efakturadag och erfarenhetsseminarium Välkomna!

Transkript

1 efakturadag och erfarenhetsseminarium 25 november 2010 Välkomna!

2 Agenda Välkomna Aktuella projekt, Peter Fredholm, BEAst IT-innovationer i sektorn, Olle Samuelsson, Tyréns Status efakturering, Peter Fredholm, BEAst Fika SMSI-fakturan, Per-Lennart Persson, BEAst Genomgång av ebuild, Peter Fredholm, BEAst Lunch Praktikfall Beijer, Maria Andersson och Peter Samuelsson Praktikfall Skanska, Mia Ahlberg Fika Praktikfall Peab, Ulla Strandberg Praktikfall NCC, Ulf Larsson Arbetsutskott efaktura och Teknik Sammanfattning och diskussion Avslutning

3 Kort om BEAst

4 Verksamhetsidé BEAst tar fram standarder och tjänster för elektroniskt informationsutbyte som leder till sänkta kostnader för aktörerna i och i anslutning till byggbranschen 4

5 BEAst verksamhetsområde Fastighetsägare & Byggherrar KR RAV Entreprenörer/installatörer Handelsföretag Materialleverantörer UE rer ansportör Tra & VÄRDEN VERENS & LEV Råvaruleverantör 5

6 Verksamheten Tjänster Rådgivning, valideringsportal Fakturaportalen ebuild Projekt Initieras av Arbetsutskott Basverksamhet Kansli, ledning, medlemsstöd, information, samordning, standarder 6

7 Tjänster Rådgivning till medlemmar runt standarder och införande utan kostnad Valideringstjänsten där man själv, eller kunder/leverantörer, kan kontrollera om meddelanden följer standarden Dokumentationstjänst där vi skapar och underhåller medlemmars tillämpning (subset) av standarden Kurser och föredrag om e-affärer i byggbranschen Fakturaportalen ebuild Utveckling av fler tjänster är under diskussion 7

8 Organisation BEAst Ideell förening och Beast AB Personella resurser: Peter Fredholm, VD Per-Lennart Persson, tekn. ansvarig Ordförande Mats Lenngren Kontor på Drottninggatan 26 i Stockholm hos Byggherrarna tillsammans med flera andra byggorganisationer Ca 40 medlemmar från alla led i branschen 8

9 Aktuella projekt

10 Projekt 2010 Standard för Periodisk fakturering (klart) Införande av ebuild Fakturaportal t (klart) Förstudie eupphandling och Gemensamt leverantörsregister (klart) Validering och vit lista (pågår) 10

11 Projekt 2011 (förslag till styrelsemöte 3/12) Vidareutveckling ebuild (funktioner) Spridning i av ebuild Fakturaportal, t bl.a. Norden Förstudie enkel e-handel eupphandling och Gemensamt leverantörsregister Stöd för Vilma 2.0 Reserv för projektidéer 11

12 Gemensamt leverantörsregister, utkast Externa databaser SKV D&B PAR?? ebuild Stora leverantörer Leverantörsregister Grunddata öppet för alla Små leverantörer Eget register Egen information, bedömningar etc Övervakning 12

13 Vinster med gemensamt leverantörsregister Ett ställe att lämna information, inte 100 Automatisk ti uppdatering från offentliga register Sparar massor av tid för alla, ca 3 personer / tusen leverantörer Konkurrensneutral information öppet Strategisk information privat Både webb- och integrationsgränssnitt, passar alla Korrekt grunddata För köparen lättare att hitta nya leverantörer 13

14 Förslag till branschsamordning om eupphandling Gemensam processbeskrivning Navigationsstruktur t Målet; enklare för leverantörerna mer använt och därmed till nytta för köparen Gemensam portal ett eventuellt framtida steg 14

15 Nordic e-building (varuförsörjning) Anbud Kataloginformation Köpare Avrop Ordersvar Leveransavisering Faktura Kollietikett Bygg Säljare 15

16 Innehåll i Nordic e-rental (NeR) Katalog Projektlista/projektstatus Maskinplan Uthyrare Beställare Offert Order Orderbekräftelse Leveransavisering Mottagningsbevis Faktura 16

17 Del av NeR som är nytt för varuflödet Projektlista/projektstatus Kund Leveransplan Offert Leverantör 17

18 Status efakturering

19 Vad är egentligen en efaktura En e-faktura är en faktura som skapas, skickas, tas emot och arkiveras i elektronisk form. En e-faktura kan skickas direkt mellan två parter eller via en mellanhand, en s.k. fakturaväxel. Det finns olika tekniska standarder för e-fakturor. Skannade pappersfakturor betraktas inte som e-fakturor. NEA, se 19

20 Generella fördelar med efaktura FU: Fakturan ankommer kunden direkt. (Delvis) automatiserad hantering ger säkrare betalningstid, i snitt 6-7 dagar räntevinst FU: Slipper papper, kuvert, porto och visst manuellt arbete FM: Sparar kr per faktura FM: Matchning på radnivå ger förenklad felhantering FM: Ökad kontroll och säkerhet 20

21 Att tänka på Bara en del i OTP-processen Order To Payment, varför börja från slutet? Korrekt grundinformation och order en förutsättning Ofta långa ledtider för test De som implementerar känner ofta inte till legala krav Olika regler vid gränsöverskridande fakturering Det finns flera olika metoder för efakturering Det förutsätter ett ärendehanteringssystem (EFH) 21

22 Flera kanaler ökar andelen efakturor Leverantörer Webbfaktura Fakturafil Skrivarfil ebuild EDI-växel eskrivare Scanning SMSI standardfaktura Kund Fakturahantering Affärssystem

23 ebuild Valideringstjänst, effektiviserar anslutning 1. Part testar på egen hand Ny part Testfil ebuild Valideringsportal 2. OK, enligt NeB eller SMSI CHECK MESSAGE Testfile: invoice_123.txt Test date: Test result: OK Intern datafil 3. Ansluts till kund Ny part NeB-meddelande Mottagare

24 Standarder för EDI-faktura i Sverige Standard Utgivare Användning SMSI BEAst, Odette, Transport ESAP 20 GS1 Handel Profiler för olika ändamål SFTI/ESAP 6 SKL, GS1 Offentliga inköp SFTI/ESAP 9 SKL, GS1 Periodisk faktura Edifice Elektronik, telekom Varuflödet RosettaNet IT, telekom Varuflödet PapiNet Trä, skog och papper Varuflödet Odette Fordonsindustrin Varuflödet (AP) Fulltextfaktura tf SKL Varor och tjänstert Svefaktura SKL E-papper, sällanköp Finvoice Bankföreningen Allmän 24

25 Fördelar med SMSI-fakturan Passar för varor, tjänster, periodiska, hyror och frakter Bygger på internationell ti standard d (UN/CEFACT) Samordnad med Odette, transport, GS1 och offentlig sektor Krav från andra stora aktörer, t.ex. Volvo Samordnad i detalj mellan ledande byggaktörer kortare ledtider för implementering Finns i både Edifact- och XML-version 25

26 Kort status i andra branscher Självfaktura vanligt inom t.ex. transport, bemanning och fordonsindustri Dagligvaruhandeln mer än 50%, både EDI och webb-edi Svensk fordonsindustri nära 100%, både EDI och webb-edi Kommuner och landsting, de flesta har startat men har ofta bara de större leverantörerna anslutna Statliga tli verksamheter har krav på e-faktura, men stor andel är scanning Många, inte minst småföretag, mailar PDF-fakturor 26

27 Gränsöverskridande fakturering Nytt direktiv blev förenkling (till sist). Svensk-finska linjen segrade med bevisat hög säkerhet utan komplicerade regler Tyskland har redan tagit bort krav på signatur och papperskopior till Skatteverket Fler väntas följa efter Polen och Baltikum lär ha vissa snåriga momsregler Den skattskyldiges k lands regler gäller. Leverantörens lands skatteverk får rätt att revidera kunder i andra EU-länder 27

28 Genomgång av ebuild

29 En fakturaportal för hela branschen Leverantörer Webbfaktura Kunder SMSI standard- faktura ebuild fakturaportal Många leverantörer till många kunder producenter handelsföretag installatörer entreprenörer fastighetsbolag 29

30 Fördelar för leverantörer Når alla stora köpare på ett ställe och på ett sätt Inga tekniska krav mer än en PC kopplad till internet Helt utan kostnad Mycket enkelt att använda Inbyggda kontroller så att man inte kan göra fel Snabbare och säkrare hantering betalning i rätt tid Elektronisk hantering och distribution Mindre miljöpåverkan Statistik och andra möjligheter till uppföljning 30

31 Fördelar för kunden Stora ekonomiska och miljömässiga besparingar jämfört med papper och scanning Gemensam lösning Utvecklings- drifts- och informationsfrågor samordnas för hela branschen via BEAst Enkelt för leverantören maximerar andelen e-fakturor Ett effektivt sätt att hantera mindre leverantörer Kan användas för alla tjänster t och varor, inte bara byggrelaterade fakturor Fakturorna valideras i portalen och kan inte skickas med vissa typer av fel mindre arbete med felaktiga fakturor Ökad spårbarhet Efter 2 månader är det drygt leverantörer som fakturerat från ebuild 31

32 Att komma igång med ebuild Ansökan att bli fakturamottagare skickas till BEAst Avrop sker från avtal mellan BEAst och operatör om användande av tjänsten ebuild Vissa detaljer kan anpassas per fakturamottagare Dokumentationspaket för stöd Kostnad för anslutning, fast månadskostnad samt trafikkostnad t (rabatt för medlemmar) 32

33 Arbetsutskott

34 Organisation Styrelse Vd, projektledning, standardisering och teknik Kansli Medlem Jan Svedman Faktura Ulla Strandberg Tk Teknik??? Handel Logistik Miljö Arbetsutskott bemannas av medlemmar och är öppna för alla. Uppgift att samordna intresseområden och att initiera, driva och följa upp projekt 34

35 Arbetsutskott Bevakar sitt område Projektidéer Samordning Erfarenhetsutbyte BEAst stöttar 35

36 Status för arbetsutskott Medlemsutskott startade efaktura, övergång från ebuild styrgrupp Teknikutskott har startmöte den 15/12 kl