Paul Fry. Februari Hej! GSK går över till elektronisk fakturering.

Transkript

1 Februari 2013 Hej! GSK går över till elektronisk fakturering. Detta som en del av GSK:s löpande policy att kontinuerligt förbättra effektivitet och service (för såväl kunder som leverantörer). För att snabbt anpassa sig till kundernas behov och köra förenklad och standardiserad verksamhet kommer GlaxoSmithKline Pharmaceuticals att genomföra en integrerad global verksamhetsmodell som är kompatibla med SAP-system (ERP). Som en del av detta program flyttar vi nu till elektronisk fakturering för betalning av fakturor med OB10 fr.o.m. den 5 februari Med elektronisk fakturering drar du nytta av garanterad fakturaleverans inom 24 timmar. Detta, tillsammans med GSK:s standardbetalningsvillkor som löper från datum för fakturamottagning, kommer att förbättra vår förmåga att betala dig rätt belopp tidigare än med pappersfakturor. GSK har ingått ett samarbete med OB10 för att underlätta din övergång till elektronisk fakturering. OB10 är världens största nätverk för elektronisk fakturering. Eftersom du är en av GSK:s leverantörer har du omfattats i vårt genomföringsprogram. Detta innebär att den 31 mars 2013 måste alla dina fakturor skickas elektroniskt genom OB10 för att behandlas av oss. Jag vill därför uppmana dig att anamma detta initiativ tidigt. Jag har bett OB10 att kontakta dig för vår räkning under de kommande tio dagarna för att hjälpa dig att förstå de tillgängliga alternativen och gå över till elektronisk fakturering. Du kommer inte att behöva någon extra programvara för att göra detta. Dessutom kommer du, när du väl är med i OB10-nätverket, att kunna skicka elektroniska fakturor till andra kunder på OB10-nätverket och därmed ytterligare effektivisera dina egna processer. Jag bifogar en sammanfattning som förklarar hur det fungerar. Det finns en liten kostnad i samband med användningen av OB10, men vi tror i de flesta fall att detta uppvägs av fördelen av en tidigare betalning och besparingar i tid, papper och porto. Gå till så får du ytterligare information om nätverket och de många fördelar som vi tror att det kan ge din verksamhet. Notera också GSK-sponsor-/kundnumret: AAA GlaxoSmithKline AB INT (Sweden) Tack på förhand för ditt stöd för detta initiativ. Jag ser fram emot att få dina fakturor via OB10 inom en mycket snar framtid. Om du vill kontakta OB10 kan du skicka e-postbrev till dem på clientservices@ob10.com eller ringa dem på +46 (0) , eller skicka mail till oss (GlaxoSmithKline AB) till adressen uyx34082@gsk.com. Med vänlig hälsning Paul Fry Senior Vice President CBS Finance Services

2 Vanliga frågor Varför bör jag använda OB10 för att skicka mina fakturor? Inom kort kommer detta att vara det enda sättet som GSK tar emot leverantörsfakturor på. För befintliga kontrakt kan GSK inte garantera betalning om pappersfakturor skickas av leverantörer i fortsättningen. Är fakturering via OB10 ett krav för att göra affärer med GSK? Ja, GSK fasar aktivt ut behandlingen av pappersfakturor för att dra nytta av de fördelar som elektronisk fakturering ger både oss och våra leverantörer. Fr.o.m. den 31 mars 2013 godkänns inte pappersfakturor längre. Vilka är mina fördelar med att använda OB10? Säker och garanterad fakturaleverans, inga fler fakturor borttappade i posten. Det kommer att ta oss mindre tid att bearbeta dina fakturor och därför kommer vi att kunna betala dig i tid. Inga fler förseningar p.g.a. att information saknas, landar på fel skrivbord eller manuella ingrepp. ANY-TO-ANY DATA FORMATTING-teknik - det finns inget behov av ytterligare programvara eller maskinvara. Högre bearbetningsöppenhet och bättre kassaflödeshantering på grund av tillgång och rapportering dygnet runt. Uppfyller kraven för mervärdesskatt, oavsett var fakturor skickas ifrån eller tas emot. Enkelt och kostnadseffektivt att skicka fakturor - när som helst. Kommer elektronisk fakturering att vara ett krav för nya anbud och nya leverantörer? Ja. Elektronisk fakturering via OB10 kommer att ingå i utvärderingsprocessen för nya leverantörer och anbud. För nya avtal kommer GSK att omfatta villkor i avtal för framtida affärer med krav om att leverantörerna använder OB10-nätverket. Måste jag använda den här tjänsten om mitt konto för närvarande betalas i tid? Ja. Din användning av OB10-tjänsten kommer att se till att vi fortsätter att betala dig i tid. Vad händer om jag fortfarande skickar pappersfakturor? Medan du arbetar med OB10 för att slutföra din registrering kommer vi gärna fortsätta att ta emot dina pappersfakturor. Vi har satt en tidsfrist som löper ut den 31 mars 2013 för leverantörers övergång till nätverket. När du väl skickar fakturor via OB10-nätverket ska du se till att inte längre skicka pappersexemplar. Finns det avgifter i samband med denna tjänst? Om du väljer den integrerade lösningen finns det en årlig medlemsavgift plus en transaktionsavgift. Se bifogade dokumentet Möjligheter för aktuell prissättning. Om du väljer att använda webbformuläret behöver du inte betala en start- eller anslutningsavgift för att börja använda den här tjänsten. Du betalar bara en transaktionsavgift per faktura. Vad omfattar medlemsavgiften för den integrerade lösningen? Medlemsavgiften täcker kostnaden för OB10 att inkludera dig i deras nätverk och de allmänna kostnaderna för underhåll av nätverket. Detta är en kostnad som uppstår en gång om året, oberoende av det antal av dina kunder som du betjänar via nätverket. Varför betalar inte GSK avgifterna? För att använda OB10-tjänsten betalar både du och GSK en avgift eftersom vi båda drar nytta av tjänsten. För närvarande täcker inte GSK leverantörernas kostnader för att framställa pappersfakturor. Tänk på att du kommer att spara kostnader för papper, utskrift och postgång vid flytten till e-fakturering. Vår analys visar att flytten till elektronisk fakturering kommer att skapa besparingar för leverantörer genom att effektivisera deras processer och avsevärt minska den tid det tar att betala deras fakturor. GSK vill också betala sina leverantörer villkorsenligt och uppfylla Better Payment Practice Code. Kommer GSK att utföra betalningar med OB10? OB10 är inte en betalningsplattform. GSK kommer att fortsätta att använda sin nuvarande betalningsmetod.

3 Kommer jag att behöva teckna avtal med OB10? Ja, om du väljer att använda den integrerade lösningen kommer du att underteckna ett särskilt avtal med OB10. Om du väljer att använda webbformuläret kommer du att behöva godkänna de presenterade standardvillkoren. Behöver jag installera någon programvara? Nej. Det krävs ingen programvara. OB10 tillhandahåller en lättanvänd lösning. Istället för att slå fast datastandarder klarar OB10:s ANY-TO-ANY DATA FORMATTING-funktion fakturor i valfritt format och valfri filstruktur. Jag skickar redan en del fakturadata direkt till andra kunder. Kan jag skicka EDI/XML-fakturor direkt till GSK? EDI och XML är bara dataformat vad OB10 beträffar. Därför kan du använda detta önskade format för att leverera data till OB10 om du väljer att använda den integrerade lösningen. GSK kommer inte ta emot några elektroniska data direkt från leverantörer eftersom vi tar en enda sammanställd fakturafil från OB10 som innehåller fakturor från alla våra leverantörer. Jag har redan möjlighet att göra fakturor tillgängliga för mina kunder via Internet - så att de kan se en bild av en faktura på webben. Kan jag använda den här funktionen istället för OB10? Nej, OB10-nätverket säkerställer att GSK tar emot de data du skickar i ett format som laddas upp till vårt bokföringsprogram och, i förekommande fall, matchas till en varumottagningspost. Att erbjuda GSK en bild av fakturan eller en möjlighet att ladda ner data i ett fast format motsvarar inte GSK:s affärsprocesser. Vad händer om jag inte har ett system som kan skapa elektroniska fakturor? Du kan få tillgång till OB10:s säkra webbplats och skapa fakturor på nätet med hjälp av webbformuläret. Det krävs ingen programvaruinstallation. Allt du behöver är en Internetanslutning och en vanlig webbläsare. Kan jag skicka elektroniska fakturor genom att använda OB10 till alla mina kunder? Ja. När du väl registrerat dig på OB10-nätverket ger OB10 dig möjlighet att skicka elektroniska fakturor till andra kunder som är medlemmar i nätverket, bl.a. andra grenar av GSK. Om du redan använder OB10, ber vi dig lägga till kontona nedan i din lista över kunder. GSK:s OB10-nummer är enligt följande, och OB10 kommer att hjälpa dig med denna process: AAA AAA AAA AAA GlaxoSmithKline Pharma A/S INT (Denmark) GlaxoSmithKline Oy INT (Finland) GlaxoSmithKline AS INT (Norway) GlaxoSmithKline AB INT (Sweden) Jag planerar att byta faktureringsprogramvara snart. Kan jag vänta? Vårt uttalade mål är att alla leverantörer ska ha registrerat sig och vara igång med att skicka fakturor innan den 31 mars OB10-nätverket tar emot alla inkommande dataformat, så du kan ansluta dig till nätverket och skicka dina fakturor och när du är redo att använda din nya programvara, informerar du helt enkelt OB10 om ändringen av utdata så utför de erfordrade förändringar av nätverket för att säkerställa en smidig övergång utan avbrutna fakturaleveranser. Kan OB10 arbeta med icke-tysktalande teknisk personal? Om du behöver språkligt stöd för att få ditt konto inrättat ska du ringa +46 (0) och be om hjälp på följande språk: Engelska, holländska, franska, italienska, portugisiska och spanska. OB10 har också lokala kundtjänstnummer för följande länder: Australien +61 (0) Belgien +32 (0) Danmark +45 (0) Finland +358 (0) Frankrike +33 (0) Tyskland +49 (0) Irland +353 (0) Italien Malaysia +60 (0) Nederländerna +31 (0) Nya Zeeland +64 (0)

4 Singapore +65 (0) Spanien +34 (0) Sverige +46 (0) Finns det ytterligare information tillgänglig om OB10-tjänsten? Ja, gå till Hur lär jag mer om att bli en köpare som använder OB10-tjänsten? Gå till

5 1 / 3 E-fakturering och en översikt av dina alternativ Anslut dig till OB10 och få följande fördelar: Säker och garanterad leverans av fakturor: inga fler pappersfakturor som kommer bort i posten Punktlig betalning: dina kunder kan behandla dina fakturor snabbare Inga fler förseningar: fakturor kan inte skickas om information saknas. De kan inte heller hamna i fel händer, och de behöver inte behandlas manuellt Säker online-anslutning: skicka fakturor enkelt utan behov av ytterligare programeller maskinvara Ständig tillgång och rapportering: du får bättre insyn i fakturahanteringen och bättre kassaflödeshantering Efterlevnad av skatteregler: garanterad efterlevnad av lagar och skatteregler Enkel och kostnadseffektiv fakturering efter behov OB10 erbjuder två huvudsakliga metoder för utskick av fakturor och kredittransaktioner. Du kan antingen skicka en fil direkt till OB10 med hjälp av vår integrerade lösning eller skapa fakturor online med hjälp av webbformuläret genom OB10-portalen. Det här dokumentet förklarar hur e-fakturering fungerar och vilka alternativ du kan välja från. Hur det fungerar Leverant ör Kund OptionsOverview_GBP, EN, 8/12 Copyright 2012 OB10. OB10 och logon för OB10 är varumärken som ägs av OB10 och skyddas av lag.

6 2 / 3 Genom att kontrollera fakturor för dubbletter och se till att de innehåller den information som krävs av din kund, kan vi garantera en automatiserad och rak hantering som möjliggör punktlig betalning. Genom OB10-portalen har du tillgång till OB10-arkivet och ett antal rapporteringsfunktioner. Vänligen läs detta dokument noga innan du bestämmer dig för om det är den integrerade lösningen eller webbformuläret som är den bästa lösningen för ditt företag. 1. Integrerad lösning: skickar en hämtad fil Den integrerade lösningen är en helt automatiserad process. Fakturainformationen hämtas direkt från ditt fakturasystem och levereras sedan direkt i din kunds finansiella system. Detta innebär följande: Vi behandlar fakturor i alla filformat och hanterar omvandlingen av information utifrån dina kunders krav Det finns inget behov av att installera ytterligare program- eller maskinvara Du kan skicka en sammanställd fil för alla dina fakturor När du väl är inne på nätverket, kan du enkelt ansluta dig och skicka fakturor till andra kunder Kostnader för den integrerade lösningen Årligt medlemskap 1.100* Kostnader per fakturatransaktion 1 20 fakturor i månaden 1, fakturor i månaden 0, fakturor i månaden 0, fakturor i månaden 0,44 över fakturor i månaden 0,32 * Uppkopplingskostnader för köparen tillkommer. Den årliga avgiften täcker skapande och underhåll av ditt konto för en separat beskattningsbar enhet. Obs!: transaktioner debiteras varje månad efter volym. Kom igång med den integrerade lösningen När din kund väl bjuder in dig till att ansluta dig till OB10 kommer en av våra kundkonsulter att hjälpa dig med registreringsprocessen. OptionsOverview_GBP, EN, 8/12 Copyright 2012 OB10. OB10 och logon för OB10 är varumärken som ägs av OB10 och skyddas av lag.

7 3 / 3 2. Webbformulär: skickar elektroniska fakturor med hjälp av OB10- portalen OB10-webbformuläret är utformat för företag som skickar en liten mängd fakturor till sina kunder varje år. Portalen kan erbjuda dig en säker anslutning och garanterar leverans av din faktura till dina kunder inom några timmar, så att de kan behandla och betala din faktura omgående. Kostnader för användning av webbformuläret. Det finns flera prisalternativ när du ska skicka fakturor via webbformuläret. Alla nya leverantörer som använder det här alternativet får automatiskt 12 gratistransaktioner när de registrerar sig. Om du i slutet av ditt första år med oss ännu inte har använt dina gratistransaktioner kommer vi att fylla på ditt konto igen så att du har 12 fakturor till förfogande under de följande 12 månaderna. Om du använder alla 12 gratisfakturor och behöver fler under den här 12- månadersperioden behöver du köpa ditt första parti med transaktioner (minst 25 fakturor). Detta innebär att du inte längre kommer få några fler gratisfakturor. Prisstruktur för webbformulär* Transaktionsnivå Transaktioner 1 12 Gratis * Betalningsalternativ: Du kan betala via PayPal eller kreditkort. Vi tar emot Visa, Visa Electron, MasterCard, Maestro, Solo och American Express. Vi kan även fakturera dig, men då behöver du köpa minst 125 transaktioner samt betala en administrationsavgift på 15 %. Kom igång att skicka med hjälp av webbformuläret genom OB10-portalen I din inbjudan till att ansluta dig till OB10-nätverket ingår ett e-postmeddelande med instruktioner till hur man registrerar sig. När din registrering är komplett kommer vi att skicka dig dina login-uppgifter med e-post så att du kan börja skicka elektroniska fakturor via OB10. Om du vill ha mer information om OB10, e-fakturering och de alternativ som du kan välja mellan, kan du besöka eller skicka e-post till oss på info@ob10.com. OptionsOverview_GBP, EN, 8/12 Copyright 2012 OB10. OB10 och logon för OB10 är varumärken som ägs av OB10 och skyddas av lag.