYREV på Internet (antal Googleträffar) kommer att följas. En stegrad användning kan ses som ett konkret resultat av en bra informationsverksamhet. Sammanträden: Informationskommittén genomför årligen minst fyra (4). Sammanträdena genomförs normalt som telefonkonferenser underledning av ordföranden. Sekreterare utses vid varje sammanträde enligt stafettmetoden. Planerade sammanträden: 25 jan 2006 kl (telefonsammanträde) 18 maj 2006 kl (hos Ernst & Young) Protokollen justeras av ordföranden och publiceras därefter på hemsidan.

9 5 Aktivitet/projekt Ansvarig Förslag/status Process/behandling Fackartiklar: Medlemmar i informationskommittén kommer att fortsätta arbetet med fackartiklar inom området kommunal revision. Dessa artiklar skrivs under eget namn och på eget ansvar. Det är en fördel om SKYREV framhålls för att stärka varumärket. -Johan Olsson