Projektkontoret. Projektledarträff - tema kommunikation. Mars Kamilla.Petersson@gu.se Ylva.Wridell@gu.se

Transkript

1 Projektkontoret Projektledarträff - tema kommunikation Mars 2007 Kamilla.Petersson@gu.se Ylva.Wridell@gu.se

2 Upplägget för eftermiddagen Intressentanalys Workshop del 1 intressentkartläggning FIKA! Workshop del 2 - intressentanalys Diskussion/summering kring workshoparna Kommunikationsplan Gemensam leveransplan Avrundning

3 Projektsamordning Beställare Förvaltningschef Chefsgrupp Prioriteringar Beslut Mottagare Leveranser Projekten Kommunikation Projektkontor Metoder Verktyg Mallar Projekt 1 Plan (m.m.) Projekt 2 Plan (m.m.) Projekt 3 Plan (m.m.)

4 Verksamhetsnytta Några viktiga förutsättningar: acceptans och mottaglighet gemensam planering medvetenhet om projekt som konkurrerar om samma målgrupper väl genomtänkt och väl genomförd kommunikation och information kring projekten

5 Intressenter och intressentanalys Personer/grupper som kommer att beröras av eller ha intresse av/påverkan på projektet. Kartlägg vilka som är projektets intressenter - förväntningar? - attityder/inställningar? - förutsättningar? - önskemål? - behov? Känn till projektets intressenter!

6 Förändring och motstånd Olika typer av motstånd Förståelse för motståndet Lär känna motståndet

7 Kartläggning av intressenter och motstånd Vilka intressenter finns var? Hur hantera motståndet? Positiva Liten påverkan Stor påverkan Negativa

8 Hur ser GUs organisation ut?

9 Hur mycket folk jobbar på GU? Personal anställda motsvarande lärare/forskare och doktorander samt 442 professorer teknisk/administrativ personal Studenter Ca

10 Exempel på intressenter Framtida användare av projektets resultat Ledningspersoner t ex styrelseledamöter, dekaner, prefekter Projektorganisationen: beställare, projektgrupp, styrgrupp Avdelningschefer inom GF (linjeorganisationen) Chefer i linjeorganisationen, t.ex. it-chefer, personalchefer Övrig personal

11 Intressenter IT-organisation IT-personal (Fak.) IT-personal (Inst.) Inst.styrelse Prefekt Medarbetare IT-personal (ITA) Generell information (motverkar desinformation) Ordinarie linje Projektinformation & Kanal Informell kontakt risk för desinformation Fak.nämnd Dekan Kanslichef Projektet FC Rektor Prorektorer IT-chef ITchef (F) IT-råd Univ.styrelse

12 Workshop del 1 intressentkartläggning Fundera över projektens intressenter, vilka grupper rör det sig om? Var befinner de sig i diagrammet? Positiva Liten påverkan Stor påverkan Negativa

13 FIKA!

14 Workshop del 2 Intressentanalys Arbeta i grupper om 3 personer, 40 minuter, d.v.s. drygt 10 minuter per projekt - Kort presentation av respektive projekt och intressentkartläggning - Fundera tillsammans för varje projekt: - Vilka är de viktigaste intressenterna? - Vilka förväntningar på projektet har dessa? - Vilket behov av information/kommunikation med projektet har dessa?

15 Summering Workshop Spontana tankar kring intressentanalys Har ett eller flera av era projekt någon gemensam intressentgrupp?

16 Vikten av ett budskap som håller Varför gör vi det här? För vem? Vad ska vi åstadkomma?

17 Kommunikationsplanen I kommunikationsplanen arbetar man bl.a. med följande frågor: Vem? Vad? Intressentkartläggningen Vad vill de veta? Vad behöver de veta? Vad är budskapet? Kanal? E-post, informationsmöten, personliga möten, telefon Varför? Vad är målet med kommunikationen? När? Rätt tidpunkt i förhållande till projektets milstolpar, leveranser mm

18 Den gemensamma leveransplanen ID Leveranser 1 Elektronisk fakturahantering test 2 Driftsättning, pilotinstitution, inkl. utbildning 3 Elektronisk fakturahantering driftsättning och utbildning, samtl. enheter 4 Driftstart av nytt budgetsystem, samtl. enheter 5 Utbildning nytt budgetsystem, samtl. enheter 6 Utbildning nya inköpsrutiner/inköpshandbok samtl. enheter 7 Internhandel, leverans nya mallar, regler för prissättning 8 Uppdaterat kalkylstöd och mallar för bidragsansökan 9 Avtalsmall för externa och interna uppdrag 10 Driftsättning och utbildning ansökningsreskontra, ARKEN 11 Driftstart nya rutiner rekvisitions- och faktureringshantering externa medel 12 Information/utbildning 13 Information/utbildning 14 Hantering och arkivering av forskningshandlingar, manual för arkivering publiceras på webben 15 Egenrapportering inkl. Introduktion av medarbetarportal driftsättning och utbildning 16 Rekryteringstöd, driftsättning och utbildning 17 Nya funktioner levereras successivt under Ubildning av lokala administratörer, kontinuerligt hela Mailmigrering till Portalen 20 Mailmigrering till Portalen 21 Mailmigrering till Portalen 22 Driftsättning Piloterna 23 Release 24 Systemgränssnitt passerkontrollsystem och GU GAD "Östen" 25 Testverksamhet 26 Driftsättning I Lund 27 Studentportalen 28 E-learningapplikation 29 Göteborgs universitets antagningsprocess, Fas 2a-2b 30 Göteborgs universitets antagningsprocess, Fas 3 33 Rapporter, LAS behandling och lönehändelser, tidsanvändning 34 Leveranser driftsättning, utbildning 35 Implementation 36 Förslag till styrmodell för IT och övergripnade IT-organisation 37 Förslag till detaljerad It-organisation 38 Förslag till plan för införande av detaljerad IT-organisation 39 IT-baserad telefoni realiserad Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan NEKST/EFH NEKST/EKO Files NEKST/HEX NEKST/HEX NEKST/INKÖP NEKST/HEX Egenrapportering + portalutrullning Migrering av mail Migrering av mail Files LADOK Studentportal E-learning 31 Utökning av PA-mart som ersättning för ANSTI/PIR och ytterligare funktionalitet Utbildning med genomgång av nya PA-mart I storgrupp Datalager Datalager GAP CMS LADOK STRIT NEKST/EFH NEKST/PLANNER LMS NEKST/PLANNER GU-kort Kursplanedatabas NEKST/EFH NEKST/HEX STRIT Rekryteringsstöd Alumnidatabas GU passerkontroll GAP Projektkontoret GRIP

19 Samarbete mellan projekten och projektkontoret Nya projekt Ta fram en leveransplan och delge projektkontoret denna Pågående projekt Förändringar i projektets leveransplan sker i samråd med projektkontoret, eftersom det kan påverka: - helhetsbilden - andra projekt - verksamheten Bedömning behövs för alla förändringar: go/no go

20 Avrundning Intressentanalys Budskap Kommunikationsplan - alla projekt jobbar vidare Gemensam leveransplan - ett påbörjat samarbete Höstens träff med tema Kommunikation 2