Regeringsuppdrag. Rapport Svenskt deltagande i PEPPOL. Statusrapport - juni :26

Transkript

1 Regeringsuppdrag Rapport Svenskt deltagande i PEPPOL Statusrapport - juni :26

2 ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Publikationen kan laddas ner som tillgänglig PDF och beställas från Word-formatet kan tillhandahållas via Publikationsservice. Datum: Dnr: /2009 ESV-nr: 2010:26 Copyright: ESV Rapportansvarig: Sören Pedersen

3 Förord Förord Detta är Ekonomistyrningsverkets (ESV) avrapportering av arbetet hittills i regeringsuppdraget att samordna svenskt deltagande i Pan European Public Procurement On-Line (PEPPOL) I detta ärende har tillförordnad generaldirektör Bo Strömberg beslutat. Utredare Sören Pedersen har varit föredragande. 3

4 Innehåll Innehåll Förord Sammanfattning Inledning Syfte och mål Kort om PEPPOL Nulägesbeskrivning Skapa förutsättningar för gränsöverskridande e-fakturering inom EU Påbörjade och genomförda aktiviteter ESV:s fortsatta arbete Överbryggning av olika länders elektroniska infrastrukturer Påbörjade och genomförda aktiviteter ESV:s fortsatta arbete Kompetensutveckling och informationsspridning Påbörjade och genomförda aktiviteter ESV:s fortsatta arbete Riskanalys

5 Sammanfattning 1 Sammanfattning I denna rapport redovisas det arbete som ESV genomfört i regeringsuppdraget att samordna svenskt deltagande i PEPPOL. Här beskrivs genomförda aktiviteter och ESV:s fortsatta arbete. PEPPOL har den övergripande visionen att alla företag inom EU ska kunna kommunicera elektroniskt med alla EU-institutioner under hela inköpsprocessen. Syftet med projektet är att etablera en paneuropeisk pilotlösning, som i samverkan med existerande nationella lösningar stödjer en samverkande offentlig elektronisk hantering av hela inköpsprocessen i EU. Vidare är visionen att PEPPOL är framtidens nätverk för offentliga inköp i Europa med ett antal lösningar som sparar tid och pengar för alla inblandade. En faktura skapad i något EU-land är accepterad i alla andra EU-länder. Sverige deltar i PEPPOL projektet sedan november Den 18 juni offentliggjordes förfrågningsunderlag för upphandling av en svensk gateway till PEPPOL. På detta sätt får organisationer från offentlig sektor tillgång PEPPOLinfrastrukturen under pilotprojekten. Målet är att ett antal utländska varu- och tjänsteleverantörer fakturerar en eller flera av sina kunder, i svensk offentlig sektor, elektroniskt. Målsättningen är att efter en testperiod gå över i produktion, dvs. att pappersflöden upphör. 5

6 INLEDNING 2 Inledning 2.1 Syfte och mål Regeringen har uppdragit åt ESV att knyta tre organisationer från den offentliga sektorn som piloter till projektet avseende elektronisk faktura. Piloterna ska testa PEPPOL-infrastrukturen genom att ta emot elektroniska fakturor från en eller flera av sina utländska varu- och tjänsteleverantörer för att sedan gå över i produktion och ersätta pappersflöden. För att hjälpa pilottester i andra PEPPOL-deltagarländer kan svenska företag, som handlar med offentlig sektor i andra länder, använda den svenska PEPPOL -infrastrukturen. I projektet fokuserar ESV på piloternas arbete med e-fakturering och övriga delar, exempelvis den infrastruktur som byggs upp för att underlätta handel över gränserna. Piloter är myndigheter, kommuner och landsting samt deras leverantörer i andra länder. Det långsiktiga målet för det svenska deltagandet i PEPPOL är att 1 : Den offentliga sektorns gränsöverskridande handel är i dag mycket begränsad. Regeringen strävar därför efter att öka denna handel för Sveriges del. PEPPOL är ett sätt att stimulera denna utveckling samtidigt som de lösningar som tas fram inom PEPPOL också syftar till att ta till vara de små och medelstora företagens behov på området. Den offentliga sektorn har under de senaste åren varit aktiv i internationellt standardiseringsarbete kopplat till utvecklingen av e-fakturalösningar bl. a. inom UN/CEFACT. Den elektroniska handeln i svensk offentlig sektor vilar därför på internationella standarder. ESV:s arbete kring e-fakturor ansluter också väl till det arbete som bedrivs inom PEPPOL. Detta skapar goda förutsättningar för Sverige att påverka de lösningar för e-faktura som utvecklas i PEPPOL samtidigt som utvecklingsarbetet kan få betydelse för redan existerande lösningar i Sverige. Enligt regeringens mening kan arbetet i PEPPOL därmed främja utvecklingen av elektronisk handel på nationell nivå men även utvecklingen av den gränsöverskridande handeln. Uppdraget genomförs i samverkan med Finansdepartementet samt efter samråd med Kammarkollegiet och Sveriges Kommuner och Landsting. 2.2 Kort om PEPPOL PEPPOL är ett konsortium mellan medlemsstater i EU/EES. Det bildades 2008 på initiativ av Europeiska kommissionen i syfte att stimulera utvecklingen av den 1 Fi2009/1897 6

7 Inledning gränsöverskridande handeln och att förenkla upphandlingsprocessen genom elektroniska förfaranden. PEPPOL är ett projekt som delfinansieras till 50% av Europakommissionens ramprogram för konkurrenskraft och innovation (CIP) och till 50% av regeringen. Målet är att möjliggöra elektronisk handel (upphandling, beställningar och fakturering) över landsgränser på ett harmoniserat sätt. I dagsläget kännetecknas elektronisk handel i Europa av att man har olika regler och processer olika standarder och format olika tekniska lösningar för överföring olika proprietära och nationella lösningar olika säkerhetslösningar svårigheter i att sätta upp elektroniska flöden avsaknad av (kompatibla) partsregister PEPPOL adresserar utmaningarna genom rekommendera standarder för de olika affärsprocesserna (baserat på CEN Workshop BII) och att ta fram eller rekommendera standarder för de mer tekniska delarna såsom transportprotokoll och registerfunktion. PEPPOL har alltså tagit fram en specifikation för hur man på ett säkert sätt skickar/tar emot elektroniska dokument och en registerfunktion som gör att parter kan sökas och hittas automatiskt. Infrastrukturen som används inom PEPPOL är tänkt att fungera som en överbryggning mellan olika nationella lösningar. Ambitionen är alltså inte att ersätta befintliga lösningar. Det innebär att de svenska pilotorganisationerna kan fortsätta 7

8 INLEDNING med användning av det systemstöd de har idag (baserat på exempelvis SFTI:s Svefaktura). ESV offentliggjorde 18 juni förfrågningsunderlag för upphandling av en tjänst för att de organisationer som deltar i pilotprojekten ska kunna använda PEPPOL infrastrukturen utan någon kostnad. Rubriken på upphandlingen är Tillhandahållande och drift av Swedish Gateway för PEPPOLs infrastruktur. Avsikten är att om man idag kan ta emot e-fakturor enligt SFTI:s rekommendationer så att befintliga lösningen kan användas med marginella förändringar. Många operatörer och leverantörer av e-fakturalösningar har visat intresse för att ha eget inbyggt stöd för tekniken. På sikt finns möjligheten att även ha nationella e- fakturaflöden på detta sätt och därmed använda fördelarna med PEPPOL infrastrukturen. PEPPOLs projektorganisation är uppdelad i åtta arbetsgrupper (work packages - WP) WP1 Elektroniska signaturer WP2 Elektronisk företagsinformation WP3 Elektroniska kataloger WP4 Elektroniska beställningar WP5 Elektronisk fakturering WP6 Projektledning WP7 Marknadsföring WP8 Teknisk infrastruktur Sverige deltar i WP5 samt de obligatoriska WP6, WP7 och WP8. 8

9 Nulägesbeskrivning I nedanstående tabell framgår det vilka som deltar i respektive WP samt vem som koordinerar respektive WP (WPC work package coordinator): WP1 WP2 WP3 WP4 WP5 WP6 WP7 WP8 Land X X X X X WPC X X DIFI, Norge WPC X X X City of Bremen, Tyskland WPC X X X X Univ of Koblenz-Landay, Tyskland WPC X X X X X Consip, Italien X X WPC X X WPC NITA, Danmark X X WPC X X WPC X PEPPOL.AT, Österrike X X X X X X VM, Finland X X X X CNIPA, Italien X X X X X MEF, Italien X X X X X KSZF, Ungern X X X X X Intercent-ER, Italien X X X X CSI Piemonte, Italien X X X X X InfoCamere, Italien X X X X X X X Adetef, Frankrike X X X X X X X X EKEVYL, Grekland X X X X ANCP, Portugal X X X X X X ScotGov, Skottland X X X X ESV, Sverige 3 Nulägesbeskrivning Nedan följer en sammanställning av ESV:s arbete från november 2009 till och med juni 2010 samt en beskrivning av ESV:s fortsatta arbete från och med juli 2010 till projektslut november Skapa förutsättningar för gränsöverskridande e- fakturering inom EU Syftet med deltagandet i arbetsgrupp 5 (WP5), e-faktura, är att skapa förutsättningar för gränsöverskridande e-fakturering inom EU Påbörjade och genomförda aktiviteter ESV har påbörjat eller genomfört följande aktiviteter: Möten med pilotkandidaterna Lunds universitet, Stockholms läns landsting, Malmö stad och Statens Maritima museer 9

10 NULÄGESBESKRIVNING Deltagande i utvecklingsarbete av gemensamma specifikationer och handledningar Påbörjat upphandling av svensk gateway till PEPPOL-infrastrukturen för pilotprojekten. Förfrågningsunderlaget offentliggjordes den 18 juni Utveckling av mappning och konverteringsregelverk mellan Svefakturastandarden och det format som används i PEPPOL-projektet (STARTprotokollet) ESV:s fortsatta arbete Nedan redovisas de aktiviteter inom området som ESV avser att genomföra under resterande del av 2010 samt till och med november Fortsatt arbete med att rekrytera och stödja pilotorganisationer Delta i de projektgrupper inom PEPPOL, som tar fram riktlinjer och guider för användning av gränsöverskridande e-fakturering Avsluta upphandling av svensk gateway samt förvalta svensk gateway Stödja pilotorganisationer vid anslutning av varu- och tjänsteleverantörer 3.2 Överbryggning av olika länders elektroniska infrastrukturer Arbetsgrupp 8 (WP8) har som uppgift att ta fram och rekommendera standarder för den tekniska infrastruktur som används för att kommunicera mellan parterna Påbörjade och genomförda aktiviteter ESV har påbörjat eller genomfört följande aktiviteter: Tagit fram en arkitektur för hur svensk offentlig sektor kan integrera sina e- fakturalösningar i PEPPOL:s infrastruktur Deltagit i gemensamma aktiviteter i samband med framtagande och förbättring av specifikation för PEPPOL-infrastrukturen ESV:s fortsatta arbete Nedan redovisas de aktiviteter inom området som ESV avser att genomföra under resterande del av 2010 samt till och med november Delta i gemensamma aktiviteter för att förvalta och utveckla PEPPOLinfrastrukturen Stödja piloter i deras användning av svensk gateway till PEPPOL Stödja systemleverantörer som bygger egna lösningar 10

11 Nulägesbeskrivning 3.3 Kompetensutveckling och informationsspridning Påbörjade och genomförda aktiviteter ESV har påbörjat eller genomfört följande aktiviteter: I samarbete med Sveriges Kommuner och Landsting har två informationsträffar, för potentiella pilotorganisationer och systemstödsleverantörer, anordnats Skickat ut informationsbrev till de myndigheter som bedöms ha en ansenlig gränsöverskridande handel Anordnat möten med myndigheter som visat intresse för att delta som pilotorganisationer i ett tidigt skede ESV:s fortsatta arbete Nedan redovisas de aktiviteter inom området som ESV avser att genomföra under resterande del av 2010 samt till och med november Ta fram stöd- och informationsmaterial som syftar till att underlätta för pilotorganisationer att ansluta sina utländska leverantörer Medverka vid minst sex externa seminarier, konferenser och nätverk för att informera myndigheter, varu- och tjänsteleverantörer samt systemstödsleverantörer om projektet Vid behov arrangera ytterligare möten mellan myndigheter och leverantörer för att påskynda leverantörsanslutning Löpande ta fram information för ESV:s med flera berördas myndigheters webbplatser. Goda exempel och förebilder kommer att lyftas fram. Besvara frågor från myndigheter och varu- och tjänsteleverantörer 11

12 RISKANALYS 4 Riskanalys ESV genomför regelbundet riskanalyser i syfte att identifiera risker, som kan utgöra hinder och hot mot projektets måluppfyllelse. Syftet med riskanalyserna är också att kunna vidta nödvändiga åtgärder i god tid för att hantera och om möjligt eliminera identifierade risker. De kritiska risker som finns för närvarande och hur dessa hanteras summeras nedan: Tabell 1 Risker Risk Beskrivning Åtgärd Tillgång till utländska varutjänsteleverantörer som är villiga att införa e-fakturering Parallella standardiseringsinitiativ Länder med olika utgångspunkter Vissa länder har kommit mycket långt i användning av e-fakturering (såsom Danmark, Norge och Finland). Men i flera andra länder krävs ett längre införandearbete, eftersom förutsättningarna inte är lika välkända och etablerade där. PEPPOL använder sig av standarder som rekommenderas av CEN BIIprojektet. Flera parallella initiativ håller dock på att skapas på europeisk nivå, vilket kommer att leda till en otydlighet för SMEs val av tekniska lösningar. Vissa länder som deltar har lång erfarenhet av elektronisk handel i offentliga sektorn, medan andra knappt har någon erfarenhet alls. Det finns risk för att det kommer att ta en längre tid innan dessa är förberedda. Central koordinering av kontakter med varu- och tjänsteleverantörer har påbörjats, vilket underlättar att hitta intresserade varu- och tjänsteleverantörer. Fortsatt engagemang och bevakning av det internationella standardiseringsarbetet. Hanteras centralt inom det totala PEPPOL-projektet 12

13 ESV ansvarar för en ändamålsenlig ekonomisk styrning av staten. Vi utvecklar och förvaltar en effektiv ekonomisk styrning av statlig verksamhet. Vi tar fram bra besluts- och diskussionsunderlag för den ekonomiska politiken. Vi bidrar till en korrekt hantering av Sveriges EU-medel. ESV har bred och djup kompetens och arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn Box Fax ISSN: Stockholm ISBN: