E-faktura till offentlig sektor Anderz Petersson Martin Forsberg

Transkript

1 E-faktura till offentlig sektor Anderz Petersson Martin Forsberg

2 Praktiska frågor & inledning E-handel i offentlig sektor Direktivet samt lagförslaget Standarder och teknik PEPPOL Vad händer härnäst? Vad göra? Stöd Summering

3 Ekonomistyrningsverket

4 Huvudbudskapet idag All fakturering till offentlig sektor ska ske med e-faktura från Det är hög tid anpassa era tjänster.

5 Intressenter Leverantörer av faktureringstjänster och affärssystem Leverantörer av fakturaportaler Varu- och tjänsteleverantörer till offentlig sektor Factoringföretag Myndigheter, kommuner, kommunala bolag, landsting och regioner (ställ e-fakturakrav i upphandlingar) Revisorer och redovisningskonsulter

6 Årligt inköpsvärde i offentlig sektor

7 E-handel i offentlig sektor 2017 Ca 50 % av alla fakturor i kommuner och landsting är elektroniska 57% motsvarande andel inom staten i genomsnitt E-beställning obligatorisk i staten (> 50 anställda)

8 EU direktivet 2014:55 om elektronisk fakturering vid offentlig upphandling Offentlig sektor är skyldig att ta emot e-fakturor. E-fakturan ska följa den nya europeiska standarden som publicerades i EU:s officiella tidning den 17 oktober 2017 Final date för medlemsstaterna är den 18 april 2019 Direktivet öppnar för mer långtgående krav i respektive medlemsland

9 Elektroniska fakturor vid offentlig upphandling Ds 2017:31

10 Stor samhällsekonomisk nytta för alla parter, störst för mottagare 1,4 miljarder kronor nettonytta till 2023

11 Vad innebär lagförslaget? Sveriges väg att genomföra EU-direktivet 2014:55 Lagförslaget är mer långtgående än direktivet

12 Vad har regeringen beslutat?

13 Svar: INGENTING!

14 Men under vintern 2017/2018 så. En ny lag, som troligen kommer att gälla från och med 2019 Krav på elektronisk faktura till offentlig sektor! Omfattar alla upphandlingar dvs alla inköp! Inga fler pappersfakturor.

15 All offentlig upphandling omfattas 1 I denna lag finns bestämmelser om elektroniska fakturor vid offentlig upphandling. Alla upphandlingslagarna omfattas Alla fakturor omfattas, även direktupphandlingar Både svenska och utländska leverantörer omfattas

16 E-fakturor i strukturerade format för automatiserad behandling 2 Med elektroniska fakturor avses fakturor som har utfärdats, översänts och mottagits i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla dem automatiskt och elektroniskt. Större nytta med strukturerad information

17 Undantag för situationer med sekretess eller säkerhetskänslig verksamhet 3 Bestämmelserna i denna lag ska inte tillämpas i de fall användande av elektronisk faktura skulle innebära risk för 1. röjande av uppgifter som omfattas av sekretess, eller 2. skada i övrigt för säkerhetskänslig verksamhet. Situationer kan undantas, inte hela organisationer Respektive myndighet avgör, inget dispensförfarande I promemorian konstateras allmänt att PUL och OSL innehåller tillräcklig reglering rörande personuppgifter

18 Krav på enbart e-faktura till offentlig sektor 4 De fakturor som en leverantör utfärdar till en upphandlande myndighet eller enhet ska vara elektroniska och överensstämma med den europeiska standarden för elektronisk fakturering, om inte någon annan standard för elektronisk fakturering har avtalats. 5 Upphandlande myndigheter och enheter är skyldiga att ta emot och behandla fakturor som överensstämmer med den europeiska standarden för elektronisk fakturering. Krav både på köpare och leverantörer Överensstämma med den europeiska standarden Bilaterala överenskommelser möjliga om andra format

19 Föreskrifter för att underlätta tillämpningen 6 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om strukturerade elektroniska format och övriga former för det elektroniska översändandet av fakturor. Föreskrifter rörande fakturaformat utöver standarden Föreskrifter om överföringssätt mm Föreskrifter för alla inblandade parter

20 Sanktioner genom viten 7 Den myndighet som regeringen bestämmer får, om inte något annat avtalats enligt 4, vid vite förelägga en leverantör att de fakturor som leverantören utfärdar och som omfattas av bestämmelserna i denna lag ska överensstämma med den europeiska standarden för elektronisk fakturering. 8 Ett beslut att förelägga vite som har fattats enligt 7 får överklagas till allmän förvaltningsdomstol. Prövningstillstånd krävs vid överklagande till kammarrätten. En förhoppning att stödjande insatser ska fungera som lockbete Ett kraftfullt verktyg för att säkerställa efterlevnad

21 ESV:s antaganden 1. Regeringens lagförslag om e-faktura till offentlig sektor fullföljs 2. Lagen träder ikraft 1 januari ESV tilldelas uppgiften att koordinera information, stöd, föreskrifter samt viteshantering

22 Vad avses med elektronisk faktura? Definition enligt direktivet: en faktura som har utfärdats, översänts och mottagits i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla den automatiskt och elektroniskt Direktivet och lagförslaget anger att en ny europeisk standard ska användas PDF-faktura är inte att betrakta som en elektronisk faktura i detta sammanhang

23 Två viktiga aspekter för fungerande e- fakturering 1. Innebörden av affärstermerna i fakturan och det tekniska formatet som används vid utväxling 2. Formerna för överföringen av e-fakturan från säljaren till köparen

24 Den nya Europeiska Standarden

25 En datamodell - två tekniska format ISO/IEC 19845:2015 Universal Business Language 2.1 Syntaxbindning Semantisk datamodell (Affärstermer och regler) UN/CEFACT Cross Industry Invoice D16B

26 Hur förhåller sig den nya standarden till Svefakturan? Svefaktura 1 Stora likheter Svefaktura 2 (PEPPOL BIS) Mycket stora likheter Att kunna ta emot två olika tekniska syntaxer kommer introducera nya utmaningar för mottagarna men ger fakturautställaren möjlighet att välja

27 PEPPOL ett nätverk för köpare och säljare Teknik för att koppla ihop köpare och säljare Ihopkoppling görs via Accesspunkter Accesspunkter tillhandahålls av operatörer Köpare och säljare kan välja vilken Accesspunkt de vill Alla accesspunkter är sammankopplade och inga unika uppsättningar krävs Över organisationer är registrerade som mottagare i PEPPOL Användning av den nya europeiska standarden kommer att bli obligatorisk i PEPPOL

28 PEPPOL och offentlig sektor Många anslutna myndigheter, kommuner och landsting idag Föreskrift innebär obligatorium för alla statliga myndigheter i slutet av 2018 Lagförslaget ger möjlighet för ESV att ge ut föreskrifter för den elektroniska kommunikationen för hela den offentliga sektorn.

29 Lagar, förordningar, föreskrifter Riksdagen beslutar om lagar Regeringen beslutar om förordningar Myndigheter beslutar om föreskrifter alla tre är tvingande regler!

30 Var vi är i processen Remissvar 29/9 Standarden publicerad 17/10

31 Vad behöver ni göra? -Säkerställ att era system kan hantera e-faktura enligt den nya europeiska standarden -Viktigt att en investering i programvara ger anslutning till alla offentliga fakturamottagare

32 Vad behöver ni göra mer? Kommunicera till era kunder som har eller planerar skaffa sig kunder i offentlig sektor att e-faktura gäller Fundera över när anslutning till PEPPOL är relevant för er Notera att: ESV och SFTI rekommenderar PEPPOL

33 Stöd till er

34 SFTI Single Face To Industry SFTI är Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), Ekonomistyrningsverket (ESV) och Upphandlingsmyndigheten bedriver gemensamt ett arbete med att främja förutsättningarna för elektronisk handel.

35 Var kan jag lära mig mer? SFTI (Single Face To Industry) OpenPEPPOL

36 När du har frågor Gäller det tekniska frågor eller format /standardaspekter: Vänd er till SFTI: Övriga frågor: Om e-handel i staten:

37 Summering Ny lag om e-faktura väntas från 2019 Innebär att fakturering till offentlig sektor ska ske med e-faktura Den nya europeiska standarden som grund PEPPOL i Sverige Viteshantering via ESV Stöd finns via ESV och SFTI

38 Frågor

39 Tack!

40