LyncPiloten. Projektsammanfattning. Projektdefinition Enkätresultat Kostnadsredovisning SWOT Slutrapport

Transkript

1 LyncPiloten Projektsammanfattning Projektdefinition Enkätresultat Kostnadsredovisning SWOT Slutrapport LyncPiloten är ett projekt som genomfördes våren 2012 på Bibliotek och IT med syftet: Att utvärdera Microsoft Lync 2010 som realtidskommunikationsverktyg för snabbmeddelande samt röst-och videosamtal på Malmö högskola.

2

3 Projektdefinition Pilotprojekt En BIT Lync Christian Andersson Bibliotek och IT Projektdefinition Godkänd av PA: Syfte Att utvärdera Microsoft Lync 2010 som realtidskommunikationsverktyg för snabbmeddelande samt röst-och videosamtal på Malmö högskola. Bakgrund Malmö högskola kommer, på grund av ett teknikskifte från Novell till Microsoft, att behöva en ersättare till Groupwise Messenger som realtidskommuniktionsverktyg. För att bäst utnyttja synergieffekter med Microsoft Exchange, Microsoft Active Directory och Microsoft Office har Microsoft Lync 2010 valts ut som testkandidat. Mål 1. Projektet ska svara på frågan om Lync 2010 är ett lämpligt realtidskommunikationsverktyg för Malmö högskola? Produkten kommer att bedömmas utifrån följande kriterier: Relevans Effektivitet Löser programmet den uppgift den är avsedd att lösa? Löser det uppgiften på ett snabbt och smidigt sätt?

4 Attityd Lärbarhet Är programmet tilltalande? Känns det bra? Är det lätt att lära sig? Är det lätt att komma ihåg hur det används? 2. Projektet ska leverera följande inleverans till ett eventuellt projekt gällande implementation av Lync på hela Malmö högskola: Tekniskt lösningsförslag Uppskattad budget för en högskoleövergripande implementation Redovisning av funktionella möjligheter utöver chattfunktionen Resultat Projektets resultat ska redovisas med en kort skriftlig redogörelse med rekommendationer för vidare implementering. Utvärdering Verktyget kan utvärderas med webbenkät om projektgruppen anser att behovet finns. Avgränsningar Projektet omfattar endast personal vid Bibliotek och IT. Ingen detaljerad kravspecifikation kommer att upprättas på grund av tidsbrist. Projektet är avgränsat till chattfunktionen. Inleveranser Budget Licenser 100 stycken Microsoft Lync 2010 Online Konsult - Lyncspecialist 8 timmar Projektorganisation Styrgrupp Delprojekt E-postprojektet PA Anders Bengtsson PL Christian Andersson Telefoni Katrin Cederholm Biblioteket Ann-Sofie Olsson Biblioteket Karin Sedvall IT-Support Peter Leanderz IT-Drift Nils Johnn IT-Support Munadhil Al Raiss Ali Hussein Information/kommunikation Dialog Föres med personalen på BIT via diskussionsgrupp på intranätet Yammer. Information Resurssida på Episerver E-post till berörda användare

5 Tidplan E-post till berörda användare Kommunikation Projektmöte FA-Möte Projektstart Planering klar Kort enkät Projektslut/Redovisning Implementering Användning feb 12 mar 12 apr Utvärdering/Analys jan apr

6

7 En Bit Lync Enkätrapport

8 Procent Antal Biblioteket 60% 30 IT 26% 13 Telefoni 8% 4 Administrationen 6% 3 Svarande 50 Inget svar 1 Procent Antal Aldrig 4% 2 Sällan 8% 4 Någon gång i veckan 6% 3 Dagligen 82% 41 Svarande 50 Inget svar 1

9 Procent Antal Dåligt 0% 0 Mindre bra 0% 0 Bra 61,2% 30 Mycket bra 38,8% 19 Svarande 49 Inget svar 2 Kort sammanfattning - Något svag svarsfrekvens 60% med tanke på enkätens storlek samt målgrupp. - 82% använder Lync dagligen vilken ses som ett bra betyg % anser Lync fungerar bra / mycket bra. - Många har kommenterat att de gärna vill kunna kommunicera med hela Malmö högskola via Lync. Frågor och svar Jag skulle vilja dela skrivbord med mina kolleger via Lync. - Det går att göra om man köper till nästa nivå i licensmodellen Finns det någon stavningskontroll? - Nej, tyvärr inte Jag saknar möjligheten att kommunicera med resten av högskolan. - Detta är något som vi undersöker i förstudien. Fungerar Lyncèn med MSN? - Japp Kan man köra videochatt? - Japp Hur ändrar man namn på kontakterna?

10 - Det går tyvärr inte, utan denna informationen kommer från AD t. Kan man logga in på sin egen Lync på diskdatorn? - Visst det går bra men man kan bara vara inloggad på ett Lync-konto per windows dator. Dock kan man med fördel använda switch user om man har windows 7. Kan man stänga av funktionen att chatten sparas på E-postkontot? - Japp, det gör du i klienten.

11 Kostnader Konsult Utbildning Licens Inköp Utveckling Server/år Licenser Teknisk Administatör Förvaltare Kostnad/år Kostnad/ Implementation 1. Lync - BIT Online - P1 ADFS - delas med Office % av bastjänst 10% av bastjänst 2. Lync - Mah Online - P ADFS - delas med 10% av bastjänst Office Lync - Mah Onpremise - P1 + P2 4. Lync - Mah - Onpremise - P1+ P2 + Voice 200 Timmar (Logica) 200 Timmar (Logica) (Relacom offert för integration) 1 pers Mah personal - spetskompetens Lync server stycken win Forefront TMG 20% av bastjänst 10% av bastjänst 2008R2 x Enterprise 5019kr/år (enligt Logica) pers Mah Avaya 385x150 8 stycken win Forefront TMG 25% av bastjänst 10% av bastjänst personal R2 x Enterprise 5019->år spetskompetens (uppskattningsvis) Lync Server plus Cal Lync server kr->Användare->år 5019+(1200x70) Note: Ingen hänsyn har tagits till eventuella hårvaruinköp för användaren

12 SWOT Strengths Weaknesses Opportunities Threats 1. Lync - BIT Online P1 - SAAS - Låg implementationskostnad - Låg förvaltningskostnad - Ingen årlig licenskostnad - Viss manuell hantering av Licenser - Lync Voice ej möjlgt - Federerad InstantMessaging med msn/live/- lync-nätverk 2. Lync - Mah Online P1 - SAAS - Låg implementationskostnad - Låg förvaltningskostnad - Ingen årlig licenskostnad - Viss manuell hantering av Licenser - Lync Voice ej möjlgt - Federerad InstantMessaging med msn/live/- lync-nätverk 3. Lync - Mah Onpremise P1 + P2 - Låg årlig licenskostnad - Drift av egna servrar - Teknisk administation - Hög initial investeringskostnad - Inhouse kompetens - Federerad InstantMessaging med msn/live/- lync-nätverk - Stöd för XMPP - 4. Lync - Mah - Onpremise - P1+ p2 + Voice - Integration med telefoniväxel - Möjligheten att bättre jobba mobilt utan att vara beroende av mobiltelefon. - Möjlighet med 2 stegs telefonkö - Drift av egna servrar - Teknisk Administation - Hög initial investeringskostnad - Inhouse kompetens - Hög årlig licenskostnad - Svårt att få tag på konsulter som har erfarenhet av Voice - Federerad InstantMessaging med msn/live/- lync-nätverk - Stöd för XMPP

13 Scenarier Beskrivning 1. Lync - BIT Online - P1 - Bara BIT 2. Lync - Mah Online - P1 - Hela Malmö högskola använder Lync via Lync Online Office Lync - Mah Onpremise - P1 + P2 - Hela Malmö högskola använder Lync via egen server. 4. Lync - Mah - Onpremise - P1+ P2 + Voice - Hela Malmö högskola använder Lync via egen server. + Voice.

14

15 1 (6) RAPPORT Uppgjord (även faktaansv. om annan) Prepared (also subject resp. if other) Dokumentansvarig Christian Andersson Nr No PA1 I 1 SLUTRAPPORT LyncPiloten

16 2 (6) RAPPORT Uppgjord (även faktaansv. om annan) Prepared (also subject resp. if other) Dokumentansvarig Christian Andersson Nr No PA1 I 1 INNEHÅLL 1 MÅLUPPFYLLELSE PROJEKTIDÉ OCH MÅL PROJEKTFÖRLOPP ERFARENHETSÅTERMATNING ORGANISATION OCH ANSVARSFÖRDELNING INFORMATIONSSPRIDNING PROJEKT- OCH KUNDUPPLEVD KVALITET STYRGRUPPENS KOMMENTARER PROJEKTLEDNINGENS KOMMENTARER REKOMMENDATION TILL FORTSATT ARBETE REFERENSLISTA... 6

17 3 (6) RAPPORT Uppgjord (även faktaansv. om annan) Prepared (also subject resp. if other) Dokumentansvarig Christian Andersson Nr No PA1 I 1 1 MÅLUPPFYLLELSE 1.1 PROJEKTIDÉ OCH MÅL Projektidé - Citat ur projektdefinitionen: Att utvärdera Microsoft Lync 2010 som realtidskommunikationsverktyg för snabbmeddelande samt röst-och videosamtal på Malmö högskola. Idéuppfyllelse: Produkten godkändes av projektgruppens referensgrupp samt förslag för fortsatt arbete har sammanställts. Mål - Citat ur projektdefinitionen 1. Produkten kommer att bedömmas utifrån följande kriterier: Relevans Löser programmet den uppgift den är avsedd att lösa? Effektivitet Löser det uppgiften på ett snabbt och smidigt sätt? Attityd Är programmet tilltalande? Känns det bra? Lärbarhet Är det lätt att lära sig? Är det lätt att komma ihåg hur det används? 2. Projektet ska leverera följande inleverans till ett eventuellt projekt gällande implementation av Lync på hela Malmö högskola: - Tekniskt lösningsförslag - Uppskattad budget för en högskoleövergripande implementation - Redovisning av funktionella möjligheter utöver chattfunktionen Måluppfyllelse prototypen 1. Produkten mötte de förväntningar som referensgruppen hade på verktyget. Grunden till denna bedömning ligger i den enkätundersökning som utfördes på målgruppen samt den dialog som förts under projektets gång. (Se bilaga Enkät) 2. Tekniskt lösningsförslag Projektet rekommenderar en lösning via Office 365. Detta val är en kostnadseffektiv SAAS lösning som passar bra in i Malmö högskolas infrastruktur.

18 4 (6) RAPPORT Uppgjord (även faktaansv. om annan) Prepared (also subject resp. if other) Dokumentansvarig Christian Andersson Nr No PA1 I 1 Uppskattad budget för en högskoleövergripande implementation Endast en extern kostnad kan identifieras vid en högskoleövergripande implementation, utbildning av slutanvändare. Efter goda erfarenheter från E-postprojektet , där extern leverantör genomförde en omfattande utbildningsinsatts, rekommenderar projektet att en likande satsning görs även för Lync. Dock vill projektet påpeka att detta är en rekommendation, inte en förutsättning för vidare implementation. Lync är en enklare produkt än Outlook och goda erfarenheter från projektet visar på att användaren inte har några större problem att ta till sig funktionaliteten. Ungefärlig kostnad för extern utbildningsinsats: Redovisning av funktionella möjligheter utöver chattfunktionen Enkel och väl fungerande videosamtalsklient. Telefonifunktioner (vars funktionalitet har valts bort på grund av hög kostnadsbild se bilaga Kostnader) Delning av skrivbord via Lync Videokonferens med flera parter Integration med Outlook 2 PROJEKTFÖRLOPP Projektet följde i stort de uppställda planerna. En sak som utmärkte sig var att projektgruppen förändrades under projektets gång. Efter att Lync blivit implementerat hos målgruppen och deras omdöme utvärdet skalades projektgruppen ner till endast 2 personer. Detta för att effektivt kunna besvara frågan om Lync`s telefonifunktion var något att satsa på. Efter studiebesök, prisestimat från konsulter samt möte med Microsoft och växelleverantörer, gjordes bedömningen att telefonidelen av Lync skulle bli väldigt kostsam att implementera. Även om projektet är positivt inställd till telefonifunktionaliteten rekommenderar projektet att Malmö högskola avvaktar en Lync Voice implementation. 3 ERFARENHETSÅTERMATNING 3.1 ORGANISATION OCH ANSVARSFÖRDELNING Projektets dynamiska bemanning var en god erfarenhet. Mindre grupper för att bearbeta specialfrågor som Lync Voice är något som föll ut med gott resultat. Delegeringen från projektledaren kunde varit bättre. Projektledaren ägde nästan samtliga aktiviteter under projektets gång.

19 5 (6) RAPPORT Uppgjord (även faktaansv. om annan) Prepared (also subject resp. if other) Dokumentansvarig Christian Andersson Nr No PA1 I INFORMATIONSSPRIDNING Informationsspridningen från projektet skedde via e-post, resurshemsida samt Yammer-forum. Samtliga tre kanaler fungerade bra. 4 PROJEKT- OCH KUNDUPPLEVD KVALITET 4.1 STYRGRUPPENS KOMMENTARER Ett precist uppdrag och en klar målformulering har bidragit till att projektgruppen utan stöd från styrgrupp kunna ta sig an uppgiften. Projektgruppen har levererat ett enkelt, överskådligt och tydligt underlag på utsatt tid och med en genomgående hög kvalitet. Styrgruppen kunde tagit en aktivare roll i projektet men upplevde en stor trygghet i hur projektledare och projektgrupp hanterade utvecklingen i projektet. Avrapportering kommer att ske under möte med IT-ledningsgruppen. 4.2 PROJEKTLEDNINGENS KOMMENTARER Bra gruppdynamik Intressant produkt att arbeta med Bra upplägg på projektet Något få projektmöten Avsaknad av följande: Riskanalys WBS - Work breakdown structure Svagt dokumenterade projektmöten Projektmallarna måste göras om. Halva rapportskrivandet går åt till att sitta och formatera.

20 6 (6) RAPPORT Uppgjord (även faktaansv. om annan) Prepared (also subject resp. if other) Dokumentansvarig Christian Andersson Nr No PA1 I REKOMMENDATION TILL FORTSATT ARBETE 1. Teknisk lösning ska vara Office Externt utbildningsföretag används för slutanvändarutbildning. 3. Implementationsprojektet ska följa de utrullningsdokument som Microsoft rekommenderar i Lync Adoption kit Möjlighetsanalys av hur Lync kan användas i ett pedagogiskt perspektiv. Klart innan utrullning: 1. Systemägare samt förvaltare ska utses. 2. Etablera förvaltningsobjekt som uppfyller Malmö högskolas systemförvaltningsmodell. 3. E-postgrupper som speglar Malmö högskolas organisation ska skapas i Office 365 för att ge användare vid Malmö högskola möjlighet att använda grupphanteringen i Lync. 5 REFERENSLISTA Nicklas Dahlgren Solution Specialist Lync Voice, Microsoft Stefan Olin Säljare, Relacom Mats Hammartorp Tekniker, Relacom