Användarhandledning Standardfaktura SEB imail 1.1 Standardfaktura

Transkript

1 imail 1.1 Standardfaktura

2 INNEHÅLL 1 INTRODUKTION ANSLUTNING Certifiering Test Produktionssättning PRODUKTION ARKIV OCH VIEWING FORMATBESKRIVNINGAR SUPPORT Hanteringstider Tillgänglighet Övrigt BILAGA Version 1.2, (8)

3 1 INTRODUKTION Denna handledning beskriver tillvägagångssättet för att få tillgång till utskrift i samband med e-faktura via Bankgirocentralen. Tjänsten tar hand om de fakturor som inte kan distribueras via e-faktura till sina mottagare. Om tjänsten är beställd av fakturautställaren kommer Bankgirocentralen (nedan kallad BGC) att skicka vidare de fakturor som inte kan distribueras via e-faktura till sina mottagare till 21 Grams för utskrift och postdistribution till mottagaren. Genom tjänsten Standardfaktura sköter 21 Grams mottagning av fil, design, utskrift, kuvertering och postdistribution av fakturorna via A- eller B-post. Genom tilläggstjänsten Arkiv och Viewing kan Kunden få sina fakturor överförda till ett elektroniskt arkiv för lagring, och med åtkomst via webb. Kunden är fakturautställaren och beställaren av tjänsten Standardfaktura i detta dokument. 2 ANSLUTNING För att en kund ska kunna få tillgång till tjänsterna kring imail Standardfaktura måste ett avtal vara slutet med 21 Grams. För att kvalitetssäkra produktionssättningen sker en stegvis anslutning av nya kunder: 2.1 Certifiering Certifieringen syftar till att verifiera Kundens beställning, upprätta anslutningen till imail och verifiera kundens kopplingar mot systemet. Kundspecifik information samlas in av 21 Grams. Kunden ska ha tagit del av hur Standardfaktura ser ut och accepterat detta utseende via avtalet. Kontroll av att BGC tagit del av kundens beställning och att fakturadata kommer att skickas vidare till 21 Grams. 2.2 Test Teststeget är en verifiering av att certifieringen har genomförts enligt beställning, att indata är korrekt och att kundens förväntningar på den resulterande fakturan överensstämmer med det verkliga utförandet. Testerna genomförs i samarbete mellan 21 Grams, kunden och BGC och innebär att den kommande produktionen simuleras så långt det är möjligt utan att fakturor verkligen skickas till print och distribueras. Bland kontrollpunkterna ingår: In- och utleveranser av filer: För varje fil som skickats från kund kontrolleras att alla rapporter och fakturor i PDF-format producerats. Verifiering av att kunden skickar korrekt konverterad indata. Fakturor att Kunden får ut förväntad information och layout i fakturautskiften. För en fullständig verifikation måste Kunden skicka indata för samtliga beställda standardfakturamallar (faktura, kreditnota, räntefaktura) för utskrift till BGC för vidaretransport till 21 Grams. Teststeget har som syfte att Kunden ska kunna godkänna leveransen innan den går till produktion. Det krävs ett formellt leveransgodkännande för att Kunden ska flyttas in i den Version 1.2, (8)

4 ordinarie produktionshanteringen. Detta sker genom att kunden fyller i 21 Grams leveransgodkännande och skickar den via post till 21 Grams. 2.3 Produktionssättning I övergången till produktion får Kunden tillgång till Viewing, webbtjänsten för sökning i arkivet för printade fakturor, om tilläggstjänsten Arkiv och Viewing är beställd. I och med den första tryckningen i produktion bör Kunden logga in i Viewingen och kontrollera att fakturorna går att söka fram. 3 PRODUKTION Kunden kan skicka in fakturor för utskrift till Bankgirocentralen (BGC) fram till kl 02:00 på natten för att det ska bli utskrivet påföljande dag av 21 Grams. Utskrift av fakturor sker i samarbete med Parajett. Senast kl 05:00 får 21 Grams en fil från BGC över samtliga fakturor som ska vidare till utskrift. För att Kunden ska få sina fakturor utskrivna och inlämnade till postdistributör sker dessa processer i god tid så att postinlämning kan ske före kl 17:00. I samband med utskrift blir fakturorna även tillgängliga för Viewing hos 21 Grams/Parajett. Version 1.2, (8)

5 Produktionsflöde e-faktura 21 Grams 4/24/2006 ERP System Fakturautställare Inskickdag leverans fram till 02:00 Fil Inskickdag +1 BGC kör bearbetning efter 02:00 på allt som kommit in och är klara senast 05:00 Inskickdag BGC skickar fakturor för print senast 05:00 till 21 Grams BGC Viewing E-och printfaktura 18 månader Viewing för mottagare av e-faktura och för utställare vid print Inskickdag +1 Denna körning görs så att inkomna fakturor kan lämnas in till postdistributör före 17:00 21 Grams Parajett Kvittens till BGC att fil är mottagen Mottagare kan hämta e-faktura från BGC från 05:00 21 Grams kör tömning för print på allt som kommit in fram till 05:00 Mottagare Workflow system Print, kuvertering och postinlämning före 17:00 Viewing för utställare och faktura utseende enligt print av faktura Inskickdag +1 Print Viewing Printfaktura 12 mån därefter CD Inskickdag +2 levererad i brevlåda med A-post Inskickdag +2 till 4 levererad i brevlåda med B-post Posten/CityMail Om Kunden använder A-post (anges vid beställning) har fakturamottagaren utställarens pappersfaktura leverererad 2 dagar efter inlämning till BGC. 4 ARKIV OCH VIEWING Lagring av fakturorna sker i PDF format under 12 månader, därefter får Kunden en CD med fakturorna för den aktuella perioden. Under de första 12 månaderna kan Kunden via Internet se sina fakturor och göra en lokal utskrift av dem. Kunden får i samband med anslutningen till tjänsten en egen inloggning till viewing/reprint av faktura om denna tjänst är beställd. I tjänsten kan man titta på sina utskrivna fakturor och vid behov göra utskrift av dessa. Inloggning till tjänsten sker via med det användarnamn och lösenord som tilldelas Kunden av 21 Grams. Version 1.2, (8)

6 Webbtjänsten har en sökfunktion där kriterierna för att avgränsa sök-resultatet anges till vänster och listan med framsökta fakturor visas till höger. Ovanför finns knappar med de åtgärder som kan utföras på en markerad fakturapost i listan. Kriterierna för att avgränsa sökningen är: belopp, fakturanr, kundnr, namn, postnr, orderdatum, förfallodatum och fakturadatum. Varje post i sökresultatet kan markeras och därefter kan en åtgärd väljas bland alternativen som visas i knappar ovanför listan: Knappen View selected item visar fakturan som PDF. Fakturan kan sen sparas lokalt på disk eller skrivas ut genom de vanliga spara- och utskriftsfunktionerna i PDF-läsaren. Med funktionen Add memo kan man lägga till och titta på tidigare noteringar för markerad faktura. 5 FORMATBESKRIVNINGAR Den inkommande informationen till 21 Grams från BGC är baserad på BGC Invoice, dvs det XML-format som Bankgirocentralen definierat som standard för att skicka fakturadata via fakturagirot. För den som är intresserad finns ett dokument som beskriver detaljerna i detta format att hämta på BGC. De aktuella mallar/dokumenttyper som går att använda är f n: Faktura dvs en vanlig faktura, se exempel i bilaga 1 Kreditnota Räntefaktura Version 1.2, (8)

7 6 SUPPORT SEB hanterar kundsupporten för tjänsten Standardfaktura. När behov finns förs ärendet vidare till 21 Grams support efter registrering. 21 Grams support finns tillgänglig under kontorstid, måndag till fredag och övrig tid via enligt nedan. Kunden kontaktar alltid först SEB Helpdesk som kontaktar 21 Grams vid behov. Kontakter enligt nedan: Daglig drift SEBs support Daglig drift med felanalys 21 Grams support Programmering och felanalys 21 Grams teknikcenter Frågor om tjänsten, mottagning och registering av fel och vilken tjänst som berörs. Användarfrågor ska kunna klaras av på denna supportnivå. Felsökning och felavgränsning. Här försöker man lokalisera felet, analys av felet och felavhjälpning om möjligt. Återrapportering till SEBs kundsupport med tidsuppskattning för felavhjälpning när fel ej kan avhjälpas omgående. Korrigering av fel och tidsuppskattning av felavhjälpning eller korrigering. SEBs Helpdesk Telnr: Grams supportcenter Telnr: Grams teknikcenter 6.1 Hanteringstider Förfrågan registreras efter mottagandet. Återkoppling ges inom 2 arbetstimmar efter anmälan under kontorstid. 21 Grams målsättning är att lösa kritiska problem inom 8 timmar efter registrering och andra problem inom 5 arbetsdagar räknat från registrering av problemet hos 21 Grams. Denna målsättning är dock inte bindande. 6.2 Tillgänglighet 21 Grams icke-bindande målsättning är att Tjänsten skall vara tillgänglig minst 97 % av tiden under kontorstid och under överenskommen tid då filer ska överföras. 21 Grams ansvarar inte för avbrott, exempelvis avbrott i kommunikationsförbindelser, som orsakats av tredje part. Denna målsättning är dock inte bindande. 6.3 Övrigt 21 Grams support tar också hand om frågor som inte är direkta fel utan mer kan karakteriseras som förbättringsförslag i tjänsterna. Dessa frågor hanteras som change- requests till tjänsterna och tas om hand för utvärdering som en eventuell förbättring och/eller komplettering av tjänsten i en senare release. SEB och 21 Grams har regelbundna uppföljningsmöten om drift, support, kvalitet, förbättringar av produkten, säkerhetsfrågor och tillgänglighet av tjänsterna inom avtalet. Version 1.2, (8)

8 7 BILAGA 1 Version 1.2, (8)