Tag kontroll över företagets interna transaktioner

Transkript

1 Tag kontroll över företagets interna transaktioner

2 Ett genialt koncept som alla större koncerner kan ha mycket stor nytta av.

3 Effektiviserad hantering av interna fakturor Netting används för att rationalisera hanteringen av interna fakturor inom koncerner, kommuner och organisationer med dotterbolag eller olika enheter. Interna fordringar och skulder regleras regelbundet till ett nettobelopp via ett så kallat nettingcenter. Många koncerner och företag med dotterbolag lägger mycket resurser på hantering av interna fakturor. Felhantering och avstämning tar mycket tid i anspråk. Informationen finns ofta i olika excelark och kan ha olika valutor, vilket gör att det blir svårt att få överblick över företagets interna transaktioner. Pagero e-netting är ett effektivt verktyg för kontroll och planering av kassaflödet. Den uppbundna likviditeten kan minskas samtidigt som administrationen förenklas väsentligt. Tjänsten är enkel att implementera och använda oavsett vilket affärssystem som används och det är enkelt att lägga till nya enheter eller dotterbolag. Det finns även stöd för hantering av valutaväxling för koncerner med internationell verksamhet. Med Pageros tjänst e-netting hanteras alla eller delar av de interna fakturorna via Pagero Online, där avräkning sker automatiskt och kan kontrolleras i realtid. Dessutom finns möjlighet till avstämning mellan leverantörs- och kundreskontror.

4 Så här funkar det Ett nettingförfarande inleds med att ansvarig person på de bolag som är kopplade till nettingcentret godkänner vilka fakturor som skall ingå i nettingen. Alla fakturor som har skickats elektroniskt är automatiskt tillgängliga för netting i Pagero Online. Uppgifter om fakturor som skickats på annat sätt kan enkelt importeras. Därefter importeras betalningsstatus på alla fakturor som skall ingå i nettingen. Ansvarig person på nettingcentret har tillgång till alla de bolag som ingår i nettinggruppen, liksom de fakturor som har skickats inom gruppen Nettingförfarandet genomförs i tre steg: 3. I det sista steget namnges nettingen innan den genomförs. Efter genomförd netting skickas en e-postnotifikation till ansvariga personer på de bolag som ingår i nettinggruppen. I notifikationen finns information om att nettingen har genomförts och att bokföringsunderlag finns tillgängligt i Pagero Online. Bokföringsunderlaget kan laddas ned för uppdatering av kund- och leveranstörsreskontra inklusive registrering och betalning av nettingresidualen. Alla genomförda nettingförfaranden sparas i en sökbar historik. 1. I det första steget skapar användaren regler för nettingen vilka bolag och eventuellt valutor som skall ingå. Användaren kan enkelt uppdatera valutakurserna och reglerna kan sparas i mallar för att ytterligare effektivisera förfarandet. 2. I det andra steget visas det preliminära nettingresultatet. Det finns två alternativa vyer en som visar balansen mot nettingcentret inklusive justerade växelkurser om det är aktuellt, och en som visar balansen mellan enskilda bolag i nettinggruppen. Användaren kan titta på detaljer om varje enskild faktura.

5 Kundcase: IFS World Operations IFS-koncernen har en årlig global omsättning på ca 2,8 miljarder SEK. Hälften av denna summa utgörs av interna fakturor inom koncernen började de använda Pageros tilläggstjänst e-netting för att underlätta hanteringen av sina internfakturor. Med Pagero e-netting kvittar IFS interna fordringar och skulder till ett nettobelopp i Pagero Online. Nettobeloppet räknas ut automatiskt i Pagero Online och behöriga användare kan enkelt ändra eller godkänna uträkningen. En av de största fördelarna med Pagero e-netting är tiden vi sparar, berättar Ulf Claesson, Finance Manager på IFS World Operations AB. Jämfört med vår tidigare nettinglösning har vi reducerat den tid vi lägger på nettingförfarandet med ca 75%, en kombination mellan att använda Pagero e-faktura och e-netting integrerat. Den sammanlagda tiden för avstämningar, korrigeringar, bekräftelser och netting kunde tidigare förbruka ca 4 manveckors insats från alla inblandade i en nettingcykel över en 6-dagarsperiod. Genom att integrera e-faktura och e-netting med Pagero har vi reducerat tidsåtgången i koncernen till ca 1 manvecka över en 3-dagarsperiod per nettingcykel. Alltså har vi frigjort kapacitet och på detta sätt minskat ledtiden till färdigt bokslut. Vi utför vår netting en gång i månaden, och vi har full spårbarhet och kontroll över alla interna transaktioner tack vare att alla fakturor passerar via en och samma kanal, Pagero Online. Vi slipper avvikelser och vi har sällan, för att inte säga aldrig, upplevt ett endaste fel eftersom kvaliteten på informationen har förbättrats väsentligt. Vårt huvudfokus är att vara kostnadseffektiva och med ökad kvalitet blir man mer effektiv, säger Ulf Claesson. En annan stor fördel är möjligheten att hantera valutaväxling, eftersom vi gör netting för 40 bolag i 30 länder och 10-talet olika valutor. Vi slipper direkta kostnader för valutaväxling och banköverföringar. Dessutom är det väldigt smidigt att lägga till nya enheter eftersom tjänsten är oberoende av affärssystem. Normalt när man köper upp ett nytt bolag är det en tidskrävande process att integrera till vårt affärssystem så att de kan ha samma arbetssätt som resten av koncernen. Med Pagero Online kan de komma igång direkt med e-faktura och e-netting innan integreringen av affärssystem är slutförd. Pagero ligger helt klart i framkant jämfört med alla andra konkurrenter och de kan verkligen erbjuda en helt unik nettinglösning, fortsätter Ulf Claesson. Jag skulle aldrig byta tillbaka till vår gamla nettinglösning nu när jag vet hur Pageros tjänst fungerar. För oss är Pagero e-netting ett genialt koncept som alla större koncerner kan ha mycket stor nytta av. IFS World Operations är det bolag i IFS med störst antal interna fakturor i koncernen. Genom att e-faktura skickas från samtliga bolag via Pagero Online skapar vi virtuella reskontror och på detta sätt har vi idag en bättre kontroll över interna fordringar och skulder. Tack vare Pagero e-netting har vi också kunnat optimera valutaexponeringen avseende internfakturor och allokering av likviditeten i koncernen. Pagero e-netting är helt enkelt en byggsten till ett bättre bokslut, och vi kan mer än gärna rekommendera Pagero som tjänsteleverantör, avslutar Ulf Claesson. IFS World Operations AB är en del av IFS-koncernen som har sitt huvudkontor i Linköping, Sverige. IFS är en ledande, global leverantör av affärssystem, främst IFS Applications. IFS grundades 1983 och är en börsnoterad verksamhet med över kunder och aktiviteter i drygt 60 länder via egna lokalkontor och partners.

6 Om Pagero Pagero erbjuder e-order-, e-faktura- och e-betalatjänster som hjälper företag att effektivisera sin verksamhet genom hela processen från order till betalning. Våra e-order- och e-fakturatjänster levereras i molnet via vårt nätverk Pagero Online. Tjänsterna är oberoende av affärssystem, bransch och transaktionsvolym och passar därför alla typer av företag. Pagero har ca 120 anställda med huvudkontor i Göteborg och lokala säljkontor i Stockholm, Oslo, Helsingfors, Brighton, Dublin och Dubai. Vi har kunder i över fyrtio länder och vi når företag och organisationer världen över. Läs mer på