Projektadministratör/ -informatör

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Projektadministratör/ -informatör"

Britta Samuelsson
för 9 år sedan
Visningar:

1 Utbildning för Projektadministratör/ -informatör "Projektledarens högra hand" Med modern IT-teknik kan projektarbetet göras mycket effektivare. Denna utbildning lär ut hur modern IT-teknik kan utnyttjas i projektarbetet samt hur man skapar och underhåller projektsajter. En projektsajt innehåller projektinformation av olika slag som projektets intressenter enkelt kan ta del av. Utbildningens målgrupp är i första hand projektadministratörer, d.v.s. de som skall ansvara för IT-stödet och projektsajten. Även projektledare och delprojektledare som vill få en överblick över befintligt IT-stöd har stor nytta av utbildningen. Förkunskaper: Grundläggande kunskaper i MS Office. Utbildningen består av 6 utbildningsdagar, med nedanstående översiktliga innehåll. Utbildningsdagarna sprids lämpligen ut till en utbildningsdag per vecka med hemuppgifter mellan träffarna. Dag Ämne Programvara 1 Projektsajt MS FrontPage 2 Mallar MS Word 3 Kalkyler och diagram MS Excel 4 Planering och planer MS Project 5 Rapportering /Presentation MS PowerPoint 6 Informationsspridning/ Kommunikation MS Outlook, Adobe Acrobat På efterföljande sidor beskrivs utbildningen mer i detalj. Pris 2006: kr/deltagare exklusive moms. I priset ingår kursmaterial och lunch, samt för- och eftermiddagskaffe. Är du intresserad av utbildningen kontakta någon av arrangörerna nedan. Projektstyrning AB Make IT Tel Tel Epost epost@tremo.se Epost annelipersson@telia.com Se även Se även

En projektsajt innehåller projektinformation av olika slag som projektets intressenter enkelt kan ta del av. Utbildningens målgrupp är i första hand projektadministratörer, d.v.s. de som skall ansvara för IT-stödet och projektsajten.

2 Dag 1 Projektsajt En projektsajt är en informationsplats för projektet, där dokument och allehanda slags information om projektet publiceras. Personer med rätt behörighet kan ta del av informationen med hjälp av en webbläsare på samma sätt som vid surfning på Internet. Webbsidorna läggs på företagets egna servrar eller på ett webbhotell. Att lägga ut (publicera) projektinformation på en sajt har flera fördelar: Projektdeltagarna kan lätt få information om projektet Informationen kan ges en god struktur, vilket skapar ordning och reda Informationen är alltid aktuell (om sajten hålls aktuell) Mycket lite arbete krävs för spridningen av informationen Kommunikationen i projektet förbättras Projektets styrning och uppföljning blir bättre Under dag 1 visas hur man skapar en projektsajt på en CD-skiva, som deltagarna använder under hela utbildningen. MS FrontPage MS FrontPage kommer att användas för att skapa projektsajten. Utbildningen innehåller bl a följande: Hur man gör en webbsida Hur man skapar en webbplats Hur man håller ordning på webbsidorna Hur man kan använda mallar för att effektivisera arbetet Hur man formaterar projektsajten med CSS Lite om HTML

Att lägga ut (publicera) projektinformation på en sajt har flera fördelar: Projektdeltagarna kan lätt få information om projektet Informationen kan ges en god struktur, vilket skapar ordning och reda

3 Dag 2 Mallar Mallar underlättar projektarbetet i flera avseenden: Arbetet blir lättare att påbörja och genomföra Resultatet blir enhetligare och av hög kvalitet Exempel kan upprättas som förebilder och för att inspirera Man spar tid och pengar eftersom arbetet går fortare Dag 2 handlar om lämpliga mallar i projektarbetet och hur man upprättar dessa. CD-skivan innehåller vissa mallar att utgå från. MS Word MS Word kommer att användas för att skapa mallarna. Utbildningen innehåller bl a följande: Hur man skapar en 'verktygslåda' med olika format och grundelement Hur man skapar en grundblankett Hur man skapar en rapportmall Hur man skapar ett mallbibliotek Hur man lägger upp mallarna på projektsajten

dessa. CD-skivan innehåller vissa mallar att utgå från. MS Word MS Word kommer att användas för att skapa mallarna.

4 Dag 3 Kalkyler & diagram I projekt krävs kalkyler av olika slag och många gånger presenteras information allra bäst i diagramform. Under dag 3 går vi igenom de vanligaste kalkylerna i projektsammanhang och visar på situationer när diagram är allra bästa sättet att förmedla ett budskap. MS Excel MS Excel kommer att användas vid kalkyleringen. Utbildningen innehåller bl a följande delar: Hur man gör en produktkalkyl Hur man gör en projektkalkyl/-budget Hur man gör en investeringskalkyl Hur man ritar diagram av olika slag Hur man kommunicerar med MS Word

förmedla ett budskap. MS Excel MS Excel kommer att användas vid kalkyleringen.

5 Dag 4 Planering "Planering är halva jobbet". Ett väl genomfört planeringsarbete bäddar för ett framgångsrikt genomförande av projektet. Fördelarna med planeringen är bl a: Att man mentalt tränger in i och tänker igenom arbetet i projektet - kommer på olika saker Att man får en 'bild' av arbetet och dess omfattning Att man kan kommunicera denna 'bild' med andra som kan ge värdefulla synpunkter Att man kan lägga upp genomförandet utifrån en helhetssyn Att man kan knyta resurser och kostnader till olika aktiviteter Att man kan fördela arbetet på ett optimalt sätt Att man skapar ett underlag för effektiv uppföljning och styrning Under dag 4 går vi igenom hur projekt kan planeras för att på bästa sätt kunna genomföras, följas upp och styras. MS Project MS Project kommer att användas vid planeringen. Utbildningen innehåller bl a följande delar: Hur man gör en WBS Hur man gör ett Gantt-schema Hur man knyter resurser till aktiviteterna och får fram kostnaden Hur man skapar planer i olika nivåer (övergripande -underliggande) Olika sätt att visa informationen (diagram, rapporter) Hur man kommunicerar med MS Excel

kommunicera denna 'bild' med andra som kan ge värdefulla synpunkter Att man kan lägga upp genomförandet utifrån en helhetssyn Att man kan knyta resurser och kostnader till olika aktiviteter Att man

6 Dag 5 Rapportering / presentation I projekt finns oftast många intressenter som vill ha information av olika slag. Det är viktigt att informationen presenteras så att budskapet är lätt att förstå och så att presentationen upplevs som informativ och 'proffsig'. Under dag 5 går vi igenom olika situationer när projektinformation skall rapporteras och presenteras, samt olika sätt på vilket detta kan ske. Projektsajten är ett förnämligt sätt att förmedla information som färdigställts med olika program. Förutom de program som vi hittills använt skall vi nu se hur PowerPoint kan användas för ändamålet. MS PowerPoint MS PowerPoint kommer att användas för att presentera projektinformation. Utbildningen innehåller bl a följande delar: Viktigt att tänka på vid presentationer Hur man gör en bild Hur man kan använda mallar för att skapa proffsiga bilder Hur man använder teman Hur man gör ett bildspel Hur man kommunicerar med MS Word, Excel och Project

Under dag 5 går vi igenom olika situationer när projektinformation skall rapporteras och presenteras, samt olika sätt på vilket detta kan ske.

7 Dag 6 Informationsspridning För att ett projektarbete skall löpa smidigt krävs att spridningen av informationen fungerar bra och att en konstruktiv kommunikation kommer till stånd inom projektet och med projektets intressenter. En viktig del av denna kommunikation är att samla in synpunkter och kommentarer kring olika dokument så att dokumentet ifråga får den kvalitet som eftersträvas. Dag 6 behandlar informationsspridningen och kommunikationen ur olika perspektiv. MS Outlook MS Outlook kommer att användas för att visa hur informationen kan spridas via ett e- postprogram och hur man skapar en bra struktur för kommunikationen. Utbildningen innehåller bl a följande delar: Hur man använder programmets mailfunktion Hur man använder programmets kalender Hur man bokar möten och bjuder in deltagare via kalendern Hur man använder programmets kontaktbok Adobe Acrobat Dokument i pdf-format är lätta att sprida över en projektsajt eller via mail. Mottagaren behöver varken kunna eller ha källprogrammet. Med Acrobat Reader - som kan laddas ner kostnadsfritt - kan vem som helst läsa och skriva ut Pdf-dokument. Med Acrobat Standard och Professional kan du även upprätta Pdf-dokument samt granska, kommentera och godkänna 'on line'. Utbildningen innehåller bl a följande delar: Hur man skapar Pdf-dokument i olika situationer Hur man skapar formulär (även interaktiva) Hur man samlar in kommentarer från granskare Hur man godkänner ett dokument 'on line'

Dag 6 behandlar informationsspridningen och kommunikationen ur olika perspektiv.

Relevanta dokument

Bygg på din kompetens

Bygg på din kompetens Utbildning Malmö Göteborg Norrköping Stockholm Örnsköldsvik Affärs/entreprenadjuridik X X X X Avtal/offerter X X X Arbeta smartare med officepaketet X X X Bokning för småföretagare X X X Företagsekonomi