Avveckling och arkivering av och LUVIT

Transkript

1 Projektplan Avveckling och arkivering av och LUVIT BASINFORMATION Projektnummer: Dnr: Projektägare: <projektnummer tilldelas av projektkontoret. Normalt tilldelas projektnummer i samband med framtagandet av projektförslaget> <diarienummer fås från sektionens diarieansvarige> Tarmo Haavisto/Anders Sonesson Projektledare: Djevdet Iséni /Kenneth Johansson Projekttid: Takbudget: Projektet ryms inom befintlig förvaltningsbudget Underskrift av projektledare BAKGRUND Enligt beslut från Utbildningsnämnden (STYR 2018/1343) ska lärplattformen Canvas ersätta de idag universitetsgemensamma lärplattformarna Live@Lund och LUVIT. Canvas ska implementeras på universitetet under perioden 1 januari 2019 till och med 31 december För att säkerställa övergången till Canvas ska lärplattformarna Live@Lund och LUVIT inte längre skapa aktiva kurser för HT2020. Kurser kan avslutas enbart i läsläge under

2 HT20, dock senast den 31 december Material ska därefter vara åtkomligt i plattformarna under en period. Se vidare leveransmål. Delprojektet Avveckling och arkivering av Live@Lund och LUVIT ingår och är ett av flera delprojekt inom ramen för huvudprojektet Canvas på LU. Närliggande delprojekt kommer att vara: Fakulteternas respektive införandeprojekt. Dessa hanteras av huvudprojektet tillsammans med kontaktpersoner som utsetts av respektive fakultet, i fortsättningen benämnda fakultetskoordinatorer. Arkivering Canvas, vilket leds av huvudprojektet i samråd med Avdelning Dokumenthantering vid sektionen Juridik och Dokumenthantering. Detta delprojekt syftar till att arkivförbereda Canvas. Delprojektet Avveckling och arkivering av Live@Lund och LUVIT avslutas den 31 december SYFTE Delprojektets huvudsyfte är att avveckla Live@Lund och LUVIT som universitetsgemensamma och -finansierade LMS för Lunds universitet. Delprojektet ska även påbörja arbetet för att möjliggöra en mellanlagring av allt material. Detta konkretiseras i leveransmålen. Effektmål Delprojektet Avveckling och arkivering av Live@Lund och LUVIT innehåller flera effektmål och kommer att leda till följande effekter: Färre system i form av lärplattformar vilket kommer att effektivisera förvaltningen av ny lärplattform under förutsättning att våra användare går över till Canvas. Bidrar till att skapa en mer enhetlig digital lärmiljö vid Lund universitet och stärker visionen om det breda universitetet där studenter enkelt kan tillgodogöra sig kurser från alla dess delar under förutsättning att våra användare går över till Canvas. Information som samlats i de avvecklade lärplattformarna kommer att bevaras på ett sådant sätt att såväl interna som externa intressenter ska kunna ta del av och återfinna informationen i enlighet med rådande lagstiftning.

3 Förenklar för medarbetare som driver kurser samt för studenterna som ska gå kurserna. Leveransmål Delprojektet Avveckling och arkivering av och LUVIT ska ta fram en projektplan innehållande riskanalys, kommunikations- och tidsplan för att kunna planera och leverera följande mål: En avvecklingsplan med syfte att sätta både och LUVIT i läsläge senast den 31 augusti En strategi för att stänga av användare successivt och i följande ordning - efter att plattformarna har försatts i läsläge. 1. Studenter 2. Undervisande personal 3. administratör 4. Superusers. En plan på hur vi kan stötta användare som behöver åtkomst till plattformarna efter att plattformarna har försatts i läsläge. Tillsammans med Sektionen Juridik och dokumenthantering, samt fler aktörer efter behov, ta fram en plan för arkivering- och gallring av befintligt material i plattformarna. Taggning av material i plattformarna ska genomföras. Funktionalitet för att exportera taggat material ska utvecklas. Muntligen/skriftligen allt efter behov ge huvudprojektet delrapporter om hur avvecklingsprocessen framskrider. Plattformarna ska vara tillgängliga för hämtning av material även efter att projektet avslutats , fram till Kontinuerligt informera användarna om avvecklingsprocessens framskridande. Se vidare i bilaga 1 kommunikationsplanen. Skriftlig slutrapport. AVGRÄNSNINGAR Delprojektet kommer att samverka med huvudprojektet, delprojektet Arkivering Canvas samt ha avstämningar med fakulteternas införandeprojekt gällande kursavveckling enligt överenskommen tidsplan. Delprojektet är inte delaktigt i eller ansvarigt för: Införandeprojekten av Canvas. Live@Lund och LUVIT kommer inte att bygga integrationer mot Canvas för att flytta över data automatiskt. Respektive fakultet, institution eller personal får själva hantera överföring av data till Canvas.

4 Avvecklingsprojektet kommer inte att hantera frågan om slutförvar av material från plattformarna. och LUVIT skall inte utgöra ett e-arkiv för material. RISKER Utvecklare med spetskompetens för respektive plattform slutar. Ersättare behöver komma in i processen i ett tidigt skede för att överlämnandet ska bli så smidigt som möjligt. Användare tar bort material som ska arkiveras. Användare tror, trots information, att Live@Lund och LUVIT ska vara slutförvar av material vilket kommer att försvåra arbetet med arkivering och gallring. Om det dröjer för lång tid att få ett E-arkiv på plats kommer arbetet med att lägga en grund för att materialet i Live@Lund och LUVIT i en framtid ska kunna arkiveras i ett E- arkivsystem att försvåras påtagligt. ORGANISATION Uppdragsgivare Huvudprojektet Canvas på LU Styrgrupp Ordinarie styrgrupp för LUVIT respektive Live@Lund hanterar specifika systemfrågor. Gemensamma frågor hanterar styrgrupperna för Live@Lund och LUVIT tillsammans Projektledare Djevdet Iséni, systemförvaltare för Live@Lund och Kenneth Johansson, systemförvaltare för LUVIT Projektgrupp Huvudprojektet Canvas på LU, systemägare och -förvaltare för Live@Lund och LUVIT Referensgrupper Avdelning dokumenthantering vid Sektionen Juridik och dokumenthantering Fakultetskoordinatorer Canvas Institutionskoordinatorer Live@Lund LUuseradmin för LUVIT

5 Definitioner Läsläge: Systemet tillgängligt för läsning och hämtning (lärare och administratörer) för bestämda roller, ej registrering, uppladdning av material, etc. Plattformen fortsätter att existera som förut och administratör ansvarar för respektive enhets behov, med stöd av systemförvaltare. Mellanlagring: Systemet är inte tillgängligt för läsning och hämtning, annat än i undantagsfall. Förvaltningsuppdraget är slutfört och har överlämnats till annan lämplig förvaltning. Bilaga 1 KOMMUNIKATIONSPLAN Avvecklingsprojektet ska kommunicera med alla intressenter. Avvecklingsprojektet kommer att använda samma kanaler som huvudprojektet Canvas. Det innebär att fakultetskoordinatorerna som har blivit utsedda av respektive fakultet för Canvasprojektet kommer att användas för att sprida information till fakulteterna. Projektet kommer även att använda sig av Live@Lunds och LUVITs väl inarbetade kommunikationsnät med institutionskoordinatorer/luuseradmins. 1. Nuläge och bakgrund Enligt beslut från Utbildningsnämnden (STYR 2018/1343) ska lärplattformen Canvas införas på Lunds universitet. Canvas ska ersätta de idag universitetsgemensamma lärplattformarna Live@Lund och LUVIT och implementeras på universitetet under perioden 1 januari 2019 till och med 31 december En första information om beslutet och dess konsekvenser har gått ut till administratörer och undervisande personal för Live@Lund och LUVIT. När projektet startar måste vi tänka på att informera alla intressenter med tanke på deras särskilda roller. Grunden för informationen ska vara att LU i framtiden kommer att få en bättre och mer enhetlig plattformsmiljö för undervisning. 2. Vad är syftet och målet? Syftet med informationen är framförallt att göra avvecklingen av Live och LUVIT så smidig som möjligt för alla inblandade men också att bidra till att öka förståelsen för behovet av en bättre lärplattform för LUs studenter och lärare. 3. Målgrupper och intressenter Intressenterna finns i Bilaga 2 intressentanalys. Vi bör också tänka över frågan om på vilka nivåer vi ska lägga kommunikationsmålen för de olika målgrupper vi har identifierat?

6 Beteende ska mottagaren ändra beteende? Göra något nytt eller till och med förändra ett invant beteende? Attityder och värderingar ska mottagaren tycka något särskilt? Hålla med om budskapet? Komma ihåg ska mottagaren komma ihåg det du informerat om och hur länge? Förstå är det något i budskapet som mottagaren behöver förstå? Väcka intresse ska mottagaren bara lägga märke till förändringen? 4. Budskap Utforma budskapen så att varje intressent kan se det positiva med utvecklingen ur sin synvinkel och få svar på frågan om hur denna förändring kommer att underlätta såväl studentens som lärarens samt även andra intressenters arbete. 5. Kanaler som kan användas. I först hand ska utsedda Canvas-koordinatorer användas. Skicka mail till varje intressentgrupp inför större händelser. Informera regelbundet via hemsidor och anslagstavlor i Live@Lund/LUVIT. Ta reda på nyhetsbrev på olika fakulteter och be om att få informera i dessa. Ha möten för att fånga upp oro och frågor om detta skulle vara nödvändigt. Ha möten med koordinatorer på fakulteterna under Skapa en enkel infografik och hålla denna. Använd kalendariet där så är lämpligt. Upprepa och koordinera, både i olika kanaler och över tiden, informationen för större effekt. Andra exempel på kanaler är: Anslagstavlor Kanslimöten LUs centrala webbplats, huvudprojektets blogg Nyhetsbrev Workshops, nätverksaktiviteter, andra events Fakulteternas webbplats (Kalendarium och nyheter) då vi haft möten med dem Medarbetarportalen Kontakt med informatörer på LU

7 Informera på möten av olika slag Ordna egna informationsmöten vid behov Broschyr Informationsblad/flyers Affischer Gemensam webbsida för och LUVIT Telefon Gemensamma e-postutskick via listor i våra plattformar Erbjuda artikel i LUM 6. Vem skall säga det? Vi behöver inte själva sprida all information utan kan ta hjälp av olika ambassadörer de som är välvilligt inställda till projektet, t ex fakultetskoordinatorerna. 7. När skall information kommuniceras? Anges i projektets milstolpar (se vidare punkt 11). 8. Vad kostar det? All information skall spridas inom ramen för löpande budget. 9. Hur ska man utvärdera insatsen och kontrollera effekten? Fundera över hur de mätbara effekterna ska kommuniceras. Det gäller t ex om vi kan hålla eller inte kan hålla avvecklingstakten. 11. Aktivitetsplan När kommunikationsplanen är klar övergår den i en konkret och lättöverskådlig aktivitetsplan. Intressentanalys Alla intressenter behöver informeras i olika hög grad. I intressentanalysen finns alla intressenter. Hantering av intressenter finns i analysen och förklarar kort hur avvecklingsprojektet kommer att informera intressenterna. BILAGA 2A INTRESSENTANALYS LUVIT INTRESSENT Student Lärare VARFÖR INTRESSENT? Ca studenter använder LUVIT varje termin lärare använder LUVIT varje läsår VAD ÖNSKAR INTRESSENTEN? Är positiva och aktiva Är positiva och aktiva/passiva INTRESSENTENS BETYDELSE Har betydelse/sitter i nämnder och beslutande organ Har betydelse/sitter i nämnder och beslutande organ HANTERING AV INTRESSENT informerad under processen informerad under processen

8 LUuseradmin AdminLight Kursadministratör Ledning och styrning Doktorand LUCE Kompetensportale n Samarbetspartner utanför universitetet GRADE Systemägare tekniker av t ex LUCAT Huvudprojektet Canvas Ca 50 LUuseradmins och AdminLight har utbildats för att administrera LUVIT Ger uppgifter om kurser och kursdeltagare till LUuseradmins Ansvarar för avtal mellan GRADE och LU Forskarskolor som använder LUVIT Uppdragsutbildning en som använder LUVIT Anställdas kompetensförsörjni ng sker med hjälp av LUVIT Samarbeten mellan olika universitet där LUVIT används som gemensam plattform Företaget som utvecklar LUVIT Äger, bidrar till infrastrukturen runt och utvecklingen av LUVIT på LU Delprojektet ska rapportera till huvudprojektet Mestadels positiva men passiva Positiva och aktiva Har mindre betydelse Har mindre betydelse informerad under processen med tanke på den roll de haft i LUVIT informerad under processen Positiva och aktiva Har stor betydelse Måste hållas Mestadels positiva men passive Positiva och aktiva Avvaktande positiva men aktiva Passiva och dåligt införstådda Negativa, men införstådda, och passiva Positiva och aktiva/passiva Positiva Har mindre betydelse/utgör en liten del av intressenterna Har haft stor betydelse men har nu mindre betydelse Har stor betydelse och kan komma fram till beslutet att ha kvar LUVIT Saknar betydelse Saknar betydelse i sakfrågan men är viktig att ha med Har stor betydelse i processen framåt Har stor betydelse i processen framåt Har mindre betydelse men kan hållas Har mindre betydelse men kan hållas beroende på vilket beslut man kommer fram till Behöver inte hållas regelbundet regelbundet regelbundet regelbundet Bilaga 2B INTRESSENTANALYS Live@Lund INTRESSENT Institutionskoordinator Undervisande personal Administrativ personal INTRESSENTENS BETYDELSE Är kontaktpersonen för institutionen. Bygger upp sina kurstillfällen, lägger in inlämningsuppgifter Sköter det administrativa inom systemet såsom att skapa kurstillfällen, lägga till personal, hantera studenter. HANTERING AV INTRESSENT Mail. Eventuellt stormöte. Mail, info via Live@Lund Mail, info vi Live@Lund

9 LDC Studenter Sköter drift och underhåll av systemet Använder systemet i sin utbildning. Lämnar in arbeten i systemet Möten 1 gång i veckan. Mail Studenterna kommer få information via Live@Lund Ledning Äger systemet Löpande information. Möte, mail. Doktorander Har en del kurstillfällen i systemet. Lämnat in material i systemet Info via Live@Lund Institutioner med intranät Internationella kontoret EHL Personal Teaching&Learning Fakultetskoordinator Moodle Juridik och dokumenthantering Huvudprojektet Canvas Institutioner har byggt upp intranät i systemet där de har laddat upp verksamhetskritiska dokument Har studenters Reseberättelser i systemet Har en webbsida utvecklad i live som behöver flyttas till annan server. Driver Canvas implementation för fakultets räkning Live har en integration med en moodleserver där det finns frågebank Hjälpa till avvecklingsprojektet med frågor kring arkivering Delprojektet ska rapportera till huvudprojektet Projektledaren kontaktar samtliga institutioner som har intranät i live. Möte, mail Möte, Mail Möte, Mail Fakultetskoordinatorer behöver få löpande information. Möten, mail. Möte. Eventuellt tar användarna hand om sin frågebank. Möten, Mail Möten, Mail Har stor betydelse i processen framåt regelbundet TIDSPLAN I tidsplanen har vi identifierat alla större aktiviteter. De kommer att revideras i takt med att projektet fortskrider och alla aktörer har fått komma till tals. Tidsplanen kan komma att uppdateras efter behov. 1. Informera alla användare 1/2-19

10 2. Kontakta fakultetskoordinatorerna för att boka ett första möte från och med 1/ Kartläggning av plattformarna klar 1/ Sätta och LUVIT i läsläge senast den 31 augusti Användarna ska inte kunna skapa kurstillfällen HT Gemensamma styrgruppsmöten LUVIT/Live@Lund börjar VT Plattformarna är tillgängliga för hämtning av material: - För studenter: t o m (höstterminens slut) - För lärare: t o m För administratörer: t o m Avveckling intranät (Live@Lund). 8. Avveckling teaching&learning (Live@Lund). 9. Export av material ska vara genomförd senast / ska projektet avslutas. 11. Servrarna stängs ner , men exakt tidpunkt kommer att fastställas senare.