Årlig granskning av fullmäktigeberedningarna Revisionspromemoria. LANDSTINGETS REVISORER Revisionskontoret

Transkript

1 Årlig granskning av fullmäktigeberedningarna 2014 Revisionspromemoria LANDSTINGETS REVISORER

2 REV29 2(11) Sammanfattning Landstinget Västernorrland har fyra fullmäktigeberedningar: Arvodeskommittén, Demokratiberedningen, Medborgarpanelen och Regionberedningen. Revisorernas årliga granskning av fullmäktigeberedningarna visar att de i allt väsentligt bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt.

3 REV29 3(11) Innehållsförteckning 1 Bakgrund Syfte, revisionsfråga och avgränsning Revisionskriterier Metod Resultat av granskningen Arvodeskommittén Demokratiberedningen Medborgarpanelen Regionberedningen...10

4 REV29 4(11) 1 Bakgrund Landstinget Västernorrland har fyra fullmäktigeberedningar: Arvodeskommittén, Demokratiberedningen, Medborgarpanelen och Regionberedningen (tillfällig). Fullmäktigeberedningarna ingår i landstingets förtroendemannaorganisation och är i princip likställda med nämnderna när det gäller kommunallagens bestämmelser om t.ex. förtroendevalda, sammanträden och interpellationer i fullmäktige. Revisorerna ska också granska fullmäktigeberedningarna i samma avseenden som gäller för nämnderna. 2 Syfte, revisionsfråga och avgränsning Syftet med den årliga granskningen är att lämna ett underlag inför revisorernas ansvarsprövning av fullmäktigeberedningarna. Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den kontroll som görs inom fullmäktigeberedningarna är tillräcklig. Utifrån syftet ska följande revisionsfråga besvaras: Planerar, leder och kontrollerar fullmäktigeberedningarna sin verksamhet på ett ändamålsenligt sätt? Granskningen är avgränsad till en genomgång och analys av fullmäktigeberedningarnas protokoll och handlingar samt de reglementen och andra styrdokument som gäller för verksamheterna. Någon mer ingående analys och bedömning av beredningarnas interna kontroll görs inte i granskningen. 3 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser och bedömningar. Revisionskriterierna hämtas bland annat från lagar och förarbeten eller interna regelverk, policyer och fullmäktigebeslut. Revisionskriterierna kan också ha sin grund i jämförbar praxis. Granskningens revisionskriterier utgörs huvudsakligen av: Kommunallag (1991:900) Reglementen för fullmäktigeberedningarna Fullmäktiges beslut 4 Metod Granskningen har genomförts med hjälp av dokumentstudier.

5 REV29 5(11) 5 Resultat av granskningen 5.1 Arvodeskommittén Uppdrag Arvodeskommittén inrättades av Landstingsfullmäktige i oktober 2007 och har som huvuduppdrag enligt reglementet att lägga fram förslag till arvoden och andra ersättningar till landstingets förtroendevalda i de organ där fullmäktige enligt författning, avtal eller annan överenskommelse ska besluta om ersättningsnivåer och regelverk för arvoden och ersättningar års verksamhet i sammandrag Arvodeskommittén har genomfört tio sammanträden under 2014, den 13 januari, 27 januari, 14 februari, 10 mars, 7 april, 5 maj, 30 september, 28 oktober, 18 november och 12 december. Under 2014 har Arvodeskommittén arbetat med förslag till regler för arvoden och partistöd för nästkommande mandatperiod. Efter genomförd remissomgång och gjorda justeringar fastställde fullmäktige arvodesreglerna för förtroendevalda samt regler för partistöd vid sitt möte den juni. Kommittén har av fullmäktige fått uppdrag att bereda ärende kring hur redovisningsformerna ska utformas vad gäller skriftlig redovisning av partistödens användning. För ändamålet har en blankett tagits fram för redovisning och rapportering, vilket ska ske senast sex månader efter årets utgång. Ekonomi 2014 Arvodeskommitténs budget för 2014 uppgick till kronor. Utfallet blev ett överskott om kronor. Revisionell bedömning Arvodeskommittén har under 2014 arbetat aktivt utifrån sitt huvuduppdrag att lägga fram förslag till arvoden och andra ersättningar till landstingets förtroendevalda. Arvodeskommittén har planerat för sin verksamhet och upprättat en verksamhetsberättelse för Vi bedömer att Arvodeskommittén i allt väsentligt bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt.

6 REV29 6(11) 5.2 Demokratiberedningen Uppdrag Demokratiberedningen inrättades i november 2010 och har enligt reglementet till uppgift att driva landstingets inre demokratiutveckling. Med inre demokratiutveckling menas politiska arbetsformer och beslutsprocesser. Målet är ett starkt landstingsfullmäktige med engagerade och motiverade ledamöter. Beredningen ska också vara pådrivare i det långsiktiga förändringsarbetet genom att tillgodogöra sig och bearbeta verksamhetsidéer och synpunkter från allmänhet, landstingets medarbetare och expertis, att i fullmäktige påtala behov av och ta initiativ till förändringar, samt att på fullmäktiges uppdrag bereda enskilda ärenden och upprätta förslag till yttranden. Beredningen svarar för fullmäktiges utbildningar års verksamhet i sammandrag Demokratiberedningen har genomfört sex sammanträden under 2014, den 6 februari, 10 april, 11 juni, 18 september, 14 november och 11 december. Med utgångspunkt från den sedan tidigare genomförda enkäten Engagemang och motivation i landstingsfullmäktige Västernorrland har Demokratiberedningen, dels analyserat densamma och dels, upprättat en aktivitetsplan för 2014 varvid beredningen bland annat planerat/genomfört informations-/utbildningsinsatser för det nytillträdda landstingsfullmäktige. Informations-/utbildningsinsatser har genomförts vid tre tillfällen och omfattat bland annat: o Information om landstingets uppdrag, organisation, policyer m.m. samt diverse praktisk information. o Halv utbildningsdag under rubriken Varför är det viktigt att fokusera på bemötande i politiken? o Utbildningsdag med fokus kring Barns- och ungas hälsa och levnadsvillkor Beredningen har vid sammanträde i juni 2014 bjudit in samtliga partiers gruppledare i fullmäktige till temadag Information om nya kommunallagen vilken hölls med medverkan av jurist från SKL. Demokratiberedningens ledamöter har deltagit i olika seminarier, erfarenhetsutbyten samt studiebesök under året.

7 REV29 7(11) Ekonomi 2014 Fortlöpande budgetuppföljning har skett under verksamhetsåret. Demokratiberedningens budget för 2014 uppgick till kronor. Utfallet blev ett överskott om kronor. Revisionell bedömning Demokratiberedningen har under 2014 fortsatt arbetet inom sitt uppdrag att driva landstingets inre demokratiutveckling och svara för fullmäktiges utbildningar. Beredningen har planerat för sin verksamhet och följt den ekonomiska utvecklingen genom återkommande budgetuppföljningar. En verksamhetsberättelse har upprättats för Beredningen har vidare tagit initiativ till att utveckla samarbetet och dialogen med fullmäktiges presidium för den fortsatta planeringen av sitt uppdrag. Vi bedömer att Demokratiberedningen i allt väsentligt bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt.

8 REV29 8(11) 5.3 Medborgarpanelen Uppdrag Medborgarpanelen inrättades i november 2010 och har enligt reglementet till särskilt uppdrag att bevaka medborgarnas behov av och synpunkter på landstingets tjänster. För att fullgöra sitt uppdrag ska Medborgarpanelen samverka med landstingets samrådsgrupper Hälsosam-Y och Länspensionärsrådet. Beredningen ska också vara pådrivare i det långsiktiga förändringsarbetet genom: att utveckla former för att fånga upp medborgarnas behov och föra in dem i den politiska processen, att tillgodogöra sig och bearbeta idéer och synpunkter från allmänhet, landstingets medarbetare och expertis, att i fullmäktige påtala behov av och ta initiativ till förändringar, samt att på fullmäktiges uppdrag bereda enskilda ärenden och upprätta förslag till yttranden års verksamhet i sammandrag Medborgarpanelen har sammanträffats vid sex tillfällen under 2014, den 9 januari, 5 februari, 16 april, 4 juni, 6 oktober, och den 10 december. Medborgarpanelen beskriver i sin verksamhetsberättelse hur verksamheten har utvecklats under Flera utåtriktade aktiviteter har genomförts under året, bland annat följande: Dialogträffar i Sundsvall, Sollefteå, Kramfors, Härnösand, Ånge och Timrå. Medborgardialogundersökning 1 och 2. Medverkan vid kommunalpensionärernas möte i Örnsköldsvik. Medverkan i olika artiklar och annonser. Informerat om Medborgarpanelens uppdrag/verksamhetsinriktning vid ett flertal tillfällen. Verksamheten har fördjupats med Hälsosam-Y och Länspensionärsrådet genom bland annat genomförande av två samverkansdagar i maj och november Medborgarpanelens ledamöter har under 2014 deltagit i olika kurser, konferenser och seminarier.

9 REV29 9(11) Ekonomi 2014 Fortlöpande budgetuppföljning har skett under verksamhetåret. Medborgarpanelens budget för 2014 uppgick till kronor, inklusive samrådsgrupperna Hälsosam-Y och Länspensionärsrådet. Utfallet blev ett överskott om kronor. Revisionell bedömning Medborgarpanelen har fått återkommande återrapportering av verksamheten och den ekonomiska utvecklingen under året, inklusive Hälsosam-Y och Länspensionärsrådet. En verksamhetsberättelse har upprättats för Vi bedömer sammantaget att Medborgarpanelen vidtagit ändamålsenliga åtgärder för att utveckla ledning, styrning och kontroll av sin verksamhet samt att Medborgarpanelen i allt väsentligt bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt.

10 REV29 10(11) 5.4 Regionberedningen Uppdrag Regionberedningen inrättades i november 2010 i samband med att reglementet fastställdes av Landstingsfullmäktige, ledamöterna utsågs i december Regionberedningen är enligt reglementet en tillfällig beredning i syfte att förbereda regionbildningen i norra Sverige års verksamhet i sammandrag Regionberedningen har under 2014 vid tre sammanträden berett den fortsatta processen inför regionbildning och partiernas representanter i beredningen har kontinuerligt informerat sina partier om processens fortsättning. Landstinget Västernorrland har med stöd av samtliga kommuner i länet ansökt om att överta det regionala utvecklingsansvaret från Länsstyrelsen från och med Socialdepartementet föreslog den 15 mars 2013 att landstinget ska överta det regionala utvecklingsansvaret från Länsstyrelsen från och med den 1 januari Kommunerna i länet tillstyrkte departementets förslag. Den gamla regeringen avslog emellertid ansökan men riksdagen uppmanade i mars 2014 regeringen att återkomma med förslag om att Västernorrlands läns landsting ska få bilda region. Efter valet tillträdde en ny regering som i sin regeringsförklaring sade att de landsting som så önskar ska få bilda regioner. I överläggningar med civilministern bekräftas att regeringen kommer att prioritera regionbildningen, men att det av formella skäl behövs en justerad ansökan avseende starttid från landstinget. Beredningen konstaterade vid sitt novembersammanträde att i landstingsplanen för perioden , som antogs av landstingsfullmäktige i april 2014, slås fast att landstingets ambition att ta över det regionala utvecklingsansvaret kvarstår och att den tillträdande majoriteten i Landstinget Västernorrland har deklarerat att de står bakom denna ambition. Med anledning av gällande beslut i Landstingsfullmäktige och civilministerns besked om att en justerad ansökan bör inlämnas av formella skäl föreslog beredningen landstingsstyrelsen att en justerad ansökan om att Landstinget Västernorrland ska få överta det regionala utvecklingsansvaret bör inlämnas till regeringen. Övertagandet av utvecklingsansvaret föreslås gälla från och med 1 januari Så skedde också genom ett enhälligt beslut i landstingsstyrelsen den 16 december Genom beslutet att lämna in ansökan till regeringen anser sig Regionberedningen ha fullgjort sitt beredningsuppdrag. En verksamhetsberättelse har upprättats för 2014.

11 REV29 11(11) Ekonomi 2014 Regionberedningen budget för 2014 uppgick till kronor. Utfallet blev ett överskott om kr. Revisionell bedömning Vi bedömer att Regionberedningen i allt väsentligt bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Härnösand den 9 april 2015 Revisor