Regeringsuppdrag. Rapport Införande av e-beställningar i staten

Transkript

1 Regeringsuppdrag Rapport Införande av e-beställningar i staten Statusrapport - december 2009

2 ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Publikationen kan laddas ner som tillgänglig PDF och beställas från Word-formatet kan tillhandahållas via Publikationsservice. Datum: Dnr: /2009 ESV-nr: 2009:34 Copyright: ESV Rapportansvarig: Peter Norén

3 Förord Förord Detta är ESV:s avrapportering av arbetet hittills i regeringsuppdraget att leda och samordna statens införande av e-beställningar 1. Målet är att myndigheterna ska kunna hantera egna och utgående beställningar elektroniskt senast vid utgången av I detta ärende har generaldirektör Hans Lindberg beslutat. Funktionsansvarig Peter Norén har varit föredragande. I den slutgiltiga handläggningen har också avdelningschefen Bo Strömberg deltagit. 1 Fi2007/9783 (delvis) 3

4 Innehåll Innehåll Förord Sammanfattning Inledning Syfte och mål Effektmål Genomförande Avgränsningar Riskanalys Förslag till regeringen om förlängt uppdrag till ESV Förlängt uppdrag Finansieringsbehov Förslag till regeringen om förordningsändringar Utgångspunkter för förslag till reglering Samla reglering inom området i en förordning Ikraftträdande och övergångsbestämmelser Föreskriftsrätt till ESV Ändringsförslag till förordningar och föreskrifter Förslag till reglering av fakturahantering Förslag till reglering av hantering av beställningar Förslag till reglering av standarder för beställnings- och fakturaprocesserna Analys av förutsättningar Förordning (2007:1244) om konsekvensutredning vid regelgivning Förordning (1994:2029) om tekniska regler Förslag till regeringen om införandeplan för e-beställningar Små myndigheter Etapp 1, införande den 1 januari Etapp 2, införande den 1 januari Etapp 3 införande den 1 januari Nybildade myndigheter efter den 1 januari Lägesrapport Information till myndigheter och leverantörer Genomförda aktiviteter ESV:s fortsatta arbete Stödpaket Genomförda aktiviteter ESV:s fortsatta arbete Införandeplan Genomförda aktiviteter ESV:s fortsatta arbete Reglering Genomförda aktiviteter ESV:s fortsatta arbete

5 INNEHÅLL 6.5 Standarder Genomförda aktiviteter ESV:s fortsatta arbete Leverantörsanslutning Genomförda aktiviteter ESV:s fortsatta arbete Uppföljning Genomförda aktiviteter ESV:s fortsatta arbete Beroenden av och påverkan på annan verksamhet Upphandling av statliga ramavtal för e-handelstjänst Kammarkollegiet Statlig inköpssamordning Riksarkivet E-delegationen Sveriges Kommuner och Landsting Övrig samverkan Särskilda frågor Tillgänglighet Köp av tjänster Små och medelstora företags möjligheter Bilaga 1 Illustration av stödpaket Införandeprocessen Bilaga 2 Förslag till innehåll i föreskrifter och allmänna råd om elektronisk hantering av beställningar och fakturor Föreskrift Beställning Faktura Gemensamt Allmänna råd Beställning Faktura Gemensamt Bilaga 3 Förslag till innehåll i föreskrift om standardformat för meddelanden i beställnings- och fakturaprocesserna Föreskrift Bilaga 4 Förslag till införandeplan Myndigheter med färre än 50 medelantal anställda Etapp 1, införande Etapp 2, införande Etapp 3, införande

6 SAMMANFATTNING 1 Sammanfattning I denna rapport redovisas arbetet som ESV genomfört i regeringsuppdraget att leda och samordna statens övergång till e-beställningar. Rapporten innehåller också planer för kommande arbete samt förslag till regeringen kring nödvändiga beslut inom området. ESV begär att regeringen förlänger uppdraget att leda och samordna statens införande av e-beställningar till ESV för den återstående perioden till och med ESV menar att uppdraget bör fortgå ytterligare ett år för att hantera eventuella kvarvarande problem efter införandets sista etapp. Finansieringsbehovet för detta arbete är uppdelat i två delar: 1. För genomförandet av arbetet att leda och samordna statens införande av e- beställningar har ESV ett årligt behov om 5 miljoner kronor till och med Särskild finansiering behövs för arbetet kring standarder inom e-handelsområdet där samverkan sker med Sveriges Kommuner & Landsting via Single Face To Industry (SFTI). ESV begär, för behovet av finansiering för statens del i SFTI, 1,6 miljoner kronor årligen till och med ESV har i rapporten 2008:20 föreslagit att en ny förordning skulle skapas för att samla reglering kring elektronisk fakturahantering och elektroniska beställningar 2. I dagsläget regleras elektronisk fakturahantering i förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Någon reglering av elektroniska beställningar finns inte. ESV har tagit fram förslag till tillägg och ändringar i förordningar. Förslagen omfattar samlad hantering av reglering kring e-faktura och e-beställningar i form av kraven: att hantera fakturor elektroniskt (befintlig) att hantera beställningar elektroniskt (ny) gällande standardformat för e-faktura (befintlig) gällande standardformat för e-beställningar (ny) Regeringen bör så fort som möjligt fastställa förslagen till ändringar i förordningar som specificeras i rapporten samt ge ESV föreskriftsrätt inom området. I rapporten redovisas förslag till innehåll i kommande föreskrifter. ESV har tagit fram ett förslag till införandeplan med tre etapper där ett senaste datum fastställs då myndigheterna ska vara färdiga för respektive grupp. ESV föreslår att 2 Se ESV 2008:20. 6

7 Sammanfattning kravet att myndigheter ska hantera sina beställningar elektroniskt träder i kraft redan den 1 januari Undantag kan sedan ges för de myndigheter som inte ingår i etapp 1 med ett år och för myndigheter i etapp 2 respektive två år för myndigheter i etapp 3. I rapporten finns ESV:s analys och redovisning av vissa särskilda frågor såsom små och medelstora företag, köp av tjänster samt tillgänglighet för personer med funktionshinder. Arbetet har bedrivits nära myndigheter och tillsammans med berörda samverkansparter. 7

8 Inledning 2 Inledning 2.1 Syfte och mål Denna rapport är ESV:s avrapportering av arbetet hittills i regeringsuppdraget att leda och samordna statens införande av elektroniska beställningar i statsförvaltningen 3, i fortsättningen benämnt Uppdraget. Regeringens mål är att myndigheterna ska kunna hantera egna och utgående beställningar elektroniskt senast vid utgången av När införandet av e-beställningar i staten är genomfört den 31 december 2013 är ESV:s mål att: Arbetar samtliga myndigheter strategiskt med sina inköp Kan samtliga myndigheter hantera sina beställningar elektroniskt Har ESV lett och samordnat statens införande av e-beställningar och lämnat stöd och information till myndigheterna och till deras leverantörer som underlättat införandet Har ESV deltagit i standardiseringsarbetet inom Single Face To Industry (SFTI) tillsammans med Sveriges Kommuner & Landsting och där förvaltat och gett stöd kring de standarder som rekommenderas för den offentliga sektorn, varuoch tjänsteleverantörer samt IT-företag. Har ESV gett förslag till formell reglering i förordning och föreskrifter som senare beslutats inom området. ESV har också ansvarat för att ge ut föreskrifter samt hanterat dispenser knutet till dessa regler. Har ESV lämnat flera delrapporter och en slutrapport om uppdraget som helhet till regeringen Effektmål Den lönsamhetsbedömning som ESV redovisade i tidigare uppdrag 4 visar att det finns en stor potential i ett samordnat införande av elektroniska beställningar i statsförvaltningen. Hos många myndigheter finns både besparingspotential i att effektivisera inköpsverksamheten samt kvalitetspotential genom att stärka den interna styrningen och kontrollen inom området. Hanteringen av beställningar, leveranser och fakturor stegen efter själva upphandlingsprocessen kan förenklas genom nya rutiner och användning av IT-stöd. På så sätt frigörs resurser som istället kan utnyttjas för att förbättra kvaliteten och servicen i myndigheternas verksamhet. Detta förenklar också hanteringen för statens varu- och tjänsteleverantörer. 3 Fi2007/9783 (delvis) 4 Införandet av elektroniska beställningar i staten, ESV 2008:14 8

9 INLEDNING Övergången till e-beställningar består av två centrala delar. 1. Utformning av processer, rutiner och mål för inköpsverksamheten. 2. Införande av IT-stöd som stödjer de definierade inköpsprocesserna. För att lyckas med övergången är det viktigt att myndighetens ledning engagerar sig i förändringsarbetet och avsätter resurser för arbetet. ESV visade 2008 att den största vinsten vid införande av e-beställningar i staten är att köpa varor och tjänster för lägre priser på sikt. Detta bestod i tre delar. Prisbesparingar avser bättre kunskaper om myndighetens behov, vilket på sikt ger möjligheter till bättre upphandlingar och därmed lägre priser för de inköp som görs i myndigheten. ESV har bedömt att dessa prisbesparingar är 0 procent 2010 och upp till 4 procent 2015, räknat på myndighetens totala inköpsvolym exkl. försörjningssektorerna. Ökad ramavtalstrohet innebär att myndigheten bättre utnyttjar fördelarna med ramavtal och faktiskt betalar enligt de avtalade priserna som myndigheten åstadkommit i ramavtalen. ESV har inte värderat denna nytta i pengar. Ökad prismedvetenhet innebär att beställare som använder IT-stöd tydligare ser vad saker faktiskt kostar, vilket underlättar prisjämförelser. ESV har inte värderat denna nytta i pengar. De interna processerna för att hantera beställningar, leveranser och fakturor kan effektiviseras ytterligare så att manuella moment och dubbelarbete försvinner. ESV har bedömt tidsbesparingen till 5-10 minuter per beställning. Det finns flera nyttor av kvalitativ karaktär som är svåra att värdera i pengar, men som ändå kan vara av mycket stor betydelse för verksamheten. Det gäller exempelvis förbättringar avseende, rättssäkerhet, möjligheter till uppföljning, IT-mognad och miljövinster. ESV har inte värderat dessa kvalitetsaspekter i pengar. 2.2 Genomförande ESV har i planeringen av arbetet gjort anpassningar utifrån de tilldelade ekonomiska ramarna samt det faktum att regeringsuppdraget gavs till ESV senare än väntat. I den mån det varit möjligt har enskilda aktiviteter skjutits på framtiden. Fokus har varit på att säkerställa att tidigt ge ett bra stöd och information till myndigheter samt att formell reglering ska kunna färdigställas. ESV genomför uppdraget i projektform. Nedanstående diagram visar projektets organisation: 9

10 Inledning Projektbeställare Bo Strömberg Styrgrupp Projektledare Peter Norén Referensgrupp Ca 25 myndigheter Samverkansgrupp KAM, RA, E-del, KKV, SKL Projektgrupp Figur 1: Projektorganisation En styrgrupp med representation från ESV, Sveriges, Kommuner & Landsting samt Kammarkollegiet har bildats för att ge projektbeställare och projektledare vägledning i beslutsfattande. En referensgrupp med representanter från cirka 25 myndigheter har funnits sedan januari 2008 för att skapa förankring kring de förslag och det arbete som ESV bedriver. I gruppen ingår en blandning av stora och små myndigheter. Gruppen består både av myndigheter som redan kommit långt i arbetet och de som ännu inte arbetat så mycket med dessa frågor. En samverkansgrupp med centrala myndigheter har bildats för att särskilt stämma av införandeplan och reglering. Gruppen har också tjänat syftet att lyfta upp gemensamma beröringspunkter med andra myndigheters verksamhet. I gruppen har Kammarkollegiet, Sveriges Kommuner & Landsting, Riksarkivet, E-delegationen och Konkurrensverket deltagit. Internt inom ESV har en projektgrupp bildats för genomförandet av projektet. En konsult från VHS Upphandling ingår i projektgruppen. 2.3 Avgränsningar I Uppdraget ingår inte följande delar: ESV kommer inte att analysera de delar av inköpsprocessen som berör upphandlingsprocessen. Dessa delar ansvarar Kammarkollegiet för i ett särskilt regeringsuppdrag om ett Nationellt Upphandlingsstöd. Se i övrigt under avsnitt 7.2 där samverkan med Kammarkollegiet redovisas. ESV:s projekt omfattar inte att upphandla statliga ramavtal för IT-stöd för e- handel. Det görs i ett separat projekt inom ESV. En kort redovisning av detta arbete görs i avsnitt

11 INLEDNING Genomförandet av förändringar i verksamheten hos enskilda myndigheter ingår inte i Uppdraget, däremot ska ESV ge stöd för detta arbete. Stöd kommer inte att ges för de beställningsprocesser som avser myndigheters försäljning av varor och tjänster. 2.4 Riskanalys ESV genomförde under oktober en riskanalys inom projektet i syfte att identifiera risker som kan utgöra hinder och hot mot projektets måluppfyllelse. Syftet var även att kunna vidta nödvändiga åtgärder i god tid för att hantera och om möjligt eliminera identifierade risker. De kritiska risker som identifierades och hur dessa hanteras summeras nedan: Risk Beskrivning Åtgärd Stort förändringsarbete hos myndigheter Myndigheter vidtar inte tillräckliga åtgärder i sitt förändringsarbete ESV är aktiva i rollen att ge stöd och information, fastställer formell reglering i god tid, har tät uppföljning samt visar förebilder och lyfter fram egna incitament för myndigheterna. Tidigt byte av e- fakturalösning Oklar finansiering för ESV Vissa myndigheter behöver byta dagens e-fakturalösning redan före införandet av e-beställningar. Osäkerhet i planering av arbetet då ESV inte har finansiering klar för hela genomförandet till Information och stöd minimerar eventuella problem. Diskussion med uppdragsgivare för att säkerställa tillräckliga resurser för genomförande av arbetet. Riskanalysen uppdateras fortlöpande i arbetet i enlighet med ESV:s projektmodell. 11

12 FÖRSLAG TILL REGERINGEN OM FÖRLÄNGT UPPDRAG TILL ESV 3 Förslag till regeringen om förlängt uppdrag till ESV Regeringens mål är att myndigheterna ska kunna hantera egna och utgående beställningar elektroniskt senast vid utgången av ESV behöver fortsätta det arbete som har inletts enligt de tidigare förslag som ESV lagt och de projektmål som redovisas för kommande år i avsnitt Förlängt uppdrag ESV begär att regeringen förlänger Uppdraget till ESV för den återstående perioden till och med Samtidigt ser ESV behov att förtydliga Uppdraget i form av följande tilläggsdirektiv: ESV ska fortlöpande följa upp införandet och vid behov föreslå åtgärder till regeringen för att säkerställa att införandet genomförs i enlighet med de mål som regeringen satt upp. ESV ska ge metodstöd för att följa upp administrativa nyckeltal och andra indikatorer vid övergången till e-beställningar för att visa de effekter som uppnås. ESV ska samordna kontakter med statens leverantörer för att underlätta leverantörsanslutning för e-beställningar. 3.2 Finansieringsbehov Finansieringsbehovet är uppdelat i två delar: 1. För genomförandet av arbetet att leda och samordna statens införande av e- beställningar har ESV ett årligt behov om 5 miljoner kronor till och med Särskild finansiering behövs för arbetet kring standarder inom e-handelsområdet där samverkan sker med Sveriges Kommuner & Landsting via Single Face To Industry (SFTI). ESV begär, för behovet av finansiering för statens del i SFTI, 1,6 miljoner kronor årligen till och med Ovanstående resursbehov är framtaget utifrån de mål för arbetet som redovisas i lägesrapporten enligt avsnitt 6. Där beskrivs också SFTI:s roll mer ingående. 12

13 Förslag till regeringen om förordningsändringar 4 Förslag till regeringen om förordningsändringar Behovet av formell reglering konstaterades av ESV i tidigare regeringsuppdrag 5. ESV ska enligt Uppdraget bedöma behovet av reglering på området. Syftet med en formell reglering är att: Ge frågan prioritet så att myndigheter inleder förändringsarbetet. Tydliggöra kraven på förändringar både i myndigheters verksamhet och avseende IT-stöd. Kraven stödjer arbete för att uppfylla effektmålen som är prisbesparingar, förenklad hantering samt förbättrad kvalitet och service. En utgångspunkt för arbetet har varit att inte styra mer än nödvändigt för att ge utrymme för de situationsanpassade lösningar som kan förekomma. Regeringen bör så fort som möjligt fastställa förslagen till ändringar i förordningar som specificeras nedan samt ge ESV föreskriftsrätt inom området för att ESV ska kunna färdigställa dessa förslag till reglering i form av föreskrifter. 4.1 Utgångspunkter för förslag till reglering Här redogörs för de ställningstaganden som ESV har gjort i arbetet med att ta fram förslag till formell reglering Samla reglering inom området i en förordning ESV föreslog i rapporten 2008:20 att en ny förordning skulle skapas för att samla reglering kring elektronisk fakturahantering och elektroniska beställningar 6. I dagsläget regleras elektronisk fakturahantering i förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Någon reglering av elektroniska beställningar finns inte. Motivet till att samla regleringen i en förordning är att beställningar och fakturor hanteras i samma process i myndigheternas verksamheter. Målgruppen är således densamma och risken finns att suboptimeringar i myndigheternas verksamhet uppkommer om dessa delar hanteras okoordinerat. Det är angeläget att regeringen fastställer regleringen av elektroniska beställningar så fort som möjligt för att arbetet med att införandet ska kunna genomföras inom den 5 se rapporterna ESV 2008:14 och ESV 2008:20. 6 Se ESV 2008:20. 13

14 FÖRSLAG TILL REGERINGEN OM FÖRORDNINGSÄNDRINGAR tidsram som regeringen har beslutat. För det fall att frågan om i vilken förordning som regleringen ska placeras kan leda till att regleringen inte fastställs under våren 2010 anser ESV att regeringen bör överväga att placera regleringen i en tillfällig förordning. Denna kan senare införlivas i annan reglering knutet till e-förvaltning eller motsvarande Ikraftträdande och övergångsbestämmelser Regeringen har beslutat att målet är att myndigheter ska hantera sina beställningar elektroniskt senast vid utgången av I ESVs: förslag konstaterades att införandet behöver göras stegvis 8. ESV:s förslag till införandeplan baseras på tre etapper där ett senaste datum för att vara färdiga fastställs för respektive grupp. De tre grupperna illustreras i nedanstående figur som också visar de beslut som behöver föregå införandet. Införandeplanen förklaras mer ingående i avsnitt 5. Beslutspunkter Beslut om förordning Beslut om föreskrifter inkl etapper Förordning träder i kraft (tidigare) Införandet klart Etappindelning Figur 2: Införandeplan och beslut om reglering Klardatum Etapp 1 Ca 30 Klardatum Etapp 2 Ca 70 Klardatum Etapp 3 Ca 70 Genom särskilt beslut ges senare klardatum ESV föreslår att kravet att myndigheter ska hantera sina beställningar elektroniskt träder i kraft redan den 1 januari Undantag kan sedan ges för de myndigheter som inte ingår i etapp 1 med ett år och för myndigheter i etapp 2 respektive två år för myndigheter i etapp 3. ESV bör ges möjlighet att ge undantag till kravet. 7 Budgetproposition 2010, utgiftsområde 2, avsnitt 4 8 Se ESV 2008:20. 14

15 Förslag till regeringen om förordningsändringar Föreskriftsrätt till ESV ESV bör ges föreskriftsrätt till de paragrafer som föreslås i avsnitt 4.2. ESV anser att det är nödvändigt att förtydliga förordningstexten med mer detaljerade regler genom föreskrifter och allmänna råd. Detta för att myndigheternas tillämpning av reglerna ska bli enhetlig. 4.2 Ändringsförslag till förordningar och föreskrifter ESV har tagit fram förslag till tillägg och ändringar i förordningar. De förslag som lagts baseras på den rapport som ESV lämnade till regeringen i oktober 2008 med förslag till införande av e-beställningar i staten 9. Förslagen omfattar samlad hantering av reglering kring e-faktura och e-beställningar i form av kraven: att hantera fakturor elektroniskt (befintlig) att hantera beställningar elektroniskt (ny) gällande standardformat för e-faktura (befintlig) gällande standardformat för e-beställningar (ny) Observera att de förslag till innehåll i föreskrifter och allmänna råd som redovisas i rapporten ännu inte har genomgått den formella regelgivningsprocessen inom ESV. Lydelser kan komma att ändras i slutgiltig behandling innan fastställande. Nedanstående figur illustrerar hur dagens reglering av fakturahantering ser ut och hur framtida reglering av beställningar och fakturor bör hanteras samlat: Idag Framöver 2000:606 Bokföring 21 f faktura ESV Föreskrifter & Allm. råd 21 f ESV Föreskrifter& Allm. råd Hantera beställning och faktura 2003:770 Elektroniskt Info.utbyte Verva föreskrift standard e-faktura Ny förordning ESV Föreskrifter & Allm. råd Standarder beställning och faktura Figur 3: Översikt över dagens och framtida reglering 9 Införande av e-beställingar i staten, ESV 2008:20 15

16 FÖRSLAG TILL REGERINGEN OM FÖRORDNINGSÄNDRINGAR Förslag till reglering av fakturahantering ESV föreslår att befintlig reglering i förordningen om myndigheters bokföring som avser elektronisk fakturahantering flyttas som tillägg i ny förordning, det vill säga: En myndighet ska hantera inkommande och utgående fakturor elektroniskt. Ekonomistyrningsverket får besluta om undantag från kravet enligt första stycket om det finns särskilda skäl. En konsekvens av detta blir också att ESV:s befintliga föreskrifter till paragrafen behöver ersättas av nya föreskrifter. Förslag till innehåll i föreskrifter och allmänna råd redovisas i bilaga 2. Innehållet avseende fakturahantering i detta förslag är i stort sett likadant som dagens föreskrift, enbart mindre förtydliganden kommer att göras i samband med att en förändring sker Förslag till reglering av hantering av beställningar ESV föreslår att ny reglering införs i förordning avseende myndigheters hantering av beställningar: En myndighet ska hantera utgående beställningar elektroniskt. Ekonomistyrningsverket får besluta om undantag från kravet enligt första stycket om det finns särskilda skäl. I Uppdraget anger regeringen att små myndigheter ska undantas från införandet. Ett undantag från kravet i förordningen bör således införas för små myndigheter. Med små myndigheter avses myndigheter med färre än 50 anställda. Läs mer om hur små myndigheter definieras i avsnitt 5. På samma sätt som ESV har haft möjlighet att besluta om undantag från kravet på elektronisk hantering av fakturor om det finns särskilda skäl anser ESV att det bör finnas möjlighet för ESV att besluta om undantag från kravet att hantera beställningar elektroniskt. Undantag ska även här enbart ges till myndigheter som har särskilda skäl. Exempel på särskilda skäl kan vara att en myndighet ett enstaka år överskrider det antal anställda som myndigheten ska ha för att följa regleringen. Regleringen bör kompletteras med rätt till ESV att utfärda tillämpningsföreskrifter. Förslag till innehåll i nya föreskrifter och allmänna råd redovisas i bilaga 2. 16

17 Förslag till regeringen om förordningsändringar Förslag till reglering av standarder för beställnings- och fakturaprocesserna ESV föreslår att ny reglering införs i förordning rörande föreskriftsrätt för standarder för beställnings- och fakturaprocesserna enligt följande: Ekonomistyrningsverket får meddela föreskrifter i fråga om standarder eller liknande krav som ska vara gemensamma för elektroniskt informationsutbyte i beställnings- och fakturaprocesser. Ekonomistyrningsverket får besluta om undantag från kravet enligt första stycket om det finns särskilda skäl. ESV föreslår att de befintliga föreskrifter och allmänna råd som Verva utfärdat kring e-fakturor ersätts av en breddad föreskrift som också beaktar standarder för e- beställningar. Ett förslag till innehåll i sådan föreskrift redovisas i bilaga 3. Undantag kan vara nödvändiga i vissa fall, exempelvis om en myndighet har stora inköp från företag i en bransch med andra beställningsrutiner än de som stöds av rekommendationerna från SFTI som anges i bilaga 3. De föreskrifter och allmänna råd som därmed utgår är: Vervas föreskrifter om statliga myndigheters elektroniska fakturor (VERVAFS 2007:1) Vervas allmänna råd till föreskrifter om statliga myndigheters elektroniska fakturor, VERVAFS 2007:1 Verva (VERVAFS 2007:1AR) Denna reglering ersätts istället med en ny föreskrift. Ett förslag till innehåll i ny föreskrift och allmänna råd redovisas i bilaga Analys av förutsättningar ESV kommer enligt ovanstående förslag att ge ut nya föreskrifter och allmänna råd till regeringens reglering av e-beställningar. Nedan beskrivs några överväganden ESV måste beakta i det kommande arbetet att färdigställa denna reglering Förordning (2007:1244) om konsekvensutredning vid regelgivning I samband med utfärdande av föreskrifter och allmänna råd ska en konsekvensutredning göras. ESV har i delrapporten 2008:14 redogjort för myndigheternas kostnader för att införa elektroniska inköpsprocesser. ESV beräknade även nyttan av ett införande. 17

18 FÖRSLAG TILL REGERINGEN OM FÖRORDNINGSÄNDRINGAR ESV anser att det inte behöver göras någon ytterligare utredning av myndigheternas kostnader för att införa elektroniska beställningar. De utredningar som har gjorts visar att ett införande av elektroniska beställningar för myndigheter med mer än 50 medelantal anställda är lönsamt på några års sikt, förutsatt att införandet görs enligt ESV:s förslag Förordning (1994:2029) om tekniska regler Förordningen avser att när formell reglering görs i form av föreskrifter och liknande ska inte dessa medföra hinder för en fungerande inre marknad. Enligt förordningen ska anmälan göras till europeiska kommissionen i de fall regler utfärdas knutet till viss teknik. Innan en föreskrift får träda i kraft måste myndigheten ha fått ett godkännande av kommissionen. ESV bedömer inte att dessa förslag är av sådan art att det skulle kräva en anmälan enligt förordningen eftersom det avser standarder som rekommenderas utifrån etablerade öppna standarder från internationella organ eller andra de-facto standarder. Vidare avser det enbart gäller krav på en grundläggande nivå för myndigheter att ha kapacitet att hantera åtminstone dessa standarder. 18

19 Förslag till regeringen om införandeplan för e-beställningar 5 Förslag till regeringen om införandeplan för e-beställningar Nedanstående figur illustrerar ESV:s förslag till införandeplan. ESV föreslår ett stegvist införande i tre grupper. Den första gruppen, som ska tillämpa regleringen från den 1 januari 2012, ska enligt förslaget vara mindre än de två senare. Etapp 2 och 3 föreslås ha ungefär lika stort antal myndigheter. Etapp 2 ska tillämpa regleringen från den 1 januari 2013 och etapp 3 från den 1 januari Införa etapp 3 Egna initiativ Införa etapp 2 Utveckla stödpaket Införa etapp 1 Förvalta & vidareutveckla Upphandla Kunskapsdelning Figur 4: Införandeplanen Nedan summeras de utgångspunkter som ESV haft i detta arbete: 1. ESV föreslår att införandeplanen samordnas med reglering inom området. 2. Datum för införande sätts tidigt, genom att förordningen träder i kraft den 1 januari ESV ges föreskriftsrätt och möjlighet att ge undantag. 4. Utifrån formellt mandat kan ESV besluta om senareläggning för de grupper som tas fram i införandeplanen. 5. Nybildade myndigheter omfattas av förordningen efter ikraftträdandet och får vid behov begära undantag. 19

20 FÖRSLAG TILL REGERINGEN OM INFÖRANDEPLAN FÖR E-BESTÄLLNINGAR 5.1 Små myndigheter Enligt Uppdraget ska små myndigheter undantas från införandet. Med små myndigheter avses i Uppdraget de med färre än 50 anställda. ESV håller med regeringen om att små myndigheter ska undantas då de inte gör inköp i så stora volymer att det lönar sig att införa elektronisk hantering av beställningar. För det fall att en liten myndighet själv bedömer att effektivitetsvinster kommer att uppnås bör myndigheten överväga att gå över till att hantera beställningar elektroniskt ändå. Begreppet anställda bör enligt ESV jämställas med medelantal anställda. I ESV:s allmänna råd till 2 kap. 4 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag har ESV förtydligat vad som avses med medelantal anställda. Detta förtydligande bör användas i samband med reglering av elektroniska beställningar eftersom det är enligt dessa regler som myndigheterna beräknar och rapporterar medelantal anställda i HERMES. ESV har utgått från myndigheternas rapportering av medelantal anställda i HERMES i arbetet att ta fram förslag till införandeplan. Det är således de myndigheter som 2009 har 50 eller fler i medelantal anställda som ingår i införandeplanen. Samtliga myndigheter som ligger nära gränsen 50 i medeltal anställda har placerats i etapp 3. Eventuellt kan vissa myndigheter under de kommande åren minska antalet anställda och därmed inte omfattas av kravet att införa elektroniska beställningar. På samma sätt kan myndigheter som i dagsläget inte ska omfattas av kravet göra det vid ett senare tillfälle. En avstämning kring gränsdragning mellan etapp 3 och de som undantas dessa krav kan lämpligen göras per den 1 januari 2012 då förordningen träder i kraft. Det ger dessa myndigheter två års förberedelsetid. 5.2 Etapp 1, införande den 1 januari 2012 ESV förslår att etapp 1 i första hand omfattar myndigheter som redan är på väg mot ett införande och kommit långt med detta arbete. Införandet ska vara genomfört senast den 1 januari I ESV:s delrapport Införande av elektroniska beställningar i staten 10 föreslog ESV att det är de största myndigheterna som har mest resurser och bäst förutsättningar för införandet som bör bana väg för övriga myndigheter. En grupp på 30 myndigheter föreslås därför ingå i etapp 1. Av dessa 30 myndigheter ingår drygt 20 i ESV:s referensgrupp för införande av elektroniska beställningar i staten. I bilaga 4 redovisas vilka de 30 myndigheter som föreslås ingå i etapp l. 10 ESV 2008:14. 20

21 Förslag till regeringen om införandeplan för e-beställningar 5.3 Etapp 2, införande den 1 januari 2013 ESV föreslår att etapp 2 på samma sätt som föreslogs i etapp 1 i första hand omfattar de största myndigheterna som har mest resurser och bäst förutsättningar för införandet. Samtliga 21 länsstyrelser samt de flesta universitet och högskolor ingår i den här gruppen. I bilaga 4 redovisas vilka de 67 myndigheter som föreslås ingå i etapp Etapp 3 införande den 1 januari 2014 ESV föreslår att etapp 3 omfattar resterande myndigheter. Det är de myndigheter som har 50 eller fler i medelantal anställda och som inte ingår i grupperna för etapp 1 eller 2 som ingår i den här gruppen. I bilaga 4 redovisas vilka de 66 myndigheter som 2009 uppfyller kraven för att omfattas av regleringen och därför ska införa elektronisk hantering av beställningar per den 1 januari Nybildade myndigheter efter den 1 januari 2012 Med den föreslagna lösningen omfattas myndigheter som bildas efter den 1 januari 2012 med automatik av kraven. Detta eftersom de inte ingår i någon av grupperna som har ett senarelagt införande. De kan vid behov begära ett tillfälligt undantag från kraven. 21

22 LÄGESRAPPORT 6 Lägesrapport Här följer en sammanställning av ESV:s arbete under perioden juni till december Uppdelningen baseras på den indelning som ESV arbetar efter i projektet. För varje område redovisas genomförda aktiviteter och föreslagna mål för fortsatt arbete. Förslag från ESV som kräver åtgärder av regeringen redovisas i avsnitt 3 och 4 i denna rapport. 6.1 Information till myndigheter och leverantörer I arbetsområdet Information ingår att ta fram informationsmaterial och kommunicera budskap till målgrupper inom ESV:s projekt. I detta arbete ingår också att ta fram informationsmaterial som myndigheterna själva kan använda i kommunikationen med sin egen organisation och gentemot sina leverantörer Genomförda aktiviteter Under 2009 har ESV slutfört följande aktiviteter inom arbetsområdet Information: Tagit fram en informations- och kommunikationsplan för projektarbetet som beskriver målgrupper, budskap och kanaler för informationsspridning. Producerat informationsmaterial som förklarar nytta, motiv och konsekvenser med införandeprojektet samt en beskrivning av vad förändringsarbetet innebär för myndigheterna och näringslivet. Detta material ligger utanför det så kallade stödpaketet. Skickat informationsbrev till myndighetsledningar samt till ansvariga för inköpsfrågor för att informera om nytta, motiv och konsekvenser av införandeprojektet. Medverkat vid ett antal externa seminarier och föredrag för att informera om statens införande av e-beställningar. Anordnat två informationsdagar för myndigheter för att informera om arbetet med e-handel (e-beställningar och e-faktura). Närmare 200 personer deltog vid dessa möten. Skapat kontaktlista för ansvariga/projektledare i myndigheterna. Skapat en funktionsadress, e-handel@esv.se, för att kunna ta emot frågor från myndigheter och varu/tjänsteleverantörer. Publicerat information om projektet via ESV:s webbplats ESV:s fortsatta arbete Nedan redovisas de projektmål som ESV definierat för det fortsatta arbetet inom området 22

23 Lägesrapport : Löpande kommunicera information via ESV:s webbplats. Goda exempel och förebilder kommer att lyftas fram. Medverka vid minst tio externa seminarier och föredrag för att informera om övergången till e-beställningar. Anordna minst fyra informationsdagar för myndigheterna för att informera om arbetet med e-beställningar. Informationsträffarna genomförs halvårsvis med 2-3 tillfällen per omgång. Anordna informationsdagar för myndigheterna för att presentera de statliga ramavtal som ESV tecknar inom IT-stöd för e-handel. Anordna tio kortare informationsmöten, t.ex. frukostmöten, för statens varu- och tjänsteleverantörer. Skicka nyhetsbrev till myndigheternas kontaktpersoner/projektledare varannan månad om frågor relaterade till införandet. Besvara frågor från myndigheter och varu/tjänsteleverantörer t.ex. via funktionsadressen 6.2 Stödpaket I arbetsområdet Stödpaket ingår att ta fram och publicera information och verktyg som hjälper myndigheterna att definiera sitt strategiska inköpsarbete och därefter införa nya arbetssätt och ett IT-stöd för elektronisk handel. Stödpaketet ska erbjuda information på ett lättillgängligt, begripligt och sökbart sätt och är tänkt att användas av projektledare för myndigheternas införandeprojekt, ekonomichefer, inköpschefer, administrativ personal och IT-personal. Stödpaketet baseras på en myndighetsorienterad införandeprocess i olika faser och kommer att levereras i flera delleveranser baserat på de olika faserna. Varje fas kommer att innehålla syfte, mål, aktivitetsbeskriving och exempel/mallar. Efter varje fas definieras mätpunkter att stämma av sitt eget arbete mot. En mer omfattande presentation av stödpaketet finns i bilaga 1. Den första leveransen av stödpaketet finns via ESV:s webbplats, Genomförda aktiviteter Under 2009 har ESV slutfört följande aktiviteter inom arbetsområdet Stödpaket: Definierat stödpaketets omfattning, format och grundläggande struktur. Stämt av stödpaketets upplägg och inriktning med referensgruppen för e- beställningar. Levererat första delleveransen av stödpaket avseende övergripande införandeprocess och myndigheternas förberedelser. Denna leverans innehåller 23

24 LÄGESRAPPORT även en självtest avseende inköpsfrågor för att myndigheterna ska kunna få en fingervisning om hur stort förändringsarbete man står inför ESV:s fortsatta arbete Nedan redovisas de projektmål som ESV definierat för det fortsatta arbetet inom området. 2010: Producera och publicera ytterligare delleveranser av stödpaketet. Indelning och tidsplan fastställs senare. Förvalta och vidareutveckla färdiga delar av stödpaketet 2011: Förvalta och vidareutveckla stödpaketet. 6.3 Införandeplan Arbetsområdet Införandeplan omfattar en modell för hur ett etappvis införande av e- beställningar ska göras i staten. Förslaget har tagits fram med en fördelning per etapp av myndigheterna. Införandeplanen har samordnats med reglering inom området. Införandeplan beskrivs mer ingående i avsnitt Genomförda aktiviteter Under 2009 har ESV inom detta område slutfört följande aktiviteter: Tagit fram modell för införandeplan i form av definition av kriterier för ordningsföljd, antal etapper, etappers längd samt beskrivning av tillvägagångssätt för förankring med myndigheter. Tagit fram förslag till införandeplan som beskriver valda etapper och anger vilken etapp respektive myndighet ska ingå. Samordnat införandeplan med reglering inom området ESV:s fortsatta arbete Nedan redovisas de projektmål som ESV definierat för det fortsatta arbetet inom området : Fastställa införandeplan våren 2010 efter nödvändig förankring hos myndigheter. Vid behov revidera införandeplan samt bevilja undantag. 24

25 Lägesrapport 6.4 Reglering Arbetsområdet Reglering har omfattat att ta fram förslag till regeringen kring författningstexter rörande förordningar och föreskrifter för e-beställningar samlat med redan existerande reglering av fakturahanteringen. Längre fram i införandet ingår också knutet till arbetsområdet även stöd i tillämpning av regler och hantering av undantag. Förslag till formell reglering lämnas i avsnitt Genomförda aktiviteter Under 2009 har ESV inom detta område slutfört följande aktiviteter: Tagit fram förslag till reglering av fakturahantering och beställningar inkl standarder samlat som i denna rapport presenteras för regeringen för fastställande. Integrerat införandeplan i regleringsförslag ESV:s fortsatta arbete Nedan redovisas de projektmål som ESV definierat för det fortsatta arbetet inom området : Fastställ under första halvåret 2010 föreskrifter i enlighet med (kommande) föreskriftsrätt. Vid behov ta fram handledning inom området som förklarar regelverket. Hantera ansökningar om undantag. Förvalta regelverk i form av föreskrifter, allmänna råd och eventuella handledningar. 6.5 Standarder Standarder omfattar fortlöpande arbete inom ramen för Single Face To Industry (SFTI) som är offentlig sektors samverkansorgan i e-handelsfrågor. Standarder för e-faktura och e-beställningar utgör gränssnitten mellan köpare och säljare. Det är angeläget att etablera gemensamma standarder inom området. Genom användning av etablerade öppna standarder underlättas införandet för alla inblandade, både myndigheter och företag. ESV har i tidigare arbete konstaterat att användning av öppna standarder är ett viktigt område för att ett samordnat införande i staten ska lyckas. Inte minst är det viktigt för de varu- och tjänsteleverantörer som handlar med statliga myndigheter. Dessa leverantörer är också ofta leverantörer till kommuner och landsting vilket gör samverkan naturlig. 25

26 LÄGESRAPPORT Single Face To Industry (SFTI) etablerades under slutet av 1990-talet. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har varit huvudman sedan början och den statliga representationen har skiftat över tiden. Sedan 2005 deltar ESV i SFTI som huvudman jämte SKL. Syftet med detta forum har sedan dess varit att ge rekommendationer om standarder för köpare i offentlig sektor och de varu- och tjänsteleverantörer de offentlig sektor handlar med. I arbetet deltar också företrädare för IT-företag. SFTI är idag etablerat och har byggt upp ett stort kontaktnät såväl nationellt som internationellt. Elektroniskt informationsutbyte med tillhörande meddelandestandarder och lösningar för elektronisk överföring förutsätter kunskaper inom området. Särskilt i samband med övergången till nya rutiner är det viktigt att ett väl fungerande stöd finns till hands. Konsekvensen riskerar annars bli både fördyrat och försenat införande både för enskilda myndigheter och för staten som helhet. En viktig del i SFTI:s arbete har därför varit att ge stöd och information till de som använder de standarder som rekommenderas av SFTI. Stödet ges i olika former som information på webbplats, seminarier, informationsmaterial samt svar på frågor. En central del i SFTI:s verksamhet har varit etableringen av ett tekniskt kansli bestående av upphandlade experter som står för sakkompetens inom området som saknas hos ESV och Sveriges Kommuner och landsting. SFTI kan genom det tekniska kansliet avlasta ESV i införandet rörande tekniska frågor. Eftersom det hanteras samordnat med kommuner och landsting uppnås större enhetlighet och kostnaden för stödet kan delas mellan de olika huvudmännen. Standardiseringsarbetet har karaktär av löpande verksamhet, men hanteras inledningsvis ändå inom ramen för projektet Genomförda aktiviteter Under 2009 har ESV inom detta område slutfört följande aktiviteter: Deltagit i SFTI:s löpande verksamhet i form av styrgrupp, beredningsgrupp, kanslimöten och flertalet arbetsgrupper. Särskilt medverkat i arbetet med standardiseringsprojektet inom CEN kallat Business Interoperability Interfaces on public procurement in Europe (CENBII). Analyserat eventuella särskilda behov av standarder knutet till myndigheternas köp av tjänster (istället för varor). Fortsatt arbetet med förenklingar av standarder för avancerade e-beställningar i Scenario 6 Avrop mot ramavtal genom definition av bas-innehåll. 26

27 Lägesrapport Medverkat i arbete att etablera en enklare produktkatalog (pris- och produktinformation) som har XML-syntax ESV:s fortsatta arbete Nedan redovisas de projektmål som ESV definierat för det fortsatta arbetet inom området : Delta i SFTI:s löpande verksamhet i form av styrgrupp, beredningsgrupp, kanslimöten och flertalet arbetsgrupper. Särskilt medverka i arbetet med standardiseringsprojektet CENBII i dess nästa fas. Medverka i arbete att etablera en enklare produktkatalog (pris- och produktinformation) som har XML-syntax. Medverka i arbete att ta fram kompletterande stöd för SFTI Sveorder. Medverka i arbete att ta fram rekommendationer kring arkivering. Konkretisering av ytterligare arbetsgrupper görs längre fram i verksamhetsplanering för Leverantörsanslutning I arbetsområdet Leverantörsanslutning ingår att förmedla information till statens prioriterade varu- och tjänsteleverantörer samt att samordna myndigheternas kontakter med dessa företag. I arbetet ingår även att sprida information om SFTI:s standarder samt att synliggöra information om enskilda leverantörer och offentliga köpare i ett publikt register Genomförda aktiviteter Under 2009 har ESV slutfört följande aktiviteter inom arbetsområdet Leverantörsanslutning: Utvecklat SFTI:s partsregister för e-handel, som är en webbaserad tjänst för att söka/visa uppgifter om köpare/säljare och deras användning av SFTI:s standarder inom e-handelsområdet. Informerat myndigheterna på möten och via informationsmatieral om hur man arbetar med leverantörsanslutning. Inlett diskussioner med ramavtalsansvariga myndigheter om e-beställningar och hur de kan förbereda sina ramavtal för e-handel ESV:s fortsatta arbete Nedan redovisas de projektmål som ESV definierat för det fortsatta arbetet inom området. 27

28 LÄGESRAPPORT : Fortsätta samarbetet tillsammans med statlig inköpssamordning för att hittta former för att göra statliga ramavtal anpassade för e-handel. Ta fram informationsmaterial som syftar till att underlätta myndigheternas arbete med leverantörsanslutning (del av arbetspaketet Stödpaket). Arrangera informationsmöten för leverantörer (del av arbetspaketet Information till myndigheter och leverantörer). Vid behov arrangera möten mellan myndigheter och leverantörer för att påskynda leverantörsanslutning. 6.7 Uppföljning Uppföljning omfattar att fortlöpande följa upp införandet av e-beställningar i de statliga myndigheterna för att se vilka ytterligare åtgärder som kan behöva vidtas. Längre fram i arbetet ska effekter följas upp med hjälp av administrativa nyckeltal och andra mätningar Genomförda aktiviteter Under 2009 har ESV inom detta område slutfört följande aktiviteter: Identifierat myndigheter som kan agera förebilder, vilket innebär att dela med sig av erfarenheter och delta i kvalitetssäkringen av ESV:s utformning av stödpaketet. Etablerat kontaktlista för ansvariga/projektledare i respektive myndighet ESV:s fortsatta arbete Nedan redovisas de projektmål som ESV definierat för det fortsatta arbetet inom området : Mäta utgångsläge kring administrativa nyckeltal och andra indikatorer för att sedan kunna följa upp effekter. Ta fram modell för uppföljning av införandet och tillhörande kriterier för uppföljning. Kvartalsvis följa upp införandet via webbenkät och återrapportering via trafikljus. Start den 30 juni ESV ska fortlöpande följa upp införandet av e-beställningar i de statliga myndigheterna för att se vilka eventuella ytterligare åtgärder som kan behöva vidtas. Årligen följa upp administrativa nyckeltal och andra indikatorer på uppnådda effekter från

29 Beroenden av och påverkan på annan verksamhet 7 Beroenden av och påverkan på annan verksamhet Här redovisas de samband som finns med närliggande verksamhet till Uppdraget. 7.1 Upphandling av statliga ramavtal för e-handelstjänst ESV förbereder därför nu upphandling av nya statliga ramavtal för e-faktura och e- beställningar, vilka samlat kallas IT-stöd för e-handel. De nya ramavtalen för e- handel omfattar även den funktionalitet som tillhandahålls via dagens ramavtal för e- faktura. Upphandlingen genomförs inom ramen för den statliga inköpssamordningen och samordnas särskilt med ESV:s övriga upphandlingar av ekonomiadministrativa system. De nya ramavtalen väntas kunna avropas av de statliga myndigheterna under tredje kvartalet ESV har publicerat förfrågningsunderlag under november 2009 och tar in anbud under februari Observera att detta hanteras i separat projekt vid sidan av Uppdraget. 7.2 Kammarkollegiet ESV har fortlöpande kontakter med Kammarkollegiet i syfte att samordna de båda myndigheternas arbete som nära angränsar till varandra. Kammarkollegiet deltar som nämns i avsnitt 2.2 i styrgruppen för ESV:s projekt att leda och samordna införandet av e-beställningar i staten. Förslagen till reglering och införandeplan som redovisas i avsnitt 4 och avsnitt 5 har stämts av med den samverkansgrupp där Kammarkollegiet m.fl. myndigheter deltar. I arbetet med upphandling av statliga ramavtal för e-handelstjänster har Kammarkollegiet också deltagit i styrgruppen. En avstämning är också gjord av kravställande i gränsytorna mellan upphandlings- och beställningsprocesserna. Ett initiativ har tagits till att samordna presentationssätt av centrala delar i inköpsprocessen och diskussioner förs kring att gemensamt fortsätta den processkartläggning som ESV genomförde av delar av inköpsprocessen Upphandlingsprocessen beskrevs då inte i detalj. 29

30 BEROENDEN AV OCH PÅVERKAN PÅ ANNAN VERKSAMHET Diskussioner förs kring om Kammarkollegiet ska inträda som huvudman i Single Face To Industry (SFTI), något som både ESV och Sveriges Kommuner och Landsting ser mycket positivt på. 7.3 Statlig inköpssamordning ESV har inlett diskussioner inom ramen för statlig inköpssamordning och med de elva ramavtalsansvariga myndigheterna kring hur övergången till e-beställningar påverkar dem. Detta arbete behöver fördjupas under kommande period, vilket också redovisas i det fortsatta arbetet rörande leverantörsanslutning i avsnitt 6.6 i denna rapport. ESV deltar också i det arbete kallat E-avrop som nu påbörjas bland ramavtalsansvariga myndigheter för att underlätta avrop med förnyad konkurrensutsättning på statliga ramavtal. I arbetet deltar Verket för högskoleservice, Kammarkollegiet, SKL Kommentus och ESV. Arbetet är indelat i tre faser: 1. Beskriva processen 2. Beskriva krav på systemstöd 3. Genomföra upphandling (eventuellt) 7.4 Riksarkivet ESV har löpande samverkan med Rikarkivet i en rad frågor. Knutet till arbetet med e-beställningar har en avstämning gjorts av kravställande kring arkivering i den upphandling av statliga ramavtal som ESV genomför. En diskussion har inletts med Sveriges Kommuner och Landsting samt Riksarkviet kring arbete kring arkiveringsfrågor vid e-beställningar och e-faktura. Syftet med detta är att ge vägledning för myndigheter, kommuner och landsting kring hur arkiveringsreglerna ska tillämpas praktiskt. 7.5 E-delegationen ESV har fört dialog med E-delegationen för att samordna förslag till reglering inom området. I övrigt är en viktig fråga framöver att samordna övergången till e-beställningar med den kommande övergången till gemensamma verksamhetsstöd som E-delegationen föreslagit. E-delegationen har i sin strategi föreslagit samverkan med ESV i arbetet med gemensamma verksamhetsstöd vilket ESV ser mycket positivt på. 30

31 Beroenden av och påverkan på annan verksamhet 7.6 Sveriges Kommuner och Landsting ESV samverkar sedan 2005 nära med Sveriges Kommuner och Landsting inom ramen för Single Face To Industry (SFTI) för att ge rekommendationer om standarder och stöd i deras användning. SFTI riktar sig både till offentliga köpare, leverantörer till offentlig sektor och de företag som erbjuder IT-system och tjänster inom området. Samarbetet inom SFTI har visat sig vara en viktig framgångsfaktor i införandet av e- faktura ESV ser det angeläget att fortsätta detta arbete. 7.7 Övrig samverkan ESV har också i arbetet haft kontakter med Konkurrensverket och Tillväxtverket inom ramen för den samverkansgrupp som beskrivs i avsnitt

32 SÄRSKILDA FRÅGOR 8 Särskilda frågor Här redovisas de frågor ESV ska analysera eller beakta i arbetet enligt Uppdraget. 8.1 Tillgänglighet ESV ska enligt Uppdraget se till att system och rutiner för elektroniska beställningar så långt det är möjligt bör garantera tillgänglighet och användbarhet för personer som på grund av funktionsnedsättning använder digitala hjälpmedel. ESV upphandlar inom ramen för den statliga inköpssamordningen statliga ramavtal för e-handelstjänst se avsnitt 7.1. I denna upphandling har särskild vikt lagts vid utvärdering av användbarhet. Krav har också ställts att IT-stöden ska vara anpassade för personer med funktionshinder och de speciella hjälpmedel som då kan vara aktuella. 8.2 Köp av tjänster ESV ska enligt Uppdraget särskilt analysera om det föreligger några problem kring tjänsteupphandling. En stor del av statens inköp avser tjänster. Detta belystes i ESV:s avrapportering till regeringen under förra året11. ESV har också under 2009 gjort en sammanställning för statens inköpsmönster vilket bekräftar denna bild12. Elektronisk handel har vuxit fram inom industrin och företrädelsevis för inköp av varor. Lösningar för att elektroniskt beställa tjänster har inte i lika hög utsträckning utarbetats. ESV ser inte i nuläget några problem knutet till köp av tjänster vid övergången till e- beställningar. De förslag som ESV lagt i tidigare avrapportering är framtagna med utgångspunkt från de statliga inköpsmönstren. Utifrån dessa rekommenderas bland annat att: Sveorder som en lämplig standard som samtliga myndigheter bör kunna hantera, samtidigt som detta inte ska begränsa mer avancerade lösningar som är etablerade inom vissa produktgrupper och leverantörssegment. Statliga ramavtal för e-handelstjänster stödjer såväl beställningar baserat på produktkatalog (prislista), fritextbeställning, beställning via webbhandel, periodisk fakturering och beställningar utan IT-stöd (exempelvis kortköp). Gränssnitt mot myndigheters upphandlingssystem etableras i de statliga ramavtalen ESV upphandlar för e-handelstjänst. 11 Se ESV 2008:14 och ESV 2008:

33 Särskilda frågor 8.3 Små och medelstora företags möjligheter ESV ska enligt Uppdraget särskilt beakta möjligheter för små och medelstora företag att ta emot beställningar och leverera varor och tjänster till statsförvaltningen. Företag har olika mognad och förutsättningar. Förslagen som ESV lagt i tidigare uppdrag baseras på en kartläggning av företagens förutsättningar. ESV:s förslag till införande av e-beställningar i staten bygger på att göra det obligatoriskt för myndigheterna att i sina interna processer hantera beställningar elektroniskt på samma sätt som man idag hanterar fakturor elektroniskt. Liksom i fallet med elektronisk fakturering råder frivillighet för företag att ha ett elektroniskt informationsutbyte med myndigheterna knutet till beställningar av varor och tjänster. För att lyckas nå målen om ökad användning av e-beställningar inom staten har ESV därför eftersträvat att finna lösningar som passar företag i olika branscher, av olika storlek och med olika mognad kring e-handel. I den e-handelstjänst som ESV nu upphandlar åt myndigheterna via statliga ramavtal erbjuds flera olika gränssnitt för leverantörerna: EDI-kommunikation både av enkla e-beställningar i XML-format och mer avancerade lösningar i EDIFACT-format. Leverantörsportal för att möjliggöra hantering för leverantörer av prislistor, beställningar, bekräftelser och fakturor. Lösningen finansieras av myndigheterna genom avrop på ramavtalen och är kostnadsfri för företagen. Enklare former av stöd såsom beställningar i e-post och hantering av produktkataloger i Excel-format. Övergången till e-beställningar medför förändringar för statens leverantörer precis som den gör det för myndigheterna själva. ESV avser därför att framöver sprida information till varu- och tjänsteleverantörer om motiv för statens övergång till e- beställningar, vad det innebär för företagen och olika alternativ att möta önskemål om e-beställningar från myndigheterna. 33

34 BILAGA 1 ILLUSTRATION AV STÖDPAKET Bilaga 1 Illustration av stödpaket Införandeprocessen Stödpaketet kommer att bygga på nedanstående införandeprocess, som är avsedd att vägleda myndigheterna i deras arbete att definiera mål och strategier med sitt strategiska inköpsarbete samt införa ett IT-stöd för e-handel: 2. Beskriv handlingsplan för effektivare inköp 3. Genomför förändringar för effektivare inköp 1.Förbereda & planera 6. Projektöverlämning Löpande förbättringsarbete 4. Avropa e handelsstöd 5. Införa e handelsstöd Leverantörsanslutning e faktura Leverantörsanslutning e handel Figur 5: Stödpaketet = Avstämningspunkt Nedan beskrivs syfte och mål med respektive fas: 1. Syftet med fas 1, Förbereda och Planera, är att myndigheten ska börja planera för ett införandeprojekt evseende e-beställningar och ta höjd för kommande resursbehov på en övergripande nivå. 2. Syftet med fas 2, Beskriva handlingsplan för effektivare inköp, är att analysera den nuvarande inköpsverksamheten, beskriva ett önskvärt nyläge och utifrån detta utarbeta en handlingsplan för att kunna införa nyläget. 3. Syfte med fas 3, Genomföra förändringar för effektivare inköp, är att genomföra de förändringar som definierades i handlingsplanen i fas 2 för att uppnå nyläget. 4. Syftet med fas 4, Avropa e-handelsstöd, är att förbereda och genomföra avrop på ramavtalet för IT-stöd för e-handel. 5. Syftet med fas 5, Införa e-handelsstöd, är att implementera och utnyttja den fulla potentialen av det nya IT-stödet för e-handel som ett medel för att arbeta enligt nyläget som definierades i fas Syftet med fas 6, Överlämna projektet till förvaltning, är att avsluta förändringsprojektet och överlämna dess resultat till förvaltningsorganisationen, 34

35 Bilaga 1 Illustration av stödpaket som därefter driver det fortlöpande arbetet att uppfylla de effektiviseringsmål som definierats i fas Syfte med aktiviteten Löpande förändringsarbete, är att myndigheten efter genomfört förändringsprojekt ska arbeta med ständiga förbättringar inom inköpsområdet och därmed kontinuerligt och åstadkomma positiva effekter i verksamheten. 8. Syftet med aktiviteterna Leverantörsanslutning e-faktura, och Leverantörsanslutning e-handel, är att digitalisera och standardisera myndighetens och leverantörens utbyte av affärstransaktioner för att kunna dra nytta av den potential som ett IT-stöd för e-handel erbjuder Stödpaketet kommer att bygga på ovanstående faser och i varje fas beskrivs vilka aktiviteter som myndigheten behöver genomföra ur följande åtgärdsområden: Strategi och styrning Organisation Process Systemstöd 35

36 BILAGA 2 FÖRSLAG TILL INNEHÅLL I FÖRESKRIFTER OCH ALLMÄNNA RÅD OM ELEKTRONISK HANTERING AV BESTÄLLNINGAR OCH FAKTUROR Bilaga 2 Förslag till innehåll i föreskrifter och allmänna råd om elektronisk hantering av beställningar och fakturor Föreskrift Beställning En beställning avser en begäran om leverans av en vara eller tjänst. Beställningsprocessen är den del i inköpsprocessen som följer efter en upphandling, dvs. när ett kontrakt tilldelats en given leverantör. Beställningar kan förekomma efter alla olika former av upphandlingsförfaranden enligt lagen (2007: 1091) om offentlig upphandling (LOU). Elektronisk hantering av beställningar avgränsas till köp enligt 11 kapitlet mervärdesskattelagen (1994:200) vid omsättning av varor och tjänster. Faktura Med faktura avses sådan handling som tas fram enligt 11 kapitlet mervärdesskattelagen (1994:200) vid omsättning av varor och tjänster. Handlingar mellan statliga myndigheter som ställer krav på betalning för omsättning av varor och tjänster innefattas i kravet att hantera inkommande och utgående fakturor elektroniskt. När fakturering sker mellan myndigheter ska hela hanteringen ske elektroniskt. Hantera innefattar i detta sammanhang att säljaren ska upprätta en elektronisk faktura i sitt faktureringssystem och överföra denna elektroniskt till mottagare. Mottagaren ska ta emot fakturan elektroniskt samt registrera, attestera och godkänna fakturan för betalning i ett elektroniskt fakturahanteringssystem. När fakturering sker till en utomstatlig fakturamottagare ska myndigheten upprätta en elektronisk faktura i sitt faktureringssystem. Överföring av faktura kan i dessa fall endast ske elektroniskt om mottagaren godkänner det. När fakturering sker från utomstatliga fakturautställare ska myndigheten ta emot elektroniska fakturor om fakturautställaren så önskar. Myndigheten kan hänvisa fakturautställare till en s.k. fakturaportal om det rör sig om begränsat antal fakturor. Om en faktura inkommer i pappersform från en utomstatlig fakturautställare och fakturan inte är från utlandet eller förenklad faktura ska myndigheten överföra och 36

37 Bilaga 2 Förslag till innehåll i föreskrifter och allmänna råd om elektronisk hantering av beställningar och fakturor maskinellt tolka denna till elektronisk form samt hantera fakturan i ett elektroniskt fakturahanteringssystem. En myndighet som endast upprättar ett fåtal kundfakturor får använda en s.k. fakturaportal för att skapa och överföra en elektronisk faktura. Med faktura från utlandet avses handling som upprättas av utländsk näringsidkare vid omsättning av varor och tjänster. Med förenklad faktura avses sådan handling som regleras i 11 kap 9 första stycket mervärdesskattelagen (1994:200) och Skatteverkets föreskrifter som meddelats till den bestämmelsen. Fakturor från utlandet ska överföras till elektronisk form men behöver inte tolkas maskinellt. Förenklade fakturor som upprättas eller tas emot i pappersform behöver inte överföras till elektronisk form. Gemensamt Myndigheter ska använda ett IT-stöd med ett arbetsflöde för att stödja beställnings-, leverans- och fakturahanteringsprocesserna och stegen att: Söka produkter Skapa beställningsunderlag Godkänna beställning Hantera orderändringar Bekräfta leveransens kvalitet Hantera faktura Följa upp inköp Elektroniskt informationsutbyte i beställnings- och fakturaprocessen mellan myndighet och utomstatlig leverantör får enbart ske om leverantören samtycker till detta. Allmänna råd Beställning Beställningar bör godkännas i myndighetens IT-stöd av ansvarig chef, budgetansvarig eller motsvarande innan de kommuniceras till leverantörer. Kraven i förordningen att hantera beställningar elektroniskt avser myndigheten i rollen som köpare. Myndigheter bör på motsvarande sätt hantera beställningar 37

38 BILAGA 2 FÖRSLAG TILL INNEHÅLL I FÖRESKRIFTER OCH ALLMÄNNA RÅD OM ELEKTRONISK HANTERING AV BESTÄLLNINGAR OCH FAKTUROR elektroniskt i sin roll som säljare om myndighetens verksamhet kan effektiviseras eller om det ger betydande serviceeffekter. Faktura En kreditnota bör hanteras på motsvarande sätt som faktura. Vad som är en förenklad faktura tydliggörs i Skatteverkets föreskrifter (SKVFS). En myndighet bör hantera fakturor från utlandet och förenklade fakturor elektroniskt på motsvarande sätt som myndigheten hanterar andra fakturor, om myndighetens verksamhet därigenom kan effektiviseras. Rekvisitioner av bidrag, deklarationshandlingar avseende skatter samt aviseringar av exempelvis hyror och räntor innefattas inte i definitionen av faktura och behöver inte enligt denna förordning hanteras elektroniskt. Myndigheten bör dock eftersträva att hantera även dessa handlingar elektroniskt, om en sådan hantering innebär att verksamheten kan effektiviseras. Gemensamt Beställnings-, leverans- och fakturahanteringsprocesserna bör hanteras i IT-stöd som möjliggör matchning av fakturor, beställningar och leveranser samt andra lämpliga automatiska kontroller. 38

39 Bilaga 3 Förslag till innehåll i föreskrift om standardformat för meddelanden i beställnings- och fakturaprocesserna Bilaga 3 Förslag till innehåll i föreskrift om standardformat för meddelanden i beställningsoch fakturaprocesserna Föreskrift I denna föreskrift avses med elektroniskt meddelande sådant som framställs, överförs och hanteras i elektronisk form. Här avses t.ex. elektroniska beställningar och elektroniska fakturor. En skannad faktura där fakturans ursprungliga form är papper som skannas och tolkas för vidare behandling i elektronisk form, är inte att betrakta som en elektronisk faktura. En myndighet ska vid sin hantering av elektroniska beställningar ha kapacitet att hantera Sveorder enligt specifikationen SFTI Basic Order Only version 1.0. En myndighet ska vid sin hantering av elektroniska fakturor ha kapacitet att hantera Svefaktura enligt specifikationen SFTI Basic invoice version 1.0. En myndighet ska i övrigt utgå från nedanstående specifikationerom man väljer andra standarder för elektroniska meddelanden än de som rekommenderas i föregående stycken. SFTI Scenario 6 avrop mot ramavtal version SFTI Scenario 9.1 periodisk fakturering version SFTI Scenario 9.2 orderlös fakturering version SFTI Fulltextfaktura Version Myndigheten ska välja ett transportsätt som överför elektroniska meddelanden på ett ändamålsenligt sätt. Denna bestämmelse omfattar inte den del av myndigheters fakturor eller beställningar som vid föreskriftens ikraftträdande hanteras med en annan på marknaden etablerad standard för elektroniska meddelanden. 39

40 Bilaga 4 Förslag till införandeplan Bilaga 4 Förslag till införandeplan Nedanstående är en ögonblicksbild baserat på situationen i november Framtida myndighetsförändringar kan ändra bilden något rörande myndigheter i etapp 3 respektive de som undantas. Myndigheter med färre än 50 medelantal anställda Följande 60 myndigheter undantas: Allmänna reklamationsnämnden Arbetsdomstolen Arkitekturmuseet Barnombudsmannen Bokföringsnämnden Centrala etikprövningsnämnden Datainspektionen Elsäkerhetsverket Fastighetsmäklarnämnden Finanspolitiska rådet Forskningsrådet för arbetsliv och socialvetenskap Forskningsrådet för miljö, areella näringar och samhällsbyggande Forum för levande historia Försvarsunderrättelsedomstolen (f.d. Signalspaningsnämnden) ändr Gentekniknämnden Granskningsnämnden för radio och TV Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Inspektionen för socialförsäkringen Inspektionen för strategiska produkter Institutet för arbetsmarknadspolitisk utvärdering Institutet för utvärdering av internationellt utvecklingsarbete Justitiekanslern Kompetensrådet för utveckling i staten Konstnärsnämnden Kungl. Konsthögskolan Kärnavfallsfonden Lotteriinspektionen Marknadsdomstolen Medlingsinstitutet Myndigheten för handikappolitisk samordning Myndigheten för internationella adoptionsfrågor Myndigheten för utländska investeringar i Sverige (ISA) Nordiska Afrikainstitutet Nämnden för statligt stöd till trossamfund Operahögskolan i Stockholm Patentbesvärsrätten Polarforskningssekretariatet Presstödsnämnden Radio- och TV- verket Regionala etikprövningsnämnden i Göteborg Regionala etikprövningsnämnden i Linköping Regionala etikprövningsnämnden i Lund Regionala etikprövningsnämnden i Stockholm Regionala etikprövningsnämnden i Umeå Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Revisorsnämnden Rikstrafiken Riksutställningar 40

41 BILAGA 4 FÖRSLAG TILL INFÖRANDEPLAN Rymdstyrelsen Rådet för Europeiska socialfonden i Sverige Sametinget Statens beredning för medicinsk utvärdering Statens biografbyrå Statens bostadskreditnämnd Statens haverikommission Statens inspektion för försvarsunderrättelseverksamhet (f.d. Försvarets underrättelsenämnd ) Statens institut för kommunikationsanalys Statens konstråd Statens va-nämnd Svenska institutet för europapolitiska studier Säkerhets- och integritetsskyddsnämnden Tandvårds- och läkemedelsförmånsverket Valmyndigheten Överklagandenämnden för studiestöd Etapp 1, införande Följande 30 myndigheter förslås ingå i etapp l: Arbetsförmedlingen Bolagsverket Centrala studiestödsnämnden Domstolsverket Ekonomistyrningsverket Försäkringskassan Göteborgs universitet Högskolan i Kristianstad Högskolan i Skövde Kammarkollegiet, administrativ service Karolinska institutet Kriminalvården Kungliga Biblioteket Kungliga tekniska högskolan Lantmäteriet Livsmedelsverket Lunds universitet Post- och telestyrelsen Regeringskansliet Riksarkivet Rikspolisstyrelsen Riksrevisionen Skatteverket Statens energimyndighet Statens fastighetsverk Statens maritima museer Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut Totalförsvarets forskningsinstitut Tullverket Umeå universitet Uppsala universitet Etapp 2, införande Följande 67 myndigheter förslås ingå i etapp 2: Affärsverket svenska kraftnät Arbetsmiljöverket Blekinge tekniska högskola Fiskeriverket Fortifikationsverket 41

42 Bilaga 4 Förslag till införandeplan Försvarets materielverk Försvarets radioanstalt Försvarshögskolan Högskolan Dalarna Högskolan i Borås Högskolan i Gävle Högskolan i Halmstad Högskolan på Gotland Högskolan Väst Karlstads universitet Kronofogdemyndigheten Kustbevakningen Linköpings universitet Luftfartsverket Luleå tekniska universitet Läkemedelsverket Länsstyrelserna 21 st Migrationsverket Mittuniversitetet Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Mälardalens högskola Naturvårdsverket Patent- och registreringsverket Riksantikvarieämbetet Riksdagsförvaltningen Rättsmedicinalverket Sjöfartsverket Skogsstyrelsen Smittskyddsinstitutet Socialstyrelsen Specialpedagogiska skolmyndigheten Statens institutionsstyrelse Statens jordbruksverk Statens pensionsverk Statens skolverk Statens veterinärmedicinska anstalt Statistiska centralbyrån Stockholms universitet Sveriges lantbruksuniversitet Södertörns högskola Åklagarmyndigheten Örebro universitet Etapp 3, införande Följande 68 myndigheter föreslås ingå i etapp 3: Arbetsgivarverket Boverket Brottsförebyggande rådet Brottsoffermyndigheten Dans- och cirkushögskolan Diskrimineringsombudsmannen Dramatiska institutet och Teaterhögskolan (Nytt namn okänt) Ekobrottsmyndigheten Energimarknadsinspektionen Exportkreditnämnden Finansinspektionen Folke Bernadotteakademin Försvarsmakten Gymnastik och Idrottshögskolan Högskoleverket 42

43 BILAGA 4 FÖRSLAG TILL INFÖRANDEPLAN Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen Institutet för rymdfysik Institutet för språk och folkminnen Internationella programkontoret för utbildningsområdet Kammarkollegiet Kemikalieinspektionen Kommerskollegium Konjunkturinstitutet Konkurrensverket Konstfack Konsumentverket Kungl Konsthögskolan Kungl. Musikhögskolan i Stockholm Kungliga hov- och slottsstaten Linnéuniversitetet Livrustkammaren och Skoklosters slott med Stiftelsen Hallwylska museet Malmö Högskola Moderna museet Myndigheten för tillväxtpolitiska utvärderingar och analyser Myndigheten för yrkeshögskolan Nationalmuseum med Prins Eugens Waldemarsudde Naturhistoriska riksmuseet Nordiska afrikainstitutet Pensionsmyndigheten Riksdagens ombudsmän JO Riksgäldskontoret Rådet för Europeiska socialfonden i Sverige Sameskolstyrelsen Statens folkhälsoinstitut Statens försvarshistoriska museer Statens geotekniska institut Statens historiska museer Statens kulturråd Statens museer för världskultur Statens musiksamlingar Statens skolinspektion Statens väg- och transportforskningsinstitut Statskontoret Strålsäkerhetsmyndigheten Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll Svenska institutet Sveriges geologiska undersökning Säkerhetspolisen Talboks- och punktskriftsbiblioteket Tillväxtverket Totalförsvarets pliktverk Transportstyrelsen Trafikverket Ungdomsstyrelsen Verket för högskoleservice Verket för innovationssystem Vetenskapsrådet 43

44 ESV utvecklar och förvaltar en effektiv ekonomisk styrning av staten. Vi tar fram bra beslutsunderlag för den ekonomiska politiken. Vi skapar goda förutsättningar för regering och riksdag till en tydlig och effektiv styrning av statliga myndigheter. Vi säkerställer god tillgång för myndigheterna till bra metoder och effektivt stöd i sin verksamhetsstyrning ESV har bred och djup kompetens och arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn Box Fax ISSN: Stockholm ISBN: