Beräkning av nytta med e-faktura vid olika typfall. Vägledning från BEAst

Transkript

1 Beräkning av nytta med e-faktura vid olika typfall Vägledning från BEAst 9 maj 2014 Besparing med e-faktura info@beast.se Sida 1

2 1. Bakgrund De flesta är medvetna om att hanteringen av fakturor är omfattande och att den hanteringen kan förenklas avsevärt med hjälp av e-faktura och ett bra systemstöd, men samtidigt upplever många området som lite komplext med många olika begrepp och varianter. Det upplevs ofta också som svårt att beräkna nyttan. Syftet med denna vägledning har därför varit bena upp de olika metoder som finns för både utställare och mottagare av e-fakturor samt inte minst erbjuda en mall för kalkylering av nyttan, något som ska kunna beräknas efter varje enskilt företags individuella förutsättningar. Mallen finns som ett excel-ark att ladda ned från BEAst webbplats. 2. Begrepp inom e-faktura Sammanställning av svar på vanliga frågor. Fråga Vad menas med en e-faktura? Vad menas med en självfaktura? Vad menas med en standard för e-faktura? Vad är ett EFH-system? Varför behövs det en särskild standardfaktura för byggbranschen? Vad är SMSI? Vad är det för skillnad mellan SMSI och Nordic e-building? Vad är en e-fakturaväxel Vad är skillnaden mellan en växel för e-faktura och en VAN-tjänst? Måste en faktura tas ut på papper för arkivering? Vilka är de formella säkerhetskraven på en e- faktura? Svar En faktura som skapas elektroniskt i ett system hos leverantören, skickas över nätet samt tas emot, behandlas och arkiveras elektroniskt hos köparen. Scanning är t.ex. inte e-faktura då avsändaren skickar den på papper. Likadant är en PDF-faktura som skickas via e-post inte heller en e-faktura då den ofta printas och hanteras manuellt. Det är en faktura som skapas av kunden baserat på avtalspris, order och leverans. Självfakturering måste vara avtalat och det måste framgå av fakturan att det är en självfaktura. Det är leverantören som ansvarar för att stämma av kundens faktura och att t.ex. rätt skatter specificerats. En överenskommelse internationellt eller i en bransch om innehåll och format för elektroniska fakturadokument. System för Elektronisk FakturaHantering ger stöd för hantering av inkommande fakturor (workflow). Systemet tar emot fakturor från scanning eller datafiler för att sköta matchning, kontering, attest och avvikelser. Byggbranschen har via BEAst tagit fram en standard SMSI Byggfaktura som är anpassad för branschens förutsättningar och processer samt baserad på internationell standard och samordnad med andra branscher. SMSI är ett samarbete mellan byggbranschen (BEAst), fordonsindustrin (Odette) och transportbranschen. Det har också skett ett samarbete med offentlig sektor (SFTI) och handeln (GS1) för att så långt som möjligt samordna med deras tillämpning av e-faktura. Nordic e-building är framtagen i ett nordiskt samarbete, medan SMSI Byggfaktura är en något förenklad version som är framtagen i Sverige men används även utanför Sverige. Den finns på både svenska och engelska. Det är en tjänst som erbjuds av en operatör där fakturafiler kan konverteras mellan ett internt format och en standard. I tjänsten ingår också övervakning, anslutning och support. Priset för tjänsten är ofta en rörlig kostnad per faktura. Idag hanterar mer eller mindre alla operatörer av växlar för B2Bkommunikation både fakturor och andra elektroniska affärsdokument. Det är därför i de flesta fall samma sak även om vissa endast hanterar e-faktura. Nej, den kan hanteras och lagras helt digitalt. Kravet är att fakturor under hela arkiveringsperioden omgående ska kunna visas upp i läsbart skick. Lagen kräver äkthet och integritet, vilket betyder att mottagaren måste utföra kontroller som verifierar att avsändaren är den som man utger sig för att vara samt att innehållet är oförändrat. Det utförs i praktiken med digitala signaturer eller genom andra kontroller, i de flesta fall det sistnämnda. Besparing med e-faktura info@beast.se Sida 2

3 Vad händer när olika länder har olika legala krav på e- fakturering? Vilken säkerhet rekommenderar BEAst? Hur kommer PEPPOL in i bilden? Det är det avsändande landets regler som gäller, i alla fall enligt EU:s faktureringsdirektiv. Problemet är att vissa länders skattemyndigheter inte bryr sig om den regeln. Digitala signaturer är det säkraste sättet att tillmötesgå det legala kravet på äkthet och integritet. Det kan uppnås genom att använda säkra kommunikationsprotokoll som t.ex. AS/2. Det ger dessutom andra fördelar som effektiv överföring, drift och generell säkerhet. PEPPOL är en infrastruktur som allt mer etableras för att skicka standardiserade affärsdokument på ett rationellt och säkert sätt. BEAst rekommenderar PEPPOL och har en tjänst för detta. 3. Typfall för leverantören fakturautställaren Dessa typfall har identifierats för hur en leverantör kan hantera och skicka sina kundfakturor. De olika typfallen utgår från mycket olika förutsättningar och ger också mycket olika tillbaka i besparing. Tänk på att ett företag bör ha minst två metoder för att skicka kundfakturor eftersom olika kunder har olika förutsättningar om och hur de kan ta emot e-faktura. Gemensamt för samtliga typfall är att ett företag kan välja mellan att utföra funktionen själv eller köpa den som en tjänst hos en extern leverantör. Sådana tjänsteleverantörer kan ha stöd för de flesta typfallen och en kund kan då skicka alla sina fakturafiler till operatören som ser till att skicka dem vidare på det sätt som mottagaren ska ha dem, t.ex. som EDI. För EDI ingår t.ex. att konvertera till ett standardmeddelande (SMSI) och kommunicera enligt överenskommelse till kundens system. 1a) Pappersfaktura Företaget sköter sin fakturering på traditionellt sätt. Man har ett faktureringssystem, men skickar inget elektroniskt utan det är en manuell utskrift på papper med efterföljande kuvertering, etikettering, frankering och inlämning till distribution. Typfallet finns med som referens i kalkylen. 1b) Pappersfaktura via tjänst Företaget skickar fakturafiler direkt ur sitt system till en operatör av en tjänst för fakturahantering. Tjänsten inkluderar utskrift, kuvertering och distribution inkl. porto. Genom operatörens stordrift har de normalt lägre kostnader än vad man normalt kan få med hanteringen i egen regi. Besparing med e-faktura info@beast.se Sida 3

4 2) Pappersfaktura via e-post Faktura skapas och skickas med e-post till mottagaren där fakturan i de flesta fall är ett PDFdokument. Detta går att göra i egen regi men kan också läggas ut till en tjänsteleverantör. I många fall kan man kombinera typfallen 1b) och 2). Företaget skickar då en fil med alla fakturor där de med en e-postadress skickas vidare via e-post medan övriga skrivs ut och distribueras fysiskt. 3) Virtuell skrivare Fakturan skrivs ut som en fil på en virtuell skrivare, dvs en programvara som skickar filen till kundens system. Fakturautställaren behöver inte ta ut fakturan på papper. Det varierar om det är kunden eller leverantören som betalar kostnaden för tjänsten. 4) Webbfaktura med manuell registrering Fakturan registreras manuellt i en webbtjänst. De varierar mycket mellan olika portaler hur mycket arbete det är att skapa fakturan. I e-build kan leverantören t.ex. ha egna artikelnummer med priser. Alla grunduppgifter om utställare och mottagare av fakturor är registrerat initialt. Det går också att skapa en ny faktura från en tidigare utställd för att endast ändra de uppgifter som är nya. En annan funktion i e-build är att valideringar så att risken för fel i fakturan minskar och därmed också tiden för att reda ut felen i efterhand. I de flesta fall är det mottagaren - kunden - som tar kostnaden för tjänsten. 5) Webbfaktura baserad på order Fakturan skapas i en portal baserat på den order som kunden skickat och som vänds till en faktura. Ofta förutsätts att inga bilagor skickas med. Det här fallet blir enklare än det ovan eftersom data från ordern kan återanvändas när fakturan skapas i webbtjänsten. Antalet uppgifter som ska registreras manuellt blir helt enkelt färre. I de flesta fall betalar leverantören en kostnad för tjänsten. Besparing med e-faktura info@beast.se Sida 4

5 6) e-faktura / EDI manuell Fakturan skapas manuellt och skickas till mottagarens system från det egna systemet. Växel kan vara ett eget system som översätter till SMSI-standard och skickar filen enligt överenskommen metod, alternativt att funktionen köps som en tjänst från en operatör. En sådan operatör har normalt också stöd för en del av de andra typfallen. 7) e-faktura / EDI automatisk Fakturan skickas automatiskt till mottagarens system från det egna systemet, baserat på t.ex. order, leverans eller avtal. Skillnaden mot typfallet ovan är alltså att man automatiserat delar av hanteringen för att skapa en faktura. Precis som typfallet ovan kan växeln vara både ett eget system eller en extern tjänst. Besparing med e-faktura info@beast.se Sida 5

6 4. Besparing för leverantören fakturautställaren I tabellen nedan finns en lista på de aktiviteter som normalt ingår i processen för att skapa och skicka kundfakturor. Utifrån de olika typfallen finns uppskattade referensvärden över vilken tid processen tar i minuter per faktura. Dessa värden kan variera mellan olika företag och förutsättningar. Välj därför det typfall som passar ditt företag bäst och fyll i de värden som du tycker är korrekta. Du får då fram en individuell kalkyl över hur mycket tid som ditt företag kan spara. Nedan finns inklippt ett exempel på beräkning. Mallen kan laddas ned från BEAst webbplats under "Om elektroniska affärer" och "Besparing med e-faktura". Utifrån den mallen kan man själv lägga in de värden som passar på det egna företagets förutsättningar för att få en individuell kalkyl. Inte minst vill vi peka på att det kan variera mycket mellan olika slags fakturor i hur mycket arbete det är med att skapa en faktura. Är det standardartiklar som faktureras går det avsevärt snabbare än om det är tjänster som inte är standardiserade och som kanske inkluderar bilagor. Det kan skilja en faktor 1 till 10 i omfattning. Aktiviteter, kostnader och besparingar hos leverantören - fakturautställaren - Ladda ned mall för egen kalkyl Flik 1: Besparing för Leverantören - Fakturautställare Se separat dokument för förklaringar och beskrivning av de olika typfallen. Under tabellen finns förklarande noter. Förutsättningar: Ange de förhållanden som passar ditt företag a) Antal fakturor per år: Ändra värdet till vad som är aktuellt på ditt företag b) Intern timkostnad i kr: 400 Ändra värdet till vad som är aktuellt på ditt företag c) Genomsnittligt fakturabelopp: Ändra värdet till vad som är aktuellt på ditt företag Aktivitet Typfall 1a Typfall 1b Typfall 2 och 3 Typfall 4 Typfall 5 Typfall 6 Typfall 7 Bereda och skapa faktura 1) ,5 Skriva ut faktura 1 0 0, Skriva ut bilagor 2) Sortera fakturor och bilagor 0, Kuvertera 0, Väga 0, Frankera 0, Hantering av avvikelser, reklamationer, returer, påminnelser och inkasso 2) ,5 Summa minuter per faktura 8 2 3, Timkostnad i kronor, se B Besparing med e-faktura info@beast.se Sida 6

7 Antal fakturor per år, se B Summa kostnader i Tkr Övriga kostnader Kostnad i kr/faktura för papper, kuvert och porto eller t.ex. en motsvarande tjänst 3) Kostnad i Tkr enligt ovan Räntekostnad, antal dagars senare betalning 4) Fakturabelopp för beräkning av räntekostnad, se B Räntekostnad i Tkr enligt ovan Uppföljning och statistik Mervärde Mervärde Mervärde Mervärde Mervärde Mervärde Mervärde Miljöbesparing Mervärde Mervärde Mervärde Mervärde Mervärde Mervärde Mervärde Summa övriga kostnader i Tkr Summa kostnader per metod i tusen kronor Andel e-faktura i procent. Ange uppskattad andel per Typfall. Summa kostnader per metod i tusen kronor ) Det kan vara en stor spridning beroende på att det tar mycket olika lång tid, t.ex. mellan en faktura med ett fåtal standardartiklar där order redan finns i systemet till en tjänstefaktura med ibland bilagor. 2) Genomsnitt utslaget på alla fakturor, 3) Fakturan är på två sidor utan bilagor. För e-faktura via operatör finns ofta en viss trafikkostnad 4) Erfarenhet visar att en faktura blir snabbare betald när den skickas elektroniskt direkt in till mottagarens system (EDI). Även andra enklare former av e-faktura blir snabbare betald än en pappersfaktura. Räntan satt till 2 % och genomsnittligt fakturabelopp till kr. Besparing med e-faktura info@beast.se Sida 7

8 5. Typfall för kunden fakturamottagaren Dessa typfall identifierar hur en kund kan ta emot och hantera leverantörsfakturor. Det finns sju typfall med olika förutsättningar och med olika mycket i besparing. Tänk på att ett företag bör ha minst två metoder för e-faktura för att få en stor spridning eftersom olika leverantörer har olika förutsättningar att skicka e-faktura. Olika typfall passar också olika bra beroende på typ av verksamhet. 1) Pappersfaktura Fakturorna tas emot manuellt och registreras manuellt i ett bokföringssystem. 2) Skanning enkel Fakturan kommer på papper för att skannas till en bild för hantering i ett workflow-system. Uppgifter registreras manuellt i bokföringssystemet. 3) Skanning med tolkning Som ovan fast med scanning som även tolkar enskilda fält vilket gör att grunduppgifter inte behöver registreras manuellt. 4) Faktura via e-post till person/avdelning Avsändaren skickar fakturan med e-post till en person eller avdelning hos mottagaren. De skriver ut fakturan och hanterar den enligt något av typfallen 1, 2 eller 3. 5) Faktura via e-post till system Skillnaden mot typfall 4) är att det bifogade fakturadokumentet tolkas av en programvara vilket gör att grunduppgifter inte behöver registreras manuellt. Kontering m.m. sker i workflow-systemet. Besparing med e-faktura info@beast.se Sida 8

9 6) e-faktura / EDI utan matchning Fakturan skickas som ett standardmeddelande (SMSI) till mottagarens system där den automatiskt läses in. Det görs vissa kontroller men det kan inte ske matchning mot order, pris och leverans, utan mycket av hanteringen sker i ett workflow-system. 7) e-faktura / EDI med matchning Fakturan skickas som ett standardmeddelande (SMSI) till mottagarens system där den automatiskt läses in. I mottagarens system finns avtalet med priser, där finns order och där finns uppgift om att leveransen eller tjänsten är godkänd varför matchning och andra kontroller samt kontering till stora delar kan ske automatiskt. Besparing med e-faktura info@beast.se Sida 9

10 6. Besparing för kunden fakturamottagaren I tabellen nedan finns en lista på de aktiviteter som normalt ingår i processen för att hantera leverantörsfakturor. Utifrån de sju typfallen finns uppskattade referensvärden över vilken tid processen tar i minuter per faktura. Dessa värden kan variera mellan olika företag och förutsättningar. Välj därför det typfall som passar ditt företag bäst och fylla i de värden som du tycker är korrekta. Du får då fram en individuell kalkyl över hur mycket tid som ditt företag kan spara. Aktiviteter, kostnader och besparingar hos kunden - fakturamottagaren - Ladda ned mall för egen kalkyl Flik 2: Besparing för Kunden - Fakturamottagaren Se separat dokument för förklaringar och beskrivning av de olika typfallen. Under tabellen finns förklarande noter. Förutsättningar: Ange de förhållanden som passar ditt företag a) Antal fakturor per år: Ändra värdet till vad som är aktuellt på ditt företag b) Intern timkostnad i kr: 400 Ändra värdet till vad som är aktuellt på ditt företag Aktivitet - Tid i minuter Typfall 1 Typfall 2 Typfall 3 Typfall 4 Typfall 5 Typfall 6 Typfall 7 Tid i min Tid i min Tid i min Tid i min Tid i min Tid i min Tid i min A. Initial fas 0,4 2,4 2,4 3, Hämta post 1) 0,1 0,1 0, Öppna kuvert /mail 0,1 0,1 0,1 0, Sortera 0,1 0,1 0, Ankomststämpla 0,1 0,1 0,1 0, Scanning 2) Verifiering av scanning B. Hanteringsfas 1) ,5 0,5 Ankomstregistrering Hantering av bilagor, t.ex. via länk eller e-post Returnering av ofullständig faktura 1) Fakturareklamationer 3) Påminnelser och inkassokrav 4) ,5 0,5 C. Kontrollfas 13,4 9,4 9,4 9,4 9,4 5,4 1,5 Kontroll och godkännande/attest ,2 Interna påminnelser 4) ,5 Felsökning, rättning 1) ,2 Kontering ,2 Slutattest 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 Insortering / arkivering Utanordning av betalning 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 Summa minuter per faktura 22,8 18,8 16, ,4 5,9 2 Besparing med e-faktura info@beast.se Sida 10

11 Timkostnad i kronor, se B Antal fakturor per år, se B Summa kostnad i tusen kronor Övriga besparingar Kostnader för ränta, inkasso etc. Hälften på typfall 6 o 7. Se 5) Bättre uppföljning när fakturor är digitala 3) Miljöbesparing 3) Se NEA Grönt index Summa kostnad per metod i tusen kronor Företagets nuvarande fördelning av fakturatyper i % Summa kostnad per metod i tusen kronor nuläge Företagets fördelning av fakturatyper i % om ett år Summa kostnad per metod i tusen kronor om ett år ) Genomsnitt utslaget på alla fakturor. 2) Scanning och förberedelse. Fakturan har två sidor i genomsnitt, vid typfall 4 ingår även utskrift, 3) Egen beräkning. 4) Genomsnitt per faktura, för e-faktura/edi är det färre fakturor. 5) 0,5% av alla fakturor, 3 % ränta i genomsnitt 7 dagar och kr i genomsnittligt fakturabelopp samt 450 kr i avgift per försenad faktura enligt lag från Besparing med e-faktura info@beast.se Sida 11