Baltzar Business Arena -The way from purchase to pay-

Transkript

1 Baltzar Business Arena -The way from purchase to pay-

2 Varför systemlösning istället för manuell hantering Kostnadsbesparing i både tid och pengar Effektivare hantering Bättre rutiner Bättre kontroll Får rätt person köpa färre fel Snabb uppföljning Attestrutiner följs Miljövänligt

3 Många av de företag som vi träffar nu, beskriver följande utmaningar... Vi har inte kontroll på våra inköp. Det upprättas inte beställningar på alla våra inköp. Vi upprättar inte inköpsordrar när vi köper. Inköpen sker hos för många leverantörer vilket gör att vi missar volymrabatter! Våra inköp hamnar ofta på flera olika leverantörsfakturor, och det gör det svårt att matcha leverantörsfakturorna mot inköpsordrarna Vår matchning av inköpsordrar mot leverantörsfaktura är mycket tidskrävande och kräver mycket manuellt arbete

4 Process före implementerad lösning Fakturan ankommer Ankomst registr. Faktura till org. Kontering Faktura till attestant Kontroll och attest Faktura åter ek.avd Manuell definitiv bokning Med inköpsmatchning Fakturan ankommer Skanning tolkning

5 Många av de företag som vi träffar nu, beskriver följande utmaningar... Vår hantering av leverantörsfakturor är både tids- och resurskrävande, vi skulle vinna mycket genom att reducera de manuella momenten till ett minimum Magkänslan är att vi har mycket dubbelarbete i vår hantering av leverantörsfakturor bl a har vi sett att felkonteringar skapar onödigt merarbete Vi har otillräcklig överblick och kontroll - vid senaste månadsavstämningen var 20 % av fakturorna förfallna till betalning! Våra stora kostnadsposter för hantering av leverantörsfakturor är fortfarande porto, kopior och dröjsmålsräntor, dessa borde vara enkla att åtgärda? Att leta upp en faktura är idag både tidskrävande och tråkigt.

6 Process före implementerad lösning Fakturan ankommer Ankomst registr. Faktura till org. Kontering Faktura till attestant Kontroll och attest Faktura åter ek.avd Manuell definitiv bokning Process efter implementerad lösning Fakturan ankommer Skanning tolkning Kontering attest

7 Fakturaprocessen 1. Fakturan skannas och tolkas maskinellt 3. Fakturan skickas och styrs elektroniskt genom organisationen i ett fördefinierat flöde 2. Automatisk ankomstregistrering i ekonomisystemet 4. Efter kontering, kontroll och attest definitivbokförs fakturan automatiskt i ekonomisystemet. Klar för betalning.

8 Hela processen från inköp till betalning

9 Välj rätt system webbaserad, tillgänglig för alla geografiskt Användarvänlighet, lätt för alla i organisationen att använda Långsiktig förvaltning av produkt och kund Trygghet, samverkan med ledande leverantörer Produkt Affärssystem Konsulter Är det ett system som passar alla typer av företag oavsett storlek och bransch Standardsystem eller/och flexibilitet

10 Baltzar i rätt tid och till rätt pris Stabil standardprodukt installerad hos > 500 Kunder Marknadsledande i norden Kan integreras mot alla affärssystem Nätverk av professionella partners Både i Sverige och Europa Hög leveransprecision Fast pris Öppet köp

11 Ställ krav på din leverantör Integration mot affärssystemet Hög leveransprecision Fast pris eller löpande? Öppet köp

12 Kostnadseffektivitet Ökad produktivitet, kortare genomloppstider och bättre kontroll Besparing kr per faktura ROI 3 månader till 1 år

13 Förutsättningar fakturor/år - 8 länder i Europa (Holland, Tyskland, England, Polen, Danmark, Irland, Norge och Sverige) -JD Edwards Mål - långsiktigt mål 100% elektroniska fakturor - Gemensamma processer inom företaget - Gemensam plattform - Geografisk spridning på länder / hamnar - Inköpssystem - Kvalitet / kontroll

14 krav - Minimalt underhåll - Internationellt gångbart - Kompatibel med satellit kommunikation - Lyhörd leverantör - Inköpsordermatchning

15 Varför Baltzar - Användarvänligt - Kompatibel med satellit kommunikation - Lyhördhet - helhetsyn på integration - Inköpsordermatchning - Pris / Prestanda Resultat - Effektiva processer - Kvalitet på attestflödet - kostnadsbesparing - Hela företaget tar aktiv del i fakturaprocessen Nästa steg - automatisk ordermatchning ger ytterligare rationaliseringsvinster

16 Fler bolag i koncernen

17 Förutsättningar fakturor/år - 80 orter i Sverige -EkonomaA+ Mål med införandet av EFH - Centralisering av ekonomifunktionen - Renodla arbetssätt Varför Baltzar? - Användarvänligt - Mest funktionalitet Uppnådda effekter - Effektivisering från 19 till 12 tjänster trots ökning av fakturaantal från till

18 Förutsättningar fakturor -XOR Mål med införandet av EFH - Snabbare flöden - effektivare rutiner för lokalkontoren Varför Baltzar? - noggrann utvärdering av konkurrenter - Användarvänligt, helt överlägset andra system Uppnådda effekter -tidsbesparing - effektivt, halverat flödestiden på fakturorna - ökat till fakturor men mindre jobb - nu betalar vi fakturorna i god tid

19 KUNDKOMMENTARER Förenklar arbetssituationen Lätt att lära ut Sparar mycket tid och pengar Baltzar kan vi gärna rekommendera till andra Arkivet har blivit relaxrum Jag vet inte vad vi gjorde innan vi fick Baltzar Det här var den överlägset bästa IT-investeringen vi gjort, någonsin

20

21 Om Palette -Grundades anställda i Stockholm, Malmö och Eskilstuna -Omsättning 60 MSEK (2007) -Alltid vinst, inga lån -AAA-rankning på Dun & Bradstreet

22 Marknadsandelar EFH antal avtalskunder

23 INSPECTUM-MARKNADSRAPPORT Enligt det oberoende undersökningsföretaget Inspectums marknadsrapport från dec 2007 får Palette betydligt högre betyg jämfört med genomsnittet. Palette Index övr leverantörer Användarvänlighet 90 % 66 % Uppfyllde produkten förväntningarna 76 % 58 % Leverantör som långsiktig partner 76 % 60 % Pris enligt förväntan 88 % 82 %