Protokoll från SKYREVs informationskommitté

Transkript

1 Protokoll från SKYREVs informationskommitté Plats: Sammanträdesrummet, Revisionskontoret Stockholms Läns Landsting Tid: klockan Deltagare:, ordförande, Lennart Björk, Thomas Andersson,, Jane Granström, Kicki Högberg (adjungerad) och Anders Petersson (kanslichef) 191 Sammanträdets öppnande och val av sekreterare Ordförande hälsade alla välkomna och öppnade dagens sammanträde. Anders Petersson valdes till sekreterare vid dagens sammanträde. 192 Fastställande av dagordning Beslöts att fastställa dagordningen för dagens sammanträde. Ett tillägg under övriga frågor gjordes avseende informationsbroschyr, begreppet certifiering vid upphandling samt statistik avseende hemsidan. 193 Protokoll från föregående sammanträde Justerat protokoll från informationskommitténs sammanträde den 31 mars 2008 godkändes. Protokollet lades till handlingarna för arkivering. 194 Information från styrelsen och kansliet Lennart Björk och Anders Petersson lämnade information från styrelsen och kansliet. Nästa styrelsemöte är den 12 juni. Information lämnades bland annat kring den workshop som kommer att hållas på KOMMEK i Malmö i augusti. Temat är Framtidsvision för Revision, Medborgarperspektiv och verksamhetskontroll. Skyrev tillsammans med Starev presenterar utvecklingsmöjligheter, inspel och information - Aspekt och approach. Workshopen berör aktuella utvecklingsfrågor inom revision. Lennart Björk informerade även om att ett brev skickats till kollegerna i Norge och Finland om att få tillstånd ett fastare nordiskt samarbete. Vidare informerades det om att Skyrev allt oftare får möjlighet att lämna remissvar på olika utredningar, vilket är positivt. Anders Petersson informerade bland annat om att det inom Utbildningskommittén pågår arbete med att få tillstånd seminariedagar som benämns Skyrev Academy. Ambitionen är att detta skall äga rum någon gång under Vidare berördes arbetet inom Kommittén för god kommunal revisors- och revisionssed med att upprätta en vägledning för verksamhetsrevision som senare också skall leda till en utbildning. Maria Lindgren-Persson är projektledare för denna satsning. Vidare pågår förberedelser inför årsmötet den september i Stockholm. Anmälan till årsmötet läggs ut på hemsidan i dagarna. Regionala seminarier kommer att hållas på fyra olika platser i landet under maj och juni. Anders Petersson informerade också om ambitionen att ha en gemensam revisionskonferens från både kommunal och statlig sektor. En träff ägde rum på SKL den 12 maj. Detta är ett samarbete mellan Skyrev, SKL, Riksrevisionen, FAR SRS och Internrevisorerna. Ytterligare

2 2 en träff kommer att äga rum hos SKL i augusti. Respektive samverkande part skall till dess ha tagit fram ytterligare material. 195 Normsamling 2008 och 2009 Kicki Högberg informerade om att normsamlingen distribuerats till medlemmarna/kontoren. Normsamlingen kommer även att gå ut till vissa utvalda personer så kallade VIP senare under veckan. Ett problem är att det är relativt hög fraktkostnad vid beställning av enstaka exemplar. Detta är något som vi måste fundera på framöver. Vidare beslöts att bränna resterande böcker av 2007 års upplaga samt att sälja 2008 års upplaga i samband med Kommekmässan. Mässpriset kommer att vara 200 kr. Kicki Högberg tar kontakt med förlaget och informerar om detta. Vidare diskuterades annonsering av normsamlingen inför Kommekmässan. Annonsering skall ske i Dagens samhälle och i Kommunal ekonomi. En markering skall göras att vi är branschorgan. Det finns totalt kr i budget för annonseringskostnader. En diskussion skedde även över preliminärt innehåll i 2009 års upplaga. Ytterst är detta en styrelsefråga. Exempel på nytt innehåll kan vara ramverk för styrning och kontroll, demokratiaspekter, hållbarhetsaspekter samt upphandlingsnormer. 196 Verksamhetsplan 2007/2008 Ordföranden informerade om verksamhetsplan 2007/2008 och gick igenom statusen på de olika aktiviteterna. 197 Verksamhetsberättelse 2007/2008 Ordföranden presenterade ett första utkast till verksamhetsberättelse 2007/2008. En diskussion skedde kring den slutliga utformningen. Ordföranden återkommer med en slutlig version som biläggs protokollet. 198 Verksamhetsplan 2008/2009 Ordföranden informerade att det är den nya informationskommittén som tar ställning till denna verksamhetsplan. Ett strategimöte kommer att hållas i september varefter detta arbete kan ta sin början. 199 Övriga frågor Informationsbroschyren diskuterades. har tagit fram ett utkast. Efter diskussionen enades kommittén om att genomföra några ändringar. Den nya versionen kommer att skickas till kommitténs medlemmar för synpunkter. Vidare diskuterades begreppet certifiering i samband med upphandling. Det finns en skrivelse om detta på hemsidan. Beslöts att Lennart Björk tittar på detta tillsammans med. redovisade sedan lite statistik kring hemsidan. Vad gäller antalet träffar finns en uppåtgående trend. Ordföranden framförde som sin åsikt att alla revisionsbyråer bör ha länkar till Skyrevs hemsida.

3 3 kommenterade även att det i nuläget är oklart vilka principer som gäller avseende hedersmedlemmar och hederstecken. Detta bör vara en styrelsefråga. 200 Nästa möte och mötets avslutande Nästa möte hålls den 18 juni 2008 klockan Detta är ett telefonmöte. Ordföranden tackade ledamöterna för ett mycket givande sammanträde och förklarade sammanträdet avslutat. Sekreterare: Anders Petersson Sekreterare Justeras: Ordförande

4 SKYREV Informationskommitté Bilaga 196, 2008 Informationskommittén Verksamhetsberättelse Informationskommittén Främre raden:, Jane Granström, Kicki Högberg, Micaela Hedin, Anders Petersson, Lennart Björk. Bakre raden:, Liselott Daun, Tomas Andersson 1

5 Informationskommittén utgjordes av Thomas Andersson (Deloitte), Lennart Björk (Stockholms läns landsting), Liselotte Daun (KPMG), Jane Granström (Ernst & Young), Micaela Hedin (Öhrlings PricewaterhouseCoopers Komrev), (Norrköpings kommun) och (Jämtlands läns landsting). Kicki Högberg är adjungerad till informationskommittén som extern projektledare för Normsamling Kanslichefen Anders Petersson fungerade som sekreterare under våren Informationskommittén hade regelbundna sammanträden. Flertalet sammanträden genomfördes som telefonkonferenser av kostnads- och effektivitetsskäl. Vi arbetade under verksamhetsåret med de uppgifter som framgår av kommitténs detaljerade aktivitetsplan Följande genomförda aktiviteter framhålls: 1. Aktivitetsplan: Informationskommittén fortsatte arbetet enligt sin aktivitetsplan som fortlöpande förändrades. 2. Omvärldsbevakning: Informationskommittén följde nära utvecklingen av den kommunala revisionen i Sverige och internationellt. 3. Normsamling: Informationskommittén utformade Skyrevs Normsamling om kommunala sektor En extern projektledare behövdes för detta arbete. 4. Kommunikationsstrategi: Informationskommittén följde upp Skyrevs kommunikationsstrategi och policy för hemsidan. 5. Hemsida: uppdaterades, förvaltades och utvecklades av vår webbmaster. Vi fortsatte analysen av användningen. 6. Artiklar: Ordföranden i informationskommittén utarbetade tillsammans med Lars Munters en debattartikel om kommunal revision i Dagens Samhälle. 7. Marknadsföring: Att sakkunniguppdragen borde bemannas med kommunala yrkesrevisorer som uppfyller Skyrevs kriterier. 8. Informationsmaterial: OH-bilder om Sveriges kommunala yrkesrevisorer som finns på hemsidan uppdaterades löpande. Broschyren finns i digitalt pdf-format. 9. Föreningsbrev: Styrelsen utformade föreningsbrev med stöd av informationskommittén. Föreningsbreven till medlemmarna publicerades på hemsidan. 10. Kontaktlista: En kontaktlista för samtliga föreningsorgan förvaltades av informationskommittén och publicerades på hemsidan. 11. Årskonferensen: Informationskommittén medverkar vid Skyrevs årsstämma och aktualitetsseminarier Annonser: Informationskommittén utformade annonser för lämpliga kanaler för att stärka varumärket Skyrev. Se vidare bilagd aktivitetsplan 2007/2008 (uppdaterad ). Norrköping den 14 maj 2008 Ordförande i informationskommittén Certifierad kommunal revisor 2

6 Aktivitetsplan 2007/2008 (Uppdaterad ) Aktivitet/projekt Ansvarig Förslag/status Process/behandling Aktivitetsplan 2007/2008: Uppdateras kontinuerligt och förankras i styrelsen. Information till styrelsen Kommunikationsstrategi: Jane Granström Micaela Hedin Kommunikationsstrategin följs upp Kommunikationsstrategin fungerar väl Konferensmedverkan: SKYREV profileras genom medverkan i konferenser och mässor. Lennart Björk Liselott Daun KOMMEK 2008 (via montrarna för byråerna och Starev) Bevakas efter hand för nya infoinsatser Informationsbroschyr: Uppdateras löpande som en följd av förändringar. Den engelska versionen justeras på motsvarande sätt. Både versionerna kommer att finnas tillgängliga på hemsidan. Hemsida: Hemsidan förvaltas och utvecklas löpande av vår webbmaster. Policy för hemsidan utarbetas. Lennart Björk Befintlig broschyr utgår ur sortimentet. En digital version finns på hemsidan (svenska och engelska). Löpande förvaltning. Policy för hemsidan följs upp Styrelsen beslutar om ny broschyr Förvaltning Policy för hemsidan fungerar väl Overheadbilder: OHbilder om Sveriges kommunala yrkesrevisorer finns på OHbilderna måste hela tiden förvaltas för att möjliggöra en anpassning till beslutade förändringar. Micaela Hedin Löpande förvaltning Publiceras på hemsidan 3

7 Aktivitet/projekt Ansvarig Förslag/status Process/behandling Konferensmaterial: Roll-up om SKYREV att användas vid konferenser och mässor. Annat material som kan användas vid konferenser är broschyrer och bildspel. Inköpta och placerade hos samtliga revisionsföretag och Starev. Klara att använda efter kontakt med respektive revisionsföretag och Starev En Roll-Up anskaffas till Deloitte - Upphandling: En text om detta finns på hemsidan. Se vidare Micaela Hedin Texten följs upp Publiceras på hemsidan Föreningsbrev: Medlemsinformation om föreningsarbetet m.m. Liselott Daun Utarbetas av styrelsen med stöd av de olika föreningsorganen Medlemsenkät: Informationskommittén genomför en Webbenkät om Normsamling Nya frågor bereds inom informationskommittén. Kontaktlista: Kontaktlistan för samtliga föreningsorgan utvecklas och förvaltas av informationskommittén. Informationskommittén underhåller även en sändlista för e-post till samtliga föreningsorgan. Kontaktlistan publiceras på hemsidan. Statistik: Statistik om SKYREVs hemsida (antal träffar) och SKYREV på Internet (antal Googleträffar) kommer att följas. En stegrad användning kan ses som ett konkret resultat av en bra verksamhet. Statistiken har följts upp under året. Metoden vidareutvecklas. 4

8 Aktivitet/projekt Ansvarig Förslag/status Process/behandling Sammanträden: Sammanträdena genomförs normalt som telefonkonferenser under ledning av ordföranden. Ordförande Sekreterare Anders Protokollen justeras av ordföranden och publiceras därefter på hemsidan. Fackartiklar: Medlemmar i informationskommittén kommer att fortsätta arbetet med fackartiklar inom området kommunal revision. Dessa artiklar skrivs under eget namn och på eget ansvar. Det är en fördel om SKYREV framhålls för att stärka varumärket. Normsamling 2008 Föreningsarkiv: Dokumenthanteringsplan och arkivansvarig Petersson Thomas Andersson Lennart Björk Liselott Daun Jane Granström Micaela Hedin Enligt projektplan Lennart Björk Anders Petersson Flera artiklar bör utarbetas. Normsamling för den kommunala sektorn 2008 är väsentligt förbättrad i förhållande till version Slutligt förslag utarbetas som underlag för styrelsens beslut Normsamling 2008 utgiven den 1 mars 2008 Klar Beslut av styrelsen i samarbete med kanslichefen 5