Upphandling av personalsystem

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Upphandling av personalsystem"

Magnus Persson
för 7 år sedan
Visningar:

1 Tjänsteskrivelse Sida 1(1) Administrativa nämnden Charlotte Rolfsson, Datum Admnämnd/2016:6 050 Upphandling/ramavtal Upphandling av personalsystem Sammanfattning Nämnden har gett Lönecentrum och Kristinehamns kommun i uppdrag att upphandla personalsystem för de kommuner, bolag och förbund som ingår i samverkan av löneadministration. Avtalstiden för personalsystemet löper ut Därför måste en ny upphandling genomföras. Upphandlingen kommer att genomföras som ett projekt. Projektet omfattar förberedelser inför upphandling, anbud och utvärdering. Om upphandlingen leder till ett nytt personalsystem blir införandet av det ett eget projekt. Projektet kommer att ledas av Kristinehamns kommun med stöd av övriga kommuner, bolag och förbund inom vår samverkan. Beslutsunderlag Admnämnd tjänsteskrivelse Bilagor, projektdirektiv och projektorganisation Förslag till beslut Administrativa nämnden antar förslag till projektdirektiv och kostnader för projektet. Niclas Friman Personalchef Charlotte Rolfsson KRISTINEHAMNS KOMMUN E-post loncentrum@kristinehamn.se Postadress 50. Lönecentrum Kristinehamn Besöksadress Nämndhuset Tullportsgatan 13 Telefon Fax Bankgiro Organisationsnr

2 Projektdirektiv för upphandling av personalsystem Uppdragsgivare och projektägare Administrativa nämnden är uppdragsgivare för projektet upphandling av personalsystem. Projektägare är Niclas Friman Bakgrund och mål Inför bildandet av lönecentrum östra Värmland behöll respektive kommun sitt avtal med Aditro då vi alla hade samma leverantör. Efter genomförd samverkan omförhandlades befintligt avtal till ett gemensamt avtal. Avtalstiden är med option att förlänga ett + ett år. Detta innebär att avtalet löper ut senast Med anledning av avtalets upphörande och tiden som förflutit sedan senaste upphandlingen behöver en ny göras. Målet är att få ett system som ska vara ett stöd i HR- och lönearbetet för alla intressenter hos samtliga uppdragsgivare som ingår i vår gemensamma administrativa nämnd och för vilka lönecentrum sköter löneadministrationen. Systemet ska stödja ett effektivt och kvalitetssäkert arbetssätt både för Lönecentrum och användarna i kommun, bolag och förbund. Omfattning Projektet omfattas av upphandling av HR system för de kommuner, bolag och förbund som ingår i vår gemensamma administrativa nämnd. Upphandlingen har att ta hänsyn till hur man bestämmer gällande drift av HR-systemet, dvs om driften sker i egen regi lokalt eller tillsammans eller om det blir en molnet-tjänst. Krav och begränsningar Vilka integrerade systemet som ska ingå eller påverkas kommer att tydliggöras i förstudien och kravspecifikationen till upphandlingen.

3 Tidsplan Projektet beräknas pågå under tiden Tidsplanen avser förstudie, kravspecifikation, anbudsförfrågan, utvärdering och avtal. Om upphandlingen innebär ett byte av system så blir införandet av detta ett eget projekt och ingår inte i tidsplanen eller budgeten. Projektorganisation Projektorganisationen indelas i central och lokal projektgrupp. Den centrala projektgruppen ska leda och driva projektet. Lokal projektgrupp ska bistå med lokal verksamhetskompetens och förankring i egen verksamhet. Enligt bilaga Budget Projektet beräknas kosta 1.5 miljoner exklusive ett eventuellt införande av nytt system. I kostnaderna ingår: IT-upphandlare (50%) Projektledare (50%) Extraresurs för lönecentrum Konsult för fackkunskap kring upphandling av HR-system Övriga omkostnader kring projektet 350 tkr 350 tkr 250 tkr 375 tkr 175 tkr 1.5 miljoner Budgeten avser endast kostnader för central projektgrupp samt gemensamma kostnader för resor, omvärldsanalys och förstudie. Kostnader för lokala projektgrupper bekostas av respektive kommun, bolag eller förbund. Projektdirektivet undertecknas Kristinehamn 2016-xx-xx Niclas Friman, Projektägare

4 Bilaga projektdirektiv Projektorganisation Central projektgrupp Projektledare Systemförvaltare IT Styrgrupp, gemensam Personalchef, respektive kommun It-upphandlare Projektledare Lokal projektgrupp/kunskapsråd Bör innehålla kompetenser från: HR Ekonomi IT Bemanningsfunktion Olika användarrepresentanter

5 Bilaga projektdirektiv Lönecentrum - Intern projektledare - - Systemförvaltare - Löneadministratör - Verksamhetsutvecklare Representanter från de olika bolagen och förbundet behöver också involveras

Relevanta dokument

Riskanalys och internkontrollplan för Lönecentrum

Tjänsteskrivelse Sida 1(1) Datum 2014-03-31 Administrativ nämnd Charlotte Rolfsson,0550-86961 charlotte.rolfsson@kristinehamn.se Riskanalys och internkontrollplan för Lönecentrum Sammanfattning Syftet